Вводные сведения о библиотеках

Библиотека — это место на сайте, где совместно с другими участниками группы можно создавать, собирать, обновлять файлы и управлять ими. В каждой библиотеке отображаются список файлов и ключевая информация о них, помогающая сотрудникам совместно работать над этими файлами. Для начала организации файлов можно выбрать одну из готовых библиотек и их шаблонов. Создав библиотеку, можно вносить в нее изменения. Так, можно контролировать просмотр, создание документов и управление ими. Можно также отслеживать версии, в том числе определять их тип и количество. Можно даже создавать настраиваемые представления, формы и рабочие процессы, которые значительно упростят ведение проектов и бизнес-процессы.

В этой статье

Общие сведения о библиотеках

Описание библиотеки

Использование библиотеки в группе

Типы библиотек

Способы работы с библиотеками

Организация библиотек на сайте

Хранение документов в одной библиотеке

Хранение документов в нескольких библиотеках

Организация файлов в библиотеке

Добавление столбцов

Создание представлений

Создание папок

Использование столбцов, представлений и папок в сочетании друг с другом

Дальнейшие действия

Общие сведения о библиотеках

Вместо того чтобы искать документы в различных местах, например на личных компьютерах, сетевых дисках и в папках электронной почты, гораздо эффективнее использовать библиотеку SharePoint — централизованное расположение, которое могут просматривать и использовать все участники группы.

В начало страницы

Описание библиотеки

Обычная библиотека Библиотека SharePoint — это место на сайте, где можно создавать, хранить, обновлять файлы и совместно работать над ними. В библиотеках любого типа — библиотеках документов, рисунков, форм и вики-страниц — отображается список файлов и основные сведения о них (например, данные о том, кто изменил файл последним). Тип библиотеки выбирается в зависимости от типов файлов, которые будут храниться в ней, а также от предполагаемого способа их использования. Если библиотека больше не нужна, можно заархивировать файлы и удалить ее для экономии места на диске сервера.

Библиотеки также можно настраивать различными способами. Можно контролировать просмотр, отслеживание, создание документов и управление ими. Можно отслеживать версии документов, включая учет количества версий и их типов, а также ограничить круг пользователей, которым разрешается просматривать документы до их утверждения. Чтобы упростить бизнес-процессы, можно использовать рабочие процессы для совместной работы над документами в библиотеке. Для уменьшения количества ненужной информации можно задать политики управления сведениями, контролирующие обработку документов и срок их действия в библиотеках.

В начало страницы

Использование библиотеки в группе

Отделу маркетинга компании Contoso требуется совместно работать над документами по проектам и внутренними документами группы. Ему необходимо централизованное расположение, в котором можно совместно работать над документами, отслеживать календари и собрания, управлять проектами и контролировать задачи группы. Один из подрядчиков отдела работает удаленно, поэтому использовать SharePoint 2010 еще более целесообразно.

Первым действием, которое требуется выполнить отделу, является назначение одного из участников в качестве владельца сайта, ответственного за управление им. Владелец сайта получает роль администратора сайта и разрешение "Полный доступ" для библиотеки. Прежде всего он назначает всем участникам группы уровень разрешений "Участие" для библиотеки "Общие документы" на сайте группы. Затем владелец сайта переименовывает библиотеку в "Маркетинговые документы" и добавляет ее подробное описание, чтобы все пользователи (а особенно новички) могли получить четкое представление о назначении библиотеки и том, какой контент можно просматривать в ней и добавлять в нее. Группа решила использовать библиотеку для управления пресс-релизами, файлами бюджета, контрактами, предложениями и другими важными документами.

