Перейти к основному контенту
Office

10 основных причин для использования Access в Excel

При использовании продуктов семейства Office следует использовать Excel или использовать Access для управления табличными данными? Сопутствующая статья, использующая Access или Excel для управления данными, содержит сведения о преимуществах каждого продукта и о том, что они предоставляют в таблицу. Но зачем выбирать между одним или другим? Если вы храните данные в Access и подключаются к ним из Excel, вы получаете преимущества обоих. В этой статье описаны десять причин, по которым использование Excel и Access совместно имеет большое представление.

Несмотря на то, что Excel не является базой данных, он широко используется для хранения данных, и часто используется для решения простых проблем с базой данных. Однако Excel является базой данных плоского файла, а не реляционной базой данных. Если в простых таблицах нужно соразвиваться с несколькими таблицами связанных данных, Access является первым вариантом того, что работники по информации будут быстро создавать приложения для работы с базами данных. Приложение Access всегда было очень удобным "панель для ввода данных" для сбора и объединения разнородных данных в масштабах всего предприятия, и многие из них находятся в книгах Excel. Когда данные находятся в Access, вы можете добавлять дополнительные таблицы и присоединяться к ним, создавать запросы (или представления данных), структурировать данные и определять типы данных для обеспечения целостности данных, совместного использования и обновления данных между большим количеством пользователей и создания мощных отчетов и форм.

В отличие от простых макетов электронной таблицы в Excel, Access организуется по-разному с помощью нескольких взаимосвязанных объектов, которые могут показаться на первый взгляд. Но вам не нужно быть экспертом для использования Access. Приложение Access предназначено для всех видов пользователей, и вы можете делать это только столько, сколько нужно.

Отменяйте одновременный доступ к слою.

Уровни доступа

1. Используйте Access тремя способами: в качестве случайного пользователя, опытного пользователя или разработчика.

2. таблицы, запросы, формы и отчеты построены на основе друг друга и составляют основу приложения для работы с базами данных.

3. пользователи с случайными возможностями имеют мастера, построители свойств, средства пользовательского интерфейса Office Fluent и функции, подобные Excel, чтобы быстро выполнить задачу.

4. для опытных пользователей есть макросы, область свойств, выражения и инструменты проектирования баз данных, которые подробно изменяются.

5. разработчики могут работать с модулями и разрабатывать коды VBA для создания собственных решений для баз данных и развертывания приложений среды выполнения.

Копирование данных Excel в Access

Для начала лучше всего скопировать данные из Excel в Access. Вы можете создать таблицу Access и отобразить ее в режиме таблицы, которая похожа на лист Excel. Вы можете выполнять стандартные задачи по созданию таблиц, например определять тип данных, имя поля или новое поле прямо в режиме таблицы. Так, если ввести дату в пустое поле, Access задаст для него тип данных "Дата/время". Если ввести текст, например имя, то Access применяет к полю Тип данных Text. Если вы хотите переместить поле, просто щелкните его и перетащите.

Когда вы копируете данные из Excel и вставляете их в Access, вам даже не придется создавать таблицы, а также открывать таблицы в режиме таблицы. Access автоматически спрашивает, есть ли у ваших данных заголовки, и создает таблицу Access с подходящими типами данных. Это было проще.

Дополнительные сведения можно найти в разделе Открытие пустой таблицы.

Связывание данных Excel c Access

Одним из самых простых способов наследования преимуществ как Excel, так и Access — связывание листа Excel с таблицей Access. Используйте ссылку доступа, если вы планируете хранить данные в Excel, но при этом регулярно применяйте некоторые возможности Access, например отчеты и запросы. Связывание данных из Access, а не из Excel.

Access поддерживает два принципиально разных способа создания таблиц базы данных. Пользователи могут создавать новые собственные таблицы для хранения данных в базе данных Access, а также создавать ссылки на существующие данные за пределами базы данных Access. Данные в связанных таблицах отображаются и работают различными способами, как и в случае с собственными таблицами. Мастер связанных таблиц помогает отслеживать, искать и обновлять лист Excel или другой источник данных при перемещении и разрыве связи.

