Импорт, связывание или перемещение данных в SharePoint

Перед импортированием списка выполните следующие действия.

1. Найдите узел SharePoint, который содержит списки для копирования, и скопируйте его адрес.

   Допустимый адрес сайта начинается с http:// или https://, после чего указываются имя сервера и путь к конкретному сайту на сервере.

2. Определите, какие списки требуется скопировать в базу данных, и решите, нужно ли копировать список целиком или лишь отдельные его представления. В ходе операции импорта можно копировать несколько списков одновременно, но лишь одно представление каждого списка. При необходимости можно создать представление, которое содержит только нужные столбцы и элементы.

3. Просмотрите столбцы в исходном списке или представлении.

   В приведенной ниже таблице указаны некоторые факторы, которые необходимо учитывать при импорте различных элементов.

   Элемент	Советы и рекомендации
   Столбцы	Access импортирует только первые 256 столбцов, поскольку в таблице поддерживается только 256 полей. Чтобы избежать этой проблемы, создайте представление списка в SharePoint и добавьте в него только нужные столбцы, чтобы общее число столбцов не превышало 256. Затем используйте макрокоманду ImportSharePointList, чтобы указать предполагаемый идентификатор представления.
   Папки	Каждая папка из списка SharePoint импортируется в таблицу Access в виде отдельной записи. Элементы внутри папки также появляются в виде записей, которые отображаются непосредственно под записью папки.
   Столбцы подстановок	Если исходный столбец ищет значения в другом списке, Access импортирует отображаемые значения как часть самого поля. Access не импортирует подстановленную таблицу. Если вы хотите воссоздать поиск в другой таблице, см. статьи Ссылка на список SharePoint и Перемещение данных в SharePoint.
   Вычисляемые столбцы.	Результаты вычисляемых столбцов копируются в поле с типом данных, который зависит от типа данных вычисляемых результатов. Выражение для вычисления результатов не копируется.
   Вложения	Столбец вложений в списке копируется в поле вложений.
   Многозначные столбцы	Столбец типа "Выбор" или "Подстановка" может содержать несколько значений. При импорте такого столбца в Access создается столбец, поддерживающий несколько значений.
   Формат RTF	Столбцы, содержащие форматирование форматированного текста, импортируются в Access как поля длинного текста. Свойство Формат текста поля длинного текста имеет значение Формат текста, а форматирование сохраняется.
   Связи	Access не создает отношения между связанными таблицами автоматически в конце операции импорта. Пользователь должен вручную создать связи между новыми и существующими таблицами с помощью параметров на вкладке Схема данных. Чтобы отобразить вкладку Схема данных, на вкладке Работа с базами данных в группе Связи нажмите кнопку Схема данных.

4. Найдите базу данных, в которую требуется импортировать списки.

   Проверьте, есть ли у вас необходимые разрешения на добавление данных в базу данных. Если вы не хотите сохранять данные в какой-либо из существующих баз данных, создайте пустую.

5. Просмотрите таблицы в базе данных.

   Операция импорта создает таблицу с тем же именем, что и список SharePoint. Если это имя уже используется, Access добавляет "1" к новому имени таблицы, например для Контактов1, если Contacts1 также используется, Access создаст Контакты2 и т. д.

Импорт списка

1. Откройте базу данных Access, в которой будут храниться импортируемые данные. Если ни одна из существующих баз данных не подходит для этого, создайте пустую базу данных.

2. Расположение мастера импорта текста или связывания с текстовым файлом зависит от используемой версии Access. Выполните действия, которые соответствуют вашей версии Access.

   • Если вы используете Microsoft 365, Access 2021 или Access 2019, на вкладке Внешние данные в группе Импорт & Link щелкните Создать источник данных > из веб-служб > список SharePoint.

   • Если вы используете Access 2016, Access 2013 или Access 2010, на вкладке Внешние данные в группе Импорт и связи нажмите кнопку Дополнительно и в раскрывающемся списке выберите пункт Список SharePoint.

3. Откроется диалоговое окно Внешние данные — Сайт SharePoint.

   

4. В мастере укажите адрес исходного веб-узла.

5. Выберите параметр Импортировать данные источника в новую таблицу в текущей базе данных и нажмите кнопку Далее.

6. В отображаемом в мастере списке выберите списки для импорта.

   Примечание.    Вы можете ссылаться на библиотеки SharePoint, но вы можете добавлять только документы в SharePoint.

7. В столбце Элементы импорта выберите для каждого списка представление.

8. Флажок Импортировать отображаемые значения вместо идентификаторов полей подстановок значений, сохраненных в другом списке позволяет управлять данными, которые импортируются для столбцов подстановок в выбранных списках. Выполните одно из указанных ниже действий.

   • Чтобы импортировать отображаемые значения как часть поля, установите этот флажок. В этом случае поиск значений в другой таблице выполняться не будет.

   • Чтобы результирующее поле выполняло поиск значений в другой таблице, снимите этот флажок. В этом случае в результирующее поле будут скопированы коды строк для отображаемых значений. Коды необходимы для определения поля подстановок в Access.

