Связывание и отслеживание сообщений электронной почты в диспетчере контактов

Примечание:  Мы стараемся как можно оперативнее обеспечивать вас актуальными справочными материалами на вашем языке. Эта страница переведена автоматически, поэтому ее текст может содержать неточности и грамматические ошибки. Для нас важно, чтобы эта статья была вам полезна. Просим вас уделить пару секунд и сообщить, помогла ли она вам, с помощью кнопок внизу страницы. Для удобства также приводим ссылку на оригинал (на английском языке) .

Позволяет отслеживать их в сообщения электронной почты от людей, связанных с вашей компании может оказаться довольно сложной задачей, а при потере отслеживание сообщений может привести к потере возможностей продаж слишком. Для решения этой Диспетчер контактов для Outlook примет вид бизнеса запись виртуальная папка "Входящие", позволяя указывать сообщений электронной почты.

В этой статье описаны связать сообщения электронной почты отдельных записей Диспетчер контактов для Outlook и настроить вверх совместном использовании электронной почты и отслеживания автоматически связывать сообщения с записями, включая бизнес-проектов.

Важно: Если существует несколько пользователей базы данных, любой пользователь, имеющий доступ к базе данных можно увидеть связанных сообщений.

В этой статье

Связывание сообщений электронной почты отдельных записей

Автоматически связывать сообщения электронной почты с записями

Отключение электронной почты, связывание и отслеживание

Обеспечение безопасности и конфиденциальности совместном использовании электронной почты и регистрации изменений в общей базе данных

Удаление сообщений электронной почты из записи

Сообщения электронной почты ссылки для записей

Вы можете связать сообщения электронной почты, бизнес-партнер и бизнес-контакт типы записей, а также бизнес-проектов. А затем с помощью нескольких щелчков можно просмотреть сообщения, связанные с записью.

При связывании бизнес-контакты и бизнес-проекты с учетной записью, можно также просмотреть сообщения электронной почты, связанные с каждой бизнес-контакта и бизнес-проектом в журнал обращений записи партнера.

Автоматически связывать сообщения электронной почты с записями

Связывание электронной почты и отслеживание компонент позволяет автоматическое связывание и отслеживание сообщений электронной почты для учетных записей и бизнес-контактов, прочитайте старых и даже просматривать сообщения вы отправили им. Вы можете также автоматически связать сообщения электронной почты по взыскана бизнес-проектов.

К началу страницы

Связывание сообщений электронной почты отдельных записей

Сообщения электронной почты, которые связываются с записью партнера, бизнес-контакта или бизнес-проекта находиться в Outlook. Сообщения электронной почты также будут включены в журнал обращений записи и папка журнала взаимодействия из Диспетчер контактов для Outlook.

Четыре КБ сообщения хранятся в базе данных диспетчера контактов, так, чтобы по-прежнему доступ к полностью или частично сообщения, даже если она будет удалена из Outlook. Если исходное сообщение было больше 4 КБ, будет достаточно доступ к части сообщения, если она будет удалена из Outlook.

  1. В Outlook нажмите кнопку или откройте сообщение электронной почты, который вы хотите связать с записью.

  2. На ленте в группе Рабочие нажмите кнопку Связать с записью.

  3. В диалоговом окне нопку связать с записью диспетчера контактов в списке Тип элемента выберите тип записи, которую требуется найти.

    Примечание: При выборе запись возможной сделки сообщения электронной почты фактически связан с партнером или бизнес-контактом в запись возможной сделки.

  4. В списке записей щелкните запись.

    Если вы хотите связать элемент с несколькими записями, выберите их.

Как выбрать несколько записей?

Чтобы выбрать смежные записи, нажмите клавишу SHIFT и, удерживая ее, щелкните первую и последнюю записи группы, которую требуется добавить. Чтобы выбрать несколько несмежных записей, нажмите клавишу CTRL и, удерживая ее, поочередно щелкните отдельные записи. Чтобы выбрать все записи, щелкните любую и нажмите клавиши CTRL+A.

