Советы и рекомендации Outlook: Создание профессиональных сообщения электронной почты

Советы и рекомендации Outlook: Создание профессиональных сообщения электронной почты

Примечание:  Мы стараемся как можно оперативнее обеспечивать вас актуальными справочными материалами на вашем языке. Эта страница переведена автоматически, поэтому ее текст может содержать неточности и грамматические ошибки. Для нас важно, чтобы эта статья была вам полезна. Просим вас уделить пару секунд и сообщить, помогла ли она вам, с помощью кнопок внизу страницы. Для удобства также приводим ссылку на оригинал (на английском языке) .

В этой статье

Что следует делать

Чего не следует делать

Как использовать списки рассылки и контакт группы (списков рассылки)

Использование встроенных комментариев

Использование скрытой копии

Подготовка для отпуска

Что следует делать

Перечисленные ниже правила помогут электронной почты создавать профессиональные и убедительные сообщения.

  1. Перед отправкой сообщения прочтите.

  2. Сделать тему описательное и действия, ориентированные. Например: «руководители: Отправьте даты Retreat плата» содержит имя группы и действия, чтобы получатели можно быстро узнать, что нужно сделать. Другие полезные префиксы включают «пометить для информации:» и «Необходимое действие».

  3. Если не требуется, действий состояния что требуется в строке Тема.

  4. В случае изменения темы беседы измените тему сообщения.

  5. Хранить все сообщения краткими и точки.

  6. Упорядочить содержимое сообщения из самых важных в порядке важности.

  7. Рассмотрим выделяйте важные сведения.

  8. Начинайте просьбы и вопросы в отдельной строке , чтобы они воспринимать заметны.

  9. Имена людей Полужирный при вопросы. Например: "Сергей: что такое состояние project?» при использовании Outlook 2016 с Office 365, Рассмотрите возможность использования @Mentions.

  10. Ограничение числа людей, которому вы отправить сообщение пользователям, которым требуется прочитать его.

    • Людей, которые должны быть в курсе в строке "Копия".

    • Людей, которых нужно ответить или выполнить определенные действия в строке Кому.

  11. Использование подписи при необходимости, но оставить ваш простые подписи, короткое, профессиональный и по возможности не содержать графики.

  12. Если нужно немедленно ответ не отправлять электронную почту. Телефон или отправить мгновенное сообщение.

  13. Если вы используете операционную систему обмене сообщениями электронной почты, которая содержит более 10 сообщения без разрешения, вы можете вызова или настройке собрании необходимо обсудить вопрос. Электронная почта не всегда эффективным средний по устранению проблем сложных.

  14. Подтвердить сообщений, требующих более широкие ответ. При наличии занят с полной ответов сразу, позволяют отправителю знать заниматься проблемы и ответят по время или дата. Отметка сообщениядля напоминания для ответа позднее.

  15. Используйте высокую важность ( Значок "Высокая важность" в Outlook ) слишком часто.

    Примечание: Даже если настроенные правила Задержанное отправить сообщение, помеченное как с Высокой важности приводит к его отправлено немедленно.

  16. Если вы задаете вопрос и существует, который может ответить несколько человек, выберите только одного человека , а не отправляйте вопрос группе.

Ключ к написанию хорошей сообщений — понять получатели. Более подробное рассмотрение Этикет электронной почты можно найти на статья.

К исполнению: пометка сообщений после отправки

При отправке сообщения сотруднику, от которого ожидаете ответ, выполните указанные ниже действия.

  1. Отправить ее для себя на пометку.

  2. Измените название задачи помеченного электронной почты в списке дел, чтобы начать с Отметка к исполнению.

  3. Назначьте для него категорию @Waiting .

Выполнив эти три шага, вы будете знать, что вашим следующим действием должна быть отправка другого сообщения или найти ответ.

Совет.    Том себя Отправка другого сообщения чаще всего более эффективным, чем Пометка для получателей сообщения. Аналогичным образом когда обещания делать что-то в сообщении, отметьте для себя так, чтобы задачи в списке дел, чтобы напомнить вам.

К началу страницы

Чего не следует делать

  1. Не используйте бланки.

  2. Отказ от включения руководителю во всех отправляемых сообщениях.

  3. Не отправляйте сообщения во время Сердитая. Лучше записать ее, сохраните его в папку Черновики и вернуться к нему позднее.

  4. Не ожидайте быстрого ответа длинные сообщения (более двух абзацев).

  5. Не отправлять исполнению сообщения меньше, чем день после первого сообщения. Если вы не слышите обратно в установленные сроки, попробуйте использовать телефон или обмена мгновенными сообщениями.

  6. Не используйте читать рецепты и уведомления о доставке во всех отправляемых сообщениях. Используйте их только в том случае, если вы не уверены, является ли ваш адресаты получат сообщение.

  7. Не присоединять флаги или высокая важность Значок "Высокая важность" в Outlook ко всем сообщениям, которые вы отправляете. Получатели узнаете их проигнорировать.

  8. Не используйте выделение прописными буквами.

  9. Не отправляйте вложения — Отправка вместо ссылки.

  10. Не разверните списки рассылки или группы контактов. Развертывание списков рассылки делает труднее читать сообщения и приводит к их перейти в неправильном почтовые папки.

