7 способов обеспечить внедрение решения для управления портфелем проектов после реализации: технический документ

Важно :  Данная статья переведена с помощью машинного перевода, см. Отказ от ответственности. Используйте английский вариант этой статьи, который находится здесь, в качестве справочного материала.

Этот технический документ является частью колонки "Вести с передовой".

Использование средств для управления проектами и портфелями очень часто приводит к кардинальным изменениям в управлении проектами, их отслеживании и отчетности по ним в организации. При этом организациям следует сосредоточиться на продолжении внедрения так же, как и на применении этих средств. В этом техническом документе рассматриваются ключевые области, на которые следует обратить внимание при обеспечении внедрения (после реализации), пока использование новых средств PPM не станет частью организационной культуры.

Чтобы скачать версию этого документа в формате Word, перейдите на страницу 7 способов обеспечить внедрение решения для управления портфелем проектов после реализации: технический документ.

Вы также можете ознакомиться с другими техническими документами колонки "Вести с передовой".

7 способов обеспечить внедрение решения для управления портфелем проектов после реализации

Введение

Приходилось ли вам принимать участие в проекте, где лучшим решением казалась новая идея или инновация, которая получала полную поддержку и применение, а через несколько месяцев реализации ее переставали использовать? Если ответ положительный, то вы согласитесь с тем, что в таких проектах не было недостатка управления изменениями, обучения и т. д. Почему люди просто перестают использовать средства, реализация которых вначале казалась великолепной идеей?

Существует множество ответов на этот вопрос. Возможно, средство устарело согласно рыночным условиям или изменилась стратегия организации. Тем не менее, если присмотреться внимательнее, чаще всего настоящая причина состоит в том, что ничего не делается для обеспечения внедрения, достигнутого в ходе реализации проекта. Недостаточно просто управлять изменениями во время жизненного цикла проекта; управление изменениями должно осуществляться и после закрытия проекта. Это относится ко всем проектам, но в большей мере к таким, которые используют решение PPM, так как средства PPM очень часто приводят к кардинальным изменениям в управлении проектами, их отслеживании и отчетности по ним в организации.

В этом техническом документе рассматриваются ключевые области, на которые следует обратить внимание при обеспечении внедрения (после реализации), а также описывается, как держать все под контролем, пока использование новых средств PPM не станет частью организационной культуры.

7 способов обеспечить внедрение

Предположим, что в ближайшее время ваша организация собирается применить решение PPM (или обновить его до более новой версии). Предположим также, что во время жизненного цикла проекта доступно полное обеспечение подготовки и поддержка управления изменениями. В связи с этим ниже приведены основные области, на которые следует обратить внимание после завершения реализации.

1) Определите цели на 30, 60 и 90 дней   

Прежде чем развернуть решение PPM, для начала следует определить цели, которые нужно реализовать в течение 30, 60 и 90 дней. Вы все правильно прочли. Это необходимо сделать ПЕРЕД развертыванием, а не ПОСЛЕ него. Начните с вещей, которые легко измерить, таких как процент отправленных к должному сроку расписаний или количество созданных проектов и т. д., выполните необходимые подсчеты и составьте отчеты по ним. Как эти цели помогут вам?

  • Во-первых, цели и метрики покажут, насколько хорошо используется средство. Если данные неудовлетворительны, можно сразу же перейти к активным действиям и предоставить поддержку, необходимую для повышения использования средства.

  • Благодаря поставленным целям можно очертить конкретные действия для работы, вместо того чтобы находиться в неопределенности относительно успеха или неудачи проекта. Они помогают выявить значение решения PPM для управления.

    И наконец, благодаря этому у вас появится возможность отмечать маленькие победы. Хотя с помощью решения PPM можно было бы привнести кардинальные изменения в организацию, очень важно одерживать быстрые победы и отмечать их, чтобы сохранить заинтересованность в решении и положительное отношение к нему.

К тому же, не стоит останавливаться на определении целей на 30, 60 и 90 дней. Обязательно поставьте перед собой также долгосрочные цели и постарайтесь достичь их.

2) Покажите пользователям их значимость!   

Перед реализацией решения PPM практически всегда выполняется анализ преимуществ, который включает более простое отслеживание проекта и его обслуживание, улучшенную совместную работу, наглядность и управление и т. д. Однако все предпочитают игнорировать тот факт, что это возможно, только если все пользователи решения PPM будут выполнять действия, необходимые для создания и обслуживания данных. Вследствие этого конечный пользователь и не подозревает о том, какое значение для организации имеют его действия, такие как простая отправка расписания к должному сроку, или как руководитель ресурсов может помочь, управляя выделением ресурсов.

