Цель управления проектом: управление затратами и бюджетом

Примечание: Мы стараемся как можно оперативнее обеспечивать вас актуальными справочными материалами на вашем языке. Эта страница переведена автоматически, поэтому ее текст может содержать неточности и грамматические ошибки. Для нас важно, чтобы эта статья была вам полезна. Просим вас уделить пару секунд и сообщить, помогла ли она вам, с помощью кнопок внизу страницы. Для удобства также приводим ссылку на оригинал (на английском языке).

icon: Manage costs

Если проект содержит сведения о затратах для бюджетирования или для отслеживания производительности проекта, эти сведения не подаются вам, пока вы не сможете просматривать и анализировать его. Без тщательного понимания того, где ваши затраты попадают в проект, проект может быстро завершиться сбоем и стать невыгодным.

Эта статья посвящена одной из многих целей управления проектом и является частью раздела Схема управления проектом.

Примеры управления проектами. . .

Пример: первый руководитель проекта   : у вас есть слишком много занятых человек, и внезапно ваш начальник покажет вам расписание проекта и сообщит вам об отслеживании затрат в проекте. Создание проектов — это что-то, с чем вы знакомы, но при этом в Microsoft Project не будет достаточно сложно отслеживать их.

Однако отслеживание затрат в Microsoft Project не сложнее, чем отслеживание работы в проекте. Кроме того, ваш начальник может не ожидать сложного анализа освоенного объема или основной работы портфеля. Вот несколько основ, которые следует знать первыми.

  • Как узнать, какие затраты    Сначала Узнайте, какие затраты и что они не представляют. Наиболее важными затратами в любом проекте являются затраты на работу сотрудников по проектам, а также сборы за консультанта и затраты поставщиков от лиц и организаций, с которыми вы хотите отойти.
    Существуют также связанные с материалами затраты, такие как "цемент", доски, формирование шаблонов, оборудование и компьютеры. Если вы планируете выполнять деятельность в командировках от имени проекта, вам необходимо учитывать стоимость авиаперелет, Прокат автомобилей и размещений в качестве затрат, которые также необходимо добавить в проект.

  • Ввод затрат     Итак, теперь вы знаете все об издержках. Где вы вводите сообщение в Microsoft Project? Ссылки на конец этой статьи помогут вам в этом. Как правило, большинство сведений о затратах вводятся в лист ресурсов. Здесь указываются затраты на почасовые работники, сотрудников с заработной платы, договорные затраты для консультантов, фиксированные или одноразовые затраты на материалы по проекту и т. д.

  • Просмотр сведений о затратах после ввода затрат на ресурсы, задачи или и то, и другое, вы можете проверить их, чтобы узнать, нужно ли настраивать для достижения целей. В определенный момент заинтересованные лица будут искать эти сведения.

  • Отчет о стоимости    Чтобы быстро создать впечатляющий экран сведений о затратах, экспортируйте сведения о затратах в Excel, а затем создайте спарклайны. Ниже приведен пример сведений о затратах, скопированных из таблицы затрат в Project и вставленной в Excel 2010 с помощью спарклайна, созданного для этого типа.
    _з0з_

Ниже приведено три действия по увеличению навыков затрат.

  1. Простое начало    работы Вам не нужно вводить все затраты, чтобы изучить базовое управление затратами в Project. Начните с базовых затрат, например зарплаты сотрудника, с помощью листа ресурсов. Затем назначьте этому ресурсу несколько задач, чтобы узнать о связи работы с длительностью и стоимостью. Теперь откройте диалоговое окно сведения о проекте (на вкладке проекты нажмите кнопку сведения о проекте ), а затем выберите пункт Дополнительно ). ИзУчите итоговые значения длительности, трудозатрат и затрат проекта. Переход вперед и назад между листом ресурсов и диалоговым окном сведения о проекте: изменение зарплаты в листе ресурсов и отображение итоговых значений в диалоговом окне сведения о проекте.
    _з0з_

  2. Развивайте свои навыки    По мере того, как вы узнаете о затратах, начните добавлять затраты FIR авиаперелет Гостиницы, фиксированные затраты на резервирование, а также затраты поставщиков, например катеринг, домикы и т. д. Вы даже не должны знать затраты или создать базовый план для них (если вы не хотите использовать более надежные функции бюджетирования Project).

