10 основных причин использования Access с Excel

Какой продукт семейства Office нужно использовать для управления табличными данными: Excel или Access? В парной статье Управление данными с помощью Access или Excel рассматривались преимущества каждого продукта и его возможности для работы с таблицами. Но зачем выбирать между ними? При хранении данных в Access и подключении к ним из Excel можно воспользоваться преимуществами обоих продуктов. Здесь описаны десять причин, по которым имеет смысл использовать вместе Excel и Access. Пользователи Excel, не бойтесь "отпустить" свои данные. Думайте об этом так: вы не теряете дочку Excel, а получаете зятя Access.

В этой статье

Excel и Access — почему вместе лучше?

Причина 1. Копирование листа Excel в таблицу Access

Причина 2. Общий доступ к данным: связь из Access с листом Excel

Причина 3. Перемещение данных: импорт данных Excel в Access

Причина 4. Подключение из Excel к данным Access

Причина 5. Использование отчетов Access с данными Excel

Причина 6. Использование форм Access с данными Excel

Причина 7. Фильтрация, сортировка и работа с запросами в Access так же, как в Excel

Причина 8. Сбор данных с помощью Access для анализа в Excel

Причина 9. Выполнение слияния и создание наклеек

Причина 10. Объединение Excel и Access с технологиями SharePoint

Дальнейшие действия: стать опытным пользователем Access

Excel и Access — почему вместе лучше?

Хотя продукт Excel не является базой данных, он широко используется для хранения данных, а зачастую и для решения простых задач базы данных. Но Excel — это "база данных неструктурированных файлов", а не реляционная база данных. Когда требуется преобразовать простые таблицы в несколько таблиц связанных данных, информационные работники предпочитают продукт Access, который позволяет быстро создать приложение базы данных. Access всегда был превосходной "посадочной площадкой" для сбора и консолидации разрозненных данных со всей организации, большая часть которых находится в книгах Excel. После загрузки данных в Access вы можете добавлять таблицы и соединять их, создавать запросы (или представления данных), структурировать данные и определять типы данных для обеспечения их целостности, предоставлять доступ к данным многим пользователям или обновлять эти данные, а также создавать эффективные отчеты и формы.

Нет никаких сомнений в том, что Access — многофункциональный продукт. Структура Access, включающая несколько взаимосвязанных объектов, отличается от простого макета электронной таблицы Excel и на первый взгляд может показаться сложной. Но вовсе не нужно быть экспертом, чтобы работать с Access. Access предназначен для самых разных пользователей, и вы можете использовать его в той степени, в которой это необходимо.

Открывайте для себя Access шаг за шагом

Обзор компонентов и пользователей  Access

1. Три способа использования Access: случайный пользователь, опытный пользователь или разработчик.

2. Таблицы, запросы, формы и отчеты строятся на основе друг друга и составляют "сердце" приложения базы данных.

3. Случайные пользователи могут работать с мастерами, построителями свойств, пользовательским интерфейсом Office Fluent и функциями, подобными Excel, чтобы быстро выполнять задачи.

4. Опытные пользователи могут работать с макросами, областью свойств, выражениями и средствами разработки баз данных, которые позволяют выполнять более глубокий анализ и многое другое.

5. Разработчики могут работать с модулями и разрабатывать код VBA, чтобы создавать пользовательские решения для баз данных и развертывать динамические приложения.

Вкладки объектов в Access 2007 Вы видели новый Access? Он больше не похож на базу данных на отцовском рабочем столе. Эта разница заметна уже с момента запуска Access. Надежные, хорошо спроектированные шаблоны баз данных для создания завершенных приложений встречают вас распростертыми объятиями. Оптимизированная, гибкая панель навигации, более 40 мастеров и построителей свойств, а также обновленный интерфейс с режимом точного отображения (WYSIWYG) для работы с формами и отчетами — все это позволяет значительно сократить процесс обучения.

Команды в группе "Макет элемента управления" на вкладке "Расположение" А пользователи Excel просто почувствуют себя как дома. Многие функции Access выглядят знакомо: пользовательский интерфейс Office Fluent, проверка орфографии, режим таблицы, сортировка и фильтрация, строка состояния, сохранение отчетов в формате PDF, справочная система и т. д.

