Перейти к основному контенту
Office
Планирование собрания с другими людьми

Планирование собрания с другими людьми

Вы можете отправить приглашение на собрание одному или нескольким людям. Outlook отслеживает, кто принимает запрос и резервирует время собрания в календаре. Когда вы создаете приглашение на собрание, вы можете добавлять вложения, задавать расположение и использовать помощник по планированию, чтобы выбрать оптимальное время для собрания.

Планирование собрания

  1. Создайте приглашение на собрание одним из указанных ниже способов.

    • В папке "Входящие" выберите новые элементы > собрание или используйте сочетание клавиш Ctrl + Shift + Q.

      Чтобы запланировать собрание, на вкладке "Главная" в группе "Создать" нажмите кнопку "Создать элемент" и выберите "Собрание".

    • В календаре выберите команду создать собрание или нажмите сочетание клавиш Ctrl + Shift + Q.

      Команда «Создать собрание» на ленте

    • Из сообщения электронной почты в папке "Входящие" нажмите кнопку ответить с собранием .

      В сообщении электронной почты выберите команду ответить с собранием.
  2. Добавляйте участников одним из двух способов:

    • Добавьте участников в строку приглашения на собрание и перейдите к шагу 4.

    • Если вы используете Office 365 или учетную запись Exchange, используйте помощник по планированию для просмотра расписания участников.

  3. В помощнике по планированиюлибо щелкните поле под вашим именем, либо введите имя участника или адрес электронной почты либо нажмите кнопку Добавить участников , чтобы открыть адресную книгу.

    Щелкните значок рядом с именем участника в помощнике по планированию, чтобы помечать определенного участника как Обязательный участник , необязательныйучастникили ресурс. Когда вы начнете вводить имя участника, в Outlook будут предлагаться сведения о том, какие люди вы сделали с вами или в последнее время отправляете сообщения. Выберите имя в списке, чтобы добавить участника.

    Вы можете помечать участников как обязательные и необязательные.
  4. Добавьте тему собрания, время начала и окончания, а затем место.

    В Outlook 2016 и Outlook для Office 365 вы можете вводить название местоположения, например четверть магазина кофе или Конференц-зал 23, и Outlook будет искать совпадение с расположением. Выберите один из предложенных вариантов и продолжайте вводить данные, чтобы указать другое место.

    Совет: При использовании учетной записи Microsoft Exchange или учетной записи электронной почты Office 365 выберите Помощник по планированию, а затем щелкните Поиск комнаты , чтобы проверить доступность и резервирование комнат. Дополнительные сведения можно найти в разделе Использование помощника по планированию и поиска помещений для собраний в Outlook.

  5. Чтобы прикрепить файл к приглашению на собрание, в меню Вставка выберите команду прикрепить файл, а затем выберите файл, который вы хотите добавить.

  6. Если не нужно делать это собрание повторяющимся, нажмите Отправить. В противном случае ознакомьтесь со сведениями о том, как сделать собрание повторяющимся.

Использование Outlook Mobile вместе с Outlook для ПК с дополнительными возможностями. Если вы используете Outlook для iOS, ваше мобильное устройство может напомнить вам, когда вам нужно выйти за рабочее время.

Включить время ухода

  1. В Outlook для iOS выберите параметры > времени для выхода.

  2. Выберите поддерживаемую учетную запись, а затем с помощью ползунка включите время выхода.

Примечание: Время ухода пока не доступно для Outlook для Android. Поддерживаются только Office 365, Outlook.com и некоторые учетные записи Gmail.

Запрет на пересылку собраний участникам собрания

Если вы используете Office 365, то во время создания приглашения на собрание участники собрания не смогут переслать приглашение на собрание другим людям. Эта новая возможность доступна клиентам ежемесячных каналов после обновления до версии 1808.

  • Перед отправкой приглашения на собрание выберите Параметры отклика > Разрешить пересылку, чтобы участники могли переадресовать приглашение на собрание.

Дополнительные сведения можно найти в статье предотвращение переадресации собраний .

  1. Щелкните Собрание > Повторение.

    Команда ''Повторение'' на ленте

    Примечание: Чтобы запланировать регулярное повторение собрания, нажмите клавиши CTRL+G.

  2. Выберите параметры шаблона повторения и нажмите кнопку ОК.

    Примечание: Когда к приглашению на собрание будет добавлено расписание повторений, название вкладки Собрание изменится на Ряд собраний.

  3. Чтобы отправить приглашение на собрание, нажмите кнопку Отправить.

Добавление пользователя к существующему собранию

Вы можете добавить другого участника к существующему собранию.

Если вы являетесь владельцем собрания, выполните указанные ниже действия.

  1. Дважды щелкните, чтобы открыть собрание, а затем с помощью команды Кому или помощник по планированию добавьте одного или нескольких участников к собранию.

  2. Нажмите кнопку Отправить , а затем выберите один из указанных ниже вариантов.

    • Отправлять обновления только добавленным или удаленным участникам;

    • Отправка обновлений всем участникам.

Если вы не являетесь владельцем собрания

  1. Откройте приглашение на собрание. На ленте в группе ответить нажмите кнопку ответить, а затем переслать. Добавьте одного или нескольких получателей в приглашение на собрание.

  2. Нажмите кнопку Отправить. Владелец собрания получит уведомление о том, что Вы переслали приглашение на собрание другому человеку. Дополнительные сведения можно найти в разделе Пересылка собраний.

Окончание собраний на ранних этапах

Если вы используете Outlook для Office 365, вы можете завершить собрания несколько минут раньше. Это поможет вам создавать время поездки между собраниями. Вы можете выбрать другую продолжительность собрания в течение одного часа и собраний в течение часа.

  1. Выберите параметры > файлов > Календарь > Параметры календаря

  2. Установите флажок завершать встречи и собрания раньше .

    Диалоговое окно "Параметры календаря" с установленным флажком "Заканчивать встречи и собрания раньше"
  3. С помощью раскрывающегося списка выберите количество минут для собраний продолжительностью менее 1 часа, один час или больше, а затем нажмите кнопку ОК.

Примечание:  Эта страница переведена автоматически, поэтому ее текст может содержать неточности и грамматические ошибки. Для нас важно, чтобы эта статья была вам полезна. Была ли информация полезной? Для удобства также приводим ссылку на оригинал (на английском языке).

Совершенствование навыков работы с Office
Перейти к обучению
Первоочередный доступ к новым возможностям
Присоединиться к программе предварительной оценки Office

Были ли сведения полезными?

Спасибо за ваш отзыв!

Благодарим за отзыв! Возможно, будет полезно связать вас с одним из наших специалистов службы поддержки Office.

×