  3. Знакомство с экспертами    Ознакомьтесь со статьей следующий раздел, чтобы узнать, как эксперты работают с затратами (подСказка: это не ваш вопрос)

Пример 2: вы являетесь руководителем проекта   : вы уже давно занимаетесь руководителем проекта, и раньше использовалось сложное программное обеспечение руководителя Project. Вы даже знаете разницу между БПЗ с ПОПЗ и может рассчитать чистую приведенную стоимость проекта, например никто из бизнеса.

Теперь вы хотите узнать, как сделать то же самое в Project 2010. Вы обнаружите, что Project предоставляет надежные функции для управления бюджетом, управляя изменениями затрат и базовых планов затрат.

Имейте в виду, что чем больше и сложнее ваша организация, тем больше возможностей необходимо учитывать при вводе, анализе и управлении затратами.

  • Проверка исторических данных    Анализ истории затрат для похожих проектов помогает лучше оценить затраты в текущем проекте. Если в вашей организации есть проектный офис (Office Management), изучите их с учетом требований к стоимости и бюджету. Один аспект организации с развитыми рекомендациями по управлению проектами — постоянно развивающийся журнал прошлых проектов, что позволяет избежать ошибок и возобновленных попыток.

  • Ввод затрат     Большинство сведений вводится в лист ресурсов. Здесь указывается, приходится ли стоимость на почасовые служащие и фиксированные или единовременные затраты на материалы по проектам. Не забывайте о других затратах, связанных с управлением проектом: затраты на контракты, затраты и на непредвиденные случаи для задач с высокими рисками, затратами на страхование и Бондс.
    Отслеживание и управление затратами, особенно если вы выполняете анализ освоенного объема, требует ввода сведений о затратах для ресурсов, назначенных задачам. Кроме того, необходимо задать базовые уровни.

    Предупреждение: В вашей организации могут быть ограничены политики, связанные с затратами на договоры. Убедитесь, что вы понимаете корпоративные политики, чтобы четко понять, нужно ли вводить в контракты, например поставщика, и тип контракта, который вы можете ввести. .

  • Создание базового плана   . Если базовый план не будет создан после ввода затрат, вы не сможете анализировать их или контролировать. Базовый план — это план, утвержденный всеми заинтересованными лицами. В Project это задается на вкладке проект. Имейте в виду, что при выборе базового плана в Project базовый план задается не только для затрат, но и для оценки длительности задач и трудозатрат.

  • Всегда просматривайте свои затраты    Когда вы вводите затраты на ресурсы, задачи или и то, и другое, вы можете проверить их, чтобы узнать, нужно ли их настроить. В какой-то момент заинтересованные лица ищут эти сведения

  • Использование эксперта для анализа ваших требований к затратам     Используйте опытные и полезные участники группы, чтобы оценить оценки затрат для задач и ресурсов. Более крупные организации используют проектный офис (Office Management) или нанимает Профессиональный оценщик.

  • Знакомство   с освоенным объемом. Освоенный объем — это промышленный стандарт для анализа отклонений по стоимости в течение всего проекта. Вы не хотите, чтобы вы ни находились в конце проекта, который вы превышены и планируете.

  • Экспорт сведений о затратах в другие программы    Для дальнейшего анализа вам может потребоваться экспортировать сведения о затратах в другую программу. С помощью этого инструмента можно быстро использовать Спарклайны в Excel 2010. В этом примере отображаются спарклайны для сведений об освоенном объеме, скопированных из Project в Excel.

    _з0з_. можно также использовать визуальные отчеты в Project для создания более сложной сводной диаграммы освоенного объема (как правило, такой как «S-кривая»).


    _з2з_

  • Вы даже можете сделать данные проекта более подробными и создать расширенный анализ с помощью ДВУХФАКТОРНЫЙ или Монте Карло. СКИЕС ограничение на анализ сведений о проекте.

В этой статье

Шаг 1: ввод и Просмотр затрат в проекте

Шаг 2: Управление затратами

Шаг 1: ввод и Просмотр затрат в проекте

Ввод затрат на ресурсы

Сначала необходимо ввести затраты для всех людей, оборудования и других ресурсов в проекте.

Просмотр затрат

Когда вы вводите затраты на ресурсы, задачи или и то, и другое, вы можете проверить их, чтобы узнать, нужно ли их настроить.