   При импорте кодов следует импортировать списки, которые содержат значения для столбцов подстановок (если в конечной базе данных нет существующих таблиц подстановок).

   Хотя в ходе операции импорта коды помещаются в соответствующее поле, значения свойств для поля подстановок не задаются. Дополнительные сведения о настройке свойств подстановки для такого поля см. в разделе Создание или удаление поля подстановки.

9. Нажмите кнопку ОК.

Access импортирует списки, а затем отображает состояние операции на последней странице мастера. Если вы планируете повторить операцию импорта позже, можно сохранить настройки в виде спецификации импорта. Access не осуществляет перезапись таблицы в базе данных в ходе операции импорта. Невозможно также добавить содержимое списка или представления в существующую таблицу.

Что еще важно знать об импорте

• Сведения о том, как сохранить сведения об импорте в виде спецификации, которую можно использовать повторно, см. в статье Сохранение параметров операции импорта или экспорта в виде спецификации.

• Дополнительные сведения о запуске спецификаций см. в статье Выполнение сохраненной операции импорта или экспорта.

• Дополнительные сведения о запуске спецификаций в определенное время см. в статье Планирование импорта или экспорта.

• Сведения о том, как изменить имя спецификации, удалить ее или обновить имена исходных файлов, см. в статье Задачи управления данными.

Задачи, связанные с импортом

После завершения операции импорта можно выполнить несколько дополнительных задач.

Проверка типов данных    Для каждого поля, соответствующего исходному столбцу, подбирается подходящий тип данных. Убедитесь, что все поля и их свойства настроены надлежащим образом.

Проверка дополнительных полей.    В зависимости от типа списка, на котором основана таблица, вы также можете заметить наличие в таблице нескольких дополнительных полей (например, Title, Modified или CreatedBy). Если эти поля не нужны в базе данных Access, их можно удалить.

К началу страницы

Стандартные сценарии связывания со списком SharePoint

Обычно связывание со списком SharePoint из базы данных Access выполняется по следующим причинам.

• Ваш отдел или рабочая группа использует Access для многофункциональных отчетов и запросов, а SharePoint — для совместной работы и общения. Отдельные команды создают списки для отслеживания различных вещей (например, контактов и проблем), но часто эти данные списка необходимо поместить в базу данных для агрегирования и создания отчетов. Связывание — это подходящий вариант, так как он позволяет пользователям сайта SharePoint и базы данных добавлять и обновлять данные, а также всегда просматривать и работать с последними данными.

• Вы являетесь пользователем Access, который только недавно начал использовать SharePoint. На веб-узел SharePoint перенесены некоторые базы данных, в которых большинство таблиц являются связанными. Теперь можно создавать не локальные таблицы, а списки SharePoint, которые можно связывать с базами данных.

• Требуется сохранять списки на веб-узлах SharePoint, но при этом работать с обновленными данными в Access для выполнения запросов и печати отчетов.

Подготовка к импорту списка SharePoint

1. Найдите веб-узел SharePoint, который содержит списки для связывания, и скопируйте его адрес.

   Допустимый адрес сайта начинается с http:// или https://, после чего указываются имя сервера и путь к конкретному сайту на сервере.

2. Определите списки, с которыми вы хотите связать. Вы можете связать несколько списков в одной операции связывания, но нельзя ссылаться на опросы, обсуждения или определенное представление любого списка.

3. Просмотрите столбцы в исходном списке. В таблице ниже указаны некоторые факторы, которые необходимо учитывать при связывании с различными элементами.

   Элемент	Советы и рекомендации
   Столбцы	Access связывает только первые 256 столбцов, так как он поддерживает только 256 полей в таблице. Чтобы избежать этой проблемы, создайте представление списка в SharePoint и добавьте в него только нужные столбцы, чтобы общее число столбцов не превышало 256. Затем используйте макрокоманду ImportSharePointList, чтобы создать связанную таблицу с указанием предполагаемого идентификатора представления.
   Папки	Каждая папка из списка SharePoint импортируется в таблицу Access в виде отдельной записи. Элементы внутри папки также появляются в виде записей, которые отображаются непосредственно под записью папки.
   Столбцы подстановок	Если исходный столбец заполняется значениями из другого списка, который отсутствует в базе данных, в Access автоматически создаются связанные таблицы для связанных списков. Примечание.    Access также создает таблицу UserInfo , соответствующую списку сведений о пользователях SharePoint. SharePoint использует этот список для поиска сведений об учетной записи пользователя, таких как электронная почта, изображение, имя пользователя, для столбцов SharePoint, таких как CreatedBy, ModifiedBy и Person или Group. Этот список сведений о пользователях SharePoint отображается только администраторам сайта.
   Вычисляемые столбцы	Результаты вычисляемого столбца отображаются в соответствующем поле, но просматривать или изменять формулы в Access невозможно.
   Вложения	Столбец вложений в списке отображается в поле "Вложения".
   Столбцы, доступные только для чтения	Столбцы, доступные в списке SharePoint только для чтения, сохраняют свой статус в Access. Кроме того, в Access не разрешается добавлять, удалять или изменять столбцы.
   Многозначные столбцы	Столбец типа "Выбор" или "Подстановка" может содержать несколько значений. В ходе операции связывания для таких столбцов создаются поля, допускающие несколько значений. Столбец подстановок, допускающий несколько значений, создается в связанной таблице в том случае, если исходный столбец является столбцом подстановок.

