Руководство по началу работы с Microsoft Teams для руководителей учебных заведений

Руководство по началу работы с Microsoft Teams для руководителей учебных заведений

Начните использовать центр командной работы в Office 365 для образования

Упростите коммуникацию и совместную работу в учреждении.

«Microsoft Teams помогает совершенствовать взаимодействие сотрудников школы. Мы смогли сократить объемы почты благодаря наличию единого центра для обсуждения разных вопросов и хранения файлов», — заместитель директора начальной школы

Microsoft Teams — это цифровой центр с единым интерфейсом для бесед, собраний, файлов и приложений в Office 365 для образования. С помощью Teams сотрудники могут легко и быстро переключаться между беседами и созданием контента, сохраняя контекст, преемственность и прозрачность работы. Teams соответствует уникальным потребностям различных групп пользователей и позволяет им легко работать вместе над общими задачами:

  • Управляйте проектами, задачами и контентом в приложениях, которыми вы пользуетесь ежедневно, не покидая единой специализированного рабочего пространства.

  • Будьте в курсе дел благодаря своевременному поступлению и обновлению информации, публикуемой в ходе сохраняемых командных бесед, приватных чатов (которые при необходимости можно модерировать), собраний команд и по другим каналам.

  • Расширенные возможности для прозрачной и полнофункциональной совместной работы благодаря интеграции таких приложений из Office 365, как Word, Excel, PowerPoint и записные книжки OneNote для занятий, а также партнерских систем, например busuu, Canvas, Flipgrid и Kahoot!.

Примечание: Office 365 для образования теперь включает Teams. Это значит, что решение Teams бесплатно для всех преподавателей, учащихся и административного персонала по лицензии Office 365 для образования!

В таблице ниже приведен ряд примеров совместной работы преподавателей в Teams, поддерживающих инновации в обучении и реализующих рекомендации по совместной работе.

Дополнительно о новых возможностях Teams для преподавателей, учащихся и администраторов!

Сценарий

Описание

Школьный оргкомитет (SIAC)

Чтобы инициативы по развитию школ были эффективными, сотрудникам нужен доступ к обширной аналитике (например, процентильному ранжированию) и простые средства совместной работы в командах, включающих администраторов, преподавателей и других сотрудников по всему учебному округу.

План реагирования на инциденты

В случае инцидента (например, возникновения риска для здоровья людей) быстрая и точная связь помогает обеспечить эффективную реакцию. Используя Teams, группы реагирования могут быстро собрать и распространить нужную информацию среди учащихся, родителей, широкой публики и привлечь дополнительные ресурсы (например, школьных медсестер).

Программы социального и эмоционального обучения (SEL)

Программы SEL способствуют академическим успехам и положительному отношению к учебе, одновременно снижая эмоциональный дистресс и число нарушений дисциплины ¹. Каналы в Teams можно упорядочить по пяти ключевым аспектам SEL: самосознание, самоконтроль, социальная осознанность, умение общаться и принимать взвешенные решения.

Аттестация преподавателей

Оценка работы преподавателей — затратное по времени, но важное регулярное мероприятие. Используя Teams, администраторы могут делиться ресурсами в области профессионального развития со всеми преподавателями в канале «Общее», а также поддерживать частные беседы в разделе «Беседы» и хранить контент, например записные книжки OneNote для сотрудников, в особых каналах для отдельных преподавателей.

¹ Hinton, M. (2017, March). Study Links After-School Programs to Improved STEM Knowledge. Education Week. (Hinton, M. (март 2017 г.). Найдена связь между программами продленного дня и успехом в естественных науках. Education Week.) Отсюда: http://blogs.edweek.org/edweek/time_and_learning/2017/03/new_study_examines_link_between_after-school_programs_stem_knowledge.html?cmp=eml-enl-eu-news3

Общие сведения о командах

Вы можете создавать команды сотрудников для разных проектов, занятий, комитетов и процессов (по мере надобности), приглашая в них других пользователей из той же школы или того же округа. Команды также можно создавать на основе существующих групп Office 365; все изменения в группах Office 365 автоматически синхронизируются с Teams. Это упрощает процесс рассылки приглашений и управление членством в командах, а также позволяет сохранять файлы групп в Teams.

Совет: Может возникнуть желание просто перевести почтовые списки рассылки в команды сотрудников, но в Teams приветствуется работа над общими задачами в тесном сотрудничестве. Вы можете обойти закрытость и замкнутость списков рассылки, создав команды сотрудников на нужных уровнях для рабочих групп в рамках школы или округа.

Отдельные команды сотрудников можно дополнительно разделить на каналы с вкладками для бесед, файлов, заметок и прочего. Каналы можно создавать по потребностям команды, например по разделам учебника, темам или предметам. Вкладки позволяют сотрудникам загружать, просматривать и редактировать файлы, заметки и собственный контент (например, документы, таблицы, презентации, видео, внешние ссылки, другие приложения и многое другое). Этот контент легко доступен всем в команде.