  11. Не используйте sarcasm. Может быть неправильно поняты вашей юмор.

  12. Не написать что-то, что не стоит всех пользователей в вашей компании для чтения. Никогда не вы знаете, где сообщение электронной почты может оказаться, что.

  13. Не используйте выделение курсивом или настоятельно художественных шрифты, которые сложно прочитать.

  14. Не выделяйте текст красным цветом, так как они являются трудно прочитать и может расцениваться как критика.

  15. Не отправлять Ответить всем членам списка рассылки или запросом удаляемую группы контактов. Когда-либо.

К началу страницы

Правила для групп контактов и списки рассылки (DL)

  • Отвечая большой группе контактов, следуйте всем Dos электронной почты.

  • Если вам необходима дополнительная информация из одного или отдельно изучаем эту проблему, ответьте списка рассылки целиком, чтобы разрешить всем знать, что вы отвечаете и отдельно ответа на отдельные. Убедитесь, что для ответа в список рассылки после проблема устранена, с разрешением. Это позволит разрешение ссылаться на других пользователей в список рассылки.

Перенаправление к другим людям

При получении сообщения в список рассылки, вы являетесь участником, и будет лучше рассматриваемые сообщения по другому пользователю или другой список рассылки, выполните указанные ниже действия.

  1. Ответить с список рассылки правильный или пользователя в поле Кому.

  2. Отправлять ответы список рассылки правильный или пользователя.

  3. Не размещайте исходного списка рассылки в строке "СК" потому, что сообщение не удалось отфильтровать по правилам другим пользователям. Вместо этого можно оставьте список рассылки в строке Кому или копия.

Как удалить из списка Рассылки

При появлении почта из списка рассылки, не нужно быть на отправки сообщения к своему администратору сети или владельцу списка рассылки и попросите удалить вас. Не отвечайте на весь список. Чтобы найти владелец списка Рассылки, дважды щелкните имя списка рассылки.

К началу страницы

Использование встроенных комментариев

Добавление встроенных комментариев в сообщение электронной почты можно получать является удобным способом отвечать на вопросы и отвечать непосредственно на проблемы. Ниже приведены рекомендации для выполнения указанных ниже действий.

  1. Укажите в тексте сообщения, что используете встроенные комментарии. Например, напишите «См. дополнительные комментарии ниже».

  2. Текст комментариев должен выделяться на фоне основного текста. Рекомендуется:

    • Изменение цвета шрифта

    • Сперва имя или инициалы заключены в квадратные скобки, например, [фотография Мелиссы], [мм]

    • Изменение шрифта выделение курсивом или полужирным или обеих служб

  3. Не удаляйте комментарии, написанные не вами.

Пример имени отправителя, вставленного перед комментарием
Пример встроенного комментария в сообщении Outlook рисунке 1

Пример встроенного комментария в сообщении Outlook рисунке 1

К началу страницы

Использование скрытой копии

Используйте функцию скрытой копии, чтобы удалить пользователей из беседы электронной почты в ней участвуют больше не нужен дополнительный электронная почта или если тема беседы изменилась.

Например, если один из пяти пользователи, получившие вопрос, и вы хотите ответьте на него, перемещать четырех членов "СК" строки и состояния примерно «Bcc'ing Сергей, Джефф, Джеймс и Екатерина. Вот ответ...» Дальнейшие сообщения будет между только вы и отправителю.

Не используйте СК позволить сторонних разработчиков (например, диспетчера) знать о важных сообщений. Получатель скрытой копии не знают, что он получил "СК" и может ответить всем, предоставление доступа к которой он получены "СК". Это может встретиться как коварные поведения с вашей стороны.

Вместо скрытой копии лучше рассказать третьей стороне о проблеме, переслав сообщение его.

К началу страницы

Подготовка для отпуска

Если вы используете Outlook с Office 365, учетной записи Outlook.com, Hotmail.com и Live.com или учетной записи Microsoft Exchange, можно настроить сообщение вне офиса, чтобы позволить пользователям внутри организации знать, что отсутствия на рабочем месте.

По соображениям, следуйте рекомендациям в статье Добавить время вне офиса календарей Outlook коллег.

Если вы или ваш администратор создал отпуска общего календаря, не забудьте существует учет отпуска. Если все используется общий календарь, не нужно отправить приглашение на собрание отдельный чтобы разрешить всем пользователям о том, что вы являетесь нет на месте, как предлагает ранее ссылки на статьи, но сообщения электронной почты может использоваться в качестве хорошей напоминание.

Об авторе

Патрисия Eddy это средство записи интереса содержимого для Outlook. Патрисия Eddy это средство записи интереса содержимого для Outlook на рабочем столе. Она является бывшего MVP Outlook и автор нескольких книг на очень старых версий Outlook. Она находится в Москве, где она имеет чтения и воспроизведение гитарной.

К началу страницы

Совершенствование навыков работы с Office
Перейти к обучению
Первоочередный доступ к новым возможностям
Присоединиться к программе предварительной оценки Office

Были ли сведения полезными?

Спасибо за ваш отзыв!

Благодарим за отзыв! Возможно, будет полезно связать вас с одним из наших специалистов службы поддержки Office.

×