4. Выберите базу данных, в которой требуется создать связанные таблицы. Убедитесь, что обладаете необходимыми разрешениями на добавление данных в базу данных. Если ни одна из существующих баз данных не подходит для сохранения данных, создайте новую пустую базу данных.

5. Проверьте таблицы в базе данных. При связывании со списком SharePoint создается таблица с тем же именем. Если таблица с таким именем уже существует, в Access к имени новой таблицы добавляется "1", например "Контакты1". (Если имя "Контакты1" также используется, в Access создается таблица "Контакты2" и т. д.). Эти правила применяются и к связанным спискам.

Связь с данными

1. Откройте конечную базу данных.

2. Расположение мастера импорта текста или связывания с текстовым файлом зависит от используемой версии Access. Выполните действия, которые соответствуют вашей версии Access.

   • Если вы используете Microsoft 365, Access 2021 или Access 2019, на вкладке Внешние данные в группе Импорт & Link щелкните Создать источник данных > из веб-служб > список SharePoint.

   • Если вы используете Access 2016, Access 2013 или Access 2010, на вкладке Внешние данные в группе Импорт и связи нажмите кнопку Дополнительно и в раскрывающемся списке выберите пункт Список SharePoint.

3. Откроется диалоговое окно Внешние данные — Сайт SharePoint.

   

4. В мастере укажите адрес исходного веб-узла.

5. Выберите вариант Создать связанную таблицу для связи с источником данных и нажмите кнопку Дальше.

   В мастере будут отображены списки, доступные для связывания.

6. Выберите нужные списки для связывания и нажмите кнопку ОК.

   Примечание: Если некоторые списки уже связаны с текущей базой данных, соответствующие им флажки уже будут установлены. Если связи нужно удалить, снимите у них флажки.

7. Access создает связанные таблицы для списков, выбранных в ходе операции и для каждого из связанных списков отдельно. Кроме того, в Access будет предпринята попытка обновления связанных таблиц, соответствующих выбранным списка. В Access также создаются связи между таблицами. В отличие от операции импорта в ходе процедуры связывания свойства полей подстановок сохраняются в связанной таблице. Поэтому нет необходимости настраивать их вручную в режиме конструктора.

8. Проверьте новые связанные таблицы в режиме таблицы. Убедитесь в правильном отображении всех полей и записей.

   Access выбирает правильный тип данных для каждого поля, которое соответствует исходящему столбцу. Важно помнить, что каждый раз при открытии связанной таблицы или исходящего списка вы видите самые последние данные. Но изменения структуры в связанной таблице автоматически не отображаются. Чтобы обновить связанную таблицу и применить последние структурные изменения списка, щелкните правой кнопкой мыши таблицу в области навигации, наведите указатель на элемент Дополнительные параметры и выберите команду Обновить список.

К началу страницы

Использование мастера экспорта таблиц в SharePoint

1. На вкладке Работа с базами данных в группе Перенос данных щелкните элемент SharePoint. Этот параметр доступен, только если база данных сохранена в формате ACCDB.

2. Выполните действия, описанные в мастере экспорта таблиц в SharePoint, в том числе укажите расположение сайта SharePoint.

   Чтобы отменить операцию, нажмите кнопку Стоп.

3. Чтобы просмотреть дополнительные сведения о переносе, на последней странице мастера установите флажок Подробности.

   На этой странице содержатся сведения о том, какие таблицы связаны со списками, а также сведения о расположении резервных копий и URL-адрес базы данных. Здесь также выводится предупреждение при возникновении проблем с переносом и указывается расположение таблицы журнала, в которой можно просмотреть дополнительные сведения о проблемах.

4. Когда все действия мастера будут завершены, нажмите кнопку Готово.

   Если в мастере отображается предупреждение, просмотрите таблицу журнала и выполните действия, необходимые для успешного переноса данных. Например, может потребоваться отменить перенос некоторых полей или преобразовать их в другие типы данных, совместимые со списками SharePoint.

Ограничения, с которыми вы можете столкнуться

Когда мастер экспорта таблиц в SharePoint завершит работу, вы увидите сообщение, если у Access возникли проблемы с данными. В Access создается и добавляется в базу данных таблица журнала под названием Перейти к неполадкам узла SharePoint. Таблица Перейти к неполадкам узла SharePoint хранится в базе данных и не публикуется в виде списка на сайте SharePoint.

В таблице ниже перечислены ограничения на перенос данных, которые обычно применяются в ситуациях, когда Access и SharePoint не удается найти идентичные функции и иногда типы данных. Например, если таблица Access поддерживает целостность данных, она применяется в списке на сайте SharePoint. Сведения, приведенные в таблице ниже, помогут вам решить, нужно ли переносить данные, а также будут полезны при изучении проблем, указанных в таблице Перейти к неполадкам узла SharePoint.

К началу страницы