Упорядочение документов и сайтов в Office 365

Упорядочение документов и сайтов в Office 365

Примечание: Мы стараемся как можно оперативнее обеспечивать вас актуальными справочными материалами на вашем языке. Эта страница переведена автоматически, поэтому ее текст может содержать неточности и грамматические ошибки. Для нас важно, чтобы эта статья была вам полезна. Просим вас уделить пару секунд и сообщить, помогла ли она вам, с помощью кнопок внизу страницы. Для удобства также приводим ссылку на оригинал (на английском языке).

Один из самых распространенных трудностях организация OneDrive для бизнеса и SharePoint Online документов и сайтов. Вот как можно упорядочить документы и сайты в OneDrive для бизнеса.

Хранение документов в OneDrive для бизнеса или библиотеке сайта группы

Сведения о совместном использовании OneDrive для бизнеса и сайтов групп см. в статье Настройка хранилища файлов Office 365 с функцией общего доступа (оптимальный вариант для малого бизнеса).

OneDrive для бизнеса — ваше личное хранилище документов в среде Office 365. В OneDrive для бизнеса файлы хранятся в конфиденциальном режиме, однако при необходимости вы можете открыть к ним доступ другим пользователям. Сайт группы — это ресурс, который используют определенные сотрудники вашей организации.

Примечание: OneDrive для бизнеса отличается от службы OneDrive, которая предназначена для хранения личных файлов, не связанных с работой.

До 1 ТБ данных можно хранить в OneDrive для бизнеса. Дополнительные сведения об ограничениях хранилище читайте в статье Ограничения SharePoint Online.

Чтобы открыть OneDrive для бизнеса или библиотеку сайта группы, войдите в Office 365 и выполните одно из описанных ниже действий.

  • Выберите OneDrive в заголовке, а затем перейдите в раздел Файлы на панели быстрого запуска в левой части экрана.

  • Выберите Сайты в заголовке, а затем щелкните плитку Сайт группы и откройте библиотеку Документы на панели быстрого запуска в левой части экрана.

Примечание: Если параметры вашего сайта SharePoint изменялись, панель быстрого запуска в левой части экрана может отсутствовать.

Для выполнения различных действий в OneDrive для бизнеса или библиотеке документов на сайте группы используйте панель быстрых действий, расположенную над библиотекой, или нажмите многоточие (...) рядом с необходимым файлом.

Используйте панель быстрых команд в Office 365 для выполнения действий в библиотеке документов OneDrive для бизнеса или сайта группы SharePoint Online.

Вы можете:

Если щелкнуть документ правой кнопкой мыши, появится раскрывающийся список с другими возможностями. Так можно, например, скачать, удалить, переместить или скопировать файл, получить ссылку на него, а также поделиться им. Другие советы см. в статье Организация файлов в библиотеке.

Поиск документов

В большинстве организаций используется множество документов, поэтому иногда бывает трудно найти нужные файлы, даже если вы сами их создали. В Office 365 документы можно искать разными способами.

Оптимальный способ поиска файла обычно зависит от того, что именно вам о нем известно. Например, есть специальные места для поиска документов, которые вы отслеживаете или к которым вам предоставлен доступ. Вам также может быть известно, что нужный файл хранится в OneDrive для бизнеса или в библиотеке сайта группы.

В других случаях можно выполнить поиск документа по имени или даже по ключевому слову. С помощью поля запроса в OneDrive для бизнеса можно найти:

  • документы в OneDrive для бизнеса;

  • документы, которыми с вами кто-то поделился;

  • документы, хранящиеся на отслеживаемом вами сайте.

Поле Поиск расположено в левом или правом верхнем углу окна OneDrive для бизнеса или сайта SharePoint.

Снимок экрана с полем запроса OneDrive в Office 365.

В SharePoint можно использовать найти файл, над документами или полем поиска этого сайта.

Краткое описание способов поиска документов в Office 365 см. в статье Поиск файла в Office 365.

Отслеживание документов для облегчения их дальнейшего поиска

Если вы отслеживаете документ, он отображается в OneDrive для бизнеса в списке Отслеживаемые документы.

Снимок экрана с документами OneDrive для бизнеса, которые вы отслеживаете в Office 365.

Кроме, если вы указали в своем профиле определенную информацию, такую как ключевые слова в полях Интересы и Спроси меня, в списке отслеживаемых документов появятся файлы, которые могут быть вам полезны. Чтобы начать отслеживать предложенный документ, нажмите кнопку Подписаться под ним.

