Перейти к основному контенту
Office

Распространение отчета

Попросите ваших отчетов Access и распространить их далеко и широко. Например, вы можете отправить их одному или нескольким пользователям, экспортировать их в библиотеки документов SharePoint и архивировать их в сетевых папках. При распространении отчета Access вы создаете статический отчет с данными в определенный момент времени (например, ежедневно, еженедельно или ежемесячно). Таким образом, у вас есть единая точка, на которую работники могут использовать данные для принятия решений по деловым вопросам, отвечать на вопросы, находить альтернативы, определять оптимальные планы, оценивать риски и повышать качество.

Распространение отчетов

Совет    При создании отчета добавьте дату публикации. Это помогает пользователям подтвердить правильное время создания отчета. Дополнительные сведения можно найти в разделе Вставка даты и времени в отчет или форму.

В этой статье

Отправка отчета с помощью команды "Отправить"

Один из самых быстрых способов распространения отчета — с помощью команды "Электронная почта". С помощью нескольких щелчков мыши Access экспортирует отчет, а затем создает новое сообщение электронной почты с вложенным файлом.

  1. В области навигации выберите отчет, который нужно отправить.

  2. Выберите Внешние данные > электронной почты.

  3. В диалоговом окне Отправка объекта выберите формат, который вы хотите использовать, например PDF, и нажмите кнопку ОК.

    Примечание.    Несмотря на то, что можно выбрать различные форматы, попробуйте использовать формат PDF, который стал признанным стандартом, сохранив макет и формат исходного отчета Access, а также встроенные способы настройки страниц для просмотра и принтер. Дополнительные сведения можно найти в разделе Установка Adobe Reader и Печать PDF-файла.

    Access откроет новое сообщение электронной почты в Outlook с вложенным файлом.

  4. Введите адреса электронной почты получателей в полях " Кому" и "копия ", а также описание в поле Тема и сообщение в области сообщения.

    Совет    По умолчанию файл, который вы отправляете с помощью этого метода, не сохраняется на вашем компьютере. Если вы хотите сохранить копию файла на своем компьютере, щелкните правой кнопкой мыши вложение в присоединенном поле и выберите команду Сохранить как.

  5. Нажмите кнопку Отправить.

Примечание.    Для автоматизации процесса можно использовать макрокоманду отправитьобъектбд. Например, можно создать макрос с последовательностью этих действий, чтобы отправлять разные отчеты по электронной почте разным пользователям.

К началу страницы

Экспорт отчета в папку или библиотеку документов SharePoint

  1. В области навигации выберите отчет, который вы хотите экспортировать.

  2. Выберите Внешние данные > PDF или XPS , чтобы открыть диалоговое окно " Опубликовать как PDF или XPS ".

  3. Выполните одно из следующих действий:

  4. Убедитесь, что в поле тип файла выбран вариант тип PDF- файлов.

  5. Чтобы изменить имя отчета, используемое по умолчанию, введите новое имя файла в поле имя файла .

  6. Чтобы открыть отчет сразу после его экспорта, установите флажок Открыть файл после публикации .

  7. В разделе Оптимизация длявыполните одно из указанных ниже действий.

    • Чтобы оптимизировать отчет для файла большего размера (рекомендуется для печати), выберите стандартный.

    • Чтобы оптимизировать отчет для файла с небольшим разрешением (рекомендуется для публикации в Интернете), выберите пункт Минимальный размер.

  8. Нажмите Опубликовать. Access создаст файл. Если вы решили, что Access откроет файл после публикации, Adobe Reader отобразит его.

  9. Чтобы сохранить действия, которые можно выполнить и запланировать ту же самую операцию, установите флажок Сохранить шаги экспорта :

    • Введите имя и описание шагов.

    • Чтобы создать задачу Outlook, которая планирует операцию экспорта в будущем, установите флажок создать задачу Outlook .

    Дополнительные сведения см. в статье Сохранение параметров операции импорта или экспорта в виде спецификации.

    Примечание.    Еще один способ автоматизации процесса — использование макрокоманды " експортвисформаттинг". Например, можно создать осмысленное имя файла на основе названия отчета и даты экспорта. Это помогает пользователям найти правильный отчет в библиотеке SharePoint или папке многих отчетов. Для этого в аргументе выходной файл введите следующее выражение:

    =[Reports]![RptQC5]![Auto_Header0].[Caption] & "-" & Format(Date(),"yyyy-mm-dd") & ".PDF"

    Где RptQC5 — имя объекта отчета, Auto_Header0 — раздел заголовка отчета, а свойство Caption — заголовок отчета.