Одна из первых задач владельца сайта — найти как можно больше важных документов и отправить их в библиотеку, чтобы стимулировать использование библиотеки группой в качестве централизованного расположения. Затем владелец решает задать следующие параметры: настроить обязательное извлечение, чтобы избежать случайной перезаписи изменений, внесенных в документы, и включить отслеживание версий, чтобы сохранять журнал изменений файлов и обеспечить возможность восстановления предыдущих версий. Чтобы гарантировать следование стандартам компании, владелец сайта также добавляет в библиотеку стандартные шаблоны для отчетов по маркетингу, контрактов о продажах, планов кампаний и листов бюджета. В каждом шаблоне содержится эмблема компании и заявление о задачах организации. Создавая новый файл из библиотеки документов, участники могут выбрать нужный шаблон.

По мере добавления в библиотеку файлов и совместной работы над документами участники группы упорядочивают библиотеку, добавляя в нее столбцы и создавая представления, в которых контент представлен так, как им нужно. Например, владелец сайта добавляет столбец "Название проекта", чтобы участники могли сортировать или фильтровать по нему данные.

Другие участники группы добавляют общедоступные представления, в которых данные группируются по финансовым кварталам, а с помощью фильтра выбираются контракты, срок действия которых истекает в ближайшие полгода. Каждый участник также создает личные представления, которые помогают им быстро находить информацию и решать свои задачи.

После бурных обсуждений на собрании группа решает задать оповещения на уровне библиотеки, чтобы сообщать об обновлениях раз в неделю. Каждый участник может при необходимости настроить дополнительные оповещения или RSS-каналы для отдельных файлов. Группа также обязуется следовать важной рекомендации для этого нового способа общения. Если участники хотят распространить документ с помощью библиотеки, они не вкладывают его в сообщение электронной почты, а отправляют ссылку на него. Вставить ссылку на документ в сообщение очень просто с помощью ленты библиотеки. Такой подходит гарантирует, что пользователи будут получать доступ к последней версии, и позволяет избежать передачи ненужной информации по локальной сети.

Иногда участники группы и другие пользователи не могут получить доступ к контенту, так как не имеют соответствующих разрешений. Некоторые документы защищены из-за их конфиденциального характера (например, контракты или сведения о бюджете). Но так как включена возможность запроса доступа у владельца сайта, участники могут без проблем требовать доступ к странице, чтобы владелец сайта предоставил им надлежащие разрешения для документа.

Всем сотрудникам отдела маркетинга, а особенно подрядчику, нравятся возможности автономного использования контента библиотеки, работы с ним с домашнего или удаленного компьютера и беспроблемной синхронизации изменений при подключении к сети, которые обеспечиваются Microsoft Office SharePoint Workspace 2010.

Важнейшей обязанностью отдела маркетинга является предложение маркетинговых кампаний для стимулирования продаж и повышения дохода. При разработке новых планов кампаний участники группы отслеживают дополнительные версии файла. Если они допускают ошибку в одной версии, они могут восстановить предыдущую. Закончив составление плана, они могут создать основную версию, а затем опубликовать ее для утверждения юридическим отделом и руководителем. После утверждения файла его могут просматривать другие сотрудники компании. Владелец сайта изучает электронную документацию, обучающие материалы и блоги и выясняет, как настроить рабочий процесс без написания кода, сопоставить его с библиотекой и автоматизировать сбор отзывов, подписей и публикацию конечного документа.

Спустя три месяца библиотека и сайт отдела маркетинга становятся важнейшей частью его работы и позволяют существенно повысить его производительность, а также обеспечить знакомство других сотрудников компании с его деятельностью. Сотрудники отдела уже не могут представить свою работу без библиотеки и активно изучают новые способы применения SharePoint 2010 для более эффективной совместной работы.

В начало страницы

Типы библиотек

Некоторые библиотеки создаются при создании нового сайта (например, библиотека "Общие документы" на сайте группы). Можно настроить такие библиотеки для собственных нужд или создать дополнительные библиотеки. У каждого типа библиотеки есть свое назначение. Кроме того, возможности и поведение библиотек могут различаться.

Библиотека документов   . Библиотека документов используется для множества типов файлов, включая документы и электронные таблицы. В библиотеке документов могут храниться и другие типы файлов, но некоторые типы файлов заблокированы из соображений безопасности. При работе с незаблокированными программами можно создавать файлы из библиотеки. Например, у отдела маркетинга может иметься собственная библиотека для материалов по маркетинговому планированию, новостей и публикаций.