Если вы рассчитываете на долгосрочное внедрение, сначала следует показать пользователям, какое значение имеют их действия для эффективности средства и организации. Предоставьте им отчеты и панель мониторинга, созданные на основе данных, которые они отправили через это средство. Привлеките руководителей высшего звена к использованию этих отчетов и панелей мониторинга. Объясните их группам, какое это имеет значение. Подобно тому, как цветок растет, только если светит солнце, конечные пользователи осознают важность средства, только в том случае, если они знают, что лидеры организации заинтересованы в нем.

3) Измените методы обучения   

Представьте себе такую ситуацию. Вы едете в машине, слушая радио, и вдруг начинает играть песня, которую вы очень любили в детстве, но уже очень давно не слышали. Могу поспорить, что хотя вы и не вспомните весь текст песни, вы уж точно сможете напеть ее мелодию. Как думаете, почему? На это есть две причины.

  1. Во-первых, вы слышали эту песню много-много раз.

  2. А во-вторых, тогда как текст песни — это информация, мелодия несет за собой определенное ощущение. Как и всем людям, нам свойственно запоминать ощущения лучше, чем просто информацию.

Каким образом это относится к нашему обсуждению?

Традиционное обучение решениям PPM, как правило, основано на зубрежке большого объема информации, взятой из лекций, занятий, руководств и т. д. Однако за этой информацией не закреплено ощущение или эмоция, потому пользователи не запоминают ее по окончании обучения. Кроме того, вам придется смириться с тем, что вначале пользователи запоминают не больше 20 % пройденного материала. Как решить эту проблему? Точно так же, как мы разобрались с любимой песней.

  • Предложите несколько различных путей обучения. Все пользователи воспринимают информацию по-разному. Одним больше нравится читать учебные материалы, а другим — смотреть обучающие видео. Потому постарайтесь предоставить пользователям несколько способов получения информации и путей обучения.

  • Дайте им возможность добавить к информации ощущения. Например, можно организовать пользователей в небольшие группы и провести для них "обеденный семинар", дать возможность задавать вопросы в условиях коллективной работы, разработать форумы обсуждений и т. д. Думаю, вы помните, что ответил тот или иной пользователь на ваш вопрос. То же самое касается и всех ваших пользователей.

  • Поощряйте пользователей за хорошие идеи, вопросы и участие. Технический центр проектов и форумы — отличный тому пример, ведь там правильные ответы поощряются самим сообществом, тем самым стимулируя более активный обмен знаниями и опытом.

4) Выполняйте повторную оценку и подтверждение   

Однажды, когда я работал с клиентом над реализацией PPM, мы решили, что все отчеты по решению PPM будут осуществляться с помощью кубов OLAP. Если вы не знакомы с функциями кубов OLAP, чтобы понять эту историю, вам следует знать, что данные обновляются только согласно установленному графику. В нашем случае мы согласились на ежедневное обновление. Однако после развертывания решения к нам начали поступать жалобы о том, что отчеты неправильны и не отображают те данные, которые вводили пользователи, и т. д. Рассмотрев проблему более подробно, мы обнаружили, что руководители искали данные часовой давности (ожидая увидеть данные в реальном времени), а пользователи обновляли данные по мере необходимости. Поскольку данные OLAP были обновлены в ночное время, очевидно, что отчеты еще не успели обновиться. Таким образом, оценив варианты, мы вернулись и переписали отчеты так, чтобы они извлекали информацию непосредственно из базы данных в режиме реального времени.

Какова мораль этой истории? То, о чем думала, что выявила, предполагала и разработала рабочая группа проекта на этапе его разработки, не всегда можно воплотить в реальной жизни. Потому будьте открыты к изменениям. Если вы обнаружите, что реализация исходного решения не совпадает с фактическими действиями пользователей в повседневной работе, не будьте жестоки и не взваливайте на них эту структуру. Это верный способ потерять их заинтересованность.

5) Установите управление   

На мой взгляд, очень важно установить модель управления для обслуживания решения PPM, включая изменения и т. д. Подробно эта тема описана в техническом документе Преодоление периода полураспада (T½) — правильная эксплуатация решения для управления портфелем проектов после реализации. Помимо того, что стратегия управления помогает поддерживать решение PPM, она также показывает пользователям, что им необязательно должны нравиться все аспекты реализации. Она показывает, что требовать изменения — это нормально. Это сделает таблицу более открытой, благодаря чему пользователи смогут сами управлять ею. Гораздо лучше активно обсуждать то, что можно улучшить в решении, чем просто предполагать, что действия всех пользователей соответствуют программе реализации.

