Создание почтовых наклеек в приложении Access

Примечание: Мы стараемся как можно оперативнее обеспечивать вас актуальными справочными материалами на вашем языке. Эта страница переведена автоматически, поэтому ее текст может содержать неточности и грамматические ошибки. Для нас важно, чтобы эта статья была вам полезна. Просим вас уделить пару секунд и сообщить, помогла ли она вам, с помощью кнопок внизу страницы. Для удобства также приводим ссылку на оригинал (на английском языке).

В Microsoft Access имеются различные варианты создания меток, содержащих данные, хранящиеся в таблицах Access. Самый простой способ — использовать мастер наклеек в Access для создания и печати отчета, который форматируется в соответствии с наклейками. Метки могут содержать данные, хранящиеся в таблицах Access, или данные, которые импортируются или связываются из других источников, таких как книги Microsoft Excel или списки контактов Microsoft Outlook. Вы можете создать наклейки в качестве отчета в Access или "объединить" данные с помощью документа Microsoft Word, а затем распечатать наклейки из Word. В этой статье описываются действия, которые нужно выполнить.

Выберите нужное действие

Создание и печать наклеек с помощью Access

Печать данных Access с помощью мастера слияния в Microsoft Word

Создание и печать наклеек с помощью Access

В Access Метки создаются в виде отчетов, отформатированных с использованием маленького размера страницы в соответствии с нужной меткой. Чаще всего Метки используются для рассылки, но любые данные Access можно печатать в формате наклеек в различных целях. В случае почтовых наклеек отчет получает данные адресов из таблиц или запросов, содержащих адреса. Печать отчета позволяет получить отдельную наклейку для каждого адреса из базового источника записей.

Дополнительные сведения о связывании и импорте данных из других источников (например, Microsoft Excel или Microsoft Outlook) для использования на наклейках см. в статье Общие сведения об импорте и экспорте данных.

Мастер наклеек предлагает ряд вопросов о метках и данных, которые вы хотите отобразить на них. Мастер создаст отчет, который затем можно настроить при необходимости.

Создание наклеек с помощью мастера наклеек в Access

  1. В области навигации выберите объект, содержащий данные, которые вы хотите отобразить на наклейках. Обычно это таблица, связанная таблица или запрос, но вы также можете выбрать форму или отчет.

  2. На вкладке Создание в группе Отчеты выберите Наклейки.

    Access запустит мастер наклеек.

    Первая страница мастера наклеек

    1. Если вы знаете, что изготовитель и номер продукта наклейки:

      • В поле Фильтр по изготовителю выберите изготовителя.

      • Выберите подпись в поле Укажите размер наклейки.

        В противном случае попробуйте найти продукты, значения в размерах и числах по столбцам совпадают с наклейками.

        Если не удается найти похожую метку, выполните указанные ниже действия.   

      • Нажмите кнопку Настройка, а затем — создать.

        Откроется диалоговое окно Новая метка.

        Страница мастера наклеек «Создание наклейки»

      • Измерьте наклейки и введите их в соответствующие поля в диалоговом окне " Создание наклейки ".

      • Введите имя для настраиваемых подписей в текстовом поле имя наклейки, выберите нужный тип и ориентацию наклеек, а затем нажмите кнопку ОК.

        Если вы уже создали настраиваемую подпись и хотите ее выбрать:   

      • Нажмите кнопку Показывать настраиваемые размеры наклеек, а затем выберите нужную настраиваемую подпись.

    2. На вкладке тип наклейки выберите пункт подача листа или Непрерывная, а затем нажмите кнопку Далее.

    3. Выберите имя, размер, толщину и цвет текста на наклейке, а затем нажмите кнопку Далее.

    4. На странице "почтовые наклейки " мастера в списке Доступные поля выберите нужные поля, а затем дважды щелкните их, чтобы добавить в поле прототип наклейки.

      Добавление полей на наклейку в мастере наклеек

      • Чтобы добавить пробел между полями в поле прототип наклейки, нажмите клавишу пробел.

