Руководство по созданию отчетов

Примечание: Мы стараемся как можно оперативнее обеспечивать вас актуальными справочными материалами на вашем языке. Эта страница переведена автоматически, поэтому ее текст может содержать неточности и грамматические ошибки. Для нас важно, чтобы эта статья была вам полезна. Просим вас уделить пару секунд и сообщить, помогла ли она вам, с помощью кнопок внизу страницы. Для удобства также приводим ссылку на оригинал (на английском языке).

Access предоставляет ряд инструментов, которые помогут вам быстро создавать привлекательные и удобные отчеты, которые представляют данные так, чтобы они наилучшим образом соответствовали потребностям пользователей. Вы можете использовать команды на вкладке Создание для создания простого отчета одним щелчком мыши. С помощью мастера отчетов вы можете создать более сложный отчет или создать отчет, добавив все данные и элементы форматирования самостоятельно. Какой бы метод вы выбрали, вам, возможно, потребуется по крайней мере несколько изменений структуры отчета, чтобы он отображал данные нужным образом. В этой статье описаны общие этапы создания отчета и показано, как добавлять в отчет определенные элементы оформления.

В этой статье

Определение макета отчета

Использование макетов элементов управления для выравнивания данных

Добавление и удаление разделов отчета или колонтитулов страниц

Советы по форматированию различных типов данных

Определение макета отчета

При проектировании отчета сначала необходимо решить, как должны упорядочиваться данные на странице, а также как данные хранятся в базе данных. В процессе разработки вы даже можете столкнуться с тем, что расположение данных в таблицах не позволит вам создать нужный отчет. Это может указывать на то, что таблицы не являются нормализованными — это значит, что данные не хранятся наиболее эффективным образом.

Создание наброска отчета

Это действие не является обязательным, вы можете столкнуться с тем, что мастер отчетов Access или инструмент "отчет" (на вкладке Создание в группе отчеты ) предоставляют достаточно начальный дизайн для отчета. Тем не менее, если вы решите создать отчет без использования этих инструментов, может оказаться, что вы можете сделать грубые наброски отчета на бумаге, нарисовав поле, в котором каждое поле поместится и запишет имя поля в каждом поле. Кроме того, вы можете создать макета отчета с помощью таких программ, как Word или Visio. Какой бы метод вы использовали, не забудьте включить в него достаточное количество строк, чтобы указать способ повторения данных.

Предварительный эскиз наложения заполненной формы

Например, можно использовать строку со сведениями о продукте, а затем несколько повторяющихся строк для продаж продукта, а затем строку итогов продажи для продукта. Затем последовательность повторяется для следующего продукта и так далее до конца отчета. Возможно также, что отчет содержит простой список данных в таблице, в этом случае эскиз может содержать только ряд строк и столбцов.

Примечание: Этот метод также очень полезен, если вы разрабатываете отчет для другого пользователя. В этом случае другой пользователь может нарисовать эскиз перед началом работы.

Создав эскиз, определите, какая таблица или таблицы содержат данные, которые вы хотите отобразить в отчете. Если все данные содержатся в одной таблице, вы можете создать отчет на нем прямо в этой таблице. Чаще всего необходимые данные хранятся в нескольких таблицах, которые необходимо собрать вместе в запросе, прежде чем можно будет отобразить их в отчете. Запрос может быть внедрен в свойство RecordSource отчета или можно создать отдельный сохраненный запрос и на основе которого будет создан отчет.

Выбор данных для помещения в каждый раздел отчета

Каждый отчет содержит один или несколько разделов отчета. Одним из разделов, которые есть в каждом отчете, является раздел подробных данных. Этот раздел повторяется для каждой записи в таблице или запросе, на которой основан отчет. Другие разделы являются необязательными и повторяются реже и обычно используются для отображения сведений, которые являются общими для группы записей, страницы отчета или всего отчета.

В таблице ниже описано, где находится каждый раздел и как обычно используется этот раздел.