Библиотека рисунков   . Библиотека рисунков используется для предоставления общего доступа к галерее цифровых изображений или рисунков. Хотя рисунки можно хранить и в других типах библиотек SharePoint, библиотека рисунков имеет некоторые преимущества. Например, в библиотеке рисунков можно просматривать изображения в режиме показа слайдов, загружать их на компьютер и редактировать с помощью совместимых приложений, например Microsoft Paint. Можно создать библиотеку рисунков для хранения фотографий корпоративных мероприятий или новых товаров. Кроме того, можно создавать ссылки на рисунки в библиотеке из любой части сайта, например вики-сайтов и блогов.

Библиотека форм   . Библиотека форм используется при необходимости управления группой бизнес-форм на базе XML. Например, организация может использовать библиотеку форм для отчетов о затратах. Для настройки библиотеки форм требуется редактор XML или XML-конструктор, например Microsoft InfoPath. Заполняемая пользователями форма представляет собой просто XML-файл, содержащий данные (и только данные), которые были введены в форму, например дату и величину расхода. Все остальные составляющие отчета о расходах предоставляются шаблоном формы. После заполнения форм их данные можно объединить или экспортировать для анализа.

Библиотека вики-страниц   . Библиотека вики-страниц позволяет создать коллекцию связанных вики-страниц. Вики-сайт позволяет многим пользователям собирать сведения в простом для создания и изменения формате. В библиотеку можно также добавлять вики-страницы, содержащие рисунки, таблицы, гиперссылки и внутренние ссылки. Например, если группа создает вики-сайт для проекта, на его страницах, связанных друг с другом, можно хранить советы и рекомендации.

Примечание   В зависимости от сайта и его настройки SharePoint Server 2010 может автоматически создавать дополнительные системные библиотеки, такие как библиотеки стилей, активов сайта и страниц сайта. Такие библиотеки нельзя создать с помощью интерфейса пользователя.

В начало страницы

Способы работы с библиотеками

Ниже описаны некоторые способы работы с библиотеками и повышения их полезности для группы.

Создание представлений   . С помощью представление в библиотеке можно просматривать элементы, являющиеся наиболее важными или лучше всего подходящими для определенной цели. Содержимое самой библиотеки не изменяется, но файлы организуются или фильтруются для облегчения их поиска и просмотра.

Требование извлечения файлов   . При извлечение файла гарантируется, что только один пользователь может редактировать файл до тех пор, пока он не будет возврат. Требование извлечения файлов позволяет избежать ситуации, когда несколько пользователей одновременно вносят изменения в один и тот же файл, что приводит к ошибкам и путанице. Оно также напоминает участникам групп о необходимости добавления примечаний при возврате файла в библиотеку для облегчения отслеживания внесенных в каждую версию изменений.

Отслеживание версий   . Если необходимо хранить предыдущие управление версиями файлов, библиотеки могут помочь отслеживать, хранить и восстанавливать файлы. Можно принять решение об отслеживании всех версий одинаковым способом. Можно также назначать некоторые версии основными (например, после добавления новой главы к руководству), а некоторые — дополнительными (например, после исправления орфографической ошибки). Для упрощения управления дисковым пространством можно указать количество хранимых файлов для каждого типа версий.

Требование утверждения документа   .  Можно указать, что утверждение документа обязательно. Документы будут оставаться в состоянии ожидания утверждения до тех пор, пока они не будут утверждены или отклонены пользователем, обладающим соответствующим разрешением. Можно управлять тем, какие группы пользователей имеют право просматривать документ до его утверждения. Эта возможность полезна, если библиотека содержит важные инструкции или процедуры, которые должны предоставляться другим сотрудникам только в окончательном виде.