Причина 1. Копирование листа Excel в таблицу Access

Копирование данных Excel в Access Отличный способ опробовать эту новую "связку" продуктов семейства Office — скопировать данные из Excel в Access. Можно создать таблицу Access и отобразить ее в режиме таблицы, который теперь гораздо больше похож на лист Excel. В режиме таблицы можно выполнить типичные задачи по созданию таблицы, такие как определение типа данных, имени поля или нового поля. Например, если в пустое поле вводится дата, то для него автоматически устанавливается тип данных "Дата/время". Если вводится текст, например имя, то к полю применяется тип данных "Текст". Чтобы переместить поле, просто щелкните его и перетащите.

Когда данные копируются из Excel и вставляются в Access, даже не требуется предварительно создавать таблицу или открывать ее в режиме таблицы. Access автоматически спрашивает, есть ли в данных заголовки, предположительно определяет типы данных и создает таблицу. Проще простого.

Дополнительные сведения см. в статье Открытие пустой таблицы.

Причина 2. Общий доступ к данным: связь из Access с листом Excel

Связывание данных Excel c Access Один из самых простых способов использования возможностей Excel и Access — связывание листа Excel с таблицей Access. Используйте связь с Access, если планируете хранить данные в Excel и периодически применять некоторые функции Access, например отчеты и запросы. Связь с данными устанавливается в Access, а не в Excel.

Access поддерживает два принципиально разных способа создания таблиц базы данных. Пользователи могут создавать новые таблицы для хранения данных в базе данных Access или же ссылки на существующие данные вне базы данных Access. Данные в связанных таблицах отображаются и ведут себя во многом так же, как и в собственных таблицах приложения. Мастер "Диспетчер связанных таблиц" помогает отслеживать, находить и обновлять лист Excel или другой источник данных, если он перемещается и связь разрывается.

При установлении связи с листом или именованным диапазоном Excel в приложении Access создается таблица, связанная с данными Excel. Когда нужно добавить, изменить или удалить данные, изменения вносятся в Excel, а затем выполняется обновление (или повторный запрос) данных в таблице Access. Однако внести изменения в содержимое таблицы в Access нельзя. Данные, связанные с Excel, теперь можно использовать для создания отчетов, запросов и доступных только для чтения форм в Access.

Дополнительные сведения можно найти Статья: Импорт или связывание данных в книге Excel.

Причина 3. Перемещение данных: импорт данных Excel в Access

Импорт данных из Excel в Access Если вы решили обрезать связь между данными, можно импортировать данные Excel в Access. Обратите внимание: в приложении Excel слово "импорт" имеет иное значение, чем в Access. В Excel "импорт" (или "подключение") означает установление постоянного подключения к данным, которые могут обновляться. В Access "импорт" означает однократный перенос данных без постоянного подключения к данным. При импорте данных в приложение Access они сохраняются в новой или существующей таблице без изменения исходных данных в Excel. В Access 2007 теперь можно импортировать некоторые или все листы книги Excel с помощью одной операции.

Мастер импорта проведет вас по этапам процесса импорта и поможет принять важные решения о том, следует ли изменить типы данных и добавить заголовки. Если при импорте данных возникают ошибки, Access выдает предупреждение и сохраняет сообщения об ошибках в таблице, чтобы их можно было быстро найти и исправить. Например, где-то в столбце, который вы считали числовым, может обнаружиться буквенно-цифровой почтовый индекс или в поле первичного ключа окажется повторяющийся идентификатор. Можно внести изменения в книге Excel и повторно импортировать данные или выполнить изменения в новой таблице Access. По завершении операции можно сохранить использовавшиеся этапы и даже создать задачу Outlook, которая будет периодически напоминать о необходимости выполнить операцию импорта.

Импортированные данные становятся "родными" для Access и их можно добавлять, изменять и удалять, используя таблицы и формы. После импорта данных их можно удалить из Excel или оставить. Как правило, удобно иметь только одно место для обновления данных.

Примечание : При импорте данных из Excel в Access импортируются только результаты формул, но не сами формулы.

