Создание общей папки и предоставление к ней общего доступа

Общие папки — это эффективный способ сбора, организации и предоставления сведений для совместного доступа внутри организации. Обычно общие папки используются командами, работающими по проектам, или группами пользователей для обмена сведениями в определенной области. Этими папками можно управлять из Microsoft Outlook. Общие папки могут содержать элементы папок Microsoft Outlook, такие как сообщения, встречи, контакты, задачи, записи в дневнике, заметки, формы, файлы и записки.

Создание общей папки и предоставление общего доступа к информации в ней выполняется в несколько этапов..

Предполагаемое действие:

Создание общей папки и выбор прав доступа, представлений, форм и правил

Создание управляемой общей папки

Создание общей папки и выбор прав доступа, представлений, форм и правил

Для создания общих папок необходимо иметь право на создание папок в какой-либо существующей общей папке. За сведениями о получении таких прав обращайтесь к администратору.

  1. Создание общей папки

    1. В меню Файл выделите пункт Создать и выберите команду Папка.

    2. В поле Имя введите имя папки.

    3. В списке Содержимое папки выберите тип создаваемой папки.

    4. В списке Поместить папку в выберите расположение папки.

      Быстрое создание общей папки из имеющихся элементов

      1. В список папокв область навигациивыберите папку, которую требуется скопировать

      2. В меню Файл выделите пункт Папка и выберите команду Копировать "имя папки".

      3. Выберите в списке место, куда требуется скопировать папку.

  2. Задайте уровни доступа.

    1. В список папок в область навигации щелкните правой кнопкой мыши общую папку, которою необходимо использовать совместно и выберите команду Свойства в контекстном меню.

      Для установки прав совместного доступа к общей папки необходимо быть ее разрешение владельца. В ходе одной процедуры устанавливаются права доступа только для одной папки.

    2. Перейдите на вкладку Разрешения.

    3. Нажмите кнопку Добавить.

    4. В поле Имя введите имя пользователя, которому нужно предоставить права совместного доступа.

    5. Нажмите кнопку Добавить, а затем — кнопку ОК.

    6. В поле Имя выберите введенное имя.

    7. В группе Разрешения выберите необходимые параметры.

      Примечание   Чтобы назначить одинаковые права всем пользователям, имеющим доступ к папке, щелкните значение По умолчанию в поле Имя.

  3. Создание представления для организации и поиска данных.

    Выполните одно из следующих действий.

    1. Создание представления с нуля    

      1. В меню Вид выберите команду Текущее представление, а затем — команду Определить представление.

      2. Нажмите кнопку Создать.

      3. Введите имя в поле Имя нового представления.

      4. В списке Тип представления выберите необходимый тип представления.

      5. Чтобы указать, где будет доступно это представление, установите соответствующий переключатель в группе Может быть использовано.

      6. Нажмите кнопку ОК.

      7. Для дальнейшей настройки представления в разделе Описание нажмите кнопку и выделите нужные параметры.

      8. По окончании выбора параметров нажмите кнопку ОК.

      9. Чтобы немедленно воспользоваться данным представлением, нажмите кнопку Применить.

    2. Создание нового представления на основе стандартного    

      1. Перейдите в представление, на основе которого требуется создать новое представление.

      2. В меню Вид выберите пункт Текущее представление, а затем пункт Настройка текущего представления.

      3. Для всех видов изменений в разделе Описание нажмите кнопку и выберите нужные параметры.

      4. Завершив внесение изменений, закройте диалоговое окно Настройка представления.

      5. В меню Вид выберите команду Текущее представление, а затем — команду Определить представление.

      6. В списке Представления для папки имя папки выберите строку Текущее представление.

      7. Нажмите кнопку Копировать

      8. Введите имя в поле Имя нового представления.

      9. Чтобы указать, где будет доступно данное представление, установите в соответствующее положение переключатель в группе Может быть использовано.

        Примечание   Новые представления включаются во подменюТекущее представление (меню Вид, команда Упорядочить по). 

  4. Смените представление, используемое в папке по умолчанию.

    Для смены представления общей папки, используемого по умолчанию, необходимо обладать правами владельца папки и определить для нее по крайней мере одно пользовательское представление, доступное всем.

    1. В список папок в область навигации щелкните правой кнопкой мыши общую папку и выберите команду Свойства в контекстном меню.

    2. Перейдите на вкладку Управление.

      Если вкладка Управление отсутствует, значит, у вас нет разрешения «Владелец».

    3. В списке Исходное представление выберите представление, которое должно отображаться при открытии папки.

      По умолчанию для элементов данного типа в Microsoft Outlook используется представление Обычное.

  5. Укажите формы, доступные другим пользователям при помещении сведений в общую папку.

    Для добавления формы в частную совместно используемую папку или в общую папку необходимо иметь права редактора, ответственного редактора или владельца. Владелец общей папки может ограничить доступ к формам для пользователей папки.

    1. В список папок в область навигации щелкните правой кнопкой мыши общую папку и выберите команду Свойства в контекстном меню.

    2. Перейдите на вкладку Формы.

    3. Чтобы добавить форму в список Сопоставленные папке формы, нажмите кнопку Организовать, затем выберите форму.

    4. Нажмите кнопку Закрыть.

