Создание почтовых наклеек в приложении Access

Примечание:  Мы стараемся как можно оперативнее обеспечивать вас актуальными справочными материалами на вашем языке. Эта страница переведена автоматически, поэтому ее текст может содержать неточности и грамматические ошибки. Для нас важно, чтобы эта статья была вам полезна. Просим вас уделить пару секунд и сообщить, помогла ли она вам, с помощью кнопок внизу страницы. Для удобства также приводим ссылку на оригинал (на английском языке) .

В приложении Microsoft Access 2010 предусмотрено несколько различных параметров для создания наклеек, содержащих данные из таблиц Microsoft Access. Проще всего воспользоваться функцией «Создание наклеек» для создания и печати отчета, отформатированного в соответствии с размером наклеек. Наклейки могут содержать данные из таблиц Microsoft Access или данные, импортированные из других источников, например книг Microsoft Excel или списков контактов Microsoft Outlook, или связанные с ними. Можно создать наклейки в виде отчета в приложении Microsoft Access или выполнить слияние данных с документом Microsoft Word и напечатать наклейки с помощью меню Microsoft Word. В этом разделе рассматриваются пошаговые инструкции по выполнению этих действий.

Предполагаемое действие:

Создание и печать наклеек с помощью Access

Печать доступ к данным с помощью мастера слияния в Microsoft Word

Использование Microsoft Access для создания и печати наклеек

В приложении Microsoft Access наклейки создаются в виде отчета, отформатированного с небольшим размером страницы в соответствии с размером наклейки. Чаще всего наклейки используются для почтовых отправлений, хотя в формате наклеек можно напечатать любые данные Microsoft Access, чтобы использовать их в самых разных целях. В случае почтовых наклеек в отчете используются адресные данные из таблиц или запросов, содержащих адреса. После печати отчета получаются отдельные наклейки для каждого адреса из базового источника записей.

Дополнительные сведения о связывания или импорт данных из других источников (например, Microsoft Excel или Microsoft Outlook) для использования на наклейках читайте в статье Введение в импорт и экспорт данных.

Мастер наклеек выводит на экран вопросы, касающиеся наклеек и данных, которые должны быть в них отображены, и создает отчет, который при необходимости может быть затем настроен.

Создание наклеек с помощью мастера наклеек в приложении Microsoft Access

Важно: Метка отчеты, созданные с помощью мастера наклеек несовместимы с опубликовать, чтобы функции служб Access. Однако при наличии открытой в программе Access базы данных можно по-прежнему печать наклеек.

  1. В области навигации выделите объект, содержащий данные, которые необходимо отображать на наклейках. Обычно это таблица, связанная таблица или запрос, но также можно выбрать форму или отчет.

  2. На вкладке Создание в группе Отчеты выберите Наклейки.

    Примечание: Если вы работаете в веб-базы данных, команда " подписи " находится в меню Клиентские отчеты.

    В приложении Access будет запущен мастер наклеек.

    Первая страница мастера наклеек

    1. Если для наклеек известны изготовитель и номер продукта, выполните следующие действия:

      • Выберите производителя в поле Фильтр по изготовителю.

      • Выберите нужную наклейку в поле Выберите размер наклейки.

        В противном случае попытайтесь найти продукт, у которого значения столбцов Размеры и Число по горизонтали соответствуют нужным наклейкам.

        Если не удается найти метку так же:   

      • Щелкните пункт Настройка, а затем — пункт Новый.

        Откроется диалоговое окно Создание наклейки.

        Страница мастера наклеек «Создание наклейки»

      • Измерьте наклейку и введите ее размеры в диалоговом окне Размеры наклеек.

      • Введите название пользовательских наклеек в текстовом поле Название, выберите подходящий тип и ориентацию надписи, а затем нажмите кнопку ОК.

        Если вы уже создали настраиваемых наклеек и нужно выбрать его:   

      • щелкните пункт Наклейки других размеров, а затем выберите требуемую наклейку.

    2. Выберите вариант на листах или рулонные на вкладке Тип наклеек, а затем нажмите кнопку Далее.

    3. Выберите название, размер, начертание шрифта и цвет текста на наклейке, а затем нажмите кнопку Далее.