Пример

Совет: Вы легко можете настроить Teams на мобильном устройстве; это даст вам возможность держать связь с командой отовсюду, в любое время и на любом устройстве. Скачать Teams можно из Магазина Windows (Windows Phone), App Store (Apple iOS) или Google Play (Android).

Знакомство коллег с Teams

Начните с вводного собрания, чтобы оценить ожидания, дать рекомендации и продемонстрировать основы работы с Teams. Попросите коллег использовать Teams как основное средство для связи и совместной работы в командных занятиях. Попробуйте использовать в Teams чат, чтобы избавиться от кратких писем и SMS, а также познакомить всех с удобными функциями Teams.

Настройка Teams для конкретного приложения

Успешным командам нужны простые и интуитивные средства для быстрой и эффективной коммуникации и совместной работы. Создаете ли вы комитет, готовите ли план реагирования на инциденты, работаете ли над персональными программами для учащихся, аттестуете ли преподавателей или управляете иными видами совместной работы, Teams поможет вам добиться успеха. Начнем с настройки Teams под ваш случай, используя следующие шаги:

Создание команды и приглашение участников

  1. Чтобы запустить Teams, перейдите к средству запуска приложений, "вафле" Значок средства запуска приложений в Office 365 в верхнем левом углу Office 365 для образования, и выберите Teams для запуска Интернет-версии приложения либо скачайте его на рабочий стол.

    Средство запуска приложений Office 365 с выделенным приложением Microsoft Teams

    Примечание: Если у вас проблемы с доступом к Teams, обратитесь к своему ИТ-администратору, чтобы проверить, есть ли у вас подходящая лицензия.

  2. Нажмите кнопку Добавить команду внизу списка каналов в Teams.

  3. Нажмите кнопку Создать команду и выберите пункт Сотрудники.

    Выбор команды

    Примечание: Если в вашем учебном учреждении используется служба School Data Sync, ваши классы будут автоматически созданы и заполнены по спискам учащихся из информационной системы вашего учреждения, поэтому вам не придется беспокоиться об этом шаге.

  4. В окне Создайте команду дайте классу название и введите краткое описание его назначения, после чего нажмите кнопку Далее.

    Создание команды

    Примечание: Оставьте для параметра «Конфиденциальность» значение «Конфиденциально — только владельцы команды могут добавлять участников» (позже его можно изменить).

    Совет: Перед обучением класса следует настроить конфигурацию Teams. Начните с создания класса, добавления нескольких каналов и вкладок. Затем заполните вкладки нужным, интересным и полезным контентом.

  5. Вы можете с легкостью добавлять людей, группы и списки рассылки из школы или округа. Когда вы начинаете вводить имена, появляется раскрывающийся список соответствующих имен из вашего почтового каталога.

  6. Нажмите кнопку Добавить, чтобы добавить участников команды, или кнопку Пропустить, чтобы сначала настроить контент, а позже добавить участников (рекомендуется).

    Добавление участников

Создайте несколько каналов и вкладок с привлекательным контентом

При создании новой команды в нее автоматически добавляется канал «Общее».

  1. Вы можете создавать дополнительные каналы, чтобы сделать команду более организованной. По умолчанию доступ к ним имеют все участники команды.

    Канал

    Совет: Публикуйте советы по обучению и объявления, касающиеся Teams, в канале «Общее» для простоты доступа. Это удобное место, где весь класс может найти справку и руководства, но особенно полезно оно новым участникам Teams.

  2. Чтобы создать дополнительные каналы, щелкните многоточие (...) рядом с именем команды в списке каналов и выберите команду Добавить канал в раскрывающемся меню.

    Добавление канала

    Совет: Создайте для начала несколько каналов, а затем предложите участникам команды создавать дополнительные каналы по темам, идеям или иным потребностям.

  3. В диалоговом окне дайте каналу название и введите краткое описание его назначения, после чего нажмите кнопку Добавить.

    Создание канала

    Совет: Создав несколько каналов, вы можете заполнить их реальным контентом, чтобы ваш класс не увидел пустую страницу при первом входе. Например, вы можете начать новую беседу, отправив несколько вопросов в каждый канал, чтобы начать ряд обсуждений, или @упомянуть отдельных участников, чтобы привлечь их внимание.

  4. В отдельных каналах можно создавать вкладки для разнообразного контента и приложений. В каждом канале создается несколько вкладок по умолчанию, включая «Беседы», «Файлы», «Записные книжки для занятий» и «Задания». Чтобы создать вкладку, нажмите + справа от вкладок по умолчанию, затем выберите приложение или файл для вкладки (например, PowerBI), дайте ему имя и нажмите кнопку Сохранить.

