Совместное использование данных Диспетчера контактов с другими пользователями

Диспетчер контактов для Outlook 2010 позволяет коллегам совместно использовать бизнес-данные, представляющие общий интерес. Записи о бизнес-партнер, бизнес-контакт, возможная сделка и бизнес-проект хранятся в база данных Диспетчера контактов. Создатель этой базы данных также является ее владелец базы данных и может предоставлять к ней доступ другим пользователям.

Примечание : Для повышения уровня безопасности все данные, передаваемые между общая база данных и локальная база данных, шифруются.

В данной статье описано, как предоставить и отменить общий доступ к базе данных Диспетчера контактов для Outlook.

Предполагаемое действие:

Управление доступом к базе данных Диспетчера контактов

Управление доступом к базе данных Диспетчера контактов

Владелец базы данных может разрешить общий доступ к ней и предоставить доступ выбранным пользователям, которые уже являются пользователями этого компьютера или входят в этот же подмножество. Владелец базы данных может также менять пользователей, у которых есть к ней доступ.

Примечание : Компьютеры пользователей могут быть членами одной и той же рабочей группы. Для совместного доступа к базе данных домен не требуется.

Пользователи, у которых есть доступ к базе данных, могут обновлять запись, создавать их и перемещать в папку папка "Удаленные". Окончательно удалять записи они не могут.

Совет : Если пользователю, у которого нет доступа к сети, нужен доступ к файлам, перечисленным в журналах обращений записей, не связывайте эти файлы с журналом обращений, а вложите их в раздел Комментарии. Следует помнить, что вложенные файлы увеличивают размер базы данных, который не может превышать 4 ГБ.

Владелец базы данных может выполнять действия, указанные ниже.

  • Предоставлять или не предоставлять доступ к своей базе данных

  • Предоставлять доступ и отказывать в доступе к базе данных отдельным пользователям

  • Изменять пользователей, у которых есть доступ к базе данных

  • Удалять базу данных

  • Создавать резервные копии базы данных

  • Восстанавливать базу данных из ее резервной копии.

  • Удалять записи без возможности восстановления путем очистки папки Удаленные

    Примечание : Запись, которая еще находится в папке Удаленные, может быть восстановлена любым пользователем.

  • Проверять базу данных на предмет ошибок и устранять их.

администратор компьютера или домена может выполнять указанные ниже действия.

  • Добавлять новых пользователей компьютера

  • Получать доступ к любой общей базе данных на этом компьютере, в том числе к базам данным, созданным другими пользователями.

В начало страницы

Предоставление общего доступа к базе данных

Чтобы предоставить общий доступ к базе данных, выполните следующие шаги в мастере Управление общим доступом.

Важно : Подключаться к общей базе данных можно только с компьютера, на котором запущен Диспетчер контактов для Outlook 2010.

Шаг 1. Выберите общий доступ к данным

Примечание : Если компьютер работает под управлением операционной системы Microsoft Windows XP Home, базу данных нельзя использовать совместно с другими пользователями.

  1. Откройте вкладку Файл.

  2. Откройте вкладку Диспетчер контактов и нажмите кнопку Управление общим доступом.

  3. В мастере Управление общим доступом на странице Предоставление или отмена общего доступа к бизнес-данным выберите параметр Разрешить общий доступ к моим данным.

  4. Чтобы разрешить общий доступ к базе данных коллегам, работающим на других компьютерах, установите флажок пользователям, входящим в мою локальную сеть.

    The Manage Sharing wizard, on the Share or Stop Sharing Your Business Data page, with I want to share my data with users working on other computers in my network selected.

  5. Нажмите кнопку Далее.

В начало страницы

Шаг 2. Решите, следует ли изменить параметры связывания и отслеживания электронной почты

Решение о предоставлении общего доступа к базе данных, в которой выполняется связывание и отслеживание сообщений электронной почты, следует принимать с учетом соображений безопасности и конфиденциальности. Если базу данных использует только один пользователь и общий доступ предоставляется для доступа этим же пользователем, но с другого компьютера, тогда риска меньше. Если же данные станут общими для нескольких пользователей, это означает, что сведения в базе данных будут открыты для всех, кто имеет к ней доступ.