Часть

Расположение

Типичное содержимое

Раздел заголовка отчета

Отображается только один раз в верхней части первой страницы отчета.

  • Заголовок отчета

  • Логотип

  • Текущая дата

Раздел нижнего колонтитула отчета

Появляется после последней строки данных над разделом нижнего колонтитула на последней странице отчета.

Итоги в отчете (суммы, количества, средние значения и т. д.)

Раздел заголовка страницы

ВыВодится в верхней части каждой страницы отчета.

  • Заголовок отчета

  • Номер страницы.

Раздел нижнего колонтитула страницы

Появляется в нижней части каждой страницы отчета.

  • Текущая дата

  • Номер страницы.

Раздел заголовка группы

Появляется перед группой записей.

Поле, по которому выполняется группировка

Раздел нижнего колонтитула группы

Отображается сразу после группы записей.

Групповые итоги (суммы, количества, средние значения и т. д.)

Сведения о добавлении и удалении разделов колонтитулов и колонтитулов, а также колонтитулов страниц можно найти в разделе Добавление или удаление разделов отчета или колонтитулов страниц в этой статье. Вы можете добавить разделы заголовков и примечаний группы с помощью области " Группировка, сортировка и итоги " в режиме макета или конструктора.

Выбор способа упорядочивания подробных данных

Большинство отчетов упорядочиваются в виде табличных или вертикальных макетов, но Access предоставляет вам гибкие возможности для всего упорядочения записей и полей.

Табличный макет    Табличный макет подобен электронной таблице. Метки находятся в верхней части экрана, а данные выравниваются по столбцам под наклейками. Табличный вид — это представление данных в виде таблицы. Это тип отчета, который Access создается, когда вы щелкните отчет в группе отчеты на вкладке Создание . Табличный макет — это хороший вариант для использования в том случае, если в отчете имеется относительно небольшое количество полей, которые нужно отобразить в простом формате списка. На приведенном ниже рисунке показан отчет о сотрудниках, созданный с помощью табличного макета.

Отчет «Сотрудники» в макете таблицы

Макет с накоплением    Макет с накоплением напоминает форму, которую вы заполнили при открытии банковского счета или совершении покупки из Интернет-магазина. Каждый фрагмент данных помечается, а поля помещаются поверх другого. Этот макет хорошо подходит для отчетов, которые содержат слишком много полей для отображения в табличном формате: ширина столбцов будет превысить ширину отчета. На приведенном ниже рисунке показан отчет по сотрудникам, созданный с помощью макетов с накоплением.

Отчет «Сотрудники» в макете в столбик

Примечание: В мастере отчетов этот макет называется макетом по столбцам.

Смешанный макет    Вы можете смешивать элементы табличных и вертикальных макетов. Например, для каждой записи можно упорядочить некоторые поля в горизонтальной строке в верхней части области данных и упорядочить другие поля из одной и той же записи в одном или нескольких макетах, расположенных под верхней строкой. На приведенном ниже рисунке показан отчет о сотрудниках, созданный с помощью смешанного макета. Поля «идентификатор», «фамилия» и «имя» упорядочиваются в табличном макете, а поля «Название задания» и «рабочий телефон» — в макет с накоплением. В этом примере линии сетки используются для создания визуального разделения полей каждого сотрудника.

Отчет «Сотрудники» на основе смешанного макета

Макет по ширине    Если вы используете мастер отчетов для создания отчета, вы можете выбрать использование выровненного макета. Этот макет использует полную ширину страницы для отображения записей в максимально сжатом виде. Разумеется, вы можете добиться того же результата без использования мастера отчетов, но это может быть процесс паинстакинг для точного выравнивания полей. На приведенном ниже рисунке показан отчет о сотруднике, созданный с помощью макетов, выровненный по краю мастера отчетов.

