Персонализация писем для массовых рассылок с помощью слияния почты

Персонализация писем для массовых рассылок с помощью слияния почты

Примечание: Мы стараемся как можно оперативнее обеспечивать вас актуальными справочными материалами на вашем языке. Эта страница переведена автоматически, поэтому ее текст может содержать неточности и грамматические ошибки. Для нас важно, чтобы эта статья была вам полезна. Просим вас уделить пару секунд и сообщить, помогла ли она вам, с помощью кнопок внизу страницы. Для удобства также приводим ссылку на оригинал (на английском языке).

Если вам нужно отправить почту людям из списка рассылки, вы можете создать персонализированные письма с помощью слияния. У всех писем будут одинаковые структура, форматирование, текст и рисунки. В них будут различаться только определенные разделы.

Для создания и печати писем с помощью слияния нужны следующие файлы:

  • Основной документ
    Это документ, содержащий текст и рисунки (например, логотип или изображение), которые будут одинаковыми в каждой версии документа. Примером такого содержимого является текст письма.

  • Список рассылки —
    это источник данных, который используется для заполнения данных в письме. В списке рассылки есть имена (например, основной документ — буква, которая будет адресована именам в списке).

  • Объединенный документ
    этот документ представляет собой сочетание основного документа и списка рассылки. С помощью слияния сведения из списка рассылки помещаются в основной документ, в результате чего для каждого человека заносится личная буква.

Дополнительные сведения о слиянии для писем см. в следующем видео, которое входит в учебный курс.

Ваш браузер не поддерживает видео. Установите Microsoft Silverlight, Adobe Flash Player или Internet Explorer 9.

Шаг 1. Подготовка основного документа

Перед началом слияния подготовьте письмо. Например, если вы сообщаете о предстоящем мероприятии, укажите его название, дату, время и место. Эти сведения будут важны для всех получателей вашего письма.

  1. На вкладке Рассылки в группе Начало слияния выберите команды Начать слияние и Письма.

    В Word на вкладке рассылки нажмите кнопку начать слияние, а затем выберите нужный вариант.

  2. В _з0з_введите текст письма (пример), который вы хотите отправить всем.

    Пример письма в Word для Бел, используемого для слияния.

Шаг 2. Настройка списка рассылки

Список рассылки — это источник данных. Он может быть электронной таблицей Excel, каталогом контактов Outlook, базой данных Access или списком адресов Office. Список содержит записи, которые Word использует для получения информации при создании писем.

Советы по

  • Если у вас еще нет списка рассылки, вы можете создать его во время слияния. Перед началом слияния соберите все записи и добавьте их в источник данных.

  • Если вы используете электронную таблицу Excel, убедитесь, что столбец для почтового индекса имеет текстовый формат, чтобы не потерять нули.

  • Если вы хотите использовать контакты Outlook, убедитесь, что Outlook является почтовой программой, используемой по умолчанию.

Шаг 3. Связывание списка рассылки с основным документом

Теперь вы можете открыть источник данных для списка рассылки и связать его с письмом.

  1. На вкладке Рассылки в группе Начало слияния нажмите кнопку Выбрать получателей и выберите нужную команду.

    В разделе Слияние почты в Word на вкладке рассылки в группе начать слияние нажмите кнопку Выбрать получателей и выберите команду ввести новый список.

  2. Выполните одно из указанных ниже действий.

    • Если у вас нет списка рассылки, выберите Ввести новый список и создайте его.

      Или

    • Если список рассылки хранится в виде электронной таблицы Excel, базы данных Access или файла данных другого типа, щелкните Использовать существующий список. Перейдите к списку и нажмите кнопку Открыть.

      Или

    • Если вы используете контакты Outlook, щелкните Выбрать из контактов Outlook.

  3. Выберите Файл > Сохранить как.

  4. В поле Имя файла введите имя, а затем нажмите кнопку Сохранить.


Изменение списка получателей

Если вы создаете и печатаете письма для всех пользователей в списке, перейдите к разделу "шаг 4. Добавление персонализированного содержимого к письму". Если вы хотите отправлять письма людям, которые выживаете, например, в течение 20 километров от события, которое вы размещаете, то используйте для сужения списка фильтр, например почтовый индекс или почтовый код.

  1. Нажмите кнопку Изменить список получателей.

    На вкладке "Рассылки" в группе "Начало слияния" нажмите кнопку "Изменить список получателей".

  2. В диалоговом окне Получатели слияния установите флажок рядом с именем каждого пользователя, которому вы хотите получить сообщение.

