Перейти к основному контенту
Office
Создание организационной диаграммы

Создание организационной диаграммы

Организационная диаграмма (организационная диаграмма) — это схема иерархии отчетов, которая обычно используется для отображения отношений между сотрудниками, заголовками и группами.

Организационные диаграммы могут варьироваться от простых диаграмм, как показано на рисунке ниже, на больших и сложных схемах, основанных на данных из внешнего источника данных. Фигуры в организационной диаграмме могут отображать основные сведения, такие как имя и название, а также такие сведения, как отдел и центр затрат. Вы даже можете добавлять рисунки к фигурам организационной диаграммы.

Организационная диаграмма

Создание простой организационной диаграммы

Если вы хотите создать маленькую организационную диаграмму с полями сведений по умолчанию, выполните указанные ниже действия.

  1. На вкладке файл наведите указатель мыши на пункт создать, выберите Организационная диаграмма, выберите метрическая система мер или единицы измерения США и нажмите кнопку создать.

  2. Если вы хотите создать простую организационную диаграмму с помощью полей сведений по умолчанию, нажмите кнопку Отмена , когда появится диалоговое окно Мастер организационных диаграмм .

  3. Параметры на вкладке Организационная диаграмма отображают различные типы фигур, которые можно использовать для пользователей вашей организации в зависимости от их положения.

    Примечание: Сведения о том, как добавить в фигуры дополнительные данные, можно найти в разделе Добавление данных в фигуры.

  4. Чтобы автоматически подключить фигуры, перетащите подчиненные фигуры на фигуры, соответствующие вашей организационной иерархии, или выберите подключение вручную с помощью фигур соединительной линии. Введите имя и заголовок для каждого из них, а также при необходимости добавьте изображение пользователей.

  5. Макет организационной диаграммы, расстояние между фигурами, высота и ширина фигур можно упорядочить с помощью различных команд и параметров на вкладке Организационная диаграмма .

Автоматическое создание организационной диаграммы на основе новой таблицы данных

Этот метод можно использовать, если вы хотите изменить или добавить дополнительные сведения, а также поля сведений по умолчанию, и у вас еще нет данных в другом файле программы.

  1. На вкладке файл наведите указатель мыши на пункт создать, выберите Организационная диаграмма, выберите метрическая система мер или единицы измерения США и нажмите кнопку создать.

  2. На первой странице мастера организационных диаграммвыберите данные, введенные с помощью мастера, и нажмите кнопку Далее.

  3. Выделите текст Excel или с разделителями, введите имя нового файла и нажмите кнопку Далее.

    Примечание: Если вы выбрали Excel, откроется лист Microsoft Office Excel с образцом текста. Если выделить текстс разделителями, откроется страница Microsoft Notepad с образцом текста.

  4. В любом из этих приложений используйте образец текста как пример сведений, которые нужно включить, и введите вместо него необходимые данные.

    Важно: Не удаляйте столбцы Name и Reports_to , но вы можете изменить, удалить или добавить другие столбцы, которые могут потребоваться для организационной диаграммы.

  5. Выйдите из файла Excel или Notepad, после чего добавьте данные, а затем нажмите кнопку Далее , чтобы продолжить.

  6. Чтобы добавить рисунки на организационную диаграмму, установите флажок не включать рисунки в мою организационную диаграмму, в противном случае выберите пункт найти папку, в которой находятся рисунки Организации. Следуйте дальнейшим инструкциям на этой странице, а затем нажмите кнопку Далее , чтобы продолжить.

  7. На последней странице мастера вы можете указать, какую часть Организации следует отображать на каждой странице. Вы можете выбрать, какую часть Организации следует отображать на каждой странице, или настроить автоматическое определение каждой страницы с помощью мастера, чтобы автоматически разбить организационную диаграмму на страницы.

  8. Если вы хотите добавить гиперссылку и синхронизировать фигуру сотрудника на разных страницах, установите флажок Изменить гиперссылку для сотрудника по страницам и синхронизировать фигуру сотрудника по всем страницам.

  9. После внесения всех выбранных параметров нажмите кнопку Готово.

