Сведения о Группах Office 365

Последнее обновление: 15 февраля 2019 г.

Служба Группы Office 365 работает с инструментами Office 365, которые вы уже используете, а значит, вы сможете сотрудничать с коллегами в создании документов и электронных таблиц, разработке планов проектов, планировании собраний и отправке электронной почты.

В этой статье вы сможете познакомиться с группами, а также найти полезные ссылки для дальнейших действий.

Последние новости и видео о группах Office 365 см. в блогах Office.

Совет: Если вы ищете сведения об использовании групп контактов Outlook для отправки электронной почты людям из списка, например группе друзей, см. статью Создание группы контактов или списка рассылки в Outlook для компьютера.

Что такое группы Office 365

С помощью групп Office 365 вы можете выбрать людей для совместной работы и предоставить им общий доступ к настроенной коллекции ресурсов. Эти ресурсы включают общий почтовый ящик, календарь или библиотеку документов в Outlook для совместной работы над файлами.

Вам не придется вручную назначать этим ресурсам разрешения, потому что при добавлении пользователей в группу им автоматически назначаются разрешения, необходимые для доступа к предоставляемым в группе инструментам. Кроме того, с помощью групп можно по-новому выполнять задачи, для которых раньше использовались списки рассылки и общие почтовые ящики.

Совет: Сведения об обновлении классических списков рассылки до Групп Office 365 см. в этой статье.

Доступные ресурсы зависят от того, как именно вам и вашим коллегам требуется работать с группами. При планировании параметров важно помнить, что универсальные решения бывают далеко не всегда. Разные рабочие группы могут работать по-разному, и в Office 365 предусмотрены инструменты для любых необходимых форм совместной работы.

Группы Office 365 можно создавать в различных приложениях и службах, включая Outlook, Outlook в Интернете, Outlook Mobile, SharePoint, Планировщик, Teams и другие. Их выбор в определенной мере зависит от назначения группы. Например, если группа предназначена для работы с электронной почтой и календарем, то в Майкрософт мы, скорее всего, создадим ее в Outlook. Если группа предназначена для взаимодействия внутри компании, то мы используем для ее создания Yammer. Для совместной работы в чате мы создадим группу в Microsoft Teams.

При создании группы необходимо решить, будет ли она закрытой или открытой. Содержимое в открытой группе видят все пользователи в вашей организации, и к ней может присоединиться любой сотрудник. Содержимое закрытых групп доступно только их участникам, а для присоединения к ним требуется утверждение владельцем группы.

Примечание: В настоящее время группы, созданные в Outlook в Интернете, по умолчанию являются закрытыми.

Ни к закрытым, ни к открытым группам не смогут получать доступ внешние пользователи, если только они не были отдельно приглашены как гости.

Дополнительные сведения о том, как сделать открытую группу закрытой (или наоборот), см. в статье Преобразование группы Office 365 в общедоступную или частную.

Владельцы, участники и гости

Владельцы групп выполняют роль модераторов. Они могут добавлять и удалять участников. У них есть собственные разрешения, такие как возможность удалять беседы из общего почтового ящика или изменять другие параметры группы. Владельцы групп могут переименовать группу, обновить описание или изображение и т. д. Согласно ролям SharePoint владелец группы — это администратор семейства веб-сайтов.

Участники групп — это обычные пользователи из вашей организации, которые используют группу для совместной работы. Они имеют доступ ко всем данным группы, но не могут изменять ее параметры. Согласно терминологии SharePoint они участники сайта. Сведения о добавлении и удалении участников группы см. в статье Добавление и удаление участников группы в Outlook.

Гости — это такие участники группы, которые не входят в вашу организацию. По умолчанию пользователи могут приглашать гостей в группу, и вы можете управлять этим параметром. Дополнительные сведения см. в статье Гостевой доступ в группах Office 365.

Выберите нужный тип групп:

Если вам требуется работать в режиме общего почтового ящика, советуем воспользоваться группами Outlook. Создавая группу в Outlook, вы получаете указанные ниже компоненты.

  • Общий почтовый ящик для общения с участниками группы по электронной почте. Этому ящику назначается адрес электронной почты, и его можно настроить для получения сообщений от пользователей, не входящих в группу или даже организацию. Его функции аналогичны классическому списку рассылки.

  • Общий календарь для планирования событий, связанных с группой.

  • Библиотека документов SharePoint — основное место для хранения файлов и их передачи участникам группы.

  • Общие записные книжки OneNote, чтобы делиться идеями, результатами исследований и другими сведениями.

  • Сайт группы SharePoint — основной репозиторий для сведений, контента и ссылок, связанных с вашей группой.

  • Планировщик для назначения задач проектов участникам группы и управления этими задачами.

Создавать какие-либо из этих ресурсов вручную не требуется. Создавая группу, вы автоматически создаете их и назначаете необходимые разрешения членам группы, чтобы они могли сразу же приступить к работе с ними.

Вы можете использовать эти ресурсы с помощью классического клиента Microsoft Outlook 2016, Outlook в Интернете, Outlook 2016 для Mac (только общий почтовый ящик) или Outlook Mobile. Группы Office 365 находятся в области навигации в левой части окна классического приложения Outlook или службы Outlook в Интернете.

Группы находятся в области навигации в левой части окна приложения Outlook или службы Outlook в Интернете.

Всплывающее окно группы Office 365 обеспечивает быстрый доступ к общим ресурсам группы. Просто наведите указатель на имя группы в SharePoint или Outlook в Интернете.