    Выбор строк при помощи установки флажков

В диалоговом окне Получатели слияния есть параметры, позволяющие уточнить список получателей. Два наиболее часто используемых параметра — Сортировка и фильтрация списка для упрощения поиска имен и адресов.

В документе слияния Word нажмите кнопку "Изменить получателей" и в диалоговом окне "Получатели слияния" в разделе "Уточнить список получателей" выберите один из вариантов.

Дополнительные сведения см. в разделе Сортировка и фильтрация данных для слияния.

Шаг 4. Добавление персонализированного содержимого в письмо

Добавьте в письмо содержимое, которое будет отличаться для каждого пользователя, который его получает (например, его имя и адрес). Рекомендации по добавлению этих сведений см. в разделе Вставка полей слияния в основной документ.

  1. На вкладке Рассылки в группе Составление документа и вставка полей нажмите кнопку Блок адреса.

    На вкладке "Рассылки" в группе "Составление документа и вставка полей" нажмите кнопку "Блок адреса".

  2. В диалоговом окне Вставка блока адреса выберите формат имени получателя в том виде, в котором оно будет отображаться в письме.

    Параметры блока адреса

  3. Нажмите кнопку ОК.

    Примечание: Чтобы узнать, как будет выглядеть адрес в письме, в разделе Просмотр нажмите кнопку Просмотр результатов. Нажмите кнопку Следующая_з0з_ или Предыдущая запись_з2з_ , чтобы перейти к записям в источнике данных.

  4. В группе составление документа и вставка нажмите кнопку Строка приветствия.

    В разделе Слияние почты в Word на вкладке рассылки в группе Составление документа и вставка полей выберите пункт Строка приветствия.

  5. В диалоговом окне Вставка строки приветствия выберите нужный формат.

  6. Нажмите кнопку ОК, чтобы вставить поле слияния в письмо.

  7. Выберите файл > сохранить, чтобы сохранить письмо (например, далее), которое вы создаете для слияния.

    Пример письма слияния в Word с полем "Блок адреса" и полем "Строка приветствия".

Чтобы вставить другие пользовательские сведения из списка рассылки, см. раздел Добавление полей слияния по одному.


Проверка имен полей слияния

Убедитесь, что Word находит имена и адреса из списка рассылки.

  1. На вкладке Рассылки в группе Составление документа и вставка полей нажмите кнопку Подбор полей.

    Совет:  Окно Подбор полей также можно открыть из диалогового окна Вставка блока адреса, которое вы использовали для добавления блока адреса в основной документ.

  2. В окне Подбор полей убедитесь, что поля записи, которые отображаются в списке, совпадают с именами столбцов для записей в источнике данных.

    Диалоговое окно «Подбор полей»

    Примечание: В диалоговом окне есть два столбца. Левый столбец содержит список имен полей, часто используемых в бизнес-записях. В правом столбце находятся имена, сопоставленные с заголовками столбцов в файле источника данных.

  3. Выполните одно из указанных ниже действий.

    • Если все имена полей соответствуют заголовкам столбцов, не нужно ничего делать.

      Или

    • Если для имени поля, которое должно быть сопоставлено с заголовком столбца, указано (нет соответствия), щелкните стрелку раскрывающегося списка и выберите имя поля в источнике данных. При необходимости повторите это действие.

  4. Нажмите кнопку ОК.


Форматирование полей слияния

Чтобы изменить шрифт, его размер или интервал между абзацами для содержимого, с которым производится слияние, выделите имя поля слияния и внесите нужные изменения.

  1. На вкладке Рассылки в группе Просмотр результатов нажмите кнопку Просмотреть результаты для перехода от результатов слияния обратно к полям слияния в сообщении.

    Группа "Просмотр результатов" на вкладке "Рассылки".

  2. Выберите имя поля слияния.

    Выбор поля "Блок адреса"

  3. На вкладке Главная выберите нужный шрифт и его размер.

    В Word на вкладке "Главная" в группе "Шрифт" выберите шрифт и размер шрифта.

  4. На вкладке Разметка страницы (Word 2013) или Макет (Word 2016) укажите необходимый интервал между абзацами.

    В Word на вкладке "Макет" в группе "Абзац" задайте интервалы.

    Примечание: Так как в Word одна строка блока адреса приравнивается к абзацу, возможно, интервал между строками лучше сократить.

Шаг 5. Предварительный просмотр и печать писем

  1. Нажмите кнопку Просмотреть результаты, а затем нажимайте кнопки Далее Кнопка "Следующая запись" в результатах слияния или Назад Кнопка "Предыдущая запись" в результатах слияния , чтобы убедиться, что