Дополнительные сведения см. в следующих статьях:

Причина 4. Подключение из Excel к данным Access

Подключение из Excel к данным Access Если вы считаете, что вашим данным пора вернуться "домой", установите подключение повторно, перенеся данные Access обратно в Excel. Для этого в Excel создайте подключение (которое часто хранится в ODC-файле Office) к базе данных Access и получите все данные из таблицы или запроса. После подключения к данным можно автоматически обновлять книги Excel из исходной базы данных Access при каждом ее обновлении. Иначе говоря, вы получаете возможность "усидеть на двух стульях".

Подключение к внешним источникам данных

1. Как правило, устанавливается подключение к данным из множества источников, в данном случае это Access.

2. Можно использовать драйвер ODBC или поставщика OLE DB.

3. Файл подключения содержит все сведения, необходимые для доступа к данным и их загрузки из Access.

4. Сведения о подключении копируются из файла подключения в книгу, и их можно изменить в диалоговом окне.

5. Данные копируются в книгу, после чего их можно использовать так же, как и данные, которые хранятся непосредственно в ней.

Дополнительные сведения см. в следующих статьях:

Причина 5. Использование отчетов Access с данными Excel

Отчет «Сотрудники» в макете таблицы После загрузки данных в Access вы можете воспользоваться превосходным набором средств для создания и настройки отчетов. Хотите создать отчет с помощью нескольких щелчков мышью? Используйте мастер отчетов. Хотите проектировать и изменять макет отчета в режиме реального времени с использованием динамических данных, перемещать блоки данных и изменять их размер, добавлять и удалять поля и при этом сразу видеть изменения по мере их внесения? Используйте новый режим макета. Хотите искать, фильтровать и сортировать динамические данные в отчете? Используйте новое представление отчета. Хотите добавлять кнопки команд, номера страниц, изображения, гиперссылки и профессиональные стили по собственному усмотрению? Используйте множество мастеров и коллекций элементов управления в группах Элементы управления и Макет на вкладке Конструктор на ленте. Вывод очевиден. С помощью Access можно без труда создавать простые отчеты, отчеты с группировкой и сводные отчеты, почтовые наклейки, графические и подчиненные отчеты.

Созданный отчет можно с помощью Access распространить в электронном виде. Например, можно отправить отчет в сообщении электронной почты или сохранить его в определенном формате (таком как снимок Access или PDF-файл), чтобы затем добавить на веб-страницу или сайт SharePoint.

Дополнительные сведения см. в следующих статьях:

Причина 6. Использование форм Access с данными Excel

Образец формы После загрузки данных в Access вы можете воспользоваться превосходным набором средств для создания и настройки форм. Хотите создать форму с помощью нескольких щелчков мышью? Используйте мастер форм. Хотите проектировать и изменять макет формы в режиме реального времени с использованием динамических данных, перемещать блоки данных и изменять их размер, добавлять и удалять поля и при этом сразу видеть изменения по мере их внесения? Используйте новый режим макета. Хотите добавлять кнопки команд, списки, поля со списками, группы параметров, изображения, маски ввода, диаграммы, гиперссылки и профессиональные стили по собственному усмотрению? Используйте множество мастеров и коллекций элементов управления в группах Элементы управления и Макет на вкладке Конструктор на ленте. Вывод очевиден. С помощью Access можно без труда создавать простые формы, формы с вкладками, ленточные и всплывающие формы, модальные диалоговые окна и подчиненные формы.

При чтении этого раздела у вас может возникнуть ощущение дежавю. Процессы создания, изменения и применения отчетов и форм во многом похожи, что значительно упрощает освоение приложения Access.

В Access 2007 теперь легко можно создать новую разделенную форму, в которой отображается синхронизированное представление таблицы и формы, что позволяет эффективно использовать возможности обоих. После создания безупречной формы ее можно легко прокручивать, фильтровать и даже искать данные, на основе которых создана форма, с использованием стандартных кнопок навигации и поля поиска в нижней части формы.

Разделенная форма

Дополнительные сведения см. в следующих статьях:

Причина 7. Фильтрация, сортировка и работа с запросами в Access так же, как в Excel

Автофильтр В любом продукте фильтрация используется для работы с подмножеством данных, а сортировка — для расположения данных в нужном порядке. В Access пользователи Excel могут без труда фильтровать и сортировать данные в табличном режиме, и для этого им не требуется заново изучать новый пользовательский интерфейс. Значки, меню команд, команды, условия и диалоговые окна очень похожи, будь то работа с текстом, числами, датами или пустыми значениями. Можно даже сохранять фильтры и условия сортировки вместе с режимом таблицы.