Изображение нового всплывающего окна с информацией о Группах Office 365

Microsoft Teams — это наше новое средство для совместной работы. С его помощью члены вашей группы могут в реальном времени общаться в постоянном чате, в свободной форме обсуждая конкретные вопросы в специализированных подгруппах. 

Yammer — это корпоративная социальная сеть для организаций. С ее помощью вы можете устанавливать новые контакты и узнавать новые сведения о своей компании. Благодаря Yammer вы можете общаться и обсуждать новые идеи во всей организации или в пределах определенных сфер интересов.

Создавая подключенную группу Office 365 в Yammer, вы получаете указанные ниже возможности.

  • Группа Yammer — основное место для общения и передачи сведений.

  • Библиотека документов SharePoint — основное место для хранения файлов и их передачи участникам группы.

  • Общие записные книжки OneNote, чтобы делиться идеями, результатами исследований и другими сведениями.

  • Сайт группы SharePoint — основной репозиторий для сведений, контента и ссылок, связанных с вашей группой.

  • Планировщик для назначения задач проектов членам группы и управления ими.

Вы можете использовать эти средства в Yammer в браузере или загрузить приложение Yammer для iOS, Android или Windows Phone.

После того как группа выполнит все свои задачи, ее можно удалить, чтобы высвободить ресурсы системы и чтобы группа больше не отображалась в списке. См. статью Удаление группы. Чтобы вы не забыли удалить неактуальные группы, администратор настраивает политику срока действия и такие группы удаляются автоматически по истечении определенного времени. См. статью Политика срока действия групп Office 365.

Примечание: Содержимое этой вкладки предназначено для администраторов.

В Группах Office 365 имеются три основные модели подготовки: открытая, под руководством ИТ-отдела и контролируемая. Каждая из них имеет свои преимущества.

Модель

Преимущества

Открытая (по умолчанию)

Пользователи могут создавать собственные группы по мере необходимости, не дожидаясь помощи ИТ-отдела.

Под руководством ИТ-отдела

Пользователи обращаются в ИТ-отдел с просьбой создать группу. ИТ-специалисты могут оказать им помощь в выборе подходящих средств совместной работы.

Контролируемая

Создание групп ограничено определенными пользователями, командами или службами (см. статью Управление разрешениями пользователей на создание групп Office 365).

Если вы хотите управлять назначением имен вашим группам Office 365, воспользуйтесь политикой именования. С ее помощью можно настроить определенные стандарты, которым должны соответствовать имена, включая префиксы и суффиксы, а также запретить нежелательные имена. Дополнительные сведения см. в статье Политика именования групп Office 365.

У каждой группы есть по крайней мере один владелец, который может добавлять и удалять участников, а также управлять группой и ее содержимым. Обычно владелец делает это в Outlook. См. статью Добавление и удаление участников группы в Outlook. Если владельцы группы по какой-либо причине покидают организацию, администратор может назначить нового владельца. См. статью Назначение владельца для бесхозной группы.

Кроме того, если у вас есть разрешения администратора Exchange Online, вы можете управлять группами в Центре администрирования Office 365 (см. статью Управление членством в группах в Центре администрирования Office 365) или с помощью PowerShell (см. статью Управление группами Office 365 с помощью PowerShell).

Порой возникает необходимость удалить группу из клиента. Сведения том, как это сделать, см в статье Удаление группы. Если группа была случайно удалена, администратор может восстановить ее в течение 30 дней. См. статью Восстановление удаленной группы Office 365.

Если вы хотите автоматизировать жизненный цикл групп Office 365, настройте для них политики срока действия. Владельцы группы будут получать уведомления по электронной почте за 30, 15 и 1 день до истечения срока действия, и, если группа все еще нужна, они могут легко продлить ее действие. См. статью Политика срока действия групп Office 365.

Ограничения для групп

Максимальное количество

Значение

Владельцев в группе

100

Групп, которые может создать пользователь

250

Групп, которые может создать администратор

Вплоть до стандартного ограничения для клиента (до 500 000)

Участников

Более 1 000, хотя только 1 000 имеет одновременный доступ к групповым беседам.

В очень больших группах в Outlook календари и беседы могут открываться дольше, чем обычно.

Количество групп, участником которых может быть пользователь

1 000

Хранилище файлов

1 терабайт + 10 ГБ на каждого пользователя с оформленной подпиской + дополнительно приобретенное хранилище. Объем дополнительно приобретаемого хранилища не ограничен.

Размер почтового ящика группы

50 ГБ

По умолчанию максимальное количество групп в организации Office 365 в настоящее время составляет 500 000.

Для функции "Обратная запись группы" в Azure Active Directory Connect максимальная длина атрибута Description составляет 448 символов.

Дополнительные сведения о хранилище SharePoint Online см. в статьях Ограничения SharePoint Online и Ограничения и пороговые значения SharePoint Online, связанные с программным обеспечением.

Получая полезную информацию об использовании групп Office 365, можно эффективнее управлять ими. В Центре администрирования Office 365 есть средство ведения отчетов. Оно позволяет узнать степень использования хранилища, количество активных групп и даже то, как используются группы. См. статью Отчеты в Центре администрирования Office 365.

Группы Office 365 также предоставляют ряд средств для обеспечения соответствия требованиям, защиты информации и обнаружения электронных данных.

Дополнительные сведения

Совершенствование навыков работы с Office
Перейти к обучению
Первоочередный доступ к новым возможностям
Присоединиться к программе предварительной оценки Office

Были ли сведения полезными?

Спасибо за ваш отзыв!

Благодарим за отзыв! Возможно, будет полезно связать вас с одним из наших специалистов службы поддержки Office.

×