Перейти к основному контенту
Office

Access 2010: задачи базы данных

Примечание: Мы стараемся как можно оперативнее обеспечивать вас актуальными справочными материалами на вашем языке. Эта страница переведена автоматически, поэтому ее текст может содержать неточности и грамматические ошибки. Для нас важно, чтобы эта статья была вам полезна. Просим вас уделить пару секунд и сообщить, помогла ли она вам, с помощью кнопок внизу страницы. Для удобства также приводим ссылку на оригинал (на английском языке).

Ниже описаны некоторые основные задачи, которые помогут вам узнать, как использовать Microsoft Access 2010.

 

В этой статье

Общие сведения об Access

Реляционные базы данных в Access

При открытии Access

Поиск и применение шаблона

Создание базы данных с нуля

Открытие существующей базы данных Access

Начало работы с новой базой данных

Добавление таблицы

Вставка данных из другого источника в таблицу Access

Импорт данных из другого источника или связывание с ними

Дальнейшие действия

Импорт данных из электронной таблицы или другой программы

Импорт листа Excel в Access

Импорт листа Excel в виде таблицы в новую базу данных

Упорядочение данных с помощью мастера анализа таблиц

Работа с данными из других программ

Использование более ранней версии базы данных в нескольких версиях Access

Использование файла базы данных Access в нескольких версиях Access

Шаг 1. Создайте копию существующей базы данных и сохраните ее в новом формате.

Шаг 2: разделение базы данных копирования и использование исходного файла в качестве серверной базы данных

Шаг 3: подключение нового интерфейса к исходной базе данных

Использование внешних и серверных приложений в нескольких версиях Access

Общие сведения об Access

Access 2010 — это средство разработки и развертывания приложений базы данных , которое можно использовать для отслеживания важной информации. Вы можете хранить данные на компьютере или публиковать их в Интернете, чтобы другие пользователи могли использовать свою базу данных с помощью веб-браузера.

Многие пользователи применяют Access, когда программа, используемая ими для отслеживания чего-либо постепенно уменьшается до размера задачи. Например, предположим, что вы являетесь планировщиком событий, и хотите следить за всеми подробностями, которые необходимо выполнить для управления событиями, чтобы они были успешными. Если вы используете приложение Word или программу для работы с электронными таблицами, вы можете легко устранить проблемы с повторяющимися и непоследовательными данными. Вы можете использовать программное обеспечение для работы с календарем, но не подходящими будут отслеживание финансовых данных в календаре.

Реляционные базы данных в Access

Иногда требуется реляционная база данных для отслеживания таких сведений — одним касанием данных, разделенных на меньшие наборы данных (называемые таблицами) для устранения избыточности, а также связанные с ними данные, основанные на общих битах данных (называемых полями). . Например, в реляционной базе данных планирования событий может содержаться таблица с информацией о клиенте, таблица с данными о поставщике и таблица с данными о событиях. Таблица с данными о событиях может содержать поле, связанное с таблицей клиентов, и поле, которое связывает его с таблицей поставщика. Таким образом, например, если номер телефона поставщика изменился, данные можно изменить один раз в таблице Поставщик, а не во всех событиях, связанных с этим поставщиком.

Access — это инструмент, с помощью которого можно быстро и легко разрабатывать приложения реляционных баз данных, помогающие управлять данными. Вы можете создать базу данных, которая поможет вам отслеживать любые сведения, такие как товары, профессиональные контакты или бизнес-процессы. На самом деле, Access сопровождается шаблонами, которые можно использовать для отслеживания разнообразных данных, что упрощает их даже для начинающих.

При открытии Access

При запуске Access 2010 открывается представление Microsoft Office Backstage, в котором можно получить сведения о текущей базе данных, создать новую базу данных, открыть существующую базу данных и просмотреть рекомендованный контент из Office.com.

Представление Backstage в приложении Access 2010

Представление Backstage также включает множество других команд, которые можно использовать для настройки, обслуживания и совместного использования баз данных. Команды в представлении Backstage обычно применяются ко всем базам данных, но не к объектам в базе данных.

Примечание: Вы можете перейти в представление Backstage в любое время, перейдя на вкладку файл .

К началу страницы

Поиск и применение шаблона

Access предоставляет широкий набор шаблонов, которые можно использовать для ускорения процесса создания базы данных. Шаблон — это готовая к использованию база данных, содержащая все таблицы, запросы, формы и отчеты, необходимые для выполнения определенной задачи. Например, существуют шаблоны, которые можно использовать для отслеживания проблем, управления контактами и сохранения записей о расходах. Некоторые шаблоны содержат примеры записей, демонстрирующие их использование. Базы данных шаблонов можно использовать как есть, или вы можете настроить их в соответствии с вашими потребностями.

Чтобы найти шаблон и применить его к базе данных, выполните указанные ниже действия.

  1. На вкладке Файл нажмите кнопку Создать.

  2. В разделе Доступные шаблонывыполните одно из указанных ниже действий.