Доступ к базе данных предоставляется одному пользователю с нескольких компьютеров

При единственном пользователе базы данных требования к безопасности минимальны, например хранение пароля в надежном месте. Включите любой адрес электронной почты для связывания и отслеживания сообщений, так как никто другой не может видеть эти сообщения.

Примечание : Чтобы автономно использовать копию своей базы данных Диспетчера контактов, например на переносном компьютере, необходимо открыть к ней общий доступ, но при этом пользователь будет один. Дополнительные сведения об автономной работе см. в разделе Автономная работа в Диспетчере контактов.

База данных с несколькими пользователями

При совместном использовании базы данных Диспетчера контактов с другими пользователями есть несколько вариантов управления параметрами связывания и отслеживания электронной почты.

  • Изменение параметров перед предоставлением общего доступа к базе данных.     Если записи в базе данных уже связаны с сообщениями электронной почты, можно изменить параметры связывания и отслеживания, чтобы включить только те сообщения электронной почты, которые следует отображать для других пользователей. Также для каждой отдельной записи можно удалить все сообщения, которые не должны видеть другие пользователи. Каждый пользователь базы данных будет видеть все сообщения электронной почты, связанные с базой данных.

  • Без изменения параметров.     При этом все пользователи с доступом к базе данных смогут просматривать все автоматически связанные сообщения.

  • Сброс параметров.     В этом случае новые сообщения связываться не будут, но все сообщения, связанные до очистки, будут доступны всем пользователям, получившим доступ к базе данных.

Примечание : При любом из этих вариантов перед предоставлением общего доступа к базе данных можно удалить любые существующие сообщения электронной почты и элементы журнала обращений, которые не должны видеть коллеги. Дополнительные сведения об удалении элементов журнала обращений см. в разделе Отслеживание связей с клиентами в Диспетчере контактов.

Изменение параметров связывания и отслеживания электронной почты
Чтобы изменить параметры связывания и отслеживания электронной почты, нажмите кнопку Отмена, чтобы закрыть мастер Управление общим доступом, затем откройте диалоговое окно Управление связыванием и отслеживанием. Дополнительные сведения о связывании и отслеживании электронной почты и изменении параметров см. в разделе Связывание и отслеживание сообщений электронной почты в Диспетчере контактов.

Сохранение или очистка параметров связывания и отслеживания электронной почты

the manage sharing wizard, on the e-mail link and track settings page, with i want to keep my current e-mail link and track settings selected.

  1. В мастере Управление общим доступом на странице Параметры связывания и отслеживания электронной почты выполните одно из следующих действий:

    • Установите флажок Сохранить текущие параметры связывания и отслеживания электронной почты, если не требуется вносить изменения в параметры перед предоставлением общего доступа к базе данных.

    • Снимите флажок Сохранить текущие параметры связывания и отслеживания электронной почты, если, начиная с этого момента, более не требуется сохранять параметры.

      Важно : При общем доступе к базе данных все данные этой базы данных используются совместно всеми, имеющими к ней доступ. Если установлено автоматическое связывание и отслеживание сообщений электронной почты, все существующие и будущие сообщения электронной почты и другие элементы журнала обращений, связанные с бизнес-партнер и бизнес-контакт, доступны всем пользователям, имеющим доступ к базе данных. Если не требуется общий доступ к каким-либо существующим сообщениям электронной почты или элементам журнала обращений, удалите эти элементы перед предоставлением общего доступа к базе данных. Дополнительные сведения об удалении элементов журнала сообщений см. в разделе Отслеживание связей с клиентами в Диспетчере контактов.

  2. Нажмите кнопку Далее.