Задание разрешений   . Группы SharePoint и уровни разрешений позволяют эффективно управлять доступом к контенту. По умолчанию разрешения для библиотек, папок библиотек и документов наследуются от родительского сайта. Назначение уровней разрешений для отдельного элемента позволяет защитить конфиденциальные сведения, например контракт или сведения о бюджете, не ограничивая доступ к другим частям сайта.

Получение информации об изменениях   .  Библиотеки SharePoint 2010 поддерживают технологию RSS, что позволяет участникам рабочей группы автоматически получать и просматривать обновления (каналы) новостей и информации в централизованном расположении. Можно использовать технологию RSS для оповещения о любых изменениях в библиотеке, например об изменении хранящихся в ней файлов. Благодаря RSS-каналам участники рабочей группы могут просматривать сводный список измененных файлов. Можно также создать оповещения, рассылаемые по электронной почте при изменении файлов.

Создание рабочих процессов   . Библиотека документов или тип контента может использовать рабочие процессы, определенные организацией для бизнес-процессов, например для управления утверждением или рецензированием документов. К документам группы можно применить бизнес-процессы, называемые рабочими процессами, которые определяют последовательность действий, например при утверждении или переводе документов. Рабочий процесс SharePoint позволяет автоматически перемещать документы или элементы от одного этапа действий или задач к другому. По умолчанию в библиотеках доступны три рабочих процесса: "Утверждение", который маршрутизирует документ группе людей для его утверждения; "Сбор отзывов", который маршрутизирует документ группе людей для получения отзывов и возвращает собранные данные пользователю, запустившему рабочий процесс; и "Сбор подписей", который маршрутизирует документ группе людей для получения их цифровых подписей.

Определение типов контента   . Если группа работает с файлами нескольких типов, например с электронными таблицами, презентациями и документами, можно расширить функции библиотеки, разрешив и определив несколько тип содержимого. Они увеличивают гибкость и согласованность между библиотеками. Для каждого типа контента можно указать шаблон и даже рабочий процесс. Шаблоны содержат основное форматирование, стандартный текст и свойства, которые применяются к документам этого типа, например название отдела или номер контракта.

Интеграция с клиентами   . Некоторые поддерживаемые клиентские программы позволяют напрямую работать с возможностями SharePoint. Например, использование Microsoft Word 2010 упрощает управление возвратом и извлечением документов. С помощью Microsoft Office SharePoint Workspace 2010 или Microsoft Outlook 2010 можно создать автономную копию контента библиотеки, поработать с ним удаленно, а затем легко синхронизировать изменения при повторном подключении к сети.

Аудит   . Если имеется набор конфиденциальных файлов и требуется отслеживать использование документов, можно задать политику, позволяющую выполнять аудит таких событий, как изменение, копирование и удаление файлов.

В начало страницы

Организация библиотек на сайте

Способ организации файлов в библиотеке зависит от потребностей группы и от предпочитаемых способов хранения и поиска данных. Планирование может помочь пользователю выбрать структуру, лучше всего подходящую группе. Существует ряд возможностей, помогающих работать с множеством файлов в одной библиотеке. Однако организация файлов в виде нескольких библиотек может оказаться удобнее.

Хранение документов в одной библиотеке

Можно использовать одну библиотеку для выполнения разных задач. Например, у одной группы может быть несколько проектов или несколько групп могут работать над одним проектом. Использование одной библиотеки целесообразно в описанных ниже случаях.

  • Группе необходимо просматривать сводные данные или различные представления для одного набора файлов. Например, руководителю может потребоваться просмотреть все файлы, сгруппированные по отделам или по сроку.

  • Пользователям удобнее искать файлы в одном и том же месте сайта.

  • Требуется применить одинаковые параметры к файлам, например включить отслеживание версий файлов или требование утверждения.

  • Группы, работающие с библиотекой, обладают сходными характеристиками, например одинаковыми уровнями разрешений.

  • Требуется анализировать сведения о файлах в электронной таблице или получать сводные обновления по файлам.

Для эффективной работы с документами в одной библиотеке можно добавлять столбцы, определять представления или создавать папки с целью упорядочения файлов.

