Перейти к основному контенту
Office

Сохранение файлов в формате PDF или XPS

В приложениях Office вы можете сохранять или преобразовывать файлы в формат PDF, чтобы делиться ими или печатать их в типографии. Дополнительное программное обеспечение или надстройки не требуются.

Использовать формат PDF, если вы хотите, чтобы файл отвечал таким условиям:

  • файл должен выглядеть одинаково на большинстве компьютеров;

  • файл должен быть меньшего размера;

  • требуется совместимость с отраслевым стандартом.

В качестве примеров можно привести резюме, юридические документы, бюллетени, файлы, предназначенные для чтения (без редактирования) и печати, а также файлы, предназначенные для профессиональной печати.

Важно: Многие программы, в том числе Microsoft Word, имеют возможность открывать и редактировать PDF-файлы. Чтобы получатель не смогли изменить файл, достаточно просто предоставить общий доступ к чему-либо в PDF-файле.

Чтобы экспортировать или сохранить файл Office в формате PDF, откройте его и в меню Файл выберите пункт Экспорт или Сохранить как. Чтобы просмотреть пошаговые инструкции, выберите приложение Office в раскрывающемся списке.

  1. Откройте таблицу или отчет, которые требуется опубликовать в формате PDF.

  2. На вкладке Внешние данные в группе Экспорт нажмите кнопку PDF или XPS.

    Изображение кнопки «PDF или XPS»

  3. В поле Имя файла введите или выберите имя документа.

  4. В списке Тип файла выберите PDF.

    • Если требуется высокое качество печати документа, установите переключатель в положение Стандартная (публикация в Интернете и печать).

    • Если качество печати не так важно, как размер файла, установите переключатель в положение Минимальный размер (публикация в Интернете).

  5. Нажмите кнопку Параметры, чтобы выбрать страницы для печати, указать, должна ли печататься разметка, а также выбрать параметры вывода. Нажмите кнопку ОК.

  6. Нажмите кнопку Опубликовать.

Эти сведения также относятся к Microsoft Excel Starter 2010.

Примечание: Вы не можете сохранять листы Power View как PDF-файлы.

  1. Откройте вкладку Файл.

  2. Выберите команду Сохранить как.
    Чтобы отобразить диалоговое окно Сохранить как в Excel 2013 или Excel 2016, необходимо выбрать расположение и папку.

  3. В поле Имя файла введите имя файла, если оно еще не присвоено.

  4. В списке Тип файла выберите PDF.

    • Если файл требуется открыть в выбранном формате после его сохранения, установите флажок Открыть файл после публикации.

    • Если требуется высокое качество печати документа, установите переключатель в положение Стандартная (публикация в Интернете и печать).

    • Если качество печати не так важно, как размер файла, установите переключатель в положение Минимальный размер (публикация в Интернете).

  5. Нажмите кнопку Параметры, чтобы выбрать страницы для печати, указать, должна ли печататься разметка, а также выбрать параметры вывода. Подробную информацию о диалоговом окне "Параметры" в Excel см. в статье Дополнительные сведения о вариантах создания PDF. По завершении нажмите кнопку ОК.

  6. Нажмите кнопку Сохранить.

OneNote 2013 и OneNote 2016

  1. Откройте вкладку Файл.

  2. Нажмите кнопку Экспорт.

  3. В разделе Экспорт текущего элемента выберите часть записной книжки, которую необходимо сохранить в формате PDF.

  4. В разделе Выбор формата выберите пункт PDF (*.pdf) и нажмите кнопку Экспорт.

  5. В диалоговом окне Сохранить как в поле Имя файла введите название записной книжки.

  6. Нажмите кнопку Сохранить.

OneNote 2010

  1. Откройте вкладку Файл.

  2. Выберите команду Сохранить как и выберите параметр, соответствующий части записной книжки, которую необходимо сохранить в формате PDF.

  3. В разделе Сохранить раздел как выберите пункт PDF и нажмите кнопку Сохранить как.

  4. В поле Имя файла введите имя для записной книжки.

  5. Нажмите кнопку Сохранить.

  1. Откройте вкладку Файл.

  2. Выберите команду Сохранить как.
    Чтобы отобразить диалоговое окно Сохранить как в PowerPoint 2013 и PowerPoint 2016, необходимо выбрать расположение и папку.

  3. В поле Имя файла введите имя файла, если оно еще не присвоено.

  4. В списке Тип файла выберите PDF.

    • Если файл требуется открыть в выбранном формате после его сохранения, установите флажок Открыть файл после публикации.

    • Если необходимо высокое качество печати документа, установите переключатель в положение Стандартная (публикация в Интернете и печать).

    • Если качество печати не так важно, как размер файла, установите переключатель в положение Минимальный размер (публикация в Интернете).

  5. Нажмите кнопку Параметры, чтобы выбрать страницы для печати, указать, должна ли печататься разметка, а также выбрать параметры вывода. По завершении нажмите кнопку ОК.

  6. Нажмите кнопку Сохранить.