  1. В разделе Связанные записи нажмите кнопку Связать с.

    Выбранные записи появятся в поле Связать с.

  2. Нажмите кнопку ОК.

Просмотр сообщений электронной почты, которые связаны с записью

Для просмотра сообщений электронной почты, которые связаны с записью, откройте запись и откройте вкладку Журнал.

Отображаются сообщения электронной почты, а также любые другие элементы журнала обращений, которые связаны с записью.

Сведения о других элементов журнала обращений читайте в статье Отслеживание общение с клиентами в диспетчере контактов.

К началу страницы

Автоматически связывать сообщения электронной почты с записями

Из значения времени включить Связывание и отслеживание сообщений электронной почты новые сообщения электронной почты или из адреса электронной почты выбранных автоматически связываются с записей.

Можно также искать последние сообщения электронной почты и связывать их с записями, слишком.

Сообщения появляются в журнале обращений записи, которая содержит адрес выбранного сообщения электронной почты.

Если ссылка из сообщения электронной почты и нет существующей записи Диспетчер контактов для Outlook, соответствующий адрес электронной почты, связывания и средство отслеживания создает новую запись бизнес-контакта и ссылки сообщение электронной почты на него.

К началу страницы

Прежде чем связывание и отслеживание

Перед тем как включить отслеживание и совместном использовании электронной почты, сделайте следующее:

Убедитесь, что вы ввели адреса электронной почты в записи Диспетчер контактов для Outlook.

  1. В разделе Диспетчер контактов области навигации щелкните одну из следующих папок, чтобы вывести рабочую область:

    • Управление контактами;

    • Продажи;

    • Управление проектами.

  2. Щелкните вкладку с записью, которую вы хотите и дважды щелкните запись, чтобы открыть его.

  3. Убедитесь, что адрес электронной почты в поле адрес электронной почты.

Убедитесь, что Outlook будет настроено для сохранения отправленных сообщений в папке " Отправленные ".

Чтобы легко привязка и отслеживание исходящих сообщений, сохраните отправленных сообщений в папке " Отправленные ".

  1. Откройте вкладку Файл.

  2. Выберите пункт Параметры.

  3. Щелкните значок Почта, а затем перейдите к разделу Сохранение сообщений.

  4. Убедитесь, что установлен флажок сохранять копии сообщений в папке "Отправленные". Если вы хотите, чтобы привязка и отслеживание переадресованных сообщений, проверьте, установлен флажок Сохранить переадресованных сообщений, слишком.

  5. Нажмите кнопку ОК.

Чтобы защитить свою конфиденциальность при совместном использовании Диспетчер контактов для Outlook базы данных с другими пользователями сообщений электронной почты помеченные персональный, частное или ДСП не связаны и исправлений.

К началу страницы

Настройка электронной почты связывание и отслеживание

  1. Откройте вкладку Файл.

  2. Перейдите на вкладку Диспетчер контактов и нажмите кнопку Управление связывание и отслеживание.

  3. В диалоговом окне Управление связывание и отслеживание на вкладке Электронная почта установите флажки рядом с адресами электронной почты, которые вы хотите связать и отслеживать.

    Если запись содержит несколько адресов электронной почты, записи партнера или бизнес-контакта указываются несколько раз.

    Диалоговое окно управления связыванием и отслеживанием

  4. Снимите флажки рядом с адреса электронной почты, которые вы не хотите привязка и отслеживание.

  5. Перейдите на вкладку папки.

    По умолчанию выбраны все папки.

    Примечание: Если у вас есть все правила Outlook Настройка пересылку сообщений электронной почты в другие папки, убедитесь, что выберите эти папки на вкладке папки связывание и отслеживание этих сообщений.

  6. Нажмите кнопку ОК.

    Автоматически отслеживаются всех будущих сообщений и из выбранных адресов в выбранной папки.