Хранение документов в нескольких библиотеках

Создание нескольких библиотек может потребоваться при наличии четких различий между наборами файлов, которые требуется хранить, или между группами пользователей, работающих с файлами. Используйте несколько библиотек в описанных ниже случаях.

  • Предполагается управление и хранение файлов различных типов, и предполагается, что пользователи не будут часто просматривать сводки по файлам или запускать операцию поиска по всем файлам одновременно.

  • Группы пользователей, обращающихся к файлам, различаются, в том числе по уровням разрешений.

  • К разным наборам файлов необходимо применить различные параметры, например включить либо отключить управление версиями или требование утверждения.

  • Нет необходимости анализировать файлы одновременно или получать сводные обновления файлов.

  • Требуется предоставить различные наборы параметров для создания файлов либо отображать команды меню "Создать" библиотеки в различном порядке.

Ниже описаны некоторые способы эффективной работы с несколькими библиотеками.

Настройка шаблонов и столбцов   . Если организации необходимо задать в библиотеках единообразные параметры, можно настроить шаблоны сайта и столбцы сайта. В нескольких библиотеках можно использовать общие параметры, тем самым экономя время, затрачиваемое на настройку.

Отправка файлов в другое расположение   . Если нужно, чтобы файл был доступен в нескольких библиотеках, можно сохранить его в одной библиотеке, а затем отправить копию в другие. Можно установить напоминание об обновлении всех копий документа при изменении оригинала.

Создание шаблонов библиотеки   . Если для библиотек нужно задать единые параметры или повторно использовать свойства в различных библиотеках, можно сохранить библиотеку как шаблон. Шаблоны библиотек предлагаются при выборе команды "Создать" в меню "Действия сайта".

В начало страницы

Организация файлов в библиотеке

Существует несколько способов организации файлов в библиотеке. Можно добавить столбцы, определить представления и создать папки. Каждый подход имеет свои преимущества, и их можно сочетать в соответствии с уникальными потребностями библиотеки и группы.

Добавление столбцов

По умолчанию библиотеки отслеживают имя файла, а также сведения о его состоянии, например о том, возвращен ли он в библиотеку. Можно указать дополнительные столбцы, помогающие группе выполнять классификацию файлов и отслеживать их, например по названию кампании, номеру проекта или другой важной информации. Тип создаваемого столбца можно выбрать из нескольких вариантов, включающих однострочный текст, раскрывающийся список параметров, число, вычисляемое по другим столбцам, или даже имя и фотографию пользователя сайта.

Заголовки столбцов упрощают сортировку и фильтрацию документов. При просмотре файлов в библиотеке можно временно упорядочить или отфильтровать файлы, указав на имя столбца, а затем щелкнув стрелку вниз рядом с его именем. Это полезно для просмотра файлов определенным образом, однако при следующем просмотре библиотеки эти действия придется повторить.

В начало страницы

Создание представлений

Будет ли пользователям часто требоваться просмотреть все документы, связанные с определенным проектом либо относящиеся к какому-либо отделу, или группировать документы по месяцу истечения их срока? Если ожидается, что файлы будут часто просматриваться определенным образом, можно создать представление. Это представление можно использовать каждый раз при работе с данной библиотекой. Созданное представление добавляется в раскрывающийся список "Текущие представления", расположенный на ленте библиотеки.

Представление библиотеки — это набор столбцов, в которых отображаются элементы библиотеки. Кроме того, в нем часто задан определенный порядок сортировки, фильтрации и группировки, а также настраиваемый макет. Библиотеки могут содержать личные и общедоступные представления. Любой пользователь с уровнем разрешений "Участие" может создать личное представление для просмотра файлов определенным образом или для фильтрации только нужных файлов. При наличии разрешения на разработку библиотеки можно создать общедоступное представление, которым смогут воспользоваться все, кто просматривает библиотеку. Такое представление можно назначить представлением по умолчанию, чтобы оно автоматически отображалось для любого пользователя, просматривающего библиотеку.