При связывании с листом Excel или именованным диапазоном Access создает новую таблицу, связанную с данными Excel. Если вы хотите добавить, изменить или удалить данные, внесите изменения в Excel, а затем обновите (или повторно запросите) данные в таблице Access. Однако изменить содержимое таблицы в Access нельзя. При использовании данных, связанных с Excel, вы можете создавать отчеты, запросы и формы только для чтения в Access.

Дополнительные сведения можно найти в разделе Импорт или связывание с данными в книге Excel.

Импорт данных из Excel в Access

Если вы решили вырезать шнур данных, вы можете переместить данные в Excel, импортировав их в Access. Обратите внимание на то, что в приложении Word для импорта есть два разных значения для Excel и Access. В Excel при импорте (или подключении) вы устанавливаете постоянное соединение с данными, которые можно обновить. В Access при импорте данные заключаются в Access один раз, но без постоянного подключения к данным. При импорте данных Access сохраняет данные в новой или существующей таблице, не изменяя данные в Excel. В Access можно импортировать любые или все листы в книге Excel за одну операцию.

Мастер импорта поможет вам выполнить инструкции импорта и поможет вам принять решения о том, следует ли изменять типы данных и добавлять заголовки. Если при импорте данных возникают ошибки, Access предупреждает и сохраняет ошибки в таблице, чтобы можно было быстро находить и устранять их. Например, в том случае, если в столбце есть один алфавитно-цифровой почтовый индекс, это может быть все число, а для поля первичного ключа был обнаружен повторяющийся идентификатор. Вы можете внести изменения в книгу Excel и повторно импортировать данные или внести изменения в новую таблицу Access. Когда вы закончите операцию, вы можете сохранить используемые инструкции и даже создать задачу Outlook, чтобы напомнить вам, когда вы регулярно выполняете операцию импорта.

После импорта данных он становится основным для Access, и вы можете добавлять, изменять и удалять данные с помощью таблиц и форм. После импорта данных вы можете решить, нужно ли удалять данные из Excel. Обычно рекомендуется использовать только одно расположение для обновления данных.

Примечание: Импорт данных из Excel в Access не приводит к импорту формул, а только к результатам этих формул.

Дополнительные сведения см. в следующих статьях:

Подключение к данным Access из Excel

Вы также можете заново подключить данные Access к Excel. Для этого создайте подключение в Excel, которое часто хранится в файле подключения к данным Office (ODC), в базу данных Access и извлеките все данные из таблицы или запроса. После того как вы подключитесь к данным, вы также можете автоматически обновлять (или обновлять) книги Excel из исходной базы данных, когда база данных обновляется с новыми данными.

Дополнительные сведения см. в следующих статьях:

Отчет «Сотрудники» в макете таблицы

После того как данные находятся в Access, вы можете использовать массив марвелаус средств создания и настройки отчетов. Хотите создать отчет с несколькими нажатиями кнопки? Использование мастера отчетов. Вы хотите разрабатывать и изменять макет отчета в режиме реального времени с помощью динамических данных, перемещать блоки данных и изменять их размер, а также мгновенно видеть изменения по мере их создания? Использование режима макета. Вы хотите взаимодействовать с отчетом для поиска, фильтрации и сортировки данных в реальном времени? Используйте представление отчета. Вы хотите добавить кнопки, Номера страниц, рисунки, гиперссылки и профессионально оформленные стили? С помощью множества мастеров и коллекций элементов управления в группах элементы управления и Макет на вкладке " конструктор " на ленте. С помощью Access можно легко создавать простые отчеты, групповые и суммарные отчеты, почтовые наклейки, графические отчеты и подчиненные отчеты.

