10 основных причин для использования программы Access с Excel

Примечание:  Мы стараемся как можно оперативнее обеспечивать вас актуальными справочными материалами на вашем языке. Эта страница переведена автоматически, поэтому ее текст может содержать неточности и грамматические ошибки. Для нас важно, чтобы эта статья была вам полезна. Просим вас уделить пару секунд и сообщить, помогла ли она вам, с помощью кнопок внизу страницы. Для удобства также приводим ссылку на оригинал (на английском языке) .

При использовании семейства продуктов Office, следует использовать Excel или следует использовать Access для управления табличных данных? Помощник по поиску, с помощью Access или Excel Управление данными, рассмотрены преимущества каждого продукта, и они приведут к таблице. Но почему выбор между того или иного? Если хранение данных в Access и подключиться к нему с Excel, можно воспользоваться преимуществами оба. Ниже перечислены десять причины, почему вместе с помощью Excel и Access делает большим количеством смысл.

Несмотря на то, что Excel не базы данных, часто используется для хранения данных и часто используется для устранения неполадок простой базы данных. Однако Excel — плоской файл базы данных не реляционной базы данных. Без простых таблиц развиваться в нескольких таблицах связанных данных, Access — Выбор первой информационных работников, чтобы быстро создать приложение базы данных. Access всегда был отлично «панель данных целевая» для сбора и объединение данных в организации, какая часть которого располагается внутри книг Excel. После переноса данных в Access, вы можно добавить дополнительные таблицы и объединить их, создавать запросы (или представления данных), структуры данных и определять типы данных для обеспечения целостности данных, общий доступ и обновление данных нескольким пользователям и создание полезных отчетов и форм.

В отличие от макет простой электронной таблицы Excel, Access упорядочены по-разному с нескольких взаимосвязанных объектов, которые может показаться сложной в первую очередь. Но вам не нужно быть экспертом для использования программы Access. Программа Microsoft Access предназначена для всех типов пользователей, а вам может потребоваться только настолько, насколько необходимо перейти.

Перелистывание снова получить доступ к слою одновременно.

Уровни доступа

1. Используйте Access тремя способами: как случайные пользователю, опытный пользователь или разработчик.

2. таблиц, запросов, форм и отчетов основаны друг с другом и составляют сердце приложения базы данных.

3. Иногда пользователи имеют мастеров, построитель свойств, пользовательский интерфейс Office Fluent и функций Excel like для быстрого выполнения работы.

4. Опытные пользователи имеют макросы, область свойств, выражений и работа с базами данных конструктор delve более глубокие и другие действия.

5. разработчики могут работать с модулями и разработка кода VBA для создания решения пользовательских баз данных и развертывание приложения во время выполнения.

Копирование данных Excel в Access

Скопируйте данные из Excel в Access — это хороший способ проведения приступить к работе. Можно создать таблицу Access и отобразить его в режиме таблицы, который похож на листе Excel. Можно сделать таблицы создания такими основными задачами, определения типа данных, имя поля или новое поле, вправо в режиме таблицы. Например при вводе даты в пустое поле для этого поля введите Access наборов данных даты и времени. При вводе текста, такие как имя, Access применяет текстовый тип данных в поле. Если вы хотите переместить поле, просто щелкните и перетащите его.

При копировании данных из Excel и вставлять в Access, даже нужно сначала создать таблицу, или не откройте таблицу в режиме таблицы. Access автоматически запросом вы Если данные содержат заголовки, делает хорошей предлагаемых вариантов в использовании правильного типа данных и создает таблицу Access. Не удалось будет проще.

Подробнее читайте Открытие пустой таблицы.

Связывание данных Excel c Access

Одним из простых способов производные преимущества Excel и Access является ссылка лист Excel с таблицей Access. Если вы планируете сохранить данные в Excel, но также регулярно использовать некоторые возможности многих Access, например отчеты и запросы с помощью Access связи. Связывание данных из Access, а не из Excel.

Access поддерживает два значительно различных способов создания таблиц базы данных. Пользователи могут создавать новые собственные таблицы для хранения данных в базе данных Access, или они могут создавать ссылки на существующие данные за пределами базы данных Access. Данные в связанных таблицах отображения и поведения во многом так же, как собственные таблицы. Связанные таблицы диспетчера мастер помогает отслеживать, найдите и обновите лист Excel или другого источника данных, если он перемещается и разрывы ссылку.

При подключении к электронной таблице Excel или именованный диапазон Access создает новую таблицу, которая будет связана с данными Excel. Если вы хотите добавить, изменить или удалить данные, можно внести изменения в Excel и обновление (или повторного запроса) данных в таблице Access. Тем не менее не может изменять содержимое таблицы в Access. К данным, связанные с Excel в Access можно создавать отчеты, запросы и формы только для чтения.

Подробнее читайте Импорт или связывание данных в книге Excel.