    4. На странице Какие поля требуется разместить в наклейке? мастера выберите из списка Доступные поля те поля, которые нужно напечатать на наклейке, и дважды щелкните их для добавления в поле Прототип наклейки.

      Добавление полей на наклейку в мастере наклеек

      • Для разделения значений пробелами в поле Прототип наклейки нажмите клавишу ПРОБЕЛ.

      • Для создания новой строки нажмите клавишу ВВОД.

      • Для перемещения между полями и строками используйте клавиши со стрелками.

      • Для удаления поля из ячейки нажмите клавишу BACKSPACE.

      • Для добавления другого текста или знака препинания (например, запятой после названия города), щелкните, чтобы поместить курсор в то место, где нужно разместить текст, и начните ввод. Этот текст будет одинаковым на всех наклейках.

        Примечание: Только можно добавить поля из следующих типов данных с помощью мастера наклеек: текст, Memo, числа, даты и времени, денежных единиц, Да/Нет, или вложение. Чтобы добавить поля из других типов данных, откройте отчет наклеек в режиме конструктора, после завершения мастера наклеек и затем с помощью области Список полей для добавления поля. Чтобы открыть область Список полей, когда отчет открыт в режиме конструктора, нажмите сочетание клавиш ALT + F8.

        После того как все поля будут расположены на наклейке необходимым образом, нажмите кнопку Далее.

    5. В следующем окне можно выбрать поля, по которым будет выполняться сортировка наклеек. Например, сортировка объемной рассылки может выполняться по почтовому индексу. Выберите поля для сортировки из списка Доступные поля и дважды щелкните их для добавления в поле Сортировка. После этого нажмите кнопку Далее.

      Задание порядка сортировки в мастере наклеек

    6. На последней странице введите название для наклеек и нажмите кнопку Готово.

      Последняя страница мастера наклеек

      При выборе в последнем окне мастера параметра Просмотреть наклейки в том виде, как они будут напечатаны наклейки будут показаны в Microsoft Access в режиме предварительного просмотра. Наклейку можно увеличить или уменьшить, щелкнув ее или воспользовавшись элементом управления «Масштаб» в строке состояния.

      Элемент управления «Масштаб»

      Если в последнем окне мастера был выбран параметр Изменить макет наклеек, наклейки будут показаны в режиме конструктора.

      Примечание: Предварительного просмотра отображается только представление, в котором вы видите столбцы их нужным образом. При просмотре отчета в отчет или режим макета Access отображает все данные в одном столбце.

Настройка внешнего вида наклейки

Если получилась не та наклейка, которая была нужна, можно настроить макет, открыв отчет в режиме конструктора и внеся в него изменения. Работать с наклейками обычно удобнее в режиме конструктора, который позволяет точнее управлять макетом. Для просмотра результатов изменений, сделанных в режиме конструктора, переключитесь в режим предварительного просмотра.

Если в Access отображается сообщение об отсутствии достаточного пространства по горизонтали для отображения данных

Это сообщения может отображаться в результате сопоставления размеров некоторых наклеек. Обычно это происходит, если текст слишком близко примыкает к левому и правому краям листов с наклейками. В таких случаях мастер может указать некоторые размеры, превышающие обычный диапазон печати, что, в свою очередь, приводит к появлению данного сообщения во время предварительного просмотра или печати наклеек.

Если текст правильно размещается на наклейке и отсутствуют пустые страницы, можно оставить структуру отчета без изменений и при каждом появлении сообщения просто нажимать в нем кнопку «ОК». В противном случае можно попробовать изменить некоторые параметры страницы, как описано в следующем разделе.

Если данные неверно размещаются на наклейке

В большинстве случаев небольшие проблемы с макетом наклейки устраняются внесением изменений в режиме конструктора. В нем можно переместить элементы управления и отрегулировать размер наклейки, изменив ширину или высоту раздела данных.

Для переключения в режим конструктора щелкните отчет правой кнопкой в области навигации, а затем в контекстном меню выберите пункт Конструктор.

Для изменения полей или интервалов между наклейками можно воспользоваться диалоговым окном Параметры страницы в режиме конструктора.

  • На вкладке Параметры страницы в группе Разметка страницы щелкните элемент Колонки.

