Планирование повседневной деятельности в Microsoft StaffHub

Руководители групп теперь могут без труда создавать в Интернете подробные ежедневные расписания для сотрудников и легко добавлять в них конкретные сведения о сменах. В StaffHub введено новое представление День, которое наряду с функцией Действия позволяет пользователям работать с подробными сведениями о сменах конкретного дня. Это могут быть диспетчерские данные, сведения о назначениях и даже о перерывах, запланированных на определенное время. Благодаря этим функциям руководителям проще управлять расписанием групп с учетом того, где находится каждый сотрудник и чем он занят.

Например, Марте Артемьевой назначена смена с 9:00 до 17:00. Предполагается, что во время смены она должна с 9:00 до 11:00 работать за стойкой регистрации, с 11:00 до 12:00 сделать перерыв на обед, с 12:00 до 15:00 отвечать на телефонные звонки, а с 15:00 до 17:00 находиться в филиале компании. Все эти подробности теперь можно добавить к действиям в рамках смены в представлении "День".

Важные сведения о действиях

  • Планировать действия можно только на веб-сайте StaffHub, где выполняется все прочее планирование смен.

  • Только руководители групп могут создавать, изменять и удалять действия.

  • У сотрудников есть доступ только для чтения к расписанию на день и к действиям на веб-сайте StaffHub.

  • Сотрудник может просмотреть назначенные ему действия на своем мобильном телефоне.

  • Действия всегда заданы в рамках смены. Смена может содержать несколько действий.

  • Одна смена не может содержать несколько действий, перекрывающих друг друга. Но одному пользователю можно назначить несколько перекрывающихся смен.

  • Для каждого действия можно задать название, цвет, необязательный код (помогающий идентифицировать действия в представлении "День"), время начала, длительность и параметр оплаты (оплачиваемое или неоплачиваемое).

  • Действия всегда запланированы на определенный период в рамках смены.

  • Минимальная длительность действия составляет 15 минут. Максимальная длительность действия ограничена длиной смены.

  • По умолчанию действие всегда оплачиваемое, но у руководителя есть возможность пометить его как неоплачиваемое.

  • Созданное действие сохраняется в системе для использования в будущем.

  • При копировании и вставке смены в представлении "Неделя" или "Месяц" действия не копируются вместе с ней.

  • При выборе команды "Копировать последнее расписание" в представлении "Неделя" отображается параметр, позволяющий скопировать действия вместе со сменами в предстоящее расписание. Если вы не хотите копировать их вместе со сменой, снимите этот флажок.

Создание действия

Действия, как и расписание смен, можно создавать только на веб-сайте StaffHub. Действия всегда находятся в рамках смены, поэтому перед их добавлением нужно создать смену. Чтобы создать действие, сделайте следующее:

  1. В представлении "День", "Неделя" или "Месяц" откройте диалоговое окно "Смена | Действия". Дважды щелкните ячейку или щелкните ее правой кнопкой мыши и выберите команду Добавить/Изменить смену или Добавить/Изменить действие.

  2. Перейдите на вкладку "Действия" и выберите команду Добавить действие.

  3. Введите сведения о действии. Кнопка Сохранить активируется только при условии, что добавлено название действия и нет действий, перекрывающих друг друга.

  4. Создав нужные действия, нажмите Сохранить.

    Снимок экрана: страница добавления и просмотра действий

Первоначально все действия необходимо создавать в диалоговом окне "Смена | Действия". Уже созданные действия можно добавлять в разные смены несколькими способами.

  • Копирование и вставка в представлении "День"

    • Перейдите в представление "День", чтобы скопировать и вставить действия для этого дня. Копировать можно только действия длительностью не менее 30 минут. Чтобы создать действия длительностью менее 30 минут, откройте диалоговое окно действия.

  • Меню подстановки действия в представлении "День"

    • Перейдите в представление "День" и щелкните правую полоску в ячейке смены. Появится небольшое всплывающее меню, в котором будут отображаться самые последние действия. Вы также можете выполнить поиск по всем действиям с помощью поля поиска в меню.

  • Команда "Копировать последнее расписание" в представлении "Неделя"

    • Перейдите в представление "Неделя" и щелкните Копировать последнее расписание. Откроется диалоговое окно, в котором есть флажок для копирования действий вместе со сменами в предстоящее расписание. Установите его и скопируйте действия вместе со сменами.

Сведения о действиях можно изменить в любой момент, следуя описанным выше инструкциям.

Просмотр действий в Интернете

Увидеть названия действий целиком можно на вкладке Действия в диалоговом окне Смена | Действия, но удобнее всего просматривать действия из представления "День", в котором они отображаются в формате календаря и обозначаются соответствующими кодами.

Действия также можно просматривать в формате PDF и выводить на печать. Чтобы сделать это, перейдите в представление "День" и справа вверху нажмите Печать в PDF. В результате будет скачан PDF-файл, содержащий все действия этого дня.

Снимок экрана: просмотр действий Staffhub в веб-браузере

Просмотр действий на мобильном устройстве

Чтобы просмотреть действия на телефоне, на странице Мои смены щелкните конкретную смену. Откроется страница "Сведения о смене", содержащая заметки для дня и для смены, а также действия для нее с данными о времени и длительности.

Снимок экрана: просмотр действий Staffhub на мобильном устройстве

Удаление действия

Действия можно удалять только на веб-сайте в браузере. Это можно сделать разными способами.

  1. Удалите смену, содержащую действия, из представления "День", "Неделя" или "Месяц". При этом будут удалены все действия, входящие в смену. После удаления восстановить смену с действиями невозможно.

  2. Удалите действия в диалоговом окне Смена | Действия. Откройте диалоговое окно, перейдите на вкладку Действия и нажмите Удалить. Если вы не хотите удалять действие, нажмите "Отменить". После того как вы нажмете Сохранить, удаленные действия уже нельзя будет восстановить.

  3. Удалите действия в представлении "День". Выберите действия, которые нужно удалить, и нажмите Удалить. После удаления восстановить действие невозможно.

Совершенствование навыков работы с Office
Перейти к обучению
Первоочередный доступ к новым возможностям
Присоединиться к программе предварительной оценки Office

Были ли сведения полезными?

Спасибо за ваш отзыв!

Благодарим за отзыв! Возможно, будет полезно связать вас с одним из наших специалистов службы поддержки Office.

×