Импорт данных из Excel в Access

Если вы решили Вырезать кабель данных, можно переместить данные в Excel, импорт данных в Access. Обратите внимание, что word, Импорт два значения между Excel и Access. В Excel при импорте (или подключение), установите постоянное подключение к данным, которые могут быть обновлены. В Access когда вы импортируете, переносе данных в Access один раз, но без подключения к данным постоянный. При импорте данных Access сохраняет данные в новой или существующей таблицы, не изменяя данные в Excel. В приложении Access вы можете импортировать любые или все листы в книге Excel за одну операцию.

Мастер импорта знакомит шаги импорта и позволяет создать важных при принятии решения о изменение типов данных и добавление заголовков. Если возникают ошибки при импорте данных Access предупреждает и сохраняет ошибки в таблице, так что можно быстро найти и устранить их. Например может быть, что буквенно-цифровой код почтовый скрытый темно вниз в столбце, которые можно представить был все числовые или повторяющийся идентификатор обнаружен для поля первичного ключа. Можно внести изменения в книгу Excel и повторно импортировать данные или внести изменения в новую таблицу Access. После завершения операции, можно сохранить шаги, которые можно использовать и даже создать задачу Outlook, чтобы напомнить вам время для выполнения операции импорта регулярно.

После импорта данных, теперь собственный Access и таблиц и форм можно использовать для добавления, редактирования и удаления данных. После импорта данных можно решить, нужно ли удалить данные в Excel. Обычно это хороший способ содержать только одно расположение для обновления данных.

Примечание: Импорт данных из Excel в Access не импортирует формулы, результаты только те формулы.

Дополнительные сведения см. в статьях:

Подключение к данным Access из Excel

Можно также подключиться доступ к данным в Microsoft Excel. Чтобы сделать это, создайте подключение в Excel, часто хранятся в файл подключения к данным Office (.odc) к базе данных Access и получить все данные из таблицы или запроса. После подключения к данным, можно также автоматического обновления (или) к книгам Excel из исходной базы данных Access при каждом обновлении базы данных с новыми данными.

Дополнительные сведения см. в статьях:

Отчет «Сотрудники» в макете таблицы

После переноса данных в Access, можно воспользоваться преимуществами оформлена массив отчетов средства создания и настройки. Хотите создать отчет с несколькими щелчками? С помощью мастера отчетов. Хотите разрабатывать и изменять макет отчета в режиме реального времени с актуальных данных, перемещение и изменение размера блоков данных, добавлять и удалять поля и сразу просматривать изменения по мере составления? Использование режима макета. Хотите взаимодействовать с отчетом в поиск, фильтрация и сортировка данных реального времени? Используйте представление отчета. Хотите добавить кнопки команд, номера страниц, рисунки, гиперссылки и профессионально оформленных стили все самостоятельно? На вкладке " Конструктор " ленты с помощью много мастеров и коллекции в группе элементы управления и Макет. С помощью Access можно без труда создавать простые отчеты, группы и итоговые отчеты, почтовых наклеек, графические отчеты и вложенные отчеты.

После создания отчета в электронном виде распространение отчета с помощью Access. Например можно отправить отчет с помощью сообщения электронной почты или сохранить отчет в различных форматах, таких как PDF-файл, чтобы добавить его в веб-страницу или сайта SharePoint или моментальных снимков Access.

Дополнительные сведения см. в статьях:

Образец формы

После переноса данных в Access, можно воспользоваться преимуществами многие средства создания и настройки формы. Хотите создать форму с несколькими щелчками? Использование мастера форм. Чтобы разработать и измените макет формы в режиме реального времени с актуальных данных, перемещение и изменение размера блоков данных, добавлять и удалять поля и сразу просматривать изменения по мере составления? Использование режима макета. Хотите добавить кнопки команд, списков, полях со списком, группы переключателей, рисунков, масок ввода, диаграммы, гиперссылки и профессионально оформленных стили все самостоятельно? На вкладке " Конструктор " ленты с помощью много мастеров и коллекции в группе элементы управления и Макет. С помощью Access можно без труда создавать простые формы, формы с вкладками, ленточные формы, всплывающей формы, модальные диалоговые окна и подчиненных.

В Access можно без труда создавать разделенной формы, в котором отображаются синхронизированные таблицы и режиме формы, чтобы получить наилучший этих. После создания законченный формы легко прокрутка, фильтрации и даже выполнить поиск данных формы с помощью кнопки навигации по стандартной и поле "Поиск" в нижней части формы.

Разделенная форма

Дополнительные сведения см. в статьях:

Автофильтр

Какой продукт используется, фильтрация данных для работы с подмножеством данных и сортировка данных по получению необходимый вид. В Access, Excel пользователям можно просмотреть фильтр и сортировка данных в режиме таблицы, не изучая совершенно новый пользовательский интерфейс повторно. Значки, команды меню, команд, условия и диалоговых окнах очень похожи, является ли вы работаете с текста, чисел, дат и пустые ячейки. Даже можно сохранить фильтры и сортировка, а также в режиме таблицы.

Создание запроса в Access и не знать означает SQL. Четыре мастера запросов помогают создавать простые запросы, поиск дубликатов, поиска записей, не имеющих подчиненных и создания перекрестных запросов. У вас нет даже для создания запроса; просто фильтровать и сортировать данные, которые так, как его вид и он сохраняется в режиме таблицы.