    Появится диалоговое окно Параметры страницы с открытой вкладкой Столбцы.

Вкладка «Столбцы» диалогового окна «Параметры страницы»

Можно изменить следующие параметры в трех разделах диалогового окна Параметры страницы:

Раздел

Параметр

Описание

Параметры сетки

Число столбцов

Должно быть равно числу наклеек на странице.

интервал строк

Введите новое значение, чтобы уменьшить или увеличить расстояние по вертикали между строками наклеек.

интервал столбцов

Введите новое значение, чтобы уменьшить или увеличить расстояние по горизонтали между столбцами наклеек.

Размер столбца

Ширина

При настройке этого параметра следует учитывать величину полей и расстояния между столбцами.

В диалоговом окне Параметры страницы щелкните Параметры печати, чтобы проверить и отрегулировать ширину полей.

Высота

При необходимости отрегулируйте высоту каждой наклейки.

по размеру данных

При выборе этого параметра ширина и высота столбца становятся равны ширине и высоте раздела данных в режиме конструктора.

Макет столбца

сверху вниз

При выборе этого параметра печатается сначала первый столбец сверху вниз, затем второй столбец и т. д.

сверху вниз

При выборе этого параметра сначала печатаются первые строки данных наклеек, затем вторые строки и т. д.

Примечание: Также можно открыть диалоговое окно " Параметры страницы " в режиме предварительного просмотра, нажав на вкладке Предварительный просмотрстолбцов. При нажатии кнопки ОК, чтобы закрыть диалоговое окно, немедленно отражаются изменения в режиме предварительного просмотра.

Печать наклеек

  1. Откройте отчет в любом представлении (или выберите его в области переходов).

  2. На вкладке Файл выберите команду Печать, а затем нажмите кнопку Печать.

    Access выведет диалоговое окно Печать.

  3. Задайте нужные параметры, в том числе принтер, диапазон печати и число копий.

  4. Нажмите кнопку ОК.

К началу страницы

Печать данных Access с помощью мастера слияния с документами Word

Если в Microsoft Word необходимо экспортировать адреса, хранящиеся в Microsoft Access, чтобы иметь возможность использовать функцию слияния для форматирования и печати наклеек, воспользуйтесь мастером слияния в Microsoft Word.

Примечание: Эта процедура применима только к базам данных клиента; команда Слияния Word не поддерживается для веб-базы данных.

  1. В области переходов выберите таблицу или запрос с данными, которые требуется напечатать.

  2. На вкладке Внешние данные в группе Экспорт выберите команду Объединить Word.

  3. Если документ уже создан и нужно связать с ним данные, в диалоговом окне Слияние с документами Microsoft Word щелкните Установить связь с готовым документом Microsoft Word. В противном случае щелкните Создать новый документ и установить связь с ним.

  4. Нажмите кнопку ОК.

    При выборе параметра Установить связь с готовым документом Microsoft Word откроется диалоговое окно Выбор документа Microsoft Word. Выберите нужный документ и щелкните кнопку Открыть. Документ откроется в приложении Microsoft Word.

    Если было выбрано создание нового документа, Microsoft Word откроет пустой документ.

  5. Следуйте инструкциям в области задач Слияние в Word. При получении на шаге 3 из процесс слияния Word (Выбор получателей), выбрать источник данных, уже будет вы выбрали вариант на шаге 1 выполнения описанной ниже процедуры.

    Дополнительные сведения о мастере слияния Word к справке Word.

Примечание: Приложение Microsoft Word может быть использовано для печати адресов независимо от места их хранения. С помощью Microsoft Word можно установить связь со списками адресов, хранящимися в различных приложениях Microsoft® Office, таких как Excel, Outlook и Access. Если список адресов отсутствует, создайте его в Microsoft Word. Для получения дополнительных сведений см. справку приложения Microsoft Word.

К началу страницы

Совершенствование навыков работы с Office
Перейти к обучению
Первоочередный доступ к новым возможностям
Присоединиться к программе предварительной оценки Office

Были ли сведения полезными?

Спасибо за ваш отзыв!

Благодарим за отзыв! Возможно, будет полезно связать вас с одним из наших специалистов службы поддержки Office.

×