После создания отчета используйте Access для распространения отчета по электронной почте. Например, вы можете отправить отчет с помощью сообщения электронной почты или сохранить его в разных форматах, например в снимке Access или PDF-файле, чтобы добавить его на страницу или на сайт SharePoint.

Дополнительные сведения см. в следующих статьях:

Образец формы

После того как данные находятся в Access, вы можете воспользоваться многими инструментами для создания и настройки форм. Хотите создать форму с несколькими щелчками? Используйте мастер форм. Вы хотите разрабатывать и изменять макет формы в режиме реального времени с помощью динамических данных, перемещать блоки данных и изменять их размер, а также мгновенно видеть изменения по мере их создания? Использование режима макета. Вы хотите добавить кнопки, списки, поля со списком, группы переключателей, изображения, маски ввода, диаграммы, гиперссылки и профессионально оформленные стили. С помощью множества мастеров и коллекций элементов управления в группах элементы управления и Макет на вкладке " конструктор " на ленте. С помощью Access можно легко создавать простые формы, формы с вкладками, ленточные формы, всплывающие формы, модальные диалоговые окна и подчиненные формы.

В Access можно легко создать разделенную форму, в которой будет отображаться синхронизированное представление таблицы и формы, в котором можно получить самые подходящее из них. Создав изысканную форму, можно легко выполнять прокрутку, фильтровать и даже искать данные, находящийся за формой, с помощью стандартных кнопок навигации и поля поиска в нижней части формы.

Разделенная форма

Дополнительные сведения см. в следующих статьях:

Автофильтр

В зависимости от того, какой продукт вы используете, данные фильтруются для работы с подмножеством данных и сортируются, чтобы упорядочить их именно так, как вам нужно. В Access пользователи Excel могут фильтровать и сортировать данные в режиме таблицы без необходимости повторного знакомства с новым пользовательским интерфейсом. Значки, меню команд, команды, условия и диалоговые окна очень похожи, независимо от того, работаете ли вы с текстом, числами, датами или пустыми ячейками. Вы даже можете сохранить фильтры и отсортировать их вместе с представлением таблицы.

Вы можете создать запрос в Access, а также не знать, для чего это означает SQL. Четыре мастера запросов, с помощью которых можно создавать простые запросы, находить повторяющиеся элементы, искать несовпадающие записи и создавать перекрестные запросы. Вам даже не нужно создавать запрос; Вы можете отфильтровать и отсортировать данные так, как вы хотите, и они будут сохранены вместе с таблицей.

Условие "СтранаРегион"

Дополнительные сведения см. в следующих статьях:

Первая страница мастера наклеек

Теперь, когда ваша семья увеличилась, ваш список поздравительных открыток стал больше и вам нужно следить за большим количеством дней рождения и годовщин. Не беда. Вы можете использовать таблицу или запрос Access в качестве источника данных слияния и создать операцию слияния с помощью мастера слияния Word для писем, карточек, сообщений электронной почты и конвертов. Если вам нужно просто создать почтовые наклейки, используйте мастер наклеек в Access для создания и печати наклеек из созданного вами отчета. Вы можете даже автоматически добавить штрихкод, соответствующий каждому адресу клиента.

Дополнительные сведения см. в следующих статьях:

Access и Excel предоставляют команды для подключения к данным в списках SharePoint. Excel предоставляет доступ только для чтения (одностороннее) к связанным спискам SharePoint; в то время как Access позволяет читать и записывать (двусторонние) данные в связанных списках SharePoint. Access и списки SharePoint прекрасно работают вместе. Типы данных Access и SharePoint, такие как форматированный текст, только добавление (для поддержки журнала изменений в поле MEMO), вложений, счетчиков, подстановок и многозначных полей, обеспечивают плавную интеграцию и немалое количество данных, несогласованные с данными.

