Экспорт контактов в адресную книгу Outlook

Экспорт контактов в адресную книгу Outlook

Как Access, так и Outlook отлично подходят для управления личными и рабочими контактами, поэтому иногда может требоваться экспортировать контакты из Access в Outlook. Однако прямой экспорт данных из Access в формат Outlook невозможен, как и прямой импорт таблицы из базы данных Access в Outlook. К счастью, можно легко экспортировать таблицу или запрос Access в текстовый файл, а затем импортировать его в Outlook.

Дополнительные сведения об обратной процедуре (импорте контактов Outlook в Access) см. в статье Импорт контактов из адресной книги Outlook или создание связи с ними.

Шаг 1. Экспорт контактных данных Access в формате текстового файла

  1. В области навигации Access щелкните правой кнопкой мыши таблицу или запрос, содержащие контактные данные, которые вы хотите экспортировать, наведите указатель мыши на пункт Экспорт, а затем щелкните Текстовый файл. Чтобы запустить мастер Экспорт – Текстовый файл, можно также выделить таблицу или запрос в области навигации, а затем на вкладке Внешние данные в группе Экспорт нажать кнопку Текстовый файл.

    Откроется диалоговое окно Экспорт — Текстовый файл.

    Выберите параметры экспорта в диалоговом окне "Экспорт – Текстовый файл".

  2. В диалоговом окне Экспорт — Текстовый файл обратите внимание на предлагаемое имя файла и его расположение. Чтобы принять значения, используемые по умолчанию, нажмите кнопку ОК; чтобы задать другое расположение файла, нажмите кнопку Обзор и выберите нужную папку, а затем нажмите кнопку ОК. Все флажки в разделе Укажите параметры экспорта должны быть сняты.

  3. В мастере экспорта текста убедитесь, что установлен переключатель с разделителями, и нажмите кнопку Далее.

  4. На следующей странице мастера выберите разделитель табуляция, а затем установите флажок Включить имена полей в первой строке.

  5. На следующей странице мастера нажмите кнопку Готово.

  6. Нажмите кнопку Закрыть, не сохраняя шаги экспорта, и закройте Access.

Далее нужно будет импортировать текстовый файл в Outlook. Перед продолжением рекомендуется выбрать папку Outlook для импорта контактов. Если вы хотите импортировать контакты в новую папку Outlook, необходимо создать ее перед выполнением описанных ниже действий.

Шаг 2. Импорт текстового файла в Outlook

  1. Расположение мастера импорта и экспорта зависит от используемой версии Outlook. Выполните действия, которые соответствуют вашей версии Outlook.

    • Если вы используете Outlook 2016 или Outlook 2013, на вкладке Файл выберите пункт Открыть и экспортировать, а затем — Импорт и экспорт.

    • Если вы используете Outlook 2010, щелкните Файл > Параметры. В диалоговом окне "Параметры Outlook" щелкните Дополнительно, а затем в разделе Экспорт нажмите кнопку Экспорт.

    • Если вы используете Outlook 2007, в меню Файл выберите пункт Импорт и экспорт.

  2. В мастере импорта и экспорта выберите Импорт из другой программы или файла и нажмите кнопку Далее.

  3. Выберите пункт Значения, разделенные табуляцией (Windows) и нажмите кнопку Далее.

  4. В диалоговом окне Импорт файла нажмите кнопку Обзор, найдите TXT-файл, созданный на предыдущем этапе, и дважды щелкните его.

  5. Если конечная папка в Outlook уже содержит контакты, некоторые из импортируемых файлов могут являться дубликатами существующих. В разделе Параметры выберите способ работы с дубликатами.

    • Если импортируемые контакты более полные или актуальные, чем уже существующие в Outlook, выберите пункт Заменять дубликаты при импорте.

    • Если вы не знаете, какие из контактов более полные и актуальные, и хотите импортировать все контакты, даже если некоторые из них являются дубликатами, выберите пункт Разрешить создание дубликатов. После импорта можно проверить контакты в Outlook и удалить ненужные.

    • Если контакты в Outlook более полные и актуальные, чем импортируемые, выберите пункт Не импортировать дубликаты.

  6. Нажмите кнопку Далее.

  7. В списке папок выберите папку контактов, в которую вы хотите импортировать данные, и нажмите кнопку Далее.

  8. Чтобы проверить или изменить способ сохранения контактов в папке Outlook, нажмите кнопку Соответствие полей. Это действие выполнять не обязательно, но оно гарантирует добавление импортируемых данных в правильные поля Outlook.

    Примечание : Если кнопка Соответствие полей недоступна, в разделе Будут выполнены следующие действия установите флажок возле операции импорта.

    Дополнительная справка по сопоставлению полей

    1. В диалоговом окне Соответствие полей проверьте сопоставление, используемое по умолчанию, в списке В справа.

      Примечание : Чтобы отобразить дополнительные поля в списке В, щелкните знак "плюс" (+) рядом с полем. Например, чтобы отобразить поля Имя и Фамилия, щелкните знак "плюс" (+) возле пункта Имя.

    2. Если соответствие полей правильное, нажмите кнопку Отмена для возврата к мастеру импорта файла. В противном случае измените соответствие полей, выполнив описанные ниже действия.

      • Чтобы сопоставить поле в текстовом файле с полем в конечной папке Outlook, перетащите его из левой части списка (Из) в соответствующее поле в правой части списка (В).

      • Чтобы не выполнять сопоставление для поля, перетащите его из правой части списка (Из) в левую (В).

      • Чтобы удалить все сопоставления, нажмите кнопку Очистить.

      • Чтобы восстановить исходные сопоставления, нажмите кнопку По умолчанию.

        Чтобы увидеть дополнительные записи в списке Из, нажмите кнопку Назад или Далее.

    3. По завершении нажмите кнопку ОК.

      Примечание : Если первая строка импортируемого текстового файла не содержит имена полей, она будет интерпретироваться как строка с именами полей и не будет импортирована как строка с данными. Чтобы обеспечить импорт всех данных текстового файла, включите имена полей в первой строке текстового файла при его экспорте из Access.

  9. Нажмите кнопку Готово.

Дополнительные сведения

К началу страницы

Совершенствование навыков
Перейти к обучению
Первоочередный доступ к новым возможностям
Присоединиться к программе предварительной оценки Office

Были ли сведения полезными?

Спасибо за ваш отзыв!

Благодарим за отзыв! Возможно, будет полезно связать вас с одним из наших специалистов службы поддержки Office.

×