    Примечание: Для большинства страниц мастера доступна специальная справка. Для доступа к справке нажмите клавишу F1 или нажмите кнопку Справка .

Автоматическое создание организационной диаграммы с помощью существующего источника данных

Этот способ лучше использовать, если данные, которые вы хотите включить в организационную диаграмму, уже есть в документе, например на листе Microsoft Office Excel, в каталоге Microsoft Exchange Server, в источнике данных, совместимом с ODBC, или в текстовом файле org Plus.

  1. Убедитесь в том, что таблица или лист содержат столбцы для имен сотрудников, уникальные идентификаторы и сведения о них.

    Примечание: Вы можете присвоить имя столбцам нужное значение. При запуске мастера организационных диаграмм вы можете определить, какие столбцы (или имена полей) содержат имя, идентификатор и отчет.

    • Имя сотрудника.    Имена сотрудников отображаются на фигурах организационной диаграммы в том виде, в каком они введены в этом поле.

    • Уникальный идентификатор.    Если имя не является уникальным, включите столбец с уникальным идентификатором, например ИДЕНТИФИКАЦИОНный номер сотрудника, для каждого сотрудника.

    • Руководитель сотрудника.    Это поле должно содержать уникальный идентификатор каждого руководителя (его имя или код). Для сотрудника корневого уровня организационной диаграммы оставьте это поле пустым.

  2. На вкладке файл наведите указатель мыши на пункт создать, выберите Организационная диаграмма, выберите метрическая система мер или единицы измерения США и нажмите кнопку создать.

  3. На первой странице мастера выберите данные, которые уже хранятся в файле или базе данных , и нажмите кнопку Далее , чтобы продолжить.

  4. Выберите тип файла, в котором хранится информация Организации, нажав кнопку Обзори перейдите к расположению этого файла. Выберите язык, который вы хотите использовать, в мастере диаграмм, а затем нажмите кнопку Далее , чтобы продолжить.

  5. На следующей странице мастера выберите в файле данных столбец (поля), содержащий данные, определяющие организацию, например имя, отчеты и имя. Нажмите кнопку Далее, чтобы продолжить.

  6. На следующей странице мастера вы можете указать, какие поля вы хотите отображать, с помощью кнопок Добавить и Удалить и порядок отображения полей с помощью кнопок со стрелками вверх и вниз . Нажмите кнопку Далее, чтобы продолжить.

  7. На следующей странице мастера вы можете выбрать поля из файла данных, которые вы хотите добавить к фигурам организационной диаграммы в качестве полей данных фигуры. Нажмите кнопку Далее, чтобы продолжить.

  8. Чтобы добавить рисунки на организационную диаграмму, установите флажок не включать рисунки в мою организационную диаграмму, в противном случае выберите пункт найти папку, в которой находятся рисунки Организации. Следуйте дальнейшим инструкциям на этой странице, а затем нажмите кнопку Далее , чтобы продолжить.

  9. На последней странице мастера вы можете указать, какую часть Организации следует отображать на каждой странице. Вы можете выбрать, какую часть Организации следует отображать на каждой странице, или настроить автоматическое определение каждой страницы с помощью мастера, чтобы автоматически разбить организационную диаграмму на страницы.

  10. Если вы хотите добавить гиперссылку и синхронизировать фигуру сотрудника на разных страницах, установите флажок Изменить гиперссылку для сотрудника по страницам и синхронизировать фигуру сотрудника по всем страницам.

  11. После внесения всех выбранных параметров нажмите кнопку Готово.

    Примечание: Для большинства страниц мастера доступна специальная справка. Для доступа к справке нажмите клавишу F1 или нажмите кнопку Справка

Выделение групп с помощью рамки группы или пунктирных линий

Создав организационную диаграмму, вы можете расположить сведения в ней таким образом, чтобы они отображали отношения внутри виртуальной группы. Переместите связанные фигуры рядом друг с другом, а затем добавьте точечные линии, чтобы отобразить дополнительные структуры отчета, или используйте фигуру рамка группы , чтобы выдвинуть виртуальную группу. Отчет с точками в точечно-графике подобен обычной соединительной линии. Рамка команды по сути является модифицированной прямоугольной фигурой, которую можно использовать для визуальной группировки и наименования групп.