Отчет «Сотрудники» на основе выровненного макета

Макет с выравниванием по ширине является хорошим макетом для использования при отображении большого количества полей в отчете. В предыдущем примере при использовании табличного макета для отображения одних и тех же данных поля выводятся за границу страницы. Если вы используете макет с накоплением, каждая запись занимает гораздо больше вертикального пространства, что приводит к потере бумаги и делает отчет более сложным для чтения.

К началу страницы

Использование макетов элементов управления для выравнивания данных

Макеты элементов управления — это направляющие, которые можно добавить в отчет, когда он открыт в режиме макета или конструктора. Access автоматически добавляет макеты элементов управления при использовании мастера отчетов для построения отчета или при создании отчета с помощью команды отчет в группе отчеты на вкладке Создание . Макет элемента управления подобен таблице, в каждой ячейке которой может содержаться метка, текстовое поле или любой другой тип элемента управления. На приведенном ниже рисунке показан макет табличного элемента управления в отчете.

Базовый макет таблицы для элементов управления

Оранжевые линии указывают на строки и столбцы макета элемента управления, и они отображаются только в режиме макета или конструктора. Макеты элементов управления помогают добиться единообразного выравнивания данных в строках и столбцах, а также для упрощения добавления, изменения размера и удаления полей. С помощью инструментов в группах Таблица и положение на вкладке упорядочение (доступно в режиме макета или конструктора) можно изменить один тип макета элемента управления на другой, а также удалить элементы управления из макетов, чтобы можно было разместить элементы управления в отчете, где бы вы ни находились.

К началу страницы

Добавление и удаление разделов отчета или колонтитулов страниц

Как упоминалось ранее в этой статье, колонтитулы — это разделы отчета, которые можно использовать для отображения сведений, которые являются общими для всего отчета, или для каждой страницы отчета. Например, вы можете добавить раздел нижнего колонтитула, чтобы отобразить номер страницы в нижней части каждой страницы, или добавить раздел заголовка отчета, чтобы отобразить заголовок для всего отчета.

Добавление разделов отчета или колонтитулов страниц

  1. В области навигации щелкните правой кнопкой мыши отчет, который вы хотите изменить, и выберите в контекстном меню пункт Конструктор.

  2. Проверьте, какие разделы уже есть в отчете. Разделы разделяются затененными горизонтальными линиями, которые называются селекторами разделов. Надпись в каждом элементе выбора разделов указывает на то, что раздел находится непосредственно под ним.

    Отчет в режиме конструктора

    Каждый отчет содержит раздел подробных данных и может также содержать разделы заголовок отчета, верхний колонтитул, нижний колонтитул страницы и Примечание отчета. Кроме того, если в отчете есть уровни группировки, вы можете увидеть колонтитулы группы (например, файл как заголовок , показанный на предыдущем рисунке). По умолчанию для заголовков групп и колонтитулов используется имя поля или выражение, которое является основой группы. В этом случае имя поля группировки — "хранить как".

  3. Чтобы добавить разделы колонтитулов страниц или колонтитулов в отчет, щелкните правой кнопкой мыши любой область, а затем в контекстном меню выберите пункт Колонтитулы страницы или отчет заголовок/Примечание .

    Внимание: Если раздел уже есть в отчете, Access выдаст предупреждение о том, что существующий раздел и элементы управления, содержащиеся в нем, будут удалены.

    Теперь вы можете переместить существующие элементы управления или добавить новые элементы управления в новые разделы.

Access всегда добавляет разделы колонтитулов страниц и примечаний в парах. Это значит, что вы не можете добавить раздел заголовок страницы или отчета, не добавляя соответствующий раздел нижнего колонтитула. Если оба раздела вам не нужны, удалить раздел нельзя, но вы можете изменить размер неиспользуемого раздела на нуль (0), чтобы не допустить разрыва по вертикали в отчет. НаВедите указатель мыши на нижнюю часть неиспользуемого раздела, чтобы он принял вид двусторонней стрелки Двусторонняя стрелка , а затем перетащите его вверх, пока раздел не будет скрыт. Если в разделе есть элементы управления, их необходимо удалить, прежде чем можно будет полностью скрыть раздел.