В начало страницы

Шаг 3. Выберите пользователей для базы данных

Для совместного использования базы данных с другими необходимо выбрать пользователей, которым следует предоставить доступ к базе данных. Можно предоставить доступ тем пользователям, у которых уже есть доступ к компьютеру, или новым пользователям.

Важно : К общей базе данных можно подключаться лишь при условии, что на каждом компьютере запущен Диспетчер контактов для Outlook 2010.

Добавление пользователей, у которых уже есть доступ к компьютеру
  • В мастере Управление общим доступом на странице Выбор пользователей установите флажки рядом с именами пользователей, которым требуется предоставить общий доступ к базе данных, а затем нажмите кнопку Далее.

Добавление пользователя, не перечисленного на странице «Выбор пользователей»

Примечание : Доступ к базе данных может предоставлять только владелец базы данных.

  1. На странице Выбор пользователей нажмите кнопку Добавить нового пользователя.

  2. В диалоговом окне Добавить пользователя выполните одно из следующих действий:

    • Если компьютер входит в рабочую группу    

      1. В поле Временный пароль введите пароль, который раньше не использовался пользователем.

        Этот временный пароль можно использовать только один раз. При первом обращении нового пользователя к базе данных Диспетчера контактов ему будет предложено ввести временный пароль, а затем — свой текущий сетевой или локальный пароль. С этого момента сетевой пароль пользователя предоставляет ему доступ и к сети, и к базе данных.

        Примечание : Временный пароль необходимо ввести для каждого пользователя. Все используемые пароли — временные и постоянные — должны соответствовать стандартам безопасности, принятым в локальной сети. Пароль не может быть пустым.

      2. Чтобы подтвердить пароль, снова введите его в поле Подтверждение пароля.

      3. Установите флажок Разрешить пользователю вход в систему на этом компьютере, если нужно, чтобы у нового пользователя было разрешение на вход в систему на компьютере и выход из нее, а также на доступ к другим файлам на компьютере, в том числе к базе данных.

    • Если компьютер входит в домен    

      1. Введите имя подмножество, членом которого является пользователь.

      2. В поле Имя пользователя введите имя пользователя, которому нужно предоставить доступ к компьютеру. Это должно быть то же самое имя (или идентификатор входа), которое вводится пользователем при входе в сеть.

        -Или-

        Нажмите кнопку Обзор, чтобы найти имя пользователя и домен.

  3. Нажмите кнопку Далее.

Совет : Записи можно назначать коллегам, у которых есть доступ к общей базе данных. Например, чтобы назначить партнера коллеге, у которого есть доступ к базе данных, выберите имя этого коллеги на странице Общие партнера в списке Назначено.

В начало страницы

Шаг 4. Проверьте в параметрах компьютера наличие разрешения доступа к базе данных другим пользователям

Чтобы использовать локальную базу данных совместно с другими пользователями, возможно, нужно будет настроить параметры компьютера, чтобы разрешить к нему доступ. Рекомендуется разрешить Диспетчер контактов для Outlook изменять эти параметры, но можно также снять флажки для всех параметров, которые не следует изменять.

Примечания : 

  • Страница Проверка параметров компьютера, относящихся к общему доступу к базам данных отобразится только при условии, что на первом шаге мастера Управление общим доступом был установлен флажок пользователям, входящим в мою локальную сеть.

  • Разрешить внесение этих изменений или вносить их может только администратор, который вошел в систему как администратор. Пользователям, которые не являются администраторами, следует попросить администратора войти на компьютер как администратор и внести изменения от их имени.

  1. Чтобы просмотреть список всех параметров, которые будут изменены в Диспетчер контактов для Outlook, на странице Проверка параметров компьютера, относящихся к общему доступу к базам данных мастера Управление общим доступом установите флажок Просмотреть подлежащие изменению параметры.

  2. Нажмите кнопку Далее.

  3. В разделе Параметры, которые требуется изменить просмотрите список параметров в поле Параметры.

  4. Выберите имя элемента, чтобы увидеть дополнительные подробности рядом с полем Параметры. Чтобы не вносить рекомендуемое изменение, снимите флажок рядом с параметром.