Организационная диаграмма с рамкой группы и отношением, заданным пунктирной линией

Обновлять созданные организационные диаграммы

Чтобы отразить изменения в структуре Организации, необходимо обновить организационную диаграмму вручную или создать новую диаграмму. Если вы создаете новую диаграмму, изменения, внесенные в более раннюю диаграмму, не будут включены в новую диаграмму. Если в фигуры добавлены темы или фотографии, они должны быть добавлены еще раз, чтобы они были похожи на диаграммы.

Если фигуры связаны с данными, данные обновляются при запуске обновления данных, но только в существующих фигурах. Обновление данных не приводит к добавлению и удалению фигур.

Создание простой организационной диаграммы

Этот метод лучше подходит для создания маленькой организационной диаграммы с полями сведений по умолчанию. По умолчанию используются следующие поля:

  • Отдел

  • Активация по телефону

  • Имя

  • Должность

  • Электронная почта

  • На вкладке файл наведите указатель мыши на пункт создать, наведите указатель на пункт бизнеси выберите пункт Организационная диаграмма.

  • Из набора элементов фигуры организационной диаграммы в окне фигуры перетащите на страницу фигуру верхнего уровня для своей организации, например для руководства.

  • Выделив фигуру, введите имя и название фигуры. Например, в организации может быть руководитель по имени Николай Грачев, занимающий пост президента компании.

    Примечание: Сведения о том, как добавить в фигуры дополнительные данные, можно найти в разделе Добавление данных в фигуры.

  • Из набора элементов фигуры организационной диаграммы в окне фигуры перетащите фигуру первого подчиненного человека на фигуру руководителя. При этом автоматически будет создана связь между двумя фигурами в иерархии.

    Совет: Чтобы создать ссылки, необходимо поместить подчиненную фигуру в центр фигуры "Главная".

  • Чтобы завершить организационную диаграмму, продолжите перетаскивание фигур подчиненных в фигуры руководителей и ввод имен и должностей.

Автоматическое создание организационной диаграммы на основе новой таблицы данных

Этот способ лучше использовать в том случае, если поля сведений по умолчанию не подходят для нужных вам данных, и данные в другой программе уже не указаны.

  1. На вкладке файл наведите указатель мыши на пункт создать, наведите указатель на пункт бизнеси выберите Мастер организационных диаграмм.

  2. На первой странице мастера установите флажок по данным, введенным с помощью мастера и нажмите кнопку Далее.

  3. Выделите текст Excel или с разделителями, введите имя нового файла и нажмите кнопку Далее.

    Примечание: Если вы выбрали Excel, откроется лист Microsoft Office Excel с образцом текста. Если выделить текстс разделителями, откроется страница Microsoft Notepad с образцом текста.

  4. В любом из этих приложений используйте образец текста как пример сведений, которые нужно включить, и введите вместо него необходимые данные.

    Важно: Для столбцов нужно сохранить имя и отчеты , но вы можете изменить, удалить или добавить другие столбцы.

  5. Закройте приложение Excel или Блокнот, а затем завершите работу мастера.

    Примечание: Для большинства страниц мастера доступна специальная справка. Для доступа к справке нажмите клавишу F1 или нажмите кнопку Справка .

Автоматическое создание организационной диаграммы с помощью существующего источника данных

Этот способ лучше использовать, если данные, которые нужно включить в организационную диаграмму, уже находятся в документе, например на листе Microsoft Office Excel или в каталоге Microsoft Exchange Server.

  1. Убедитесь в том, что таблица или лист содержат столбцы для имен сотрудников, уникальные идентификаторы и сведения о них.

    Примечание: Вы можете присвоить имя столбцам нужное значение. При запуске мастера организационных диаграмм вы можете определить, какие столбцы (или имена полей) содержат имя, идентификатор и отчет.

    • Имя сотрудника.    Имена сотрудников отображаются на фигурах организационной диаграммы в том виде, в каком они введены в этом поле.

    • Уникальный идентификатор.    Если имя не является уникальным, включите столбец с уникальным идентификатором, например ИДЕНТИФИКАЦИОНный номер сотрудника, для каждого сотрудника.

