Планирование собраний с сотнями участников

Примечание: Описанные изменения относятся только к собраниям с сотнями участников, созданным в Office 365. На собрания с меньшим количеством участников они не влияют.

Раньше при отправке приглашений на собрания сотням участников с помощью Office 365 вы не всегда могли обновить или отменить приглашение. Это объяснялось тем, что все пользователи, которые приняли, предварительно приняли или отклонили приглашение, добавлялись в Outlook в строку "Кому", но адресатов в сообщении электронной почты или приглашении на собрание может быть лишь ограниченное количество. Если на приглашение отвечали сотни пользователей, вы утрачивали контроль над собранием.

Чтобы этого не происходило, мы изменили в Office 365 способ обработки ответов на приглашения с сотнями участников. Теперь вы всегда сможете обновить или отменить собрание и просмотреть список его участников. Для просмотра списков участников крупных собраний необходимо использовать обновленную версию Outlook. В Outlook без обновления вы не увидите полный список участников.

Как изменилось отслеживание ответов?

Прежний способ отслеживания ответов

В Office 365 получателей сообщения может быть не больше 500, и это ограничение не зависит от того, что отправляется (обычное сообщение электронной почты или приглашение на собрание). При отправке сообщения электронной почты или приглашения на собрания в список рассылки последний считается за одного получателя.

При организации собраний это было проблемой, поскольку список получателей и список ответов отслеживались с помощью одного свойства собрания. Организатор собрания отправлял приглашение в список рассылки (1 получатель), и по мере обработки ответов от его участников каждый пользователь отдельно добавлялся в список получателей для отслеживания ответов. В итоге список получателей превышал 500 человек после ответа достаточного количества пользователей.

Клиенты Outlook использовали одно и то же свойство для отображения списка получателей в строке "Кому" и списка ответов на вкладке "Отслеживание".

Новый способ отслеживания ответов

Свойство для отслеживания списка получателей осталось тем же, а для отслеживания списка ответов теперь используется новое отдельное свойства собрания.

Чтобы клиенты предыдущих версий могли показывать ответы пользователей для большинства собраний, ответы в Office 365 также будут отслеживаться с помощью прежнего свойства получателей, пока их число не достигнет 400. Это означает, что для собраний, где менее 400 получателей, ничего не изменится. По достижении 400 получателей приглашения на собрание только обновленные клиенты будут показывать точное число ответов.

В Office 365 максимальное число получателей равно 500, но отслеживание ответов прекращается при 400 получателях, чтобы оставался буфер для описанных ниже сценариев.

  • Если приглашение на собрание пересылается участником, его получатели будут добавляться в первоначальный список получателей, пока численность последнего не превысит 500 пользователей.

  • Если организатор добавляет дополнительных участников, они будут добавляться в список получателей, пока его численность не превысит 500 пользователей.

Обзор изменений

Размер собрания

Клиенты предыдущих версий

Обновленные клиенты

400 или менее получателей

Все получатели и их ответы

Все получатели и их ответы

От 400 до 2000 получателей

Первые 400 получателей и их ответы

Все получатели и их ответы

2000 и более получателей

Первые 400 получателей и их ответы

Первые 2000 получателей и их ответы

Примечания

  • Организатор может добавлять новых участников в собрание, где уже более 400 получателей, обычным образом.

  • В будущем мы добавим в приложение Outlook отдельные счетчики ответов каждого типа: "Принято", "Принято под вопросом", "Отклонено" и "Без ответа". Это будет особенно полезно при организации собраний, где более 2000 получателей.

  • Эта статья относится только к собраниям, организуемым в Office 365, поскольку ограничение в 500 пользователей действует только в Office 365. Администраторы в локальных средах Exchange могут самостоятельно устанавливать максимально допустимое число получателей. При организации собраний в локальной среде Exchange клиенты используют прежнее свойство для отслеживания и списка получателей, и списка ответов.

Ваша версия Outlook обновлена?

В таблице ниже указано, в каких версиях Outlook используется новый способ отслеживания ответов на приглашения на собрание.

Клиент

Состояние обновления

Outlook 2016 для Windows

Еще не обновлен

Outlook 2016 для Mac

Еще не обновлен

Outlook в Интернете и Outlook.com

Еще не обновлен

Outlook для iOS

Еще не обновлен

Outlook для Android

Еще не обновлен

Календарь Windows 10

Еще не обновлен

Что делать, если ваша версия Outlook еще не обновлена?

Если ваша версия Outlook еще не обновлена, вы сможете видеть не более 400 получателей и их ответы. Если вам не требуется знать, кто ответил на приглашение, см. раздел Я не хочу видеть ответы на мое приглашение на собрание.

Я не хочу видеть ответы на мое приглашение на собрание

Если вам не нужно знать, кто ответил на ваше приглашение на собрание, можно отключить ответы. Этот параметр доступен в Outlook для Windows, Outlook для Mac, Outlook в Интернете и Outlook.com.

При отключенных ответах вы не будете получать сообщения электронной почты, когда кто-либо принимает, временно принимает или отклоняет приглашение, а ответы не будут записываться в приглашение на собрание. Это полезно, если вам необходимо оповестить пользователей о мероприятии, но не требуется знать точное количество участников, или если вы не хотите получать сообщение каждый раз, когда кто-то принял приглашение.

Outlook 2016 для ПК

Снимок экрана: кнопка "Запросить ответы" в Outlook 2016 для Windows

Outlook 2016 для Mac

Снимок экрана: кнопка "Запросить ответы" в Outlook 2016 для Mac

Outlook в Интернете и Outlook.com

Снимок экрана: кнопка "Запросить ответы" в Outlook в Интернете

См. также

Создание, изменение или удаление приглашения на собрание или встречи в Outlook.com и Outlook в Интернете

Совершенствование навыков работы с Office
Перейти к обучению
Первоочередный доступ к новым возможностям
Присоединиться к программе предварительной оценки Office

Были ли сведения полезными?

Спасибо за ваш отзыв!

Благодарим за отзыв! Возможно, будет полезно связать вас с одним из наших специалистов службы поддержки Office.

×