Связанные записи в Excel

В Excel появился новый тип данных — связанные записи. Связанная запись — это не просто текст или числа. Это специальный тип данных, который содержит подключение к веб-источнику. Такое подключение позволяет получать разнообразные полезные сведения, которые можно использовать и обновлять в Excel. В приведенном ниже примере мы использовали связанные записи для получения информации на основе географического расположения. Но их также можно применить для извлечения сведений о цене акций.

Столбец A: Франция, Испания, Швеция, Норвегия со значками карты; столбец B: численность населения; столбец C: численность городского населения; столбец D: цены на газ; столбец E: коды валют

В примере выше ячейки с названиями стран в столбце A содержат связанные записи. Понять то, что они связаны, можно по небольшим значкам ( Значок связанной записи для географии ) внутри ячеек. Кроме того, в столбцах B, C, D и E выводится информация, связанная с записями, то есть сведения о населении и городском населении, цены на газ и коды валют извлекаются из связанных записей в столбце A.

Примечание: Эта функция будет постепенно развертываться в течение нескольких дней или недель. Сначала она станет доступна для участников программы предварительной оценки Office, а позже — для подписчиков Office 365. Если у вас есть подписка на Office 365, убедитесь в том, что у вас установлена последняя версия Office.

1. Создание таблицы

Вкладка "Вставка", кнопка "Таблица"

Хотя это необязательно, рекомендуем сначала создать таблицу Excel. Это упрощает извлечение сведений из записей. Щелкните ячейку в данных, а затем выберите Вставка > Таблица. Если данные содержат столбцы, установите флажок Таблица с заголовками.

2. Выделение ячеек

Выбрано четыре ячейки с названиями стран

Теперь выделите ячейки, содержащие текст. На данный момент в Excel есть два вида связанных записей: сведения об акциях и географические данные. В этом примере нам нужны географические данные, поэтому выберем ячейки с названиями стран. Однако вы также можете выбрать ячейки с названиями регионов, областей, республик, городов и т. д. Если вы хотите использовать связанные записи для акций, можно выбрать ячейки с названиями компаний или фондов, биржевыми кодами и т. д.

3. Щелкните "Акции" или "География"

Вкладке "Данные", кнопки "Акции" и "География"

На вкладке Данные щелкните Stocks (Акции) или Geography (География).

4. Отображение связанных записей

Четыре ячейки с названиями стран и значками карт

Если Excel обнаружит совпадение между текстом в ячейках и веб-источниками, он преобразует текст в связанные записи. Вы сможете определить то, что записи связаны, по следующим значкам: Значок связанной записи для географии для географии и Значок связанной записи для акций для акций.

Примечание: Если вы видите Вопросительный знак вместо значка, Excel не удается сопоставить текст с записью в веб-источниках. Исправьте орфографические ошибки и нажмите клавишу ВВОД, чтобы повторить попытку. Кроме того, вы можете щелкнуть Вопросительный знак , чтобы открыть область выделения. Выполните поиск записи по одному или двум ключевым словам, а затем нажмите кнопку Выбрать.

Другие возможности

Ячейка со связанной записью для Франции, при щелчке значка появляется карта

После преобразования текста в связанную запись в ячейке появится значок. Щелкните его, чтобы просмотреть карточку. На карточке выводится список полей и соответствующих значений. У некоторых записей может быть несколько пар полей и их значений.

Например, на этом рисунке показана карточка для связанной записи France (Франция). Одним из полей, доступных для записи, является Capital (Столица). Его значение — Paris (Париж). Еще одно поле — Leader(s) (Руководители), значениями которого являются имена руководителей.

Если вы хотите увидеть другие пары полей и значений, прокрутите вниз страницу внутри карточки. Если вы хотите узнать, откуда берутся поля и значения, прокрутите карточку до самого конца и щелкните ссылки на источники.

Если данные хранятся в таблице Excel, вы сможете получить дополнительные сведения из связанной записи, добавив основанные на ней столбцы.

1. Выбор ячейки в таблице

В таблице выделена ячейка связанной записи

Сначала убедитесь в том, что запись находится внутри таблицы Excel. Затем выделите ячейку в таблице.

2. Нажатие кнопки "Добавить столбец"

Нажатие кнопки "Добавить столбец"

Нажмите кнопку Добавить столбец в правом верхнем углу таблицы.

3. Выбор поля в меню

Поле "Население", выбранное в меню

Откроется меню со списком полей, доступных для записей. Выберите нужное поле.

4. Создание нового столбца

Добавлен новый столбец со значениями, полученными из связанной записи

Создается новый столбец таблицы, в котором отображаются значения этого поля.

5. Повторение процесса

Добавлен второй столбец данных

Повторите этот процесс, чтобы получить дополнительные данные.