    Вкладки Добавление вкладок

    Примечание: Шаги настройки отдельных приложений и служб могут отличаться от приведенных здесь инструкций.

  5. Чтобы создать вкладку, ссылающуюся напрямую на определенный файл (например, национальный стандарт, результаты районной аттестации и итоги тестирования), щелкните значок + справа от вкладок по умолчанию.

  6. Затем выберите приложение по типу файла (например, документ Word, таблица Excel или презентация PowerPoint), укажите файл в разделе «Файлы» и нажмите кнопку Сохранить.

    Добавление приложений

    Совет: Вы можете закрепить записную книжку для занятий из OneNote с сайта SharePoint или другого веб-сайта (значок земного шара) напрямую в канале в виде вкладки для простоты доступа.

Перенос почтовых обсуждений в Teams

Вы можете отправлять почту в канал в Teams, чтобы объединить и упорядочить всю командную коммуникацию.

  1. Чтобы создать адрес электронной почты канала, нажмите многоточие (...) справа от имени канала и выберите команду Получить адрес электронной почты в раскрывающемся меню.

  2. Нажмите кнопку Копировать и сохраните адрес электронной почты в списке контактов или адресной книге.

    Электронная почта

    Совет: Переадресуйте сообщения электронной почты в канал, чтобы продолжить их обсуждение в Teams.

  3. Щелкните ссылку Дополнительные параметры в окне Получение адреса электронной почты, чтобы ограничить список тех, кто может отправлять почту команде (например: кто угодно, только участники команды, только почта с определенных доменов).

    Получение электронной почты

    Совет: Ограничение отправки почты в канал позволяет снизить вероятность появления спама или фишинговых сообщений в Teams.

  4. Вы можете настроить уведомления электронной почты для различных событий (например, личных @упоминаний или ответов в начатых вами беседах), щелкнув изображение своего профиля в левом нижнем углу Teams и выбрав «Уведомления» в раскрывающемся меню.

    Уведомления

Планирование собраний в Teams

  1. Чтобы запланировать собрание в Teams, выберите Собрания в области навигации слева, нажмите кнопку Запланировать собрание внизу средней области навигации.

    Расписание

    Совет: Запланированные собрания указываются в средней области навигации; вы можете напрямую присоединиться к собранию из Teams, нажав кнопку Присоединиться рядом с собранием.

  2. В окне Новое собрание добавьте сведения о собрании и пригласите участников (при вводе появляются имена из вашего почтового каталога); также можно выбрать канал для собрания, чтобы все в канале могли присоединиться к собранию.

  3. Используйте Помощник по планированию для проверки доступности участников и проверьте поле Повтор для настройки повторяющихся собраний. Закончив, нажмите кнопку Запланировать собрание.

    Новое собрание

    Совет: Функция Начать собрание Камера (внизу вкладки Беседы) позволяет участникам команды собираться без необходимости планировать собрание или бронировать помещение.

Что мы узнали о Teams

  • Teams — это цифровой центр командной работы, полностью интегрированный с Office 365 для образования. Он позволяет членам вашей команды легко общаться друг с другом и вместе работать в привычных приложениях Office 365, таких как Word, Excel, OneNote и PowerPoint. Подписчики Office 365 для образования получают Teams бесплатно, так что вы можете сразу начать работу!

  • Вы можете организовать в команде дополнительные каналы и вкладки для нужд совместной работы. Вкладки могут ссылаться напрямую на файлы и другой контент, а также приложения Office 365 наподобие Планировщика или PowerBI, как и приложения наших партнеров, например busuu, Canvas, Flipgrid и Kahoot!.

  • Перенесите почтовые обсуждения в Teams, чтобы участники команды могли следить за ходом беседы в удобном рабочем представлении. Используйте чат в Teams вместо кратких писем, чтобы разгрузить почту.

  • Планируйте видеособрания или вызовы Skype через Teams, используя собрания или функцию «Начать собрание» для быстрого сбора участников по необходимости.

  • См. полезные видео здесь: Краткое руководство по Microsoft Teams.

  • Дополнительные пошаговые инструкции: Справка по Microsoft Teams.

  • Дополнительные сведения о новых возможностях Teams в Office 365 для образования см. в нашем блоге для образовательных учреждений.

  • Познакомьтесь со справочным центром Microsoft Education, чтобы получить дополнительную помощь.

Совершенствование навыков работы с Office
Перейти к обучению
Первоочередный доступ к новым возможностям
Присоединиться к программе предварительной оценки Office

Были ли сведения полезными?

Спасибо за ваш отзыв!

Благодарим за отзыв! Возможно, будет полезно связать вас с одним из наших специалистов службы поддержки Office.

×