6) Предоставьте отличную поддержку   

Сегодня кажется, что можно бесплатно получить любое средство для работы на компьютере. Не поймите меня неправильно — я на самом деле люблю бесплатные программы. Однако единственное, что мне не нравится в бесплатных средствах, — это недостаточная поддержка. Если возникают проблемы, мне приходится самостоятельно искать решение, проводить определенного рода исследование, пробовать несколько решений и надеяться, что хотя бы одно из них работает. Не ставьте пользователей решения PPM в подобное положение.

На мой взгляд, мы все должны с некоторым фанатизмом относиться к поддержке своих пользователей, независимо от того, какие приложения или процессы мы поддерживаем. Всегда отвечайте как можно быстрее, даже если не всегда можете предоставить решение. Если пользователь увидит, что на его проблему обратили внимание, в большинстве случаев уже этого достаточно, чтобы успокоить его. Постарайтесь в дальнейшем найти решение или хотя бы указать пользователю правильное направление. Не забывайте, что поддерживаемое средство PPM — это одно из множества, которое пользователи используют ежедневно для рабочих задач, и чем быстрее вы сможете облегчить им жизнь, решая их проблемы, тем счастливее они будут.

Поверьте, без применения мощной поддержки после реализации можно гарантировать, что очень быстро решение PPM потерпит неудачу. Кроме того, отнеситесь к процессу решения проблемы и поддержки с умом. Предоставляя пользователям решения, создайте базу знаний, чтобы в будущем вы могли просто перенаправлять их для принятия самостоятельного решения.

7) Вознагражденные поступки повторяются!   

Если у вас есть дети, вы сразу же поймете, о чем я. В качестве вознаграждения за хорошие дела вы дарите ребенку свою улыбку, и он будет делать это снова и снова, пока не начнет действовать вам на нервы. Любой вознагражденный вами поступок будет повторяться до тех пор, пока вы не предпримите что-то, чтобы изменить его. На каждого незаинтересованного соразработчика, которого вы пытаетесь привлечь, найдется как минимум три других новичка, которые действительно пытаются понять это средство и научиться пользоваться им.

Не забывайте об этих невоспетых помощниках. Они как раз и являются теми, кто с радостью встречает изменения, использует средство и в конечном итоге ведет других, помогая им. Предоставьте им наилучшую поддержку. Поинтересуйтесь тем, что они делают, и вознаградите их за успехи, чтобы поощрить их к продолжению работы и привести пример для других пользователей. Назначьте им статус супер-пользователя и разрешите составлять черновые варианты справочных статей. Суть в том, чтобы поощрять желаемые поступки, и они в конечном итоге превысят количество нежелаемых.

Заключение

Приведенные выше способы — это далеко не все, что может помочь в адаптации конечного пользователя. Список однозначно можно дополнять. Ключевой момент, который нужно понять, заключается в том, что недостаточно просто сосредоточиться на адаптации пользователя и изменить управление во время реализации или через несколько месяцев после нее. Это стандартный, постоянный процесс, который никогда не завершается, и он требует постоянной работы и внимания.

Об авторе

Прасанна Адави (Prasanna Adavi) — старший консультант и инструктор по управлению корпоративными проектами, обладатель сертификатов корпорации Майкрософт (PMP, MCTS, MCITP, MCT); специализируется по платформам Microsoft Project, Microsoft Project Server и Microsoft SharePoint. Его основная деятельность — разработка и внедрение бизнес-решений, помогающих организациям добиться максимальной рентабельности своих инвестиций.

Кроме того, он обладает большим опытом ведения проектов от начала до конца в различных сферах деятельности и сегментах рынка, включая ИТ, системы планирования ресурсов предприятия (SAP), производство, разработку приложений, автомобильную отрасль и креативные компании. Он регулярно выступает с докладами на различных конференциях по Project Server, SharePoint и управлению корпоративными проектами в разных городах и постоянно участвует в деятельности сообщества SharePoint и EPM.

Прасанна Адави ведет блог (http://www.prasannaadavi.com), а также подкаст (http://www.msprojectpodcast.com), посвященный в основном решениям Microsoft Project и Project Server (новые выпуски выходят каждые две недели). Прасанна — старший консультант в компании EPMA (http://www.epmainc.com).

Примечание : Отказ от ответственности относительно машинного перевода. Данная статья была переведена с помощью компьютерной системы без участия человека. Microsoft предлагает эти машинные переводы, чтобы помочь пользователям, которые не знают английского языка, ознакомиться с материалами о продуктах, услугах и технологиях Microsoft. Поскольку статья была переведена с использованием машинного перевода, она может содержать лексические,синтаксические и грамматические ошибки.

Совершенствование навыков
Перейти к обучению
Первоочередный доступ к новым возможностям
Присоединиться к программе предварительной оценки Office

Были ли сведения полезными?

Спасибо за ваш отзыв!

Благодарим за отзыв! Возможно, будет полезно связать вас с одним из наших специалистов службы поддержки Office.

×