    • Чтобы повторно использовать шаблон, который вы недавно использовали, щелкните недавние шаблоныи выберите нужный шаблон.

    • Чтобы использовать уже установленный шаблон, щелкните Мои шаблоны, а затем выберите нужный шаблон.

    • Чтобы найти шаблон в Office.com, в разделе Шаблоны Office.comвыберите категорию шаблонов, выберите нужный шаблон и нажмите кнопку загрузить , чтобы загрузить шаблон из Office. com на компьютер.

      Вы также можете искать шаблоны в Office.com в Access. В поле найти Office.com для шаблонов введите одно или несколько условий поиска и нажмите кнопку со стрелкой для поиска.

  3. При необходимости щелкните значок папки рядом с полем имя файла , чтобы перейти к расположению, в котором вы хотите создать базу данных. Если вы не укажете конкретное расположение, Access создаст базу данных в расположении по умолчанию, которое отображается под полем имя файла .

  4. Щелкните Создать.

Access создаст базу данных и откроет ее для использования.

К началу страницы

Создание базы данных с нуля

Если вы хотите более подробно ознакомиться с концепциями, используемыми для создания базы данных в Access, ознакомьтесь со статьей Основные сведения о структуре базы данных.

Если ни один из шаблонов не подходит, или в другой программе, которую вы хотите использовать в Access, лучше создать базу данных с нуля. В Access 2010 можно выбирать: стандартную базу данных рабочего стола или веб-базу данных.

Дополнительные сведения о веб-базах данных можно найти в статье Создание базы данных для совместного использования в Интернете.

Чтобы создать новую базу данных, выполните указанные ниже действия.

  1. Запустите Access.

  2. На вкладке создать в представлении Backstage выберите вариант пустая база данных или пустая веб-база данных.

    Важно: Выбор, который вы сделаете здесь, определяет, какие возможности доступны в базе данных. НаСтольные базы данных нельзя опубликовать в Интернете, а веб-базы данных не поддерживают некоторые возможности для настольных систем, например итоговые запросы.

  3. В правой части поля введите имя базы данных в поле имя файла .

    Чтобы изменить место для создания файла, нажмите кнопку Обзор Изображение кнопки рядом с полем имя файла , найдите и выберите новое расположение, а затем нажмите кнопку ОК.

  4. Щелкните Создать.

    Access создаст базу данных и откроет пустую таблицу (с именем Table1) в режим таблицы.

  5. Access помещает курсор в первую пустую ячейку в столбце "щелкните, чтобы добавить " новой таблицы.

    Чтобы добавить данные, начните вводить текст или вставьте данные из другого источника, как описано в разделе Вставка данных из другого источника в таблицу Accessниже в этой статье.

    Примечания: 

    • Ввод данных в режиме таблицы — это очень похоже на ввод данных на листе Excel. Основное ограничение состоит в том, что данные должны быть введены в смежных строках и столбцах, начиная с верхнего левого угла таблицы. Не следует пытаться форматировать данные путем добавления пустых строк или столбцов, как это делается на листе Excel, так как это приводит к расходованию места в таблице. В таблице просто содержатся ваши данные. Все визуальное представление данных будет выполнено в формах и отчетах, которые вы в дальнейшем разрабатывать.

    • При вводе данных будет создана структура таблицы. Каждый раз, когда вы добавите новый столбец в таблицу, в таблице будет определено новое поле. Access задает тип данных поля на основе типа введенных данных. Например, если имеется столбец, в котором были введены только значения даты, в Access будет задано значение даты и времени для этого поля. Если позже вы попытаетесь ввести в это поле значение, не совпадающее с датой (например, имя или номер телефона), появится сообщение о том, что значение не совпадает с типом данных столбца. По возможности следует планировать таблицу таким образом, чтобы каждый столбец содержал данные того же типа, что и текст, даты, числа или другой тип. Это значительно упрощает создание запросов, форм и отчетов, которые выделять только нужные данные.

Если вы еще не хотите вводить данные, нажмите кнопку Закрыть Изображение кнопки .

Примечание: Access удалит файл Table1, если вы закроете его без сохранения.

К началу страницы

Открытие существующей базы данных Access

Совет: Чтобы быстро открыть одну из нескольких открытых баз данных, на вкладке файл выберите пункт последниеи щелкните имя файла.

  1. На вкладке Файл нажмите кнопку Открыть.

  2. Щелкните ярлык в диалоговом окне Открытие файла или выберите диск или папку, содержащую нужную базу данных, в поле Папка .

  3. В списке папок дважды щелкайте папки, пока не будет открыта папка, содержащая базу данных.

  4. Найдя базу данных, выполните одно из указанных ниже действий.

    • Чтобы открыть базу данных в режиме открытия по умолчанию, дважды щелкните ее.

    • Чтобы открыть базу данных для общего доступа в многопользовательской среде, чтобы оба пользователя могли одновременно выполнять чтение и запись в базу данных, нажмите кнопку Открыть.