      • Чтобы создать новую строку, нажмите клавишу ВВОД.

      • Для перемещения между полями и строками используйте клавиши со стрелками.

      • Чтобы удалить поле из поля, нажмите клавишу BACKSPACE.

      • Чтобы добавить другой текст или знак пунктуации (например, запятую после названия города), установите курсор туда, куда вы хотите вставить текст, и начинайте ввод текста. Этот текст будет одинаковым в каждой наклейке.

        Примечание: С помощью мастера наклеек можно добавлять только поля указанных ниже типов данных: краткий текст, длинный текст (поле MEMO), число, Дата и время, валюта, да/нет или вложение. Чтобы добавить поля из других типов данных, откройте отчет наклеек в конструкторе после завершения работы мастера наклеек, а затем добавьте поля с помощью области список полей. Чтобы открыть область список полей, когда отчет открыт в конструкторе, нажмите клавиши ALT + F8.

        Настроив нужные поля на наклейке, нажмите кнопку Далее.

    5. На следующей странице вы можете выбрать поля для сортировки наклеек. Например, вам может потребоваться выполнить сортировку по почтовому индексу для большой рассылки. В списке Доступные поля выберите поля, которые вы хотите отсортировать, и дважды щелкните их, чтобы добавить в поле Сортировать по. Когда все будет готово, нажмите кнопку Далее.

      Задание порядка сортировки в мастере наклеек

    6. На последней странице введите имя наклеек, а затем нажмите кнопку Готово.

      Последняя страница мастера наклеек

      Если вы выбрали отображение наклеек в том виде, в котором они будут напечатаны, на последней странице мастера наклеек в режиме предварительного просмотра будет отображаться надпись Access. Вы можете щелкнуть подпись, чтобы увеличить или уменьшить масштаб, либо воспользоваться элементом управления масштабом в строке состояния.

      Элемент управления «Масштаб»

      Если на последней странице мастера наклеек был выбран параметр изменить оформление наклеек, Access выведет отчет с метками в конструкторе.

      Примечание: Предварительный просмотр позволяет просматривать столбцы по мере их пометки. При просмотре отчета в режиме отчета или макета Access отображает все данные в одном столбце.

Настройка внешнего вида подписи

Если наклейки с результатами не выглядят так, как нужно, вы можете настроить макет, открыв отчет в режиме конструктора и внеся в него изменения. При работе с метками, как правило, проще использовать режим конструктора, в котором есть более точный контроль над макетом. Чтобы просмотреть результаты изменений, внесенных в конструкторе, переключитесь в режим предварительного просмотра.

Если в Access отображается сообщение об отсутствии достаточного интервала по горизонтали для отображения данных

Это сообщение, если оно отображается, является побочным эффектом для некоторых наклеек. Обычно это происходит, когда подписи очень близки к левому и правому краям листа наклеек. Это может привести к тому, что Мастер укажет некоторые измерения, которые находятся за пределами обычного диапазона печати, и это приводит к появлению сообщения при предварительном просмотре или печати наклеек.

Если вы удовлетворены выравниванием текста на наклейках, и вы не получаете пустую страницу для каждой страницы, возможно, потребуется оставить макет отчета, а затем нажать кнопку ОК в сообщении при каждом появлении. В противном случае вы можете попробовать настроить некоторые параметры страницы, как описано в следующем разделе.

Если данные не правильно выделены метками

Во многих случаях можно устранить небольшие проблемы с макетом наклеек, внеся необходимые изменения в режиме конструктора. Вы можете перемещать элементы управления и настраивать размер наклеек, изменяя ширину и высоту раздела данных.

Чтобы переключиться в режим конструктора, щелкните правой кнопкой мыши отчет в области навигации и выберите в контекстном меню пункт конструктор.

Если вам нужно изменить поля или интервал между подписями, в конструкторе можно использовать диалоговое окно " Параметры страницы ".