Если участники группы просматривают библиотеки на мобильных устройствах, можно даже создать представления для мобильных устройств, оптимизированные для пропускной способности и других возможностей устройств (например за счет ограничения числа отображаемых элементов).

В начало страницы

Создание папок

Папки (также называемые контейнерами) обеспечивают еще один способ группировки содержимого и управления им в списке или библиотеке. Если папки включены, можно добавлять их к большинству типов библиотек. Если библиотека содержит большое число элементов, папки повысят эффективность доступа к ним. При создании папки на самом деле создается внутренний индекс. Такой внутренний индекс также создается для корневой папки, или папки верхнего уровня в библиотеке или списке. При получении доступа к элементам в папке фактически используется внутренний индекс для доступа к данным.

Если библиотека содержит много элементов, которые можно сгруппировать определенным образом, можно использовать папки для упорядочения контента. Хорошими примерами групп являются проекты, рабочие группы, отделы, категории товаров, диапазоны возрастов и алфавитные подгруппы (А — В, Г — Е и т. д.). Папки позволяют пользователям быстро просматривать большое количество файлов и управлять ими привычным способом.

Папки в библиотеке

В библиотеке, поддерживающий папки, папки выводятся в представлении по умолчанию без каких-либо фильтров. Это помогает пользователям выбирать нужные папки для вставки новых документов. Отображение всех папок также снижает вероятность того, что элементы будут добавлены не в папки библиотеки. Документы можно переместить из одной папки в другую с помощью команды Открыть в проводнике, доступной на ленте библиотеки.

Примечание    Можно определить представление библиотеки Обычная сортировка, в котором папки не будут выводиться перед другими элементами. Этот параметр сортировки может затруднять поиск правильных папок пользователями.

Хотя папки библиотеки не указываются в разделе Документы панели быстрого запуска, владелец сайта или пользователь с разрешениями на его проектирование может включить представление в виде дерева, которое отображает раздел Иерархия сайтов на панели быстрого запуска, позволяет развертывать, свертывать папки библиотек и упрощает навигацию между ними.

Папки в представлении в виде дерева

В начало страницы

Использование столбцов, представлений и папок в сочетании друг с другом

Можно одновременно задействовать все три подхода. Столбцы, используемые для отслеживания проектов в представлении библиотеки по умолчанию, можно применять для создания представления с несколькими условиями фильтра. Представление можно также динамически сортировать и фильтровать путем выбора заголовков столбцов, чтобы быстро выделить нужный контент. Если в библиотеке определена структура папок, можно отменить ее в представлении, выбрав параметр Отображать все элементы без папок в разделе Папки при создании или изменении представления. Каждый подход можно дополнять другим с целью получения нужного контента нужным способом и в нужное время.

В начало страницы

Дальнейшие действия

Получив общее представление о библиотеках, ознакомьтесь с распространенными полезными задачами, которые можно с ними выполнять.

  • Создание или удаление библиотеки либо папки в библиотеке

  • Добавление, открытие и удаление файлов в библиотеке

  • Добавление столбцов в библиотеку и создание представлений библиотеки

  • Работа с шаблонами библиотеки и типами контента

  • Синхронизация библиотеки SharePoint на компьютере с клиентскими программами

  • Перемещение и копирование документов между библиотеками

  • Использование рабочих процессов с библиотекой

  • Задание разрешений и дополнительных параметров для библиотеки

  • Использование библиотек рисунков

  • Управление библиотекой с большим количеством документов

Ссылки на дополнительные сведения об этих задачах см. в разделе См. также.

В начало страницы

Применяется к: SharePoint Foundation 2010



Были ли сведения полезными?

Да Нет

Что мы могли бы улучшить?

255 осталось символов

Чтобы защитить вашу конфиденциальность, не указывайте контактные данные в своем отзыве. Обзор наших политика конфиденциальности.

Спасибо за ваш отзыв!

Ресурсы поддержки

Изменить язык