  1. На вкладке Файл выберите команду Сохранить как.
    Чтобы отобразить диалоговое окно Сохранить как в Project 2013 или Project 2016, необходимо выбрать расположение и папку.

  2. В поле Имя файла введите имя файла, если оно еще не присвоено.

  3. В списке Тип файла выберите PDF-файлы (*.pdf) или XPS-файлы (*.xps) и нажмите кнопку Сохранить.

  4. В диалоговом окне Параметры экспорта документа укажите в пункте Диапазон публикации, следует ли Включить непечатаемые данные или использовать Совместимость с ISO 19500-1 (только для PDF).

Советы по форматированию

Приложение Project не поддерживает все возможные функции форматирования документов PDF или XPS, но с помощью некоторых параметров печати вы можете изменять вид конечного документа.

На вкладке Файл выберите пункт Печать, а затем измените любой из следующих параметров:

  • даты;

  • ориентация;

  • размер бумаги;

  • параметры страницы.

В диалоговом окне Параметры страницы вы можете изменить параметры на таких вкладках:

  • "Поля",

  • "Легенда",

  • "Вид".

  1. Откройте вкладку Файл.

  2. Выберите команду Сохранить как.
    Чтобы отобразить диалоговое окно Сохранить как в Publisher 2013 или Publisher 2016, необходимо выбрать расположение и папку.

  3. В поле Имя файла введите имя файла, если оно еще не присвоено.

  4. В списке Тип файла выберите PDF.

  5. Если необходимо изменить способ оптимизации документа, выберите команду Изменить. (Щелкните Параметры в Publisher 2013 или Publisher 2016).

    • Внесите все необходимые изменения в разрешение изображения и непечатаемые сведения.

    • Чтобы изменить параметры печати документа, выберите Параметры печати.

    • По завершении нажмите кнопку ОК.

  6. Если после сохранения файл требуется открыть в выбранном формате, установите флажок Открыть файл после публикации.

  7. Нажмите кнопку Сохранить.

  1. Откройте вкладку Файл.

  2. Выберите команду Сохранить как.
    Чтобы отобразить диалоговое окно Сохранить как в Visio 2013 или Visio 2016, необходимо выбрать расположение и папку.

  3. В поле Имя файла введите имя файла, если оно еще не присвоено.

  4. В списке Тип файла выберите PDF.

    • Если файл требуется открыть в выбранном формате после его сохранения, установите флажок Автоматический просмотр файла после сохранения.

    • Если необходимо высокое качество печати документа, установите переключатель в положение Стандартная (публикация в Интернете и печать).

    • Если качество печати не так важно, как размер файла, установите переключатель в положение Минимальный размер (публикация в Интернете).

  5. Нажмите кнопку Параметры, чтобы выбрать страницы для печати, указать, должна ли печататься разметка, а также выбрать параметры вывода. Нажмите кнопку ОК.

  6. Нажмите кнопку Сохранить.

Word 2013 и более поздние версии

  1. Выберите Файл > Экспорт > Создать PDF/XPS.

    Кнопка "Создать PDF/XPS" на вкладке "Экспорт" в Word 2016.
  2. Если свойства документа Word содержат информацию, которую вы не хотите включать в PDF-файл, в окне Опубликовать как PDF или XPS нажмите кнопку Параметры. Затем выберите пункт Документ и снимите флажок Свойства документа. Задайте другие нужные параметры и нажмите кнопку ОК.

    Очистите свойства документа, чтобы не предоставлять эту информацию в PDF-файле.

    Дополнительные сведения о свойствах документа см. в разделе Просмотр или изменение свойств файла Office 2016.

  3. В окне Опубликовать как PDF или XPS выберите место, где нужно сохранить файл. При необходимости измените имя файла.

  4. Нажмите кнопку Опубликовать.

Дополнительные сведения о вариантах создания PDF

  • Чтобы преобразовать в формат PDF только некоторые страницы, укажите их в полях Страницы.

  • Чтобы включить исправления в PDF, в разделе Опубликовать установите переключатель в положение Документ с исправлениями. В противном случае убедитесь установите переключатель в положение Документ.

  • Чтобы создать набор закладок в PDF-файле, установите флажок Создать закладки, используя. Затем установите переключатель Заголовки или, если вы добавили закладки в свой документ, Закладки Word.

  • Если вы хотите включить в PDF-файл свойства документа, убедитесь в том, что флажок Свойства документа установлен.

  • Чтобы сделать документ удобней для чтения в программах чтения с экрана, установите флажок Теги структуры документа для улучшения восприятия.

  • Совместимость с ISO 19005-1 (PDF/A). Этот параметр предписывает создать PDF-документ, используя стандарт архивации 1.7 PDF. Стандарт PDF/A позволяет гарантировать, что при открытии на другом компьютере документ будет выглядеть точно так же.

  • Преобразовать текст в точечный рисунок, если невозможно внедрить шрифты. Если невозможно внедрить шрифты в документ, при создании PDF-файла используется точечный рисунок текста, чтобы PDF-документ выглядел так же, как оригинальный. Если этот параметр не выбран и в файле используется невстраиваемый шрифт, программа чтения PDF-файлов может применить другой шрифт.

