Перейти к основному контенту
Office
Экспорт данных Access в документ Word

Экспорт данных Access в документ Word

Примечание: Мы стараемся как можно оперативнее обеспечивать вас актуальными справочными материалами на вашем языке. Эта страница переведена автоматически, поэтому ее текст может содержать неточности и грамматические ошибки. Для нас важно, чтобы эта статья была вам полезна. Просим вас уделить пару секунд и сообщить, помогла ли она вам, с помощью кнопок внизу страницы. Для удобства также приводим ссылку на оригинал (на английском языке).

С помощью мастера экспорта в RTF-файл можно экспортировать данные из базы данных Access в документ Microsoft Word. В этой статье объясняется, как использовать мастер и как сохранить параметры экспорта в виде спецификации для дальнейшего использования.

В этой статье

Основы экспорта данных в Word

Экспорт данных в Word

Как Access экспортирует объекты в Word

Дополнительные сведения

Основы экспорта данных в Word

В Microsoft Word можно экспортировать таблицу, запрос, форму или отчет. При экспорте объекта с помощью мастера экспорта в RTF-файл Access создает копию его данных в файле Microsoft Word формата RTF. Отображаемые поля и записи таблиц, запросов и форм экспортируются в документ Word в виде таблицы. При экспорте данных отчета и их представления мастер пытается обеспечить как можно более точное соответствие документа Word отчету.

  • Начало операции.    Для экспорта данных из Access в Word необходимо открыть Access. В Word нет средства импорта данных из базы данных Access. Вы также можете сохранить базу данных или таблицу Access в виде документа Word с помощью команды Сохранить как в Access.

  • Объекты, поддерживающие экспорт.    Вы можете экспортировать таблицу, запрос, форму или отчет. Можно также экспортировать только записи, выбранные в определенном представлении. Макросы и модули экспортировать нельзя. При экспорте формы или таблицы с подчиненными формами или подтаблицами экспортируется только основная форма или таблица. Все подчиненные формы и подтаблицы следует экспортировать в Word отдельно. При экспорте отчета, напротив, все подчиненные формы и вложенные отчеты экспортируются вместе с главным отчетом.

  • Результат операции.    Мастер экспорта в RTF-файл всегда экспортирует форматированные данные. Это означает, что экспортируются только видимые в объекте или представлении поля и записи, а также параметры формата отображения. Столбцы и записи, скрытые из-за применения фильтра, не экспортируются. Макет отчета при экспорте также сохраняется.

  • Слияние с существующим документом.    При экспорте данных из Access в документ Word всегда создается новый файл Word. Если вы хотите вставить данные в существующий документ Word, необходимо сначала экспортировать данные из Access в новый документ Word, а затем скопировать их из нового документа и вставить в имеющийся. Можно также скопировать строки непосредственно из таблицы, запроса, формы или отчета Access и вставить их в документ.

Экспорт данных в Word

Процесс экспорта данных в документ Word включает следующие основные этапы:

  • Подготовка источников данных к экспорту. На этом этапе необходимо убедиться, что данные не содержат ошибок, а также решить, экспортировать все данные в исходной таблице или их часть.

  • Запуск мастера экспорта в RTF-файл.

  • Сохранение параметров в виде спецификации экспорта для последующего использования (необязательно).

В следующих разделах описано, как выполнить каждую из этих задач.

Подготовка к экспорту

  1. Откройте исходную базу данных Access.

  2. На панели навигации выберите объект с данными, которые вы хотите экспортировать.

    Экспортировать можно таблицу, запрос, форму или отчет.

  3. Просмотрите исходные данные, чтобы убедиться в отсутствии индикаторов ошибок (треугольников зеленого цвета) или значений ошибок, таких как #ЧИСЛО!.

    Устраните все ошибки, прежде чем экспортировать данные в Word. В противном случае значения будут заменены значениями NULL.

  4. Если конечный документ Word существует и открыт, закройте его перед выполнением операции. Перед перезаписью файла мастер запрашивает подтверждение.

    Примечание: Добавить данные в существующий документ Word невозможно.

  5. Если вы хотите экспортировать только часть таблицы, запроса или формы, откройте нужный объект в базе данных Access и выделите записи.

Экспорт данных

  1. На вкладке Внешние данные в группе Экспорт нажмите кнопку Word.

  2. Откроется мастер Экспорт – Файл RTF.

    Выберите назначение и параметры экспорта в диалоговом окне "Экспорт – Файл RTF".

    Примечание: Команды Экспорт доступны только в том случае, если открыта база данных.

  3. В мастере Экспорт – Файл RTF укажите имя конечного файла.

  4. Мастер всегда экспортирует форматированные данные. Чтобы просмотреть документ Word после экспорта, установите флажок Открыть целевой файл после завершения операции экспорта.

  5. Если вы выделили определенные записи до начала экспорта, можно установить флажок Экспортировать только выбранные записи. Если же требуется экспортировать все записи в представлении, не устанавливайте флажок.

    Примечание: Если записи не выделены, этот флажок недоступен (неактивен).

  6. Нажмите кнопку ОК.

  7. Если конечный документ существует, вам будет предложено нажать кнопку Да , чтобы перезаписать файл. Нажмите кнопку нет , чтобы изменить имя конечного файла, а затем еще раз нажмите кнопку ОК .

Access экспортирует данные и откроет конечный документ в Word, если вы установили соответствующий флажок в мастере. Кроме того, на последней странице мастера будет отображено состояние операции.

Как Access экспортирует объекты в Word

В следующей таблице описано, как Access экспортирует разные объекты и значения в Word. Это поможет определить причину проблемы, если экспорт будет выполняться не так, как ожидается.

Элемент

Что нужно учитывать при экспорте

Имена полей

При экспорте таблиц, запросов и форм имена полей помещаются в первую строку таблицы в документе Word. В случае экспорта отчета расположение имен полей зависит от макета отчета.

Многозначные поля

Многозначное поле Access экспортируется в один столбец в Word. Значения разделяются запятыми (,).

Рисунки, объекты и вложения

Все графические элементы, такие как логотипы, данные в полях объектов OLE и вложения, не экспортируются.

Графы

Объекты Microsoft Graph не экспортируются.

Выражения

Выражения не экспортируются в документ Word. Экспортируются только их результаты.

Подчиненные формы и подтаблицы

При экспорте формы или таблицы экспортируется только основная форма или таблица. Необходимо повторить экспорт для всех подчиненных форм и подтаблиц.

Дополнительные сведения

К началу страницы

Совершенствование навыков работы с Office
Перейти к обучению
Первоочередный доступ к новым возможностям
Присоединиться к программе предварительной оценки Office

Были ли сведения полезными?

Спасибо за ваш отзыв!

Благодарим за отзыв! Возможно, будет полезно связать вас с одним из наших специалистов службы поддержки Office.

×