Планирование собрания с другими людьми

Планирование собрания с другими людьми

Примечание: Мы стараемся как можно оперативнее обеспечивать вас актуальными справочными материалами на вашем языке. Эта страница переведена автоматически, поэтому ее текст может содержать неточности и грамматические ошибки. Для нас важно, чтобы эта статья была вам полезна. Просим вас уделить пару секунд и сообщить, помогла ли она вам, с помощью кнопок внизу страницы. Для удобства также приводим ссылку на оригинал (на английском языке).

Вы можете отправить приглашение на собрание одному или нескольким людям. Outlook отслеживает запрос и резервирует время собрания в календаре. При создании приглашения на собрание вы можете добавить вложения, задать расположение и использовать помощник по планированию, чтобы выбрать лучшее время для собрания.

Планирование собрания

  1. Создайте приглашение на собрание одним из указанных ниже способов.

    • В папке "Входящие" выберите новые элементы > собрание или нажмите сочетание клавиш Ctrl + Shift + Q.

      Чтобы запланировать собрание, на вкладке "Главная" в группе "Создать" нажмите кнопку "Создать элемент" и выберите "Собрание".

    • В календаре выберите команду создать собрание или нажмите сочетание клавиш Ctrl + Shift + Q.

      Команда «Создать собрание» на ленте

    • Из сообщения электронной почты в папке "Входящие" нажмите кнопку ответить с помощью собрания.

      В сообщении электронной почты выберите пункт ответить с помощью собрания.
  2. Добавлять участников можно одним из двух способов:

    • Добавьте участников в строку приглашения на собрание и перейдите к шагу 4.

    • Если вы используете Office 365 или учетную запись Exchange, используйте помощник по планированию для отображения расписания участников.

  3. В помощнике по планированию щелкните поле под вашим именем и введите имя участника или адрес электронной почты или нажмите кнопку Добавить участников, чтобы открыть свою адресную книгу.

    Щелкните значок рядом с именем участника в помощнике по планированию, чтобы пометить определенного участника в качестве обязательного участника, необязательногоучастника или ресурса. Когда вы начнете вводить имя участника, в Outlook будут предложены сведения о пользователях, которым вы удовлетворены или недавно были отправлены по электронной почте. Выберите имя из списка, чтобы добавить участника.

    Вы можете пометить участников как обязательные или необязательные.
  4. Добавьте тему собрания, время начала и время окончания, а затем место.

    В Outlook 2016 и Outlook для Office 365 можно ввести имя местоположения, например, четвертое бюро или Конференц-зал 23, и Outlook будет искать совпадения с расположением. Выберите один из предложенных вариантов или продолжайте ввод другого места.

    Совет: Если вы используете учетную запись Microsoft Exchange или учетную запись Office 365, выберите Помощник по планированию, а затем — Поиск комнаты для проверки доступности и резервирования комнат. Дополнительные сведения см. в статье Использование помощника по планированию и поиск комнаты для собраний в Outlook.

  5. Чтобы вложить файл в приглашение на собрание, в меню Вставка выберите команду вложить файл, а затем выберите файл, который вы хотите добавить.

  6. Если вы не хотите делать это повторяющееся собрание, нажмите кнопку Отправить. В противном случае см. раздел Создание повторяющегося собрания.

Запрет на переадресацию собрания участниками

Если вы используете Office 365, то при создании приглашения на собрание участники собрания не смогут перенаправить приглашение на собрание другим людям. Этот новый параметр доступен клиентам, которые имеют ежемесячные каналы после обновления до версии 1808.

  • Перед отправкой приглашения на собрание выберите Параметры отклика > разрешить пересылку, чтобы участники могли пересылать приглашения на собрание.

Дополнительные сведения см. в статье предотвращение пересылки собрания .

  1. Щелкните Собрание > Повторение.

    Команда ''Повторение'' на ленте

    Примечание: Чтобы запланировать регулярное повторение собрания, нажмите клавиши CTRL+G.

  2. Выберите параметры шаблона повторения и нажмите кнопку ОК.

    Примечание: Когда к приглашению на собрание будет добавлено расписание повторений, название вкладки Собрание изменится на Ряд собраний.

  3. Чтобы отправить приглашение на собрание, нажмите кнопку Отправить.

Добавление пользователя к существующему собранию

Вы можете добавить другого участника к существующему собранию.

Если вы являетесь владельцем собрания, выполните указанные ниже действия.

  1. Дважды щелкните собрание, а затем с помощью команды Кому или помощник по планированию добавьте одного или нескольких пользователей к собранию.

  2. Нажмите кнопку Отправить , а затем выберите один из указанных ниже вариантов.

    • Отправка обновлений только добавленным или удаленным участникам.

    • Отправка обновлений всем участникам.

Если вы не являетесь владельцем собрания

  1. Откройте приглашение на собрание. В группе ответить на ленте нажмите кнопку ответить, а затем — вперед. Добавьте одного или нескольких получателей в приглашение на собрание.

  2. Нажмите кнопку Отправить. Владелец собрания получит уведомление о том, что Вы переслали приглашение на собрание другому пользователю. Дополнительные сведения см. в разделе Пересылка собрания.

Начало собрания

Только для участников программы предварительной оценки Office Эта возможность в настоящее время доступна только участникам программы предварительной оценки Office.

Если вы используете Outlook для Office 365, теперь вы можете завершить собрание через несколько минут. Это поможет вам быстро создать время поездки между собраниями. Вы можете выбрать другую длительность собрания в течение одного часа и собраний за один час.

  1. Выберите файл > Параметры > Календарь > Параметры календаря.

  2. Установите флажок завершать встречи и собрания раньше.

    Диалоговое окно «Параметры календаря» с установленным флажком "завершать встречи и собрания"
  3. В раскрывающихся раскрывающихся меню выберите количество минут для собраний с продолжительностью менее 1 часа, один час или больше, а затем нажмите кнопку ОК.

Совершенствование навыков работы с Office
Перейти к обучению
Первоочередный доступ к новым возможностям
Присоединиться к программе предварительной оценки Office

Были ли сведения полезными?

Спасибо за ваш отзыв!

Благодарим за отзыв! Возможно, будет полезно связать вас с одним из наших специалистов службы поддержки Office.

×