Добавление и удаление цифровой подписи в документах Office

В этой статье содержатся сведения о том, что такое цифровая подпись (другое название — цифровое удостоверение), для чего она предназначена и как можно использовать цифровые подписи в Microsoft Office Word 2007, Microsoft Office Excel 2007 и Microsoft Office PowerPoint 2007. Дополнительные сведения см. в техническом документе Цифровая подпись в документах выпуска 2007 системы Microsoft Office.

Блог, посвященный Office

В этой статье

Цифровая подпись

Как цифровые подписи используются в документах Office?

Добавление одной или более строк подписи в документ

Подписывание строки подписи в документе

Добавление невидимой цифровой подписи в документ

Применение цифровой подписи со штампом

Удаление цифровой подписи из документа Office

Цифровая подпись

Цифровая подпись используется для проверки подлинности цифровой информации, например документов, сообщений электронной почты и макросов, с помощью методов компьютерного шифрования. При использовании цифровых подписей можно гарантировать перечисленные ниже свойства.

  • Подлинность     Цифровая подпись помогает гарантировать, что человек, поставивший подпись, — тот, кем он является в действительности.

  • Целостность     Цифровая подпись помогает гарантировать, что содержимое документа не было изменено или подделано с момента подписания.

  • Неотрекаемость     Цифровая подпись помогает доказать любой из сторон авторство подписанного содержимого. «Отказ» означает, что владелец подписи отрицает свою связь с подписанным содержимым.

Для выполнения этих гарантий создатель документа должен заверить его содержимое цифровой подписью, которая удовлетворяет следующим требованиям:

  • Цифровая подпись является действительный.

  • сертификат, связанный с данной цифровой подписью, должен быть действующим (не просроченным).

  • Лицо или организация, поставившая цифровую подпись (издатель), является доверенной.

  • Сертификат, связанный с цифровой подписью, выдан издателю компетентным центром сертификации.

Приложения выпуска 2007 набора Microsoft Office проверяют эти требования и предупреждают о наличии проблем с цифровой подписью. Дополнительную информацию см. в статье Определение надежности цифровой подписи. Вы можете получить или создать собственную цифровую подпись, а также ознакомиться с дополнительными сведениями о применении цифровых подписей в макросах.

К началу страницы

Как цифровые подписи используются в документах Office?

Цифровыми подписями можно воспользоваться для подписи документов Office двумя различными способами:

  • Добавить видимые строки подписи в документ для ввода одной или более цифровых подписей.

  • Добавить невидимую цифровую подпись в документ.

Различия между этими способами и подробности введения цифровой подписи в документ каждым из них описаны в следующих разделах.

К началу страницы

Добавление одной или более строк подписи в документ

Приложение выпуска Выпуск 2007 набора Microsoft Office позволяет вставить в документ строку для цифровой подписи. Такие строки можно добавлять только в документы Word или книги Excel.

Строка подписи выглядит как обычное место для подписи в печатном документе, но действует по-другому. Когда строка подписи вставлена в документ Office, автор документа может предоставить сведения о предполагаемом лице, которое будет подписывать документ, а также поместить инструкции для этого лица. Когда электронная копия документа отправлена лицу, которое будет его подписывать, последний видит строку подписи и уведомление о том, что требуется его подпись. Можно щелкнуть строку подписи и поставить цифровую подпись в документе. Затем можно впечатать подпись, выбрать цифровое изображение своей подписи или подписать документ вручную, используя графические возможности планшетного компьютера. Одновременно с появлением в документе видимого представления подписи добавляется цифровая подпись для удостоверения личности подписавшего. После того как в документе появилась цифровая подпись, он становится доступен только для чтения, чтобы не допустить внесение изменений.

Документ со строками цифровых подписей

Возможность сбора цифровых подписей с помощью строк подписи в документах Office позволяет организациям использовать безбумажные процессы заверения таких документов, как контракты или другие соглашения. В отличие от подписи бумажных документов, цифровые подписи могут предоставить сведения о том, что именно было подписано, а также позволяют проверять подпись в будущем.

Для добавления строки подписи в документ выполните следующие действия.

  1. Поместите указатель мыши в то место в документе, где необходимо добавить строку подписи.

  2. На вкладке Вставка в группе Текст наведите указатель мыши на стрелку рядом с Строка подписи и затем выберите значение Строка подписи Microsoft Office.

  3. В диалоговом окне Настройка подписи введите сведения о лице, которое будет подписывать эту строку подписи. Эти сведения будут отображены прямо под строкой подписи в документе. Выполните любое из следующих действий:

    • Введите имя подписывающего в поле Предполагается для подписания.

    • Введите должность подписывающего (при наличии) в поле Должность предложенного подписывающего.

    • Введите адрес электронной почты подписывающего лица (если таковой имеется) в поле Адрес электронной почты предложенного подписывающего.

  4. Если необходимо снабдить подписывающее лицо какими-либо инструкциями, впечатайте их в поле Инструкции для подписывающего. Инструкции отображаются в диалоговом окне Подпись, в котором лицо ставит подпись.

  5. Если необходимо дать возможность подписывающему лицу добавлять комментарии к подписи, установите флажок Разрешить подписывающему добавлять примечания в окне подписи.

  6. Чтобы отображалась дата добавления подписи в строке подписи, установите флажок Показывать дату подписи в строке подписи.

  7. Нажмите кнопку ОК.