  • На вкладке Параметры страницы в группе Разметка страницы нажмите кнопку колонки. Откроется окно " Параметры страницы " с выделенной вкладкой "столбцы".

Вкладка «Столбцы» диалогового окна «Параметры страницы»

В диалоговом окне " Параметры страницы " в трех разделах можно изменить следующие параметры:

Часть

Параметр

Описание

Параметры сетки

Количество столбцов

Это должно равняться количеству наклеек на странице.

Интервал между строками

Введите новое значение, чтобы увеличить или уменьшить интервал по вертикали между строками с наклейками.

Интервал между столбцами

Введите новое значение, чтобы увеличить или уменьшить интервал по горизонтали между столбцами подписей.

Размер столбца

Ширина

При установке этого значения имейте в виду параметры полей и интервалы между столбцами.

Чтобы проверить и настроить поля, нажмите кнопку Параметры печати в диалоговом окне Параметры страницы.

Высота

При необходимости задайте нужные значения высоты наклеек.

По размеру данных

Задает ширину и высоту столбца, равные ширине и высоте раздела данных в режиме конструктора.

Макет столбца

Вниз, затем через

Если выбран этот параметр, данные Метки печатаются в первом столбце, а затем в другом столбце и т. д.

Поперек, затем вниз

Если выбран этот параметр, данные Метки печатаются в первой строке, а затем во второй строке и т. д.

Примечание: Вы также можете открыть диалоговое окно Параметры страницы в режиме предварительного просмотра, щелкнув столбцы на вкладке Предварительный просмотр. Если нажать кнопку ОК, чтобы закрыть диалоговое окно, изменения будут немедленно отражены в режиме предварительного просмотра.

Печать наклеек

  1. Откройте отчет в любом представлении (или выберите отчет в области навигации).

  2. На вкладке файл выберите пункт Печать, а затем — Печать.

    Откроется диалоговое окно Печать.

  3. Задайте нужные параметры, такие как принтер, диапазон печати и количество копий.

  4. Нажмите кнопку ОК.

К началу страницы

Печать данных Access с помощью мастера слияния в Microsoft Word

Если адреса хранятся в Access, но вы хотите экспортировать их в Word, чтобы использовать функцию слияния для форматирования и печати наклеек, воспользуйтесь мастером слияния в Word.

  1. В области навигации выберите таблицу или запрос, содержащие данные, которые нужно напечатать.

  2. На вкладке Внешние данные в группе Экспорт нажмите кнопку Слияние Word.

  3. Если вы уже создали документ в диалоговом окне Мастер слияния Microsoft Word и хотите связать с ним данные, выберите команду связать данные с существующим документом Microsoft Word. В противном случае щелкните создать документ, а затем свяжите с ним данные.

  4. Нажмите кнопку ОК.

    Если вы решили связать данные с существующим документом Microsoft Word, откроется диалоговое окно Выбор документа Microsoft Word. Выберите нужный документ и нажмите кнопку Открыть. Документ будет открыт в Word.

    Если вы решили создать документ, Word откроет новый документ.

  5. В Word следуйте инструкциям в области задач " Слияние ". После появления шага 3 процесса слияния в Word (Выбор получателей) будет выбран источник данных, выбранный в шаге 1 этой процедуры.
    Дополнительные сведения о мастере слияния Word см. в справке
    Word.

Примечание: Вы можете использовать Word для печати адресов независимо от того, где они хранятся. В Word можно подключаться к спискам адресов, хранящимся в различных программах, таких как Excel, Outlook и Access. Если у вас нет списка адресов, вы можете создать его в Word, а затем распечатать наклейки. Дополнительные сведения см. в статье Справка по Word.

К началу страницы

Совершенствование навыков работы с Office
Перейти к обучению
Первоочередный доступ к новым возможностям
Присоединиться к программе предварительной оценки Office

Были ли сведения полезными?

Спасибо за ваш отзыв!

Благодарим за отзыв! Возможно, будет полезно связать вас с одним из наших специалистов службы поддержки Office.

×