Определение способа начисления затрат

Указание времени, в течение которого фактические затраты связаны с проектом (на начальном этапе, окончании или в рамках проекта) можно создать план движения денежных средств

Печать представления или отчета

В определенный момент вам потребуется сообщить о затратах по проекту для других пользователей в Организации.

Создание наглядного отчета

Вы можете экспортировать сведения о затратах проекта в Visio или Excel для создания отчетов или дальнейшего анализа.

Создание и обновление базового или промежуточного плана

Если оценки затрат указаны в соответствии с целями затрат, их можно установить в качестве базового плана. Таким образом, вы можете сравнить _з0з_ с исходным планом по мере продвижения проекта.

Сравнение двух версий проекта

Вы сравниваете затраты одного проекта с более ранней версией проекта с помощью функции сравнения версий в Project.

Просмотр хода выполнения календарного плана

ПроСматривая задачи в расписании, вы узнаете, где начисляются затраты.

Узнайте, что влияет на дату окончания проекта (критический путь).

Текст

Задача на критическом пути может повлиять на стоимость проекта в целом. Узнайте, как их распоЗнать.

Скрытие столбца в представлении

Текст

Скрытие столбцов — это эффективный способ временно предотвратить просмотр сведений другими пользователями. Не беспокойтесь: при скрытии столбцов данные о затратах не удаляются.

Шаг 2: Управление затратами

Проверка затрат проекта

Когда вы вводите затраты на ресурсы, задачи или и то, и другое, вы можете проверить их, чтобы узнать, нужно ли их настроить.

Определение способа начисления затрат

Указание времени, в течение которого фактические затраты связаны с проектом (на начальном этапе, окончании или в рамках проекта) можно создать план движения денежных средств

Создание и обновление базового или промежуточного плана

Если оценки затрат указаны в соответствии с целями затрат, их можно установить в качестве базового плана. Таким образом, вы можете сравнить _з0з_ с исходным планом по мере продвижения проекта.

Просмотр хода выполнения календарного плана

ПроСматривая задачи в расписании, вы узнаете, где начисляются затраты.

Оценка производительности проекта с помощью анализа освоенного объема

Анализ освоенного объема показывает, какая часть бюджета должна быть потрачена, в представлении объема выполненной работы и базовых затрат для задачи, назначения или ресурсов.

Обучение расширенного анализа освоенного объема (блог)

Узнайте, как экспортировать расписание в формат, которым ЦЕФАКТ соответствует (для торговли ФаЦилтатион и электронной деятельности).

Узнайте, что влияет на дату окончания проекта (критический путь).

Текст

Задача на критическом пути может повлиять на стоимость проекта в целом. Узнайте, как их распоЗнать.

Скрытие столбца в представлении

Текст

Вы не хотите, чтобы все сотрудники вашей организации могли просматривать сведения о затратах, еспеЦиал стоимости из заработной платы сотрудников, расходы из-за внешние контракты поставщика или корпоративные бюджеты. Скрытие столбцов — это эффективный способ временно предотвратить просмотр сведений другими пользователями. Не беспокойтесь: при скрытии столбцов данные о затратах не удаляются. Данные можно удалять только из Project, если вручную выделить строки или ячейки данных, а не целые столбцы данных.

Создание наглядного отчета о данных Project в Excel

Вы можете экспортировать данные проекта в Excel. Например, если вы анализируете анализ освоенного объема, вы можете экспортировать эти сведения, чтобы просмотреть стандартную S-кривую информации об освоенном объеме для дальнейшего анализа.

Использование спарклайнов в Excel 2010 для управления затратами

Текст

Вы не хотите, чтобы все сотрудники вашей организации могли просматривать сведения о затратах, еспеЦиал стоимости из заработной платы сотрудников, расходы из-за внешние контракты поставщика или корпоративные бюджеты. Скрытие столбцов — это эффективный способ временно предотвратить просмотр сведений другими пользователями. Не беспокойтесь: при скрытии столбцов данные о затратах не удаляются. Данные можно удалять только из Project, если вручную выделить строки или ячейки данных, а не целые столбцы данных.

Совершенствование навыков работы с Office
Перейти к обучению
Первоочередный доступ к новым возможностям
Присоединиться к программе предварительной оценки Office

Были ли сведения полезными?

Спасибо за ваш отзыв!

Благодарим за отзыв! Возможно, будет полезно связать вас с одним из наших специалистов службы поддержки Office.

×