    5. Чтобы ограничить список форм, доступных другим пользователям папки, установите соответствующий переключатель в группе Разрешить использование.

  6. Создайте правила обработки элементов, помещаемых в папку.

    Для создания или изменения правило для общей папки необходим доступ на уровне владельца.

    1. В список папок в область навигации щелкните правой кнопкой мыши общую папку, для которой требуется создать или изменить правила, и выберите команду Свойства в контекстном меню.

    2. Перейдите на вкладку Управление.

    3. Нажмите кнопку Помощник по работе с папками.

    4. Выполните одно из следующих действий:

      • Чтобы создать правило, нажмите кнопку Добавить.

      • Чтобы изменить существующее правило, щелкните его в списке и нажмите кнопку Изменить.

    5. Введите условия выполнения какого-либо действия для данного элемента. Для задания дополнительных условий нажмите кнопку Дополнительно.

    6. В группе Выполнить следующие действия выберите необходимые действия.

      Примечание   Созданное правило по умолчанию становится активным.

  7. Уведомите других пользователей о создании новой общей папки, отправив им ссылку на нее.

    1. В список папок в область навигации щелкните правой кнопкой общую папку и выберите в контекстном меню команду Отправить ссылку на эту папку.

  8. Добавление данных в общую папку

    Выполните одно из следующих действий.

Открытие совместного доступа к календарю

Открытие совместного доступа к списку контактов

Открытие совместного доступа к списку задач

Помещение данных в общую папку

Открытие совместного доступа к календарю

  1. Создайте новую папку и выберите в списке Содержимое папки значение Элементы календаря.

  2. В списке Поместить папку в: выберите Календарь и нажмите кнопку ОК.

  3. Добавьте в папку собрания и события.

  4. Отправьте ссылку на эту общую папку пользователям, которым предоставлены права доступа к ней. В списке папок щелкните правой кнопкой общую папку и выберите в контекстном меню команду Отправить ссылку на эту папку.

Открытие совместного доступа к списку контактов

  1. Создайте новую папку и выберите в списке Содержимое папки значение Элементы типа Контакт.

  2. В списке Поместить папку в щелкните папку Контакты и нажмите кнопку ОК.

  3. Добавьте в папку контакты.

  4. Отправьте ссылку на эту общую папку пользователям, которым предоставлены права доступа к ней. В списке папок щелкните правой кнопкой общую папку и выберите в контекстном меню команду Отправить ссылку на эту папку.

    Примечание   Список контактов с совместным доступом отображается в источнике адресов «Контакты» адресной книги Microsoft Outlook.

Открытие совместного доступа к списку задач

  1. Создайте новую папку и выберите в списке Содержимое папки значение Элементы типа Задача.

  2. В списке Поместить папку в щелкните папку Задачи и нажмите кнопку ОК.

  3. Добавьте в папку задачи.

  4. Отправьте ссылку на эту общую папку пользователям, которым предоставлены права доступа к ней. В список папок щелкните правой кнопкой общую папку и выберите в контекстном меню команду Отправить ссылку на эту папку.

    Примечание   Не смотря на то, что список задач может быть скопирован в общую папку, поручения не могут копироваться в общую папку и создаваться в ней.

Помещение данных в общую папку

  1. Откройте общую папку, в которую требуется поместить данные.

  2. Для помещения данных с использованием стандартной формы выберите в меню Файл команду Создать, а затем — команду Записку в папке.

  3. Введите сведения, которые требуется поместить в папку, в форме.

  4. Нажмите кнопку Поместить в папку.

К началу страницы

Создание управляемой общей папки

Чтобы сделать общую папку управляемой, требуется право разрешение владельца.

  1. В список папок в область навигации щелкните правой кнопкой мыши общую папку и выберите команду Свойства в контекстном меню.

  2. На вкладке Управление нажмите кнопку Управляемая папка.

  3. Установите флажок Задать папку в качестве управляемой.

  4. В поле Переслать новые сообщения введите имя пользователя, который получает входящие сообщения, или имя другой общей папки, в которой сообщения сохраняются для просмотра. Управляющий, который просматривает сообщения, задается на шаге 6.

  5. (Необязательно.) Для автоматической отправки извещений при поступлении новой почты ведущему выберите необходимый параметр в группе Ответ на новые сообщения.

    Выберите один из следующих переключателей.

    • Обычный ответ    

      • «Спасибо. Некоторые папки и обсуждения просматриваются, чтобы определить, следует ли предоставлять к ним общий доступ. В этих случаях возможна задержка, перед тем как сообщение станет доступно для общего просмотра.»

    • Собственный ответ    

      • Установите переключатель собственный и нажмите кнопку Шаблон. Введите текст ответа.

        Ведущие не получают эти ответы, когда помещают сообщения в папку.

  6. Чтобы добавить или удалить ведущего, нажмите кнопку Добавить или Удалить.

  7. (Необязательно.) Чтобы просмотреть свойства выбранного ведущего, нажмите кнопку Свойства.

К началу страницы

Применяется к: Outlook 2007



Были ли сведения полезными?

Да Нет

Что мы могли бы улучшить?

255 осталось символов

Чтобы защитить вашу конфиденциальность, не указывайте контактные данные в своем отзыве. Обзор наших политика конфиденциальности.

Спасибо за ваш отзыв!

Ресурсы поддержки

Изменить язык