    Вы можете также настроить связывание и отслеживание из сообщения электронной почты. В папке "Входящие" нажмите кнопку или откройте сообщение электронной почты. Откройте на ленте в группе рабочие щелкните ссылку и отслеживание. В диалоговом окне ссылка и отслеживание выберите адреса электронной почты и нажмите кнопку ОК. Если нет нет существующих Диспетчер контактов для Outlook запись, удовлетворяющую адрес электронной почты, связывание адреса электронной почты создает запись бизнес-контакта.

К началу страницы

Ссылка последние сообщения для учетных записей и контактов

Если вы хотите связать сообщения, полученные перед включением совместном использовании электронной почты и отслеживания, Диспетчер контактов для Outlook можно найти вам сообщения и связывать их с учетными записями и бизнес-контактов.

  1. Откройте вкладку Файл.

  2. Перейдите на вкладку Диспетчер контактов и нажмите кнопку Управление связывание и отслеживание.

  3. В диалоговом окне Управление связывание и отслеживание при необходимости выполните следующие действия.

    • Установите флажки для всех учетных записей или бизнес-контактов, сообщения которого вы хотите найти и связать.

    • Снимите флажки рядом с любой учетных записей или бизнес-контакты, чьи прошлом сообщений не требуется создать ссылку.

      Если запись содержит несколько адресов электронной почты, записи партнера или бизнес-контакта указываются несколько раз.

  4. Если нужно указать, где Диспетчер контактов для Outlook поиск последние сообщения на вкладке папки установите или снимите флажки рядом с именами папки.

  5. Щелкните ссылки и поиска.

    Диалоговое окно управления связыванием и отслеживанием с выделенной кнопкой "Найти и связать"

  6. В диалоговом окне Ссылка существующее сообщение электронной почты Если вы хотите исключить сообщения электронной почты, старше определенной даты, установите флажок Игнорировать почты старше и нажмите кнопку даты в календаре.

  7. Нажмите кнопку Пуск.

  8. По завершении поиска и связывание нажмите кнопку Закрыть.

  9. При необходимости измените параметры для будущих сообщений в диалоговом окне Управление связывание и отслеживание.

    Важно: При нажатии кнопки ОК в диалоговом окне Управление связывание и отслеживание без изменения адреса выбранного сообщения электронной почты и папки, сообщений электронной почты будущих связанные с ним, отслеживаются на основании выбранных используется для поиска и ссылки.

  10. В диалоговом окне Управление связывание и отслеживание нажмите кнопку ОК.

К началу страницы

Сообщения электронной почты ссылки по взыскана бизнес-проектов

Сообщения электронной почты можно связать с записью бизнес-проекта с учетом тема сообщения электронной почты. Дополнительные сведения о записи бизнес-проекта отображается Упорядочить бизнес-проекты в диспетчере контактов.

Предупреждение: Если ссылка сообщения с бизнес-проектом и затем необходимо отключить связывание и отслеживание его необходимо отключить для каждого тему уникальных сообщения электронной почты.

Далее в этой статье сведения см Отключить совместном использовании электронной почты и отслеживание по темам .

  1. Нажмите кнопку или откройте сообщение электронной почты, которые нужно связать свою запись бизнес-проекта.

  2. Откройте на ленте в группе рабочие щелкните ссылку и отслеживание.

  3. В диалоговом окне ссылка и отслеживание перейдите на вкладку Тему сообщения электронной почты.

    Вкладка "Тема сообщения" в диалоговом окне связывания и отслеживания; установлен флажок рядом с бизнес-проектом

  4. Установите флажок рядом с полем имя проекта, который нужно создать ссылку в сообщение электронной почты.

  5. Нажмите кнопку ОК.

К началу страницы

Отключение электронной почты, связывание и отслеживание

Если больше не хотите автоматически связывать сообщения электронной почты с записями, можно отключить связывания электронной почты и отслеживание.

Можно отключить связывание электронной почты и отслеживание при совместном использовании базы данных с коллегами, так как они смогут просматривать все связанные сообщения. Предотвратить их могли видеть только те сообщения, которые уже связаны, читайте в статье Удаление сообщений электронной почты из записи далее в этой статье.