Щелкните "Подписаться" под рекомендуемым документом, чтобы добавить его в список "Отслеживаемые документы" в Office 365.

Отслеживание документов в OneDrive для бизнеса или библиотеке сайта

  1. Щелкните правой кнопкой мыши документ, который хотите отслеживать.

    Выберите значок "Дополнительно" (многоточие) рядом с именем документа в OneDrive для бизнеса, чтобы открыть всплывающую карточку документа
  2. В выноске документа выберите выполните. Если вы не видите выполните, щелкните правой кнопкой мыши файл, нажмите кнопку Дополнительно и нажмите кнопку выполните.

    Выберите команду "Подписаться" во всплывающем меню в OneDrive для бизнеса.

Просмотр документов, к которым вам предоставили доступ

Общий доступ документы люди вместе с вами, в частности, будут включены в представление Совместно со мной в OneDrive для бизнеса. Однако людей «общий доступ всем пользователям» или совместно с помощью групп безопасности документы не будут включены в этом представлении.

Документы, которыми люди поделились с вами, в представлении "Мне предоставлен доступ" в OneDrive для бизнеса
  1. В Office 365 выберите OneDrive для бизнеса в заголовке.

  2. На панели быстрого запуска в левой части экрана выберите пункт Мне предоставлен доступ.

Просмотр списка недавно открывавшихся документов

В OneDrive для бизнеса можно узнать, какие документы из OneDrive для бизнеса или библиотеки сайта группы недавно открывались в Office 365. На панели быстрого запуска в левой части экрана выберите пункт Последние.

Примечание: Для просмотра последних документов у вас должны быть установлены приложения Office 2013 или более поздней версии.

Настройка оповещений для контроля изменений в документах

Вы можете настроить оповещения об изменениях в определенных документах или об их удалении. В зависимости от выбранных параметров эти уведомления могут с разной периодичностью отправляться на электронную почту или SMS.

Настройка оповещения в SharePoint

  1. Выберите документ в библиотеке.

  2. Выберите Файлы > Оповестить меня > Настройка оповещения для этого документа или Страница > Оповестить меня > Установить оповещение на этой странице.

  3. В диалоговом окне Новое оповещение выберите параметры и нажмите кнопку ОК.

Дополнительные сведения о настройке оповещений читайте в статье Создание оповещений на получение уведомлений об изменении файла или папки в SharePoint.

Отслеживание сайтов для облегчения их дальнейшего поиска

Если вы используете несколько сайтов групп в своей организации, вы можете подписаться на них для упрощения доступа. Отслеживаемые сайты групп отображаются на странице "Сайты". С помощью приведенных ниже инструкций вы можете быстро переходить к библиотекам отслеживаемых сайтов в OneDrive для бизнеса.

Отслеживание сайта

  1. Перейдите на сайт, который собираетесь отслеживать.

  2. Выберите команду Подписаться в правой части заголовка.

    Подпишитесь на сайт SharePoint Online и добавьте ссылку на свою страницу "Сайты" в Office 365.

Дополнительные сведения см. в разделе Видео: подписка на сайт SharePoint.

Переход к библиотекам документов на отслеживаемых сайтах групп

В OneDrive для бизнеса можно отобразить список сайтов группы, которые вы отслеживаете в Office 365, а затем открыть библиотеку документов на необходимом сайте.

  1. На панели быстрых действий выберите пункт Папки сайтов. Отобразится список всех отслеживаемых сайтов.

    Выберите "Папки сайтов" на панели быстрых действий в Office 365, чтобы увидеть список сайтов SharePoint Online, которые вы отслеживаете.
  2. Выберите в списке сайт, к библиотекам документов которого хотите перейти.

    Выберите сайт в списке папок сайтов в Office 365, чтобы увидеть библиотеки документов на этом сайте.

См. также

Просмотр и изменение профиля в Office Delve

Видео: копирование и перемещение файлов библиотеки с помощью команды "Открыть в проводнике"

Создание папок, библиотек и дочерних сайтов

Поиск утерянных или исчезнувших файлов в OneDrive

Совершенствование навыков работы с Office
Перейти к обучению
Первоочередный доступ к новым возможностям
Присоединиться к программе предварительной оценки Office

Были ли сведения полезными?

Спасибо за ваш отзыв!

Благодарим за отзыв! Возможно, будет полезно связать вас с одним из наших специалистов службы поддержки Office.

×