  8. Для добавления дополнительных строк подписи повторите шаги 1 — 7.

К началу страницы

Подписывание строки подписи в документе

При введении подписи в строку подписи в документе Office можно добавить как видимую подпись, так и цифровую.

  1. Выделите в документе строку подписи, в которую требуется ввести подпись, двойным щелчком мыши.

  2. В диалоговом окне Подпись выполните одно из следующих действий.

    • Введите свое имя в поле рядом со значком X, чтобы добавить печатную версию подписи.

    • Чтобы выбрать изображение подписи, нажмите кнопку Выбрать рисунок, в диалоговом окне Выбор графической подписи перейдите к местоположению файла подписи, выделите нужный файл и нажмите кнопку Выбрать.

    • Введите свое имя в поле рядом со значком X, используя графические возможности, чтобы добавить рукописную версию подписи (только для пользователей планшетных компьютеров).

    • Нажмите кнопку Подписать.

К началу страницы

Добавление невидимой цифровой подписи в документ

Если нет необходимости вставлять видимые строки подписи в документ, но требуется гарантировать подлинность, целостность и происхождение документа, добавьте невидимую цифровую подпись в документ. Такие подписи можно добавить в документы Word, книги Excel и презентации PowerPoint.

В отличие от строки подписи невидимая цифровая подпись не видна в содержимом документа, но позволяет получателю документа определить, что документ имеет цифровую подпись, отобразив ее или отыскав кнопку подписи в строке состояния внизу экрана.

Кнопка подписей в строке состояния

После применения к документу цифровой подписи он становится доступным только для чтения, так что его невозможно изменить.

  1. Нажмите кнопку Microsoft Office Изображение кнопки Office , выделите пункт Подготовка, а затем нажмите кнопку Добавить цифровую подпись.

  2. Если требуется обозначить цель подписывания документа, введите эту информацию в поле под надписью Цель подписания документа в диалоговом окне Подпись.

  3. Щелкните Подпись.

Применение цифровой подписи со штампом

В этой статье описано, как можно поставить цифровую подпись в документе Microsoft Office (в Word и Excel), используя штамп. Если документ изменен после подписания, подпись становится недействительной.

Подписание документа Office с использованием изображения

При введении подписи в строку штампа подписи в документ Office можно добавить как видимый штамп, так и цифровую подпись.

  1. Дважды щелкните строку штампа подписи в том месте документа, где требуется поставить подпись, и нажмите кнопку ОК.

  2. В диалоговом окне Подпись нажмите кнопку Выбрать рисунок.

  3. В диалоговом окне Выбор графической подписи найдите файлы, содержащие изображение подписи, выберите требуемый файл и нажмите кнопку Выбрать.

  4. Нажмите кнопку Подпись.

Вставка строки штампа подписи в документ Office

Эта функция доступна только при соблюдении хотя бы одного из следующих условий:

  • используется одна из таких языковых версий Microsoft Office: китайский (упрощенное письмо), китайский (традиционное письмо), японский или корейский;

  • установлен пакет многоязыкового интерфейса для Microsoft Office 2007 для одного из этих языков;

  • в языковых параметрах Microsoft Office включена поддержка одного из этих языков.

Примечание : Строки штампа подписи доступны только в документах Word и книгах Excel.

  1. Поместите указатель мыши в то место в документе, где необходимо добавить строку подписи.

  2. На вкладке Вставка в группе Текст наведите указатель мыши на стрелку рядом с кнопкой Строка подписи, выберите пункт Штамп в строке подписи и нажмите кнопку ОК.

  3. В диалоговом окне Настройка подписи введите сведения о лице, подписывающем документ. Эти сведения отображаются на строке штампа подписи. Затем выполните любое из следующих действий:

    • Введите имя подписывающего лица в поле Предлагается для подписания.

    • Введите должность подписывающего (при наличии) в поле Должность предложенного подписывающего.

    • Введите адрес электронной почты подписывающего лица (если таковой имеется) в поле Адрес электронной почты предложенного подписывающего.

  4. Если необходимо снабдить подписывающее лицо какими-либо инструкциями, введите их в поле Инструкции для подписывающего. Инструкции отображаются в диалоговом окне Подпись, в котором лицо ставит подпись.

  5. Если необходимо предоставить подписывающему лицу возможность добавить комментарии вместе с подписью, установите флажок Разрешить подписывающему добавлять примечания в окне подписи.

  6. Чтобы отображалась дата добавления подписи в строке подписи, установите флажок Показывать дату подписи в строке подписи.

  7. Нажмите кнопку ОК.

  8. Для добавления дополнительных строк штампа подписи повторите шаги 1 - 7.

К началу страницы

Удаление цифровой подписи из документа Office

Цифровую подпись можно удалить из документа Microsoft Office, в который она была внесена.

  1. Откройте документ, содержащий подпись, которую требуется удалить.

  2. Нажмите кнопку Microsoft Office Изображение кнопки Office , выделите пункт Завершить, а затем выберите команду Подготовка.

  3. На панели задач Подписи выберите цифровую подпись, которую следует удалить, щелкните стрелку, появившуюся справа, и нажмите кнопку Удалить подпись.

  4. При появлении на экране вопроса о том, следует ли удалить подпись, нажмите кнопку Да.

К началу страницы

Были ли сведения полезными?

Отлично! Что-то еще?

Что мы могли бы улучшить?

Спасибо за ваш отзыв!

×