К началу страницы

Отключение электронной почты, связывание и отслеживание для учетных записей и контактов

  1. Откройте вкладку Файл.

  2. Перейдите на вкладку Диспетчер контактов и нажмите кнопку Управление связывание и отслеживание.

  3. В диалоговом окне Управление связывание и отслеживание на вкладках папок и электронной почты нажмите кнопку Очистить все снимите все флажки.

    Если вы хотите отключить связывание и отслеживание только для определенных записей, снимите флажки.

  4. Нажмите кнопку ОК.

    Примечание: Отключение электронной почты связывания и отслеживания градиента связывания все последующие сообщения с записями. Если вы хотите удалить сообщения электронной почты, которые связаны с записями в данный момент, необходимо удалить их после отключения электронной почты, связывание и отслеживание. Подробнее читайте в статье Удаление сообщений электронной почты из записи далее в этой статье.

К началу страницы

Отключение отслеживания по теме и совместном использовании электронной почты

  1. В области навигации в разделе Диспетчер контактов щелкните Управление проектами.

  2. На вкладке " Бизнес-проекты " дважды щелкните проект, который вы хотите.

  3. На ленте в группе Показать щелкните Журнал.

  4. Щелкните правой кнопкой мыши сообщение электронной почты с темой, который вы хотите запретить связывание и отслеживание и нажмите кнопку ссылка и отслеживание.

  5. Выполните действия, описанные ниже.

    • Отключение электронной почты, связывание и отслеживание для учетных записей и контактов     При необходимости откройте вкладку Адреса электронной почты и нажмите кнопку Очистить все остановить связывание и отслеживание сообщений для учетных записей и бизнес-контактов.

    • Отключение электронной почты, связывание и отслеживание бизнес-проектов     Перейдите на вкладку Тему сообщения электронной почты и нажмите кнопку Очистить все.

      Вы можете отключить связывание электронной почты и отслеживания для этих бизнес-проектов, учетные записи и бизнес-контакты, которые связаны с выбранного сообщения. Чтобы отключить связывание и отслеживание бизнес-проектов, необходимо отключить для каждого тему уникальных сообщения электронной почты.

  6. Нажмите кнопку ОК.

    Примечание: Отключение электронной почты связывания и отслеживания градиента связывания все последующие сообщения с записями. Если вы хотите удалить сообщения электронной почты, которые связаны с записями в данный момент, необходимо удалить их после отключения электронной почты, связывание и отслеживание. Подробнее читайте в статье Удаление сообщений электронной почты из записи далее в этой статье.

К началу страницы

Обеспечение безопасности и конфиденциальности совместном использовании электронной почты и регистрации изменений в общей базе данных

При предоставлении общего доступа базы данных, вы предоставите все сведения в базе данных всех, кто имеет доступ к нему. Если вы настроили автоматическое связывание и отслеживание сообщений электронной почты, все существующие и будущие сообщения электронной почты и других элементов журнала обращений, которые связаны с записями доступны для всех пользователей, имеющих доступ к базе данных. Сведения о совместном использовании базы данных читайте в статье общий доступ к данным диспетчера контактов с другими пользователями.

При наличии нескольких пользователей базы данных     Любой пользователь, имеющий доступ к базе данных можно просмотреть связанные сообщения и другие элементы журнала обращений.

  • Если вы хотите запретить доступ к связанных сообщений ваши коллеги, но по-прежнему хотите использовать в будущих сообщениях электронной почты связывание и отслеживание существующего сообщения удалите из записей перед предоставлением общего доступа к базе данных. Подробнее читайте удалять сообщения электронной почты из записи далее в этой статье.

  • Если не хотите, чтобы ваши коллеги, чтобы иметь доступ к сообщениям электронной почты будущих, но они должны иметь доступ к сообщениям, последние, отключите связывание и отслеживание перед предоставлением общего доступа к базе данных. В разделе Отключение совместном использовании электронной почты и отслеживание выше в этой статье.