  • Зашифровать документ с помощью пароля. Выберите этот параметр, чтобы ограничить доступ к PDF-файлу людям, у которых нет пароля. Когда вы нажмете кнопку ОК, Word откроет диалоговое окно Шифрование документа в формате PDF, в котором вы можете ввести пароль и его подтверждение.

Открытие PDF-файла в Word и копирование содержимого из него

Вы можете скопировать из PDF-документа нужное содержимое, открыв его в Word.

Выберите Файл > Открыть и найдите PDF-файл. Word откроет PDF в новом файле. Вы можете скопировать нужное содержимое, включая изображения и схемы.

Word 2010

Эти сведения также относятся к Microsoft Word Starter 2010.

  1. Откройте вкладку Файл.

  2. Выберите команду Сохранить как.
    Чтобы отобразить диалоговое окно Сохранить как в Word 2013 и Word 2016, необходимо выбрать расположение и папку.

  3. В поле Имя файла введите имя файла, если оно еще не присвоено.

  4. В списке Тип файла выберите PDF.

    • Если файл требуется открыть в выбранном формате после его сохранения, установите флажок Открыть файл после публикации.

    • Если необходимо высокое качество печати документа, установите переключатель в положение Стандартная (публикация в Интернете и печать).

    • Если качество печати не так важно, как размер файла, установите переключатель в положение Минимальный размер (публикация в Интернете).

  5. Нажмите кнопку Параметры, чтобы выбрать страницы для печати, указать, должна ли печататься разметка, а также выбрать параметры вывода. По завершении нажмите кнопку ОК.

  6. Нажмите кнопку Сохранить.

Чтобы сохранить файл в формате PDF в Office для Mac, выполните эти простые действия:

  1. Откройте вкладку Файл.

  2. Нажмите кнопку Сохранить как.

  3. Щелкните Формат файла в нижней части окна.

    Используйте инструмент "Формат файла" в окне "Сохранить как" в Word, чтобы выбрать для сохранения файла другой формат, например PDF
  4. Выберите PDF в списке доступных форматов.

  5. Присвойте файлу имя, если оно еще не указано, а затем нажмите кнопку Экспорт.

С помощью Веб-приложение Word можно преобразовать документ в PDF-файл, выполнив Печать в Word. При этом приложение создаст обычный PDF-файл, в котором будут сохранены макет и форматирование исходного документа.

Команда ''Печать'' в Word Web App

Если вам необходимы дополнительные параметры для управления PDF-файлом, такие как возможность добавлять закладки, преобразуйте документ в формат PDF с помощью классического приложения Word. Чтобы запустить это приложение, выберите команду Открыть в Word.

Команда "Открыть в Word" в Word Online

Если у вас нет классического приложения Word, вы можете скачать пробную версию или приобрести его в составе последнего выпуска Office.

Советы: 

  • Расскажите нам, как использовать эту функцию в Веб-приложение Word. В нижней части окна Веб-приложение Word нажмите кнопку Справка по улучшению Office.

  • Команда "Помощь по улучшению Office"

Чтобы экспортировать документ Word или книгу Excel в файл формата PDF на устройстве с iOS, нажмите в левом верхнем углу кнопку Файл и выберите пункт Экспорт, а затем — PDF.

Чтобы экспортировать документ в формате PDF, выберите в меню "Файл" пункт "Экспорт".

Формат PDF   сохраняет форматирование документов и позволяет обмениваться файлами с другими пользователями. При просмотре PDF-файла в Интернете и выводе его на печать сохраняется его исходное представление. Формат PDF также полезен для документов, предназначенных для промышленной печати. Формат PDF используется во многих учреждениях и организациях и поддерживается большим числом средств просмотра на различных платформах, чем формат XPS.

Формат XPS    — это электронный формат файла, который сохраняет форматирование документа и позволяет совместно использовать файлы. Формат XPS гарантирует, что при просмотре файла на компьютере и при его печати будет сохранено исходное форматирование и данные файла нельзя будет легко изменить.

Важно: В большинстве современных браузеров можно открывать и отображать PDF-файлы. Тем не менее, если у вас установлена более старая версия операционной системы, вам может потребоваться средство чтения PDF-файлов, установленное на вашем устройстве, например Acrobat Reader, которое доступно в Adobe Systems.

Дополнительные сведения

Примечание:  Эта страница переведена автоматически, поэтому ее текст может содержать неточности и грамматические ошибки. Для нас важно, чтобы эта статья была вам полезна. Была ли информация полезной? Для удобства также приводим ссылку на оригинал (на английском языке).

Совершенствование навыков работы с Office
Перейти к обучению
Первоочередный доступ к новым возможностям
Присоединиться к программе предварительной оценки Office

Были ли сведения полезными?

Спасибо за ваш отзыв!

Благодарим за отзыв! Возможно, будет полезно связать вас с одним из наших специалистов службы поддержки Office.

×