После связывания данных списка SharePoint с базой данных Access вы можете даже перевести данные списка SharePoint в автономный режим в локальной базе данных Access, работать с данными на локальном компьютере, а затем повторно подключиться к сайту SharePoint для отправки изменений. Любые конфликтующие изменения данных, внесенные другими пользователями, будут обрабатываться с помощью мастера разрешения конфликтов. Формы и отчеты, созданные в Access, основываются на одних и тех же данных, но связаны со списками SharePoint.

В приложении Excel предусмотрены следующие точки интеграции с SharePoint Server.

Точки интеграции Excel, ориентированные на данные

1. Можно выполнить однократный импорт данных листа Excel в список SharePoint или экспортировать такие данные в список SharePoint для создания постоянного одностороннего подключения к данным.

2. Постоянное одностороннее подключение к данным можно использовать для обновления данных на листе Excel из списка SharePoint.

3. Публикация книг Excel в службы Excel, а также отображение и взаимодействие с данными с помощью веб-части Excel Web Access на странице веб-частей.

4. Импорт данных в книгу Excel с серверов OLAP, SQL Server и баз данных Access и неструктурированных файлов.

Access предоставляет следующие точки интеграции с SharePoint Server.

1. Можно выполнять однократный импорт или экспорт данных между представлениями Access и списком SharePoint.

2. Связывание данных между таблицами Access и списком SharePoint путем создания постоянного двустороннего подключения. (Обновленные данные списка могут отображаться в таблице Access; обновленные данные таблицы Access можно просмотреть в списке).

3. Поддерживается автономное обновление данных в Access с последующей синхронизацией обновлений и разрешением конфликтов.

4. Данные списка можно отображать и изменять в таблицах, формах и отчетах Access.

Дополнительные сведения см. в следующих статьях:

Вы можете создавать довольно сложные приложения для работы с базами данных на рабочем столе, не создавая ни одной строки кода VBA. Каждый объект Access имеет широкий набор свойств и событий, которые можно легко открыть на странице свойств, чтобы помочь вам настроить решение. Каждый объект содержит подробные конструкторы, в которых отображаются все доступные функции. Дополнительные шаблоны баз данных доступны на веб-сайте Office Online. Шаблоны полей и таблиц позволяют быстро создавать и настраивать новые таблицы. Вы можете создать новую базу данных с нуля с помощью встроенных средств проектирования баз данных.

Макросы Access используют декларативную среду, не требующую написания кода VBA, поэтому вам не нужно быть разработчиком. Каждое действие макроса выполняет задачу, например открытие формы, выполнение запроса, Поиск записей или отображение сообщения. Вы можете встраивать макросы в любое событие отчета, формы или элемента управления. У большинства макросов есть аргументы, и вы можете добавить к ним условную логику, чтобы сделать их нужным. Вы даже можете определять переменные и проверять ошибки, не записывая код VBA.

Создайте прототип и запустите его в ИТ-отделе. Создавайте решение для своей команды, если им потребуется КМР, и сделайте его на Шоестринг с помощью односторонних сотрудников. Следите за тем, какие билеты продавались для компании, проследите за сроком хранения производственных материалов или напечатайте Теги приема для частей. Отслеживайте задачи, проблемы и конечные результаты в командных проектах. Создание базы данных конвейера продаж для мониторинга потенциальных продаж в маленькой группе специалистов по продажам.

Дополнительные сведения

К началу страницы

Примечание:  Эта страница переведена автоматически, поэтому ее текст может содержать неточности и грамматические ошибки. Для нас важно, чтобы эта статья была вам полезна. Была ли информация полезной? Для удобства также приводим ссылку на оригинал (на английском языке).

Совершенствование навыков работы с Office
Перейти к обучению
Первоочередный доступ к новым возможностям
Присоединиться к программе предварительной оценки Office

Были ли сведения полезными?

Спасибо за ваш отзыв!

Благодарим за отзыв! Возможно, будет полезно связать вас с одним из наших специалистов службы поддержки Office.

×