  • Если вы хотите запретить доступ к все существующие и будущие электронные сообщения, связанные с записи ваши коллеги, отключить электронную почту, связывание и отслеживание и удалять сообщения электронной почты из всех записей перед предоставлением общего доступа к базе данных.

Если вы — единственный пользователь, кто использует базы данных, или при совместном использовании базу данных, чтобы скопировать его переносного компьютера     Обеспечение безопасности минимальной — например сохранение безопасный пароль. Безопасный можно включить любой адрес электронной почты для связывания и отслеживания, потому что никто не могут появляться сообщения.

Примечание: Чтобы создать копию базы данных для использования во время отсутствия на работе, поделиться своей базой данных диспетчера контактов, но по-прежнему только один пользователь базы данных. Дополнительные сведения о том, как копию базы данных отображается общий доступ к данным диспетчера контактов с другими пользователями.

К началу страницы

Удаление сообщений электронной почты из записи

Сообщение электронной почты можно связать с более чем одна запись. При удалении связанные сообщения из одной записи удаляется из журнала обращений только эту запись. Если сообщение электронной почты связана с другими записями, они не влияет. Например если сообщение электронной почты связана с интереса и несвязанные учетную запись, удаление интереса из сообщения электронной почты не удалять сообщения из записи партнера.

Сообщение электронной почты из записи не при удалении сообщения электронной почты в Outlook.

  1. В разделе Диспетчер контактов области навигации щелкните одну из следующих папок, чтобы вывести рабочую область:

    • Управление контактами;

    • Продажи;

    • Управление проектами.

  2. Щелкните вкладку с записью, которую вы хотите и дважды щелкните запись, чтобы открыть его.

  3. На ленте в группе Показать нажмите кнопку Журнал.

    Отображаются сообщения электронной почты, а также любые другие элементы журнала обращений, которые связаны с записью.

    Для отображения только сообщения электронной почты сообщения на странице « Журнал » на ленте, перейдите на вкладку Вид нажмите кнопку Тип элемента и нажмите кнопку сообщения электронной почты.

  4. Выберите сообщения электронной почты, которые вы хотите удалить.

    Чтобы выбрать записи, которые находятся рядом друг с другом, нажмите клавишу SHIFT и нажмите кнопку первой и последней записи группы, который нужно удалить. Чтобы выделить несмежные записи, нажмите клавишу CTRL и нажмите кнопку отдельных записей.

  5. Нажмите кнопку Удалить.

Дополнительные сведения об удаленных записях просмотреть записей Удаление диспетчера контактов.

Сведения о том, как восстановить удаленные элементы содержатся Восстановить записи в диспетчере контактов.

К началу страницы

Удаление всех сообщений электронной почты из записей

  1. В области навигации нажмите кнопку Диспетчер контактов.

  2. В разделе Бизнес-записей нажмите кнопку Журнал обращений.

  3. Щелкните заголовок столбца Тип элемента, чтобы отсортировать список по Типу элемента.

  4. Выделите все сообщения электронной почты или выбрать все сообщения электронной почты, которую вы хотите удалить.

    Чтобы выбрать записи, которые находятся рядом друг с другом, нажмите клавишу SHIFT и нажмите кнопку первой и последней записи группы, который нужно удалить. Чтобы выделить несмежные записи, нажмите клавишу CTRL и нажмите кнопку отдельных записей.

  5. Щелкните правой кнопкой мыши выбранные сообщения и нажмите кнопку Удалить.

Сведения о других элементов журнала обращений читайте в статье Отслеживание общение с клиентами в диспетчере контактов.

К началу страницы

Совершенствование навыков работы с Office
Перейти к обучению
Первоочередный доступ к новым возможностям
Присоединиться к программе предварительной оценки Office

Были ли сведения полезными?

Спасибо за ваш отзыв!

Благодарим за отзыв! Возможно, будет полезно связать вас с одним из наших специалистов службы поддержки Office.

×