Удаление разделов отчета или колонтитулов страниц

  1. В области навигации щелкните правой кнопкой мыши отчет, который вы хотите изменить, и выберите в контекстном меню пункт Конструктор.

  2. Щелкните правой кнопкой мыши любой область выделения раздела и выберите в контекстном меню команду Колонтитулы страницы или заголовок отчета .

Если вы удаляете пару колонтитулов и эти разделы содержат элементы управления, Access предупреждает, что при удалении разделов также удаляются элементы управления, и вы не сможете отменить это действие. Нажмите кнопку Да , чтобы удалить разделы и удалить элементы управления, или кнопку нет , чтобы отменить операцию.

К началу страницы

Советы по форматированию различных типов данных

При создании отчета с помощью средства " отчет " (доступного на вкладке Создание в группе отчеты ) или с помощью мастера отчетов Access добавляет в отчет поля и создает наиболее подходящий элемент управления для отображения. Каждое поле в соответствии с типом данных поля. Если вы добавляете поля в отчет самостоятельно, предпочтительнее использовать метод перетаскивания каждого поля из списка полей в отчет. Как и в случае с мастером отчетов или с помощью инструмента " отчет ", Access создает наиболее подходящий элемент управления для каждого поля в зависимости от типа данных поля. Для большинства типов данных наиболее подходящим элементом управления (по умолчанию) является текстовое поле.

В следующих разделах приведены советы о том, как форматировать некоторые специальные типы данных Case.

Многозначные поля    Элементом управления, используемым по умолчанию для многозначного поля, является поле со списком. Это может показаться странным выбором для элемента управления в отчете, так как вы не можете щелкнуть стрелку в поле со списком в отчете. Тем не менее, в контексте отчета поле со списком выглядит как текстовое поле. Стрелка будет видна только в режиме конструктора.

Если поле имеет несколько значений, эти значения разделяются запятыми. Если поле со списком недостаточное для отображения всех значений в одной строке и для свойства расширение (CanGrow ) поля со списком задано значение Да, значения переносятся на следующую строку. В противном случае значения усекаются. Чтобы задать свойство CanGrow для элемента управления, откройте отчет в конструкторе или режиме макета, щелкните элемент управления, а затем нажмите клавишу F4, чтобы открыть окно свойств элемента управления. Свойство расширение (CanGrow ) размещается на вкладках Формат и все вкладки страницы свойств элемента управления.

Поля форматированного текста    Элементом управления по умолчанию для поля форматированного текста является текстовое поле. Если надпись недостаточна для отображения всех значений в одной строке и для свойства расширение ( CanGrow ) текстового поля задано значение Да, значения переносятся на следующую строку. В противном случае значения усекаются. Чтобы задать свойство CanGrow для элемента управления, откройте отчет в конструкторе или режиме макета, щелкните элемент управления, а затем нажмите клавишу F4, чтобы открыть окно свойств элемента управления. Свойство расширение (CanGrow ) размещается на вкладках Формат и все вкладки страницы свойств элемента управления.

Поле форматированного текста поможет Вам отформатировать текст различными способами. Например, несколько слов в поле могут быть подчеркнуты, а несколько других слов в одном поле могут быть курсивом. Тем не менее, вы можете установить общий стиль форматирования для текстового поля, содержащего форматированный текст. Форматирование надписи применяется только к тексту, который не был специально отформатирован с помощью форматированного текста.

Настройка стилей форматирования для текстового поля, отображающего поле форматированного текста

  1. В области навигации щелкните отчет правой кнопкой мыши и выберите в контекстном меню пункт режим макета .

  2. Щелкните надпись, в которой отображается поле форматированного текста, а затем на вкладке Формат в группе Шрифт выберите стиль форматирования, который вы хотите применить.