    • Чтобы открыть базу данных, доступную только для чтения, чтобы ее можно было просматривать, но нельзя редактировать, щелкните стрелку рядом с кнопкой Открыть , а затем выберите команду открыть только для чтения.

    • Чтобы открыть базу данных в режиме монопольного доступа, чтобы никто не мог открыть ее, пока она открыта, щелкните стрелку рядом с кнопкой Открыть , а затем выберите команду Открыть монопольно.

    • Чтобы открыть базу данных, доступную только для чтения, щелкните стрелку рядом с кнопкой Открыть , а затем выберите команду Открыть монопольный доступ только для чтения . другие пользователи по-прежнему могут открывать базу данных, но только в режиме только для чтения.

Если не удается найти базу данных, которую вы хотите открыть    

  1. В диалоговом окне Открытие файла щелкните ярлык на компьютере или в поле где искать щелкните Мой компьютер.

  2. В списке дисков щелкните правой кнопкой мыши диск, на котором может находиться база данных, и выберите команду Найти.

  3. Введите условия поиска, а затем нажмите клавишу ВВОД, чтобы найти базу данных.

  4. Если база данных найдена, откройте ее, дважды щелкнув ее в диалоговом окне " Результаты поиска ".

    Так как поиск был инициирован из диалогового окна Открытие файла, необходимо нажать кнопку Отмена в этом диалоговом окне, прежде чем будет открыта база данных.

Файл данных можно открыть непосредственно в формате внешнего файла (например, dBASE, Paradox, Microsoft Exchange или Excel). Кроме того, можно открыть напрямую любой источник данных ODBC, например Microsoft SQL Server или Microsoft FoxPro. Access автоматически создаст базу данных Access в одной папке с файлом данных и добавит ссылки на все таблицы внешней базы данных.

К началу страницы

Начало работы с новой базой данных

В зависимости от используемого шаблона, возможно, потребуется выполнить одно или несколько из указанных ниже действий, чтобы начать новую базу данных.

  • Если в Access отображается диалоговое окно Вход с пустым списком пользователей, выполните описанные ниже действия, чтобы приступить к работе.

    1. Нажмите кнопку создать пользователя.

    2. ЗаПолните форму сведения о пользователе .

    3. Нажмите кнопку Сохранить и закрыть.

    4. Выберите только что введенное имя пользователя и нажмите кнопку Вход.

  • Если в Access отображается пустая таблица, начните вводить данные прямо в эту таблицу или щелкайте другие кнопки и вкладки для просмотра базы данных.

  • Если в Access отображается страница "Приступая к работе ", вы можете перейти по ссылкам на этой странице, чтобы узнать больше о базе данных, или нажать кнопку Другие кнопки и вкладки, чтобы просмотреть базу данных.

  • Если на панели сообщений отображается предупреждение системы безопасности и вы доверяете источнику шаблона, нажмите кнопку включить содержимое. Если для базы данных требуется имя для входа, необходимо выполнить вход еще раз.

Для настольных систем и веб-баз данных вам также нужно выполнить одно из следующих действий:

К началу страницы

Добавление таблицы

Вы можете добавить новую таблицу в существующую базу данных с помощью средств в группе " таблицы " на вкладке " Создание ".

Группа "Таблицы" на вкладке "Создание"

Примечание: В веб-базе данных в группе " таблицы " доступна только команда " Таблица ".

Независимо от того, какое представление вы запускаете, вы можете перейти к другому представлению с помощью кнопок просмотра в строке состояния окна Access.

Создание пустой таблицы в режиме таблицы    В режиме таблицы вы можете сразу вводить данные и разрабатывать в Access структуру таблиц за сценой. Имена полей назначаются числовыми (field1, поле2 и т. д.), а Access задает тип данных поля в зависимости от типа введенных данных.

  1. На вкладке Создание в группе таблицы нажмите кнопку Таблица Изображение кнопки .

  2. Access создаст таблицу и поместит курсор в первую пустую ячейку в столбце "щелкните для добавления ".

  3. Чтобы добавить данные, начните вводить текст в первую пустую ячейку или вставьте данные из другого источника, как описано далее в этой статье.

    • Чтобы переименовать столбец (поле), дважды щелкните его заголовок и введите новое имя.

      Совет: Дайте каждому полю понятное имя, чтобы вы могли понять, что он представляет, без необходимости просматривать данные.

    • Чтобы переместить столбец, выделите его, щелкнув заголовок соответствующего столбца, а затем перетащите его в нужное место. Вы также можете выбрать несколько смежных столбцов и перетащить их на новое место вместе.

      Чтобы добавить в таблицу другие поля, вы можете либо начать вводить текст в поле Добавить столбец в режиме таблицы, либо добавить новые поля с помощью команд в группе Добавить _амп_ удаление на вкладке поля .

Создание таблицы, запускаемой в режиме конструктора    В режиме конструктора сначала следует создать структуру новой таблицы. Затем вы можете либо переключиться в режим таблицы для ввода данных, либо ввести данные с помощью другого способа, например формы.