К началу страницы

Сведения о создании центра отчетов в SharePoint

Возможно, следует создать выделенный центр отчетов в библиотеке документов SharePoint, чтобы пользователи могли быстрее находить и просматривать нужные отчеты. Добавляя столбцы, связывая их с библиотекой Access и настраивая библиотеку документов с помощью представлений, вы можете предоставить пользователям возможности первого класса. Ниже приведены основные действия, которые можно выполнить.

Создание библиотеки документов    Библиотека документов — это безопасное расположение файлов, которое упрощает совместную работу. Вы можете добавлять столбцы в библиотеку, например категории, пользователи или группы, и вычисляемые столбцы, которые можно использовать для создания представлений и фильтров.

Представление в виде эскизов библиотеки документов, в которой ничего не выделено.

Дополнительные сведения можно найти в разделе что такое библиотека документов?

Обновление столбцов библиотеки из Access    Связывая библиотеку с Access, вы можете обновлять столбцы в библиотеке документов из Access, чтобы помочь пользователям найти нужные отчеты и предоставить дополнительные сведения.

Дополнительные сведения можно найти в разделе Импорт, связывание и перемещение данных в SharePoint.

Создание отсортированных и фильтрованных представлений    Вместо отправки отчета из Access по электронной почте отправьте ссылку на нужное представление библиотеки документов. Пример.

  • Отсортируйте представление по возрастанию в соответствии с измененным столбцом , чтобы сначала отображался самый актуальный отчет. Дополнительные сведения можно найти в разделе Использование сортировки для изменения представления SharePoint.

  • Если у вас есть столбец выбора в библиотеке с именем Жобфунктион с тремя значениями: Линеворкер, переднего плана и супервизора, создайте отдельные представления на основе критерия фильтра для каждой роли задания:

    JobFunction is equal to Lineworker
    JobFunction is equal to Foreman
    JobFunction is equal to Supervisor
    

    Если вы отправите ссылку на представление супервизора, и пользователь нажмет ее, в представлении будут отображены определенные отчеты для руководителей. Чтобы получить ссылку на представление библиотеки, отобразите представление и скопируйте URL-адрес из адресной строки.

  • Если у вас есть столбец Person в библиотеке с именем Ауремплойис, создайте представление на основе критерия фильтра, использующего функцию "я " для отображения отчетов только для текущего пользователя.

    OurEmployees is equal to [Me]

    Если вы отправите ссылку на представление, и пользователь нажмет ее, в представлении будут отображены определенные отчеты для этого пользователя.

Дополнительные сведения можно найти в разделе Использование фильтрации для изменения представления SharePoint и изменения представления списка в SharePoint.

Подключение веб-частей на современной странице   Вы также можете создать новую страницу для отображения файла в зависимости от того, что пользователь выбирает в библиотеке документов, подключив веб-часть "Просмотр файлов" к веб-части "Библиотека документов". Пользователи могут просматривать отчеты, чтобы найти нужные.

Пример списка, подключенного с помощью веб-части "Свойства списка"

Дополнительные сведения можно найти в разделе Использование веб-частей на страницах SharePoint и Подключение веб-частей в SharePoint Online.

Использование потока Microsoft    Вы можете автоматизировать использование и управление библиотекой с помощью потока Microsoft. Например, вы можете получать уведомления, отправлять ежедневные напоминания, создавать задачи Planner и архивировать просроченные файлы в папку.

Для выбранного элемента в SharePoint создайте задачу планировщика со ссылкой на элемент SharePoint.

Шаблон Microsoft Flow для SharePoint и планировщик

Дополнительные сведения можно найти в разделе Создание потока для списка или библиотеки в SharePoint Online или OneDrive для бизнеса.

К началу страницы

Примечание:  Эта страница переведена автоматически, поэтому ее текст может содержать неточности и грамматические ошибки. Для нас важно, чтобы эта статья была вам полезна. Была ли информация полезной? Для удобства также приводим ссылку на оригинал (на английском языке).

См. также

Общие сведения об отчетах в Access

Руководство по созданию отчетов

Совершенствование навыков работы с Office
Перейти к обучению
Первоочередный доступ к новым возможностям
Присоединиться к программе предварительной оценки Office

Были ли сведения полезными?

Спасибо за ваш отзыв!

Благодарим за отзыв! Возможно, будет полезно связать вас с одним из наших специалистов службы поддержки Office.

×