    Access применяет форматирование ко всему тексту в поле форматированного текста, в котором нет такого типа (но не значение), примененного к представлению, которое поддерживает ввод данных, например режим таблицы или запроса, или режим формы для формы. Например, если часть текста в поле имеет красный цвет шрифта и вы примените синий цвет шрифта к текстовому полю, Access превращает весь текст в синий, кроме тех, которые были отформатированы красным цветом. Например, если часть текста в поле имеет размер шрифта размером 11 пунктов, то при применении размера шрифта размером 14 пунктов к текстовому полю Access применяет размер шрифта размером 14 пунктов ко всему тексту за исключением тех, которые были отформатированы по отдельности в 11 поин –.

    Поля вложений    В полях вложения используется специальный элемент управления, который не используется для других типов данных. Вы можете вложить в запись несколько файлов, используя одно поле вложения, но в поле могут отображаться только сведения о одном вложении за один раз. По умолчанию элемент управления "вложение" отображает либо значок или изображение, в зависимости от типа файла вложения, которое отображается в данный момент элементом управления. При желании вы можете задать свойства для элемента управления вложением так, чтобы все вложенные файлы отображались в виде значков, или чтобы поле просто отображало значок скрепки и количество вложений. Предполагается, что в отчете уже используется элемент управления "вложение", поэтому для настройки свойств элемента управления для разных вариантов использования элемента управления можно использовать описанную ниже процедуру.

Настройка свойств отображения для поля вложения

  1. В области навигации щелкните отчет правой кнопкой мыши и выберите в контекстном меню пункт режим макета .

  2. Щелкните элемент управления вложением. Если окно свойств не отображается, нажмите клавишу F4. На странице свойств откройте вкладку Формат .

    В приведенной ниже таблице приведены инструкции по настройке свойств элемента управления вложением.

    Свойство

    Параметр

    Отображать как

    • Изображения и значки: изображения отображаются в виде значков. Этот параметр задан по умолчанию.

    • Значок , отображающий все файлы в виде значков.

    • Скрепка отображает значок скрепки, а затем число вложений в круглых скобках.

    Рисунок по умолчанию

    Чтобы рисунок по умолчанию отображался в элементе управления вложением, если нет вложенных файлов, нажмите кнопку Кнопка "Построитель" в поле свойства, найдите нужный рисунок и нажмите кнопку Открыть.

    Примечание: Рисунок по умолчанию не отображается, если для свойства Display as задано значение скрепки.

    Выравнивание рисунка

    Выберите нужный способ выравнивания в списке. По умолчанию используется значение по центру. Настройка этого параметра может привести к неожиданным результатам, в зависимости от значения свойства " режим размера рисунка ".

    Режим размера рисунка

    Этот параметр доступен только в том случае, если свойству " Показывать как " задано значение " изображение/значок".

    • Картинка отображает изображение в ее фактического размера. Изображение обрезается, если оно слишком велико, чтобы не поместить его в элемент управления.

    • Растяжение растягивает изображение таким образом, чтобы оно заполнял весь элемент управления.

      Примечание: Если элемент управления вложений не совпадает с изображением, то при использовании этого параметра изображение будет искажено по вертикали или по горизонтали.

    • Масштаб показывает изображение как можно большим, не выполняя обрезку и не выполняя искажение изображения. Этот параметр задан по умолчанию.

  3. Если вы используете элемент управления для отображения рисунков, настройте размер элемента управления вложением так, чтобы он отображался в нужном объеме детализации.

К началу страницы

Совершенствование навыков работы с Office
Перейти к обучению
Первоочередный доступ к новым возможностям
Присоединиться к программе предварительной оценки Office

Были ли сведения полезными?

Спасибо за ваш отзыв!

Благодарим за отзыв! Возможно, будет полезно связать вас с одним из наших специалистов службы поддержки Office.

×