Представление Конструктор недоступно для таблиц в веб-базе данных.

  1. На вкладке Создание в группе Таблицы нажмите кнопку Конструктор таблиц. Изображение кнопки

  2. Для каждого поля в таблице введите имя в столбце Имя поля, а затем в списке Тип данных выберите тип данных.

  3. Вы можете ввести дополнительные сведения для каждого поля в столбце Описание . Введенное описание отображается в строке состояния, если точка вставки находится в этом поле, и используется в качестве текста строки состояния для всех элементов управления, которые вы создаете, перетаскивая поле из области список полей в форму или отчет. и для всех элементов управления, созданных для этого поля с помощью мастера форм или мастера отчетов.

  4. Когда все необходимые поля будут добавлены, сохраните таблицу:

    • На вкладке Файл щелкните Сохранить.

  5. Вы можете в любой момент ввести данные в таблицу, переключив ее в режим таблицы, щелкнув первую пустую ячейку и введя текст. Вы также можете вставить данные из другого источника, как описано в следующем разделе.

Создание таблицы на основе списка SharePoint    С помощью списка SharePoint ваши данные могут использоваться пользователями, у которых нет доступа. Кроме того, данные списка хранятся на сервере, что обычно повышает защиту от потери данных по сравнению с файлами, хранящимися на настольном компьютере. Вы можете либо начать с нового списка, либо создать ссылку на существующий список. У вас должны быть необходимые разрешения на сайте SharePoint, на котором вы хотите создать список; Это может зависеть от сайта, чтобы обратиться к администратору SharePoint за сведениями о ваших параметрах.

Эта функция недоступна в веб-базе данных.

  1. На вкладке Создание в группе Таблицы нажмите кнопку Списки SharePoint.

  2. Вы можете использовать один из шаблонов списков, чтобы создать стандартный список SharePoint, например контакты или события.

    Вы также можете выбрать создание настраиваемого списка или связывание или импорт существующего списка. Выберите нужный параметр.

  3. Если вы выбрали один из шаблонов списка или хотите создать настраиваемый список, откроется диалоговое окно Создание нового списка , в котором вы сможете пошагово пройти процесс. Если вы решили использовать существующий список, откроется диалоговое окно Внешние данные , которое поможет вам.

Дополнительные сведения о таблицах см. в статье Общие сведения о таблицах.

К началу страницы

Вставка данных из другого источника в таблицу Access

Если данные хранятся в другой программе, например в Excel, вы можете скопировать и вставить данные в таблицу Access. Как правило, этот метод работает лучше всего, если данные уже разделены на столбцы, как в таблице Excel. Если данные находятся в программе обработки текста, сначала следует разделить столбцы данных с помощью вкладок или преобразовать данные в таблицу в программе обработки текста, а затем скопировать данные. Если ваши данные нуждаются в редактировании или манипуляции (например, разделение полных имен в имена и фамилии), возможно, потребуется сделать это перед копированием данных, особенно если вы не знакомы с Access.

При вставке данных в пустую таблицу приложение Access задает тип данных для каждого поля в зависимости от того, какие данные в нем находятся. Например, если во вставляемом поле содержатся только значения даты, для этого поля используется тип данных "Дата/время". Если же вставляемое поле содержит только слова "Да" и "Нет", для этого поля выбирается тип данных "Логический".

Access применяет имена к полям в зависимости от того, что оно найдено в первой строке вставленных данных. Если первая строка вставленных данных похожа на следующую строку, Access определяет, что первая строка является частью данных и присваивает полям универсальные имена (field1, поле2 и т. д.). Если первая строка вставленных данных не похожа на приведенные ниже строки, Access использует первую строку в качестве имен полей и исключает из первой строки фактических данных.

В Access имена присваиваются полям автоматически, поэтому во избежание путаницы поля следует переименовать. Это можно сделать следующим образом:

  1. На вкладке файл нажмите кнопку сохранить , чтобы сохранить таблицу.

  2. В режиме таблицы дважды щелкните заголовок каждого столбца, а затем введите имя столбца.

  3. Еще раз сохраните таблицу.

К началу страницы

Импорт данных из другого источника или связывание с ними

Возможно, у вас есть данные, которые вы собрали в другой программе, которую вы хотите использовать в Access. Возможно, вы работаете с пользователями, которые хранят свои данные в других программах, и вы хотите работать с ними в Access. Или, возможно, у вас есть несколько разнородных источников данных и нужна "Главная панель", где их можно объединять для более глубокого анализа.

Access позволяет без труда импортировать и связывать данные из других программ. Вы можете перенести данные из листа Excel из таблицы в другую базу данных Access из списка SharePoint или из любого другого источника. Процесс немного различается в зависимости от источника данных, но эти инструкции помогут вам приступить к работе.

  1. На вкладке Внешние данные в группе Импорт _амп_ ссылки щелкните команду для типа файла, из которого выполняется импорт.