    • Руководитель сотрудника.    Это поле должно содержать уникальный идентификатор каждого руководителя (его имя или код). Для сотрудника корневого уровня организационной диаграммы оставьте это поле пустым.

  2. На вкладке файл наведите указатель мыши на пункт создать, наведите указатель на пункт бизнеси выберите Мастер организационных диаграмм.

  3. На первой странице мастера выберите данные, которые уже хранятся в файле или базе данных.

  4. Нажмите кнопку Далееи следуйте дальнейшим указаниям мастера.

    Примечание: Для большинства страниц мастера доступна специальная справка. Для доступа к справке нажмите клавишу F1 или нажмите кнопку Справка .

Выделение групп с помощью рамки группы или пунктирных линий

Создав организационную диаграмму, вы можете расположить сведения в ней таким образом, чтобы они отображали отношения внутри виртуальной группы. Переместите связанные фигуры рядом друг с другом, а затем добавьте точечные линии, чтобы отобразить дополнительные структуры отчета, или используйте фигуру рамка группы , чтобы выдвинуть виртуальную группу. Отчет с точками в точечно-графике подобен обычной соединительной линии. Рамка команды по сути является модифицированной прямоугольной фигурой, которую можно использовать для визуальной группировки и наименования групп.

Организационная диаграмма с рамкой группы и отношением, заданным пунктирной линией

Обновлять созданные организационные диаграммы

Чтобы отразить изменения в структуре Организации, необходимо обновить организационную диаграмму вручную или создать новую диаграмму. Если вы создаете новую диаграмму, изменения, внесенные в более раннюю диаграмму, не будут включены в новую диаграмму. Если в фигуры добавлены темы или фотографии, они должны быть добавлены еще раз, чтобы они были похожи на диаграммы.

Если фигуры связаны с данными, данные обновляются при запуске обновления данных, но только в существующих фигурах. Обновление данных не приводит к добавлению и удалению фигур.

Создание простой организационной диаграммы

Этот метод лучше подходит для создания маленькой организационной диаграммы с полями сведений по умолчанию. По умолчанию используются следующие поля:

  • Отдел

  • Активация по телефону

  • Имя

  • Должность

  • Электронная почта

  • В меню файл наведите указатель мыши на пункт создать, наведите указатель на пункт бизнеси выберите Организационная диаграмма.

  • Из набора элементов фигуры организационной диаграммы в окне фигуры перетащите на страницу фигуру верхнего уровня для своей организации, например для руководства.

  • Выделив фигуру, введите имя и название фигуры. Например, в организации может быть руководитель по имени Николай Грачев, занимающий пост президента компании.

  • Из набора элементов фигуры организационной диаграммы в окне фигуры перетащите фигуру первого подчиненного человека на фигуру руководителя. При этом автоматически будет создана связь между двумя фигурами в иерархии.

    Совет: Чтобы создать ссылки, необходимо поместить подчиненную фигуру в центр фигуры "Главная".

  • Чтобы завершить организационную диаграмму, продолжите перетаскивание фигур подчиненных в фигуры руководителей и ввод имен и должностей.

Автоматическое создание организационной диаграммы на основе новой таблицы данных

Этот способ лучше использовать в том случае, если поля сведений по умолчанию не подходят для нужных вам данных, и данные в другой программе уже не указаны.

  1. В меню файл наведите указатель мыши на пункт создать, наведите указатель на пункт бизнеси выберите Мастер организационных диаграмм.

  2. На первой странице мастера установите флажок по данным, введенным с помощью мастера и нажмите кнопку Далее.

  3. Выделите текст Excel или с разделителями, введите имя нового файла и нажмите кнопку Далее.

    Примечание: Если вы выбрали Excel, откроется лист Microsoft Office Excel с образцом текста. Если выделить текстс разделителями, откроется страница Microsoft Notepad с образцом текста.

  4. В любом из этих приложений используйте образец текста как пример сведений, которые нужно включить, и введите вместо него необходимые данные.

    Важно: Для столбцов нужно сохранить имя и отчеты , но вы можете изменить, удалить или добавить другие столбцы.