6. Добавление нового столбца

В таблицу добавлен еще один столбец

Будет добавлен новый столбец, в котором отображаются значения для выбранного поля.

Совет: Если ваши данные находятся в таблице Excel, кнопку Добавить столбец использовать не нужно. Вместо этого просто начните вводить новое имя столбца. Например, если вы ввели в таблице Population ("Население"), Excel автоматически получит поле Population для записей. То же самое происходит для строк: введите новую строку, и если в Интернете найдена связанная запись, Excel подключит ее и вернет все ее поля.

Ячейка A2 содержит значение "Франция"; ячейка B2 содержит = A2. Выводится меню автозаполнения формул с полями из связанной записи

Также можно создавать формулы, использующие значения из полей записей. Чтобы Excel использовал поле записи в качестве параметра, введите точку (.). В этом примере мы ввели =A2., после чего появилось меню автозаполнения Excel, где указаны доступные поля для связанной записи France. Дополнительные сведения см. в статье Функция FIELDVALUE.

Советы и рекомендации

Нажмите клавиши CTRL+SHIFT+F2.

Связанные записи ссылаются на данные, который хранятся в Интернете. После их вставки в книге создается подключение к внешним данным. Если данные изменяются в Интернете, вы можете обновить их в Excel. Чтобы обновить связанную запись и ее данные, щелкните ее правой кнопкой мыши и выберите команду Обновить. Будет обновлена выделенная запись и записи, смежные с ней.

Если вы хотите обновить все связанные записи и все подключения к внешним данным в книге (включая запросы, другие подключения к данным и сводные таблицы), щелкните Данные > Обновить все или нажмите клавиши CTRL+ALT+F5.

Вы можете переключить (изменить) запись на другую. Просто щелкните правой кнопкой мыши ячейку, содержащую запись, и выберите Запись > Изменить запись. Справа появится область. Найдите нужную запись и нажмите Выбрать, чтобы использовать ее.

Если вам больше не нужна связанная запись, просто щелкните ячейку правой кнопкой мыши и выберите Запись > Преобразовать в текст. Запись будет удалена, связь с данными в Интернете будет разорвана, и значение преобразуется в текст.

Для сортировки и фильтрации данных в Excel можно использовать кнопки фильтра в заголовках столбцов. (Чтобы включить кнопки фильтра, щелкните Данные > Фильтр.) Но для связанных записей также можно воспользоваться следующим приемом: нажмите кнопку "Фильтр" над связанными записями. Выберите параметры сортировки или фильтрации. Если вы хотите использовать отображаемое имя записи, оставьте выбранным значение Отображаемое значение в разделе Выбор поля. Если вы хотите выполнить сортировку или фильтрацию по другому полю (отображаемому или не отображаемому в Excel), укажите его в разделе Выбор поля.

Вопросы и ответы

В настоящее время существуют только эти связанные записи. По мере работы над функцией мы планируем сделать доступными и другие типы записей.

Да, если получатель подписан на Office 365 и на его компьютере установлена последняя версия Excel для Office 365.

Примечание: Эта функция будет постепенно развертываться в течение нескольких дней или недель. Сначала она станет доступна для участников программы предварительной оценки Office, а позже — для подписчиков Office 365. Если у вас есть подписка на Office 365, убедитесь в том, что у вас установлена последняя версия Office.

В настоящее время только Excel 2016 для подписчиков Office 365 поддерживает связанные записи. Возможно, поддержка это функции будет в конечном итоге реализована и в других версиях Excel. При открытии файла со связанными записями в старой версии Excel, которая не поддерживает их, вместо связанных записей будет отображаться ошибка #ЗНАЧ!, а вместо формул, которые ссылаются на них, — ошибка #ИМЯ?.

Нет, пока невозможно выделить ячейку со связанной записью и перетащить маркер заполнения вниз, чтобы создать новые записи. То же самое относится и к формату по образцу. В дальнейшем мы планируем добавить поддержку таких возможностей.

Связанные записи появились очень недавно, и некоторые традиционные функции Excel могут неправильно работать с ними. Например, при попытке создать сводную таблицу, основанную на таблице со связанными записями, выводится ошибка #ЗНАЧ!. Кроме того, связанные записи могут работать не так, как ожидается, в Power Pivot, Power Query и даже некоторых диаграммах. В дальнейшем мы надеемся улучшить взаимодействие с этими функциями.

В настоящее время связанные записи доступны только в том случае, если языком операционной системы является английский. По мере работы над функцией мы планируем сделать ее доступной на других языках.

Дополнительные сведения

Совершенствование навыков работы с Office
Перейти к обучению
Первоочередный доступ к новым возможностям
Присоединиться к программе предварительной оценки Office

Были ли сведения полезными?

Спасибо за ваш отзыв!

Благодарим за отзыв! Возможно, будет полезно связать вас с одним из наших специалистов службы поддержки Office.

×