    Например, чтобы импортировать данные с листа Excel, нажмите кнопку Excel. Если вы не видите правильный тип программы, нажмите кнопку Дополнительно.

    Примечание: Если вы не можете найти правильный тип формата в группе Импорт _амп_ , возможно, потребуется запустить программу, в которой вы первоначально создали данные, а затем с помощью этой программы сохранить данные в формате файла, поддерживаемом Access (например, текстовый файл с разделителями ). , а затем импортируйте или свяжите данные.

  2. В диалоговом окне Внешние данные нажмите кнопку Обзор , чтобы перейти к исходному файлу данных, или введите полный путь к исходному файлу данных в поле имя файла .

  3. Выберите нужный параметр в разделе Укажите, как и где вы хотите хранить данные в текущей базе данных. Вы можете создать новую таблицу, используя импортированные данные, или создать связанную таблицу, которая поддерживает связь с источником данных.

  4. Нажмите кнопку ОК.

    В зависимости от вашего выбора откроется диалоговое окно " связывание объектов " или диалоговое окно " Импорт объектов ".

  5. Чтобы завершить процесс, используйте диалоговое окно. Точная процедура, которую вы отслеживаете, зависит от выбранной опции импорта или связи.

  6. На последней странице мастера нажмите кнопку Готово.

    Если вы выбрали импорт, Access спрашивает, хотите ли вы сохранить сведения о операции импорта, которую вы только что выполнили.

  7. Если вы считаете, что вы будете выполнять такую же операцию импорта еще раз, щелкните Сохранить шаги импортаи введите сведения.

    Затем вы можете легко воспроизвести операцию импорта, щелкнув Сохраненные импорты в группе Импорт на вкладке Внешние данные , щелкнув спецификацию импорта и нажав кнопку выполнить.

  8. Если вы не хотите сохранять сведения об операции, нажмите кнопку Закрыть.

Access импортирует данные в новую таблицу, а затем отображает таблицу в разделе таблицы в области навигации.

Чтобы узнать больше о том, как импортировать данные в Access, воспользуйтесь ссылками в разделе " см. также " этой статьи.

К началу страницы

Дальнейшие действия

Оставшаяся часть процесса разработки зависит от целей, но вы, возможно, захотите предусмотреть создание запросов, форм, отчетов и макросов. В этой статье не содержатся сведения о создании дополнительных объектов базы данных.

Дополнительные сведения можно найти в следующих статьях:

К началу страницы

Импорт данных из электронной таблицы или другой программы

Если вы знакомы с другими приложениями для работы с базами данных или электронными таблицами, вам, скорее всего, вам известны основы того, как работают эти приложения и для каких баз данных используются. Microsoft Access отличается от многих других приложений баз данных, позволяя создавать реляционные базыи, а также в других приложениях для работы с электронными таблицами, предлагая инструменты для разработки сложных запросов, форм и отчетов. Access также предоставляет множество возможностей для работы с другими программами баз данных, например SQL Server.

Импорт листа Excel в Access

Многие пользователи начинают изучать Access после создания списка в Excel. Excel — это удобное место для начала работы со списком, но по мере роста списка оно становится сложнее для упорядочения и поддержания актуальности. Перемещение списка в Access обычно является следующим логическим шагом.

Таблица базы данных аналогична структуре на листе, в этом случае данные хранятся в строках и столбцах. В результате вы обычно можете легко импортировать лист в таблицу базы данных. Основное различие между хранением данных на листе и сохранением их в базе данных заключается в том, как организованы данные. Импорт всей книги в виде новой таблицы в базе данных не решит проблемы, связанные с упорядочением и обновлением данных, особенно если на листе есть избыточные данные. Для решения этих проблем необходимо разделить данные электронной таблицы на отдельные таблицы, каждый из которых содержит связанные данные. Дополнительные сведения о том, как упорядочить данные в таблицах, можно найти в статье основы проектирования баз данных.

Функции Access — мастер анализа таблиц, с помощью которого вы можете выполнить этот процесс. После импорта данных в таблицу Мастер поможет разделить ее на отдельные таблицы, в каждой из которых содержатся данные, не повторяющиеся в других таблицах. Мастер также создает необходимые связи между таблицами.

К началу страницы

Импорт листа Excel в виде таблицы в новую базу данных

  1. На вкладке Файл щелкните Создать и выберите вариант Пустая база данных.

  2. В поле имя файла введите имя новой базы данных и нажмите кнопку создать.

    Откроется новая база данных, и Access создаст новую пустую таблицу, указанную в таблице Table1.

  3. Закройте таблицу Table1.

    Когда появится вопрос о том, что вы хотите сохранить изменения в макете Table1, нажмите кнопку нет.

  4. На вкладке Внешние данные в группе Импорт _Амп_ ссылки щелкните Excel. Изображение кнопки

  5. В диалоговом окне Внешние данные нажмите кнопку Обзор.

  6. С помощью диалогового окна " Открытие файла " найдите нужный файл.