Можно создать запрос в Access, даже не зная, какое SQL-выражение для этого используется. Четыре мастера запросов помогают создавать простые запросы, находить повторения, искать записи, не имеющие соответствий, и создавать перекрестные запросы. Не обязательно даже создавать запрос — с помощью простой фильтрации и сортировки можно придать данным нужный вид и сохранить его вместе с таблицей. Если вы захотите использовать конструктор запросов для создания сгруппированных запросов, параметров или сложных условий, вы увидите, что он имеет поразительное сходство с памятным компонентом Microsoft Query в Excel — давно потерянным родственником Access.

Условие "СтранаРегион"

Дополнительные сведения см. в следующих статьях:

Причина 8. Сбор данных с помощью Access для анализа в Excel

Не хотите сами вводить данные? Так пусть кто-нибудь другой сделает это за вас.

Благодаря Access процесс сбора данных от лиц, находящихся в разных местах земного шара, например от сотрудников отдела продаж, участников опроса или представителей клиентов, стал намного проще. При использовании мастера сбора данных Access 2007 взаимодействует с Office Outlook 2007, позволяя создавать и отправлять сообщения электронной почты с формами для ввода данных. Обработка ответов с заполненными получателями формами производится в соответствии с заранее определенными требованиями. Например, при выборе автоматической обработки ответов содержимое форм добавляется в соответствующую таблицу базы данных сразу после их получения.

Использование сообщения электронной почты для сбора данных

Например, можно:

  • провести опрос и собрать его результаты в приложении Access;

  • создать отчеты о состоянии, содержащие сведения об объемах запасов или проблемах, ожидающих решения, которые периодически отправляют сотрудники рабочей группы, чтобы держать вас в курсе;

  • организовать мероприятие, например конференцию или учебный семинар для сбора информации о контактах, командировках и предпочтительных гостиницах.

    Дополнительные сведения см. в статье Сбор данных по электронной почте.

Причина 9. Выполнение слияния и создание наклеек

Первая страница мастера наклеек Теперь, когда семья стала больше, список рассылки праздничных открыток вдруг увеличился в разы, так что вам необходимо отслеживать множество дней рождения и годовщин. Нет проблем! Используя таблицу или запрос Access в качестве источника данных, можно с помощью мастера слияния в Microsoft Word создать операцию слияния для писем, открыток, сообщений электронной почты и конвертов. Если нужно просто создать почтовые наклейки, используйте мастер наклеек для создания и печати наклеек из соответствующего отчета. Нужно больше возможностей? Можно даже автоматически добавлять соответствующий штрихкод для адреса каждого клиента.

Дополнительные сведения см. в следующих статьях:

Причина 10. Объединение Excel и Access с технологиями SharePoint

И в Access, и в Excel есть команды для подключения к данным в списках Microsoft Windows SharePoint Services. Подключение к связанным спискам SharePoint в Excel 2007 предоставляется только для чтения (одностороннее), а в Access 2007 — для чтения и записи (двустороннее). Access и списки SharePoint отлично взаимодействуют. Новые типы данных Access и SharePoint, такие как форматированный текст (добавленный только для поддержки отслеживания истории исправлений в поле MEMO), вложения, счетчик, подстановки и поля, допускающие несколько значений, введены для плавной интеграции и меньшего несоответствия данных (или его отсутствия).

После публикации базы данных Access на сайте SharePoint можно даже загрузить автономную копию данных списка SharePoint в локальную базу данных Access, поработать с данными локально, а затем при повторном подключении к сайту SharePoint передать изменения на сайт. Все конфликтующие изменения данных, внесенные другими пользователями, будут обрабатываться мастером разрешения конфликтов. Формы и отчеты, созданные в Access на основе тех же данных, но связанные со списками SharePoint, можно открывать непосредственно из Windows SharePoint Services.

В Excel предоставляются следующие возможности интеграции с SharePoint Server 2007.

Точки интеграции Excel, ориентированные на данные

1. Можно выполнить однократный импорт данных листа Excel в список SharePoint или экспортировать такие данные в список SharePoint для создания постоянного одностороннего подключения к данным.

2. Постоянное одностороннее подключение к данным можно использовать для обновления данных на листе Excel из списка SharePoint.

