Подсчет в отчетах

Примечание: Мы стараемся как можно оперативнее обеспечивать вас актуальными справочными материалами на вашем языке. Эта страница переведена автоматически, поэтому ее текст может содержать неточности и грамматические ошибки. Для нас важно, чтобы эта статья была вам полезна. Просим вас уделить пару секунд и сообщить, помогла ли она вам, с помощью кнопок внизу страницы. Для удобства также приводим ссылку на оригинал (на английском языке).

Это может быть полезно для отображения количества записей, содержащихся в отчете. В отчетах с группировкой или в сводке можно отобразить количество записей в каждой группе. Кроме того, вы можете добавить в каждую запись номер строки, чтобы упростить их дальнейшие ссылки на них. В этой статье приведены пошаговые инструкции по добавлению подсчетов и номеров строк в отчет.

Выберите нужное действие

Подсчет количества записей в отчете или группе

Добавление номера строки для каждой записи в отчете или группе

Подсчет количества записей в отчете или группе

Режим макета обеспечивает быстрый способ добавления в отчет счетчиков.

Подсчет записей с помощью режима макета

  1. В области навигации щелкните отчет правой кнопкой мыши, а затем в контекстном меню выберите пункт режим макета.

  2. Щелкните поле, которое вы хотите считать. Чтобы убедиться в том, что все записи подсчитаны, выберите поле, которое не содержит значений NULL, например поле "идентификатор".

  3. На вкладке конструктор в группе Группировка и суммы щелкните итоговое значение. Обратите внимание, что если вы используете Access 2007, команда " итогов " находится на вкладке " Формат ".

  4. Выполните одно из указанных ниже действий.

    • Чтобы подсчитать все записи в отчете независимо от того, есть ли в выбранном поле значение, нажмите кнопку Подсчет записей.

    • Чтобы подсчитать только те записи, для которых указано значение в выбранном поле, нажмите кнопку количество значений.

      Примечание: Функцию Count Values невозможно использовать для полей следующих типов данных:

      • Длинный текст (поле MEMO)

      • Объект OLE

      • Гиперссылка

      • Вложение

  5. Access добавит текстовое поле в раздел примечания отчета и задает его свойству Source элемента управления выражение, выполняющее функцию счёт . Если в отчете есть уровни группировки, Access также добавляет надпись в каждый нижний колонтитул группы, выполняющий те же вычисления.

    Примечание: Если вы используете режим макета для создания подсчета по конкретному полю, Access создает выражение, которое подсчитывает количество только тех записей, в которых это поле не равно null. Например, если в отчете 10 записей и вы добавите число в поле, содержащее три значения NULL, в поле "количество" отображается число записей, содержащих значения , отличные от NULL. Вы можете избежать этого, добавив подсчеты только для полей, которые не допускают значения NULL (например, поля ИДЕНТИФИКАТОРов), или же можно изменить источник данных текстового поля таким образом, чтобы он всегда подсчитывать все записи, содержащие значения NULL. Для этого выполните указанные ниже действия.

  6. Выберите текстовое поле, в котором отображается счет. Если окно свойств не отображается, нажмите клавишу F4, чтобы открыть его.

  7. Откройте вкладку Данные.

  8. В ячейке свойства " элемент управления " Удалите выражение и введите = Count (*).

  9. Сохраните отчет и переключитесь в режим отчета, чтобы просмотреть результаты.

Подсчет записей в режиме конструктора

  1. В области навигации щелкните отчет правой кнопкой мыши и выберите в контекстном меню пункт конструктор.

  2. На вкладке Конструктор в группе Элементы управления выберите элемент Поле.

  3. Выполните одно из указанных ниже действий.

    • Чтобы добавить количество всех записей в отчете, щелкните раздел заголовок или Примечание отчета, в который нужно поместить надпись.

    • Чтобы добавить количество всех записей в каждой группе отчета с группировкой, щелкните заголовок группы или примечания группы, в который нужно поместить надпись.

  4. Выделите текстовое поле и нажмите клавишу F4, чтобы открыть окно свойств.

  5. Откройте вкладку Данные.

  6. В поле свойства элемент управления введите = Count (*).

    В этом _з0з_ функция счёт используется для подсчета всех записей в отчете или группе, даже если некоторые поля в некоторых записях имеют значение null. Чтобы подсчитать количество записей только в том случае, если конкретное поле не равно null (например, супплиернаме), используйте следующее выражение: = CDbl (NZ (Count ([супплиернаме]), 0)).

К началу страницы

Добавление номера строки для каждой записи в отчете или группе

Вы можете нумеровать элементы отчета. Например, в отчете "продажи по продукту", возможно, потребуется "1" для начала первого элемента в группе "продукт", "2" — перед вторым и т. д. Когда начнется следующая группа продуктов, счет начнется заново, а "1" предшествует первому элементу.

Нумерация элементов в отчете

Для нумерации элементов отчета можно использовать вычисляемый элемент управления и значение свойства Sum .

  1. В области навигации щелкните отчет правой кнопкой мыши, а затем в контекстном меню выберите пункт конструктор.

  2. На вкладке Конструктор в группе Элементы управления выберите элемент Поле.

  3. В разделе данных отчета перетащите указатель, чтобы создать надпись, чтобы убедиться, что она достаточно широка, чтобы вместить самый большой номер элемента.

    Например, если у вас есть заказы на 100, вам потребуется место по крайней мере для трех знаков (100). Если рядом с текстовым полем отображается подпись, удалите ее, щелкнув ее, а затем нажмите клавишу DELETE. Если вы поместили надпись рядом с левым полем, она может быть скрыта под надписью. С помощью маркера перемещения в левом верхнем углу надписи перетащите надпись вправо, чтобы увидеть метку. Затем можно щелкнуть метку и нажать клавишу DELETE.

  4. Выделите текстовое поле. Если страница свойств не отображается, нажмите клавишу F4.

  5. Откройте вкладку все. В поле имя свойства введите имя, например ткститемнумбер.

  6. Откройте вкладку Данные.

  7. В поле свойства Сумма выберите пункт поверх группы.

  8. В поле свойства элемент управления введите = 1.

  9. Откройте вкладку Формат.

  10. В поле свойства Формат введите #. (знак фунта, за которым следует точка).

    В результате номер строки будет форматироваться с использованием точки, следующей за числом.

  11. Сохраните отчет и переключитесь в режим отчета, чтобы просмотреть результаты.

К началу страницы

Совершенствование навыков работы с Office
Перейти к обучению
Первоочередный доступ к новым возможностям
Присоединиться к программе предварительной оценки Office

Были ли сведения полезными?

Спасибо за ваш отзыв!

Благодарим за отзыв! Возможно, будет полезно связать вас с одним из наших специалистов службы поддержки Office.

×