  7. Выберите файл и нажмите кнопку Открыть.

  8. В диалоговом окне Внешние данные убедитесь, что выбран параметр Импорт исходных данных в новую таблицу в текущей базе данных .

  9. Нажмите кнопку ОК.

    Откроется мастер импорта электронной таблицы, в котором запрашиваются некоторые вопросы о ваших данных.

  10. Следуя инструкциям, нажмите кнопку Далее или назад , чтобы перейти к страницам. На последней странице мастера нажмите кнопку Готово.

    Примечание: Access спрашивает, хотите ли вы сохранить сведения о операции импорта, которую вы только что выполнили. Если вы считаете, что вы будете выполнять такую же операцию импорта еще раз, нажмите кнопку Да, а затем введите данные. Затем вы можете легко воспроизвести операцию в будущем, щелкнув Сохраненные импорты в группе Импорт на вкладке Внешние данные . Если вы не хотите сохранять сведения об операции, нажмите кнопку Закрыть.

Access импортирует данные в новую таблицу и отображает ее в списке все таблицы в области навигации.

К началу страницы

Упорядочение данных с помощью мастера анализа таблиц

После того как данные будут импортированы в таблицу Access, вы можете быстро найти избыточные данные с помощью мастера анализа таблиц. Затем мастер предлагает простой способ упорядочения данных в отдельных таблицах, чтобы они были сохранены наиболее эффективным образом. В Access исходная таблица сохраняется в резервной копии, а затем создаются новые таблицы, которые можно использовать в качестве основы для приложения базы данных.

  1. Откройте базу данных Access, содержащую таблицу, которую вы хотите проанализировать.

  2. На вкладке Работа с базами данных в группе анализ нажмите кнопку Анализ таблицы.

    Откроется мастер анализа таблиц.

    Первые две страницы мастера содержат короткий учебник — полный список с кнопками, которые можно щелкнуть для просмотра примеров. Если вы не видите вводные страницы, а не видите флажок Показывать вводные страницы?, установите флажок, а затем дважды нажмите кнопку " назад ", чтобы увидеть введение. Если вы не хотите, чтобы после прочтения введенных вами страниц вы не видите их, вы можете снять флажок Показывать начальные страницы? .

  3. На странице в таблице содержатся поля со значениями, которые повторяются в нескольких записях? выберите таблицу, которую вы хотите проанализировать, и нажмите кнопку Далее.

  4. Вы можете определить, какие поля будут идти на какие таблицы, или вы можете самостоятельно принять решение. Если следовать рекомендациям мастера, вы по-прежнему можете вносить изменения в макет таблицы на следующей странице мастера.

    Примечание: Если вы решите, какие поля следует размещать в таблицах, они могут быть не всегда подходящими для ваших данных, особенно в том случае, если вы не обладаете большим количеством данных для работы. Тщательно проверьте результаты работы мастера. С другой стороны, мастер может предложить более эффективную организацию, чем ту, которую вы думаете, поэтому рекомендуется по крайней мере попробовать решения мастера. Если вам не нравится никаких предложений, вы можете изменить порядок полей вручную, и вы всегда можете нажать кнопку назад и упорядочить все поля самостоятельно.

  5. Нажмите кнопку Далее. На этой странице вы указываете, какие таблицы содержат поля. Если вы решили разрешить мастеру, вы увидите несколько таблиц, Соединенных линиями связи. В противном случае в Access будет создана только одна таблица, содержащая все поля. В любом случае вы можете вносить изменения на этой странице.

    • Вы можете перетащить поля из таблицы в пустую область страницы, чтобы создать новую таблицу, которая будет содержать эти поля. Access предложит вам имя таблицы.

    • Вы можете перетащить поля из одной таблицы в другую, если вы считаете, что они будут более эффективнее храниться в этой таблице.

    • Большинству таблиц будет присвоен идентификатор или сгенерированное поле уникального идентификатора . Чтобы узнать больше о полях ИДЕНТИФИКАТОРов, нажмите кнопку подсказки в правом верхнем углу мастера.

    • Чтобы отменить изменения, нажмите кнопку " отменить ".

    • Чтобы переименовать таблицу, дважды щелкните ее строку заголовка, введите новое имя и нажмите кнопку ОК.

  6. Выбрав нужные поля, нажмите кнопку Далее.

  7. Если Мастер найдет записи, которые имеют очень похожие значения, они будут определять эти значения как возможные типографские ошибки и показать экран, на котором можно подтвердить, что нужно сделать. ПроКрутите список, чтобы найти все, значения в столбце " исправление ", а затем выберите соответствующий элемент в раскрывающемся списке. Выберите (оставить как есть) , чтобы мастер не внес никаких изменений в значение. Когда все будет готово, нажмите кнопку Далее.