  5. Когда все будет готово, нажмите кнопку Далее.

В начало страницы

Шаг 5. Завершите последнюю страницу мастера и предоставьте доступ к базе данных

  1. В мастере Управление общим доступом на странице Предоставление доступа к базе данных в разделе Доступ к базе данных предоставлен пользователям просмотрите список пользователей, которым будет предоставлен доступ к базе данных после завершения работы мастера.

  2. Можно выполнить любое из следующих действий.

    • Чтобы вернуться назад и внести изменения, например добавить или удалить пользователей, нажмите кнопку Назад.

    • Чтобы разрешить доступ к базе данных всем пользователям в списке, выполните следующие шаги:

      1. Нажмите кнопку Готово.

    • Чтобы не предоставлять общий доступ к базе данных, нажмите кнопку Отмена.

В начало страницы

Шаг 6. Предоставление каждому пользователю имени компьютера и имени базы данных

Определение имен компьютера и базы данных    

  1. Откройте вкладку Файл.

  2. Щелкните вкладку Диспетчер контактов.

  3. В разделе Управление базами данных возле надписи Имя базы данных отображается имя компьютера и базы данных (имя_компьютера\имя_базы данных).

  4. Пользователям также понадобится информация о подключении к общей базы данных.

В начало страницы

Добавление и удаление доступа пользователя к базе данных

Если база данных уже общая, можно предоставлять или запрещать доступ к ней другим пользователям.

Совет : Записи можно назначать коллегам, у которых есть доступ к общей базе данных. Например, чтобы назначить партнера коллеге, у которого есть доступ к базе данных, выберите имя этого коллеги на странице Общие партнера в списке Назначено.

  1. Откройте вкладку Файл.

  2. Откройте вкладку Диспетчер контактов и нажмите кнопку Управление общим доступом.

  3. В мастере Управление общим доступом на странице Общий доступ к базе данных Диспетчера контактов для Outlook нажмите кнопку Далее.

    В поле Пользователи, имеющие доступ к данному компьютеру перечисляются все пользователи, имеющие доступ к общей базе данных.

    Примечание : По умолчанию в этом списке показаны администратор компьютера, но администраторы подмножество не включены в список, если только их не добавили в список специально. Любой администратор, независимо от того, показана ли в списке его учетная запись, может иметь доступ ко всем данным. Для получения сведений об администраторах см. раздел Как узнать, являюсь ли я администратором?.

  4. Выполните следующие действия.

    • Установите флажки рядом с именами пользователей, которым нужно предоставить общий доступ к базе данных.

    • Снимите флажки рядом с именами пользователей, для которых нужно удалить доступ.

    • Чтобы добавить пользователя, отсутствующего в списке на странице, нажмите кнопку Добавить нового пользователя и следуйте инструкциям, которые приведены в разделе Добавление пользователя, не перечисленного на странице «Выбор пользователей».

      Примечание : Добавлять нового пользователя в этот список может только владелец базы данных.

  5. Нажмите кнопку Далее и выполните остальные указания мастера.

  6. Предоставление каждому пользователю имени компьютера и имени базы данных.

В начало страницы

Прекращение общего доступа к базе данных

Примечание : Если прекратить общий доступ к базе данным для коллег, которым назначены записи, поле Назначено этих записей будет пустым.

  1. Откройте вкладку Файл.

  2. Откройте вкладку Диспетчер контактов и нажмите кнопку Управление общим доступом.

  3. В мастере Управление общим доступом на странице Общий доступ к базе данных Диспетчера контактов для Outlook щелкните Не разрешать общий доступ к моим данным.

    The Manage Sharing wizard, on the Share or Stop Sharing Your Business Data page, with I do not want to share my data selected.

  4. Нажмите кнопку Далее и затем завершите работу мастера.

В начало страницы

Были ли сведения полезными?

Отлично! Что-то еще?

Что мы могли бы улучшить?

Спасибо за ваш отзыв!

×