3. Можно опубликовать книги Excel в службах Excel и использовать веб-часть Microsoft Office Excel Web Access на странице веб-частей для вывода данных и работы с ними.

4. Поддерживается импорт данных (подключение к данным) в книгу Excel с серверов OLAP, из баз данных SQL Server и Access, а также из неструктурированных файлов.

В Access предоставляются следующие возможности интеграции с SharePoint Server 2007.

Точки интеграции Access, ориентированные на данные

1. Можно выполнять однократный импорт или экспорт данных между представлениями Access и списком SharePoint.

2. Можно связывать таблицы Access и список SharePoint путем создания постоянного двустороннего подключения (обновленные данные списка отображаются в таблице Access, а обновленные данные таблицы Access — в списке).

3. Поддерживается автономное обновление данных в Access с последующей синхронизацией обновлений и разрешением конфликтов.

4. Данные списка можно отображать и изменять в таблицах, формах и отчетах Access.

5. Поддерживается публикация баз данных Access в Office SharePoint Server 2007.

Дополнительные сведения см. в следующих статьях:

Дальнейшие действия: стать опытным пользователем Access

Если вы любите приключения, откройте для себя следующий слой и углубите свои знания об Access. Можно создавать довольно сложные приложения баз данных для настольных компьютеров, не написав ни одной строки кода VBA. У каждого объекта Access имеется широкий набор свойств и событий, доступных на странице свойств, которые позволяют настраивать решение. Для всех объектов имеются подробные конструкторы, раскрывающие все доступные возможности. В Office Online доступны дополнительные шаблоны базы данных. С помощью шаблонов полей и таблиц можно быстро создавать и настраивать новые таблицы. А с помощью встроенных средств разработки баз данных можно создать новую базу данных с нуля.

Есть еще макросы Access. Макросы используют декларативную среду, которая не требует написания кода VBA, так что вам не нужно быть разработчиком. Каждая макрокоманда выполняет задачу, например открытие формы, выполнение запроса, поиск записей или отображение сообщения. Макросы можно внедрить в любое событие отчета, формы или элемента управления. У большинства макросов есть аргументы, которые позволяют добавлять условную логику для выполнения нужных действий. Можно даже определять переменные и выполнять проверку ошибок опять-таки без написания кода VBA.

Разработайте прототип и запустите его с помощью ИТ-отдела. Создайте для своей команды "проходное" решение, потому что им оно нужно как можно скорее, и сделайте это практически без денег и с минимум персонала. Следите за проданными билетами для организации-участника, отслеживайте срок хранения производственных материалов или печатайте этикетки приемочных испытаний для деталей. Отслеживайте задачи, проблемы и результаты в командных проектах. Создайте базу данных канала продаж, чтобы отслеживать потенциальные продажи в группе специалистов по продажам.

Как видите, сочетание Excel и Access — это не просто "брак по расчету". Вместе эти продукты семейства Office образуют "династию данных", которую трудно превзойти.

Дополнительные сведения

К началу страницы

Примечания : 

  • Отказ от ответственности относительно машинного перевода. Данная статья была переведена с помощью компьютерной системы без участия человека. Microsoft предлагает эти машинные переводы, чтобы помочь пользователям, которые не знают английского языка, ознакомиться с материалами о продуктах, услугах и технологиях Microsoft. Поскольку статья была переведена с использованием машинного перевода, она может содержать лексические,синтаксические и грамматические ошибки.

  • Используйте английский вариант этой статьи, который находится здесь, в качестве справочного материала. Вместе с другими участниками сообщества Майкрософт вы можете улучшить эту статью с помощью Community Translation Framework (CTF). Просто наведите указатель мыши на предложение в статье и выберите команду "УЛУЧШИТЬ ПЕРЕВОД" в мини-приложении CTF. Для получения дополнительных сведений о CTF щелкните здесь. Используя CTF, вы соглашаетесь с нашими условиями предоставления услуг.

Совершенствование навыков
Перейти к обучению
Первоочередный доступ к новым возможностям
Присоединиться к программе предварительной оценки Office

Были ли сведения полезными?

Спасибо за ваш отзыв!

Благодарим за отзыв! Возможно, будет полезно связать вас с одним из наших специалистов службы поддержки Office.

×