  5. Закройте приложение Excel или Блокнот, а затем завершите работу мастера.

    Примечание: Для большинства страниц мастера доступна специальная справка. Для доступа к справке нажмите клавишу F1 или нажмите кнопку Справка .

Автоматическое создание организационной диаграммы с помощью существующего источника данных

Этот способ лучше использовать, если данные, которые нужно включить в организационную диаграмму, уже находятся в документе, например на листе Microsoft Office Excel или в каталоге Microsoft Exchange Server.

  1. Убедитесь в том, что таблица или лист содержат столбцы для имен сотрудников, уникальные идентификаторы и сведения о них.

    Примечание: Вы можете присвоить имя столбцам нужное значение. При запуске мастера организационных диаграмм вы можете определить, какие столбцы (или имена полей) содержат имя, идентификатор и отчет.

    • Имя сотрудника.    Имена сотрудников отображаются на фигурах организационной диаграммы в том виде, в каком они введены в этом поле.

    • Уникальный идентификатор.    Если имя не является уникальным, включите столбец с уникальным идентификатором, например ИДЕНТИФИКАЦИОНный номер сотрудника, для каждого сотрудника.

    • Руководитель сотрудника.    Это поле должно содержать уникальный идентификатор каждого руководителя (его имя или код). Для сотрудника корневого уровня организационной диаграммы оставьте это поле пустым.

  2. В меню файл наведите указатель мыши на пункт создать, наведите указатель на пункт бизнеси выберите Мастер организационных диаграмм.

  3. На первой странице мастера выберите данные, которые уже хранятся в файле или базе данных.

  4. Нажмите кнопку Далееи следуйте дальнейшим указаниям мастера.

    Примечание: Для большинства страниц мастера доступна специальная справка. Для доступа к справке нажмите клавишу F1 или нажмите кнопку Справка .

К началу страницы

Выделение групп с помощью рамки группы или пунктирных линий

Создав организационную диаграмму, вы можете расположить сведения в ней таким образом, чтобы они отображали отношения внутри виртуальной группы. Переместите связанные фигуры рядом друг с другом, а затем добавьте точечные линии, чтобы отобразить дополнительные структуры отчета, или используйте фигуру рамка группы , чтобы выдвинуть виртуальную группу. Отчет с точками в точечно-графике подобен обычной соединительной линии. Рамка команды по сути является модифицированной прямоугольной фигурой, которую можно использовать для визуальной группировки и наименования групп.

Организационная диаграмма с рамкой группы и отношением, заданным пунктирной линией

Обновлять созданные организационные диаграммы

Чтобы отразить изменения в структуре Организации, необходимо обновить организационную диаграмму вручную или создать новую диаграмму. Если вы создаете новую диаграмму, изменения, внесенные в более раннюю диаграмму, не будут включены в новую диаграмму. Если в фигуры добавлены темы или фотографии, они должны быть добавлены еще раз, чтобы они были похожи на диаграммы.

Если фигуры связаны с данными, данные обновляются при запуске обновления данных, но только в существующих фигурах. Обновление данных не приводит к добавлению и удалению фигур.

См. также

Видео: создание организационной диаграммы

Автоматическое создание организационной диаграммы на основе данных сотрудников

Создание организационной диаграммы без использования внешних данных

Отображение и скрытие данных в организационной диаграмме Visio

Создание макета фигур на организационной диаграмме

Разбиение организационной диаграммы на несколько страниц

Образец шаблонов и схем Visio в организационной диаграмме

Примечание:  Эта страница переведена автоматически, поэтому ее текст может содержать неточности и грамматические ошибки. Для нас важно, чтобы эта статья была вам полезна. Была ли информация полезной? Для удобства также приводим ссылку на оригинал (на английском языке).

Совершенствование навыков работы с Office
Перейти к обучению
Первоочередный доступ к новым возможностям
Присоединиться к программе предварительной оценки Office

Были ли сведения полезными?

Спасибо за ваш отзыв!

Благодарим за отзыв! Возможно, будет полезно связать вас с одним из наших специалистов службы поддержки Office.

×