  8. Мастер спрашивает, хотите ли вы создать запрос, напоминающий исходную таблицу. Если вы уже создали формы и отчеты, основанные на исходной таблице, то создание такого запроса является хорошим представлением. Если вы выберете "Да", создайте запрос, мастер переименовывает исходную таблицу, добавляя "_олд" к имени таблицы, а затем присваивает имя нового запроса с использованием имени исходной таблицы. Формы и отчеты, созданные на основе таблицы, теперь используют запрос для своих данных, и они продолжают работать так, как раньше.

  9. Нажмите кнопку Готово.

    Мастер создает новые таблицы, как указано, а затем открывает их. Завершив проверку результатов, закройте их.

К началу страницы

Работа с данными из других программ

Access 2010 предоставляет возможности для работы с данными, хранящимися в других программах.

Создание новой базы данных Access для связи с данными в другом формате файла    Вы можете использовать Access для открытия файла в другом формате, например в тексте, dBASE или электронной таблице. Access автоматически создаст базу данных Access и выдает вам ссылку на этот файл.

  1. Запустите Access.

  2. На вкладке Файл нажмите кнопку Открыть.

  3. В диалоговом окне Открыть выберите тип файла, который вы хотите открыть в списке. Если вы не знаете тип файла, выберите пункт все файлы (*. *).

  4. При необходимости перейдите в папку, содержащую файл, который вы хотите открыть. Найдя файл, дважды щелкните его, чтобы открыть.

  5. Следуйте инструкциям мастера. На последней странице мастера нажмите кнопку Готово.

Импорт или связывание данных с существующей базой данных Access    Вы можете импортировать данные из других источников и программ в таблицы Access, чтобы данные содержались в файле Access, или создать связь с данными из Access, чтобы данные оставались в исходном файле (за пределами файла Access).

  1. На вкладке Внешние данные в группе Импорт _амп_ ссылок выберите формат, в котором хранятся данные.

    Вы можете импортировать данные из следующих источников или связать с ними.

    • Excel    Вы можете перенести данные из листа или именованного диапазона в книгу Excel. Каждый лист или именованный диапазон необходимо импортировать или связать отдельно.

    • Access    Это очень удобно для разделения вашего процесса на основе данных, создавая разделенную базу данных. Это значит, что вы можете использовать одну базу данных для хранения всех форм, отчетов и макросов, а также сохранить данные в другой базе данных. После этого вы сможете разрабатывать улучшения, не прерывая работу других пользователей. Вы также можете объединять данные из различных баз данных Access в одном, что упрощает обобщение данных между отделами и между деловыми партнерами.

    • база данных ODBC    Многие программы поддерживают этот формат, включая многие серверные продукты баз данных. Это поможет создать базу данных для начальной панели, в которой объединяются данные из разных систем.

    • Текстовый файл    Вы можете подключаться к простому текстовому файлу, а также использовать Access для изменения содержимого этого файла. Это поможет сделать данные Access более удобными для широкого использования в разных программах.

    • XML-файл    Этот формат также поддерживает совместимость с различными программами, в том числе с веб-серверами.

    • список SharePoint    Благодаря этому ваши данные смогут использовать веб-браузер, стандартный способ использования списка SharePoint.

    • Службы данных    Вы можете подключаться к службам веб-данных в Организации.

    • Документ HTML    

    • Папка Outlook    Вы можете подключаться к папкам Outlook, чтобы упростить объединение контактных данных с другими данными.

    • Файл dBase    dBase — это популярная альтернативная система баз данных, которая поддерживается Access.

      Откроется диалоговое окно Внешние данные .

  2. Следуйте указаниям в диалоговом окне.

    Access импортирует данные в базу данных или применяет к ней связь. Для большинства форматов необходимо указать расположение данных, а затем выбрать способ хранения данных в базе данных.

К началу страницы

Использование более ранней версии базы данных в нескольких версиях Access

Если база данных Access или проект Access были созданы в Access 2000 или более поздней версии, вы можете использовать базу данных или проект в той версии Access, в которой она была создана, или в любой из более поздних версий, даже если для этого файла включена безопасность. Например, файлы Access 2000 можно использовать в Access 2000, Access 2002, Access 2003, Access 2007 и Access 2010.

Может возникнуть ситуация, когда вы хотите сохранить данные в более ранней версии Access, но у вас есть пользователи с более поздней версией Access, которые нужно связать с этими данными, но по-прежнему могут использовать некоторые возможности более поздней версии. Решением является создание новой серверной базы данных в более поздней версии (с формами, отчетами, запросами, макросами, но без таблиц) и связывание их с таблицами в файле более ранней версии. Выполните одну из описанных ниже процедур в зависимости от того, содержится ли база данных в одном файле или же она уже разбивается на клиентская и серверная части приложения.

Использование файла базы данных Access в нескольких версиях Access

Если все таблицы, формы и другие объекты предыдущей версии базы данных Access содержатся в одном файле и вы хотите использовать базу данных в нескольких версиях Access, вы можете создать новую интерфейсную базу данных в более поздней версии и связать ее с исходным файлом. Пользователи с более ранней версией Access по-прежнему могут использовать исходную базу данных. Пользователи, у которых есть более поздняя версия, могут использовать новую интерфейсную базу данных для связи с одними и теми же данными. Вы можете создать несколько интерфейсных версий, если вам нужно разместить несколько версий Access.