Условие "СтранаРегион"

Дополнительные сведения см. в статьях:

Первая страница мастера наклеек

Теперь, когда увеличился вашей семьи, список карт праздник неожиданно у вас больше и вам для отслеживания гораздо больше рождения и годовщинами. Не проблема. Можно использовать Access таблицы или запроса в качестве источника данных слияния и создание операции слияние с помощью мастера слияния Word для букв, карты, сообщений электронной почты и конвертов. Если необходимо создать почтовые наклейки, для создания и печати наклеек из отчета, созданный с помощью мастера наклеек в Access. Можно даже автоматически добавить штрих-код, соответствующий адрес каждого клиента.

Дополнительные сведения см. в статьях:

Access и Excel предоставляют команды для подключения к данным в списках SharePoint. В программе Excel существует только для чтения (одностороннюю) подключения к связанные списки SharePoint; в то время как Access позволяет чтения и записи (двустороннем) данных в связанных списков SharePoint. Access и SharePoint перечислены рабочих прекрасно друг с другом. Типы данных Access и SharePoint — форматированного текста, например на добавление только (для поддержки отслеживания журнал изменений в поле memo), вложений, "Счетчик", поиск и многозначных полей — сделать интеграция и мало, если таковые имеются несоответствия данных.

После связывании данных в списках SharePoint в базу данных Access, даже может потребоваться данными в автономном режиме в локальную базу данных Access, работать с данными на локальном компьютере и снова подключите списка SharePoint на сайте SharePoint, чтобы отправить все изменения. Все конфликтующие изменения данных, внесенных другими пользователями будет осуществляться с помощью мастера разрешения конфликтов. Формы и отчеты, созданные в Access на основе тех же данных, но связанные со списками SharePoint.

Excel предоставляет следующие возможности интеграции с SharePoint Server.

Точки интеграции Excel, ориентированные на данные

1. Можно выполнить однократный импорт данных листа Excel в список SharePoint или экспортировать такие данные в список SharePoint для создания постоянного одностороннего подключения к данным.

2. Постоянное одностороннее подключение к данным можно использовать для обновления данных на листе Excel из списка SharePoint.

3. Публикация книг Excel в службы Excel и отображения и взаимодействовать с данными с помощью веб-части Excel Web Access на страницу веб-частей.

4. Импорт (подключиться) данные в книгу Excel из серверы OLAP, базы данных SQL Server и Access и плоские файлы.

Microsoft Access предоставляет следующие возможности интеграции с SharePoint Server.

1. Можно выполнять однократный импорт или экспорт данных между представлениями Access и списком SharePoint.

2. связывание данных между таблицами Access и списка SharePoint путем создания постоянных двунаправленное подключение. (Список обновленные данные в видят в таблице Access; обновленные данные таблицы Access могут быть видны в списке).

3. Поддерживается автономное обновление данных в Access с последующей синхронизацией обновлений и разрешением конфликтов.

4. Данные списка можно отображать и изменять в таблицах, формах и отчетах Access.

Дополнительные сведения см. в статьях:

Можно создавать довольно сложную база данных рабочего стола приложения без написания одной строки кода VBA. Каждый объект Microsoft Access имеет исчерпывающую свойств и событий удобный доступ из окна свойств поможет вам настроить решение. Каждый объект подробные конструкторы, Показать все функции, доступные для вас. Шаблоны дополнительных баз данных доступны на веб-узле Office Online. Поля и таблицы шаблоны помогают создавать и настраивать быстрое новых таблиц. Вы можете создавать новую базу данных с нуля с помощью средств разработки встроенной базы данных.

Макросов Access с помощью декларативных среду, не требует написания кода VBA, поэтому вам не нужно быть разработчик. Каждой макрокоманды выполняет задачи, такие как Открытие формы, выполнение запроса, поиска записей или с сообщением. Макросы можно внедрить в любое событие элемента управления, формы или отчета. Большинство макросов с числом аргументов и к ним для получения приложений вам нужно сделать, можно добавить условия логика. Вы можете даже определения переменных и делать ошибок, еще раз без написания кода VBA.

Разработка прототип и выполняемые ИТ-отдела. Создаете решение для группы при они нужны КМР, выполните на shoestring с персоналом пустое окно. Хранить список билетов, проданных для вечеринки компании, отслеживать сроков изготовления материалов или печать принятие теги для частей. Отслеживать задачи, вопросы и конечных результатов в проектах группы. Создание базы данных канала продаж для отслеживания потенциальных продаж в пределах для небольшой группы специалистов по продажам.

Дополнительные сведения

К началу страницы

Совершенствование навыков работы с Office
Перейти к обучению
Первоочередный доступ к новым возможностям
Присоединиться к программе предварительной оценки Office

Были ли сведения полезными?

Спасибо за ваш отзыв!

Благодарим за отзыв! Возможно, будет полезно связать вас с одним из наших специалистов службы поддержки Office.

×