К началу страницы

Шаг 1. Создайте копию существующей базы данных и сохраните ее в новом формате.

Чтобы преобразовать базу данных в любой из трех последних форматов, выполните описанные ниже действия. Access 2000, Access 2002-2003 или Access 2007. Эта команда сохраняет исходную базу данных в исходном формате и создает копию в указанном формате.

  1. Закройте файл Access. Если файл является многопользовательской базой данных, расположенной на сервере или в общей папке, убедитесь, что она не открыта другим пользователем.

  2. Запустите Access 2010.

  3. На вкладке Файл нажмите кнопку Открыть.

  4. Перейдите к файлу, который вы хотите преобразовать, и дважды щелкните его, чтобы открыть.

    Если появится диалоговое окно расширение базы данных с вопросом о том, хотите ли вы усовершенствовать базу данных, нажмите кнопку нет.

  5. Если форма открывается при запуске базы данных, закройте форму.

  6. На вкладке файл выберите команду сохранить базу данных как.

  7. В диалоговом окне Сохранить как введите имя новой базы данных.

    Примечание: Если вы не хотите сохранить новую базу данных в другом месте, ее имя должно отличаться от имени исходной базы данных. В любом случае лучше использовать другое имя, чтобы можно было легко отличать интерфейсную базу данных от серверной базы данных. Однако при преобразовании в формат Access 2007 расширение имени файла изменяется с MDB на ACCDB, чтобы можно было использовать то же имя файла.

  8. Нажмите кнопку Сохранить.

К началу страницы

Шаг 2: разделение базы данных копирования и использование исходного файла в качестве серверной базы данных

РазДелите преобразованную базу данных, выполнив описанные ниже действия.

  • На вкладке Работа с базами данных в группе Перемещение данных нажмите кнопку база данных Access. Изображение кнопки

  • В диалоговом окне разделение базы данных нажмите кнопку разделить базу данных.

    Если вы хотите создать резервную копию, вы также можете просто создать ее заново с помощью исходной базы данных.

  • Введите имя для серверной базы данных и нажмите кнопку разделить.

К началу страницы

Шаг 3: подключение нового интерфейса к исходной базе данных

  1. Удалите серверную базу данных, созданную с помощью средства разделения баз данных, и не удаляйте исходную базу данных.

  2. Свяжите новую интерфейсную базу данных с таблицами исходной базы данных: на вкладке Внешние данные в группе Импорт _амп_ ссылок нажмите кнопку Диспетчер связанных таблиц. Изображение кнопки

  3. Нажмите кнопку выделить все, а затем установите флажок всегда запрашивать новое расположение .

  4. Нажмите кнопку ОК, найдите базу данных более ранней версии и дважды щелкните ее.

    Если все правильно, Access выведет сообщение о том, что все выделенные связанные таблицы были успешно обновлены.

Теперь вы можете усовершенствовать новую клиентскую базу данных, чтобы обеспечить поддержку новых функций для пользователей с более поздними версиями Access. Пользователи, у которых есть более ранние версии, могут продолжать использовать базу данных более ранней версии.

К началу страницы

Использование внешних и серверных приложений в нескольких версиях Access

Если база данных Access уже является клиентская и серверная части приложения, вы можете преобразовать интерфейсный сервер в новый формат файла. Для серверной базы данных изменения не требуются.

Ниже показано, как использовать команду сохранить базу данных как для преобразования серверной части в один из трех самых последних форматов: Access 2000, Access 2002-2003 или Access 2007. Эта команда сохраняет исходную базу данных в исходном формате и создает копию в указанном формате.

  1. Закройте клиентскую базу данных. Если файл является многопользовательской базой данных, расположенной на сервере или в общей папке, убедитесь, что она не открыта другим пользователем.

  2. Запустите Access 2010.

  3. На вкладке Файл нажмите кнопку Открыть.

  4. Перейдите к расположению клиентской базы данных и дважды щелкните ее, чтобы открыть ее.

    Если появится диалоговое окно расширение базы данных с вопросом о том, хотите ли вы усовершенствовать базу данных, нажмите кнопку нет.

  5. Если при открытии базы данных появляется форма, закройте ее.

  6. На вкладке файл выберите команду сохранить базу данных как.

  7. В диалоговом окне Сохранить как введите имя новой базы данных.

  8. Нажмите кнопку Сохранить.

Теперь вы можете усовершенствовать новую интерфейсную базу данных для поддержки новых функций.

К началу страницы

Совершенствование навыков работы с Office
Перейти к обучению
Первоочередный доступ к новым возможностям
Присоединиться к программе предварительной оценки Office

Были ли сведения полезными?

Спасибо за ваш отзыв!

Благодарим за отзыв! Возможно, будет полезно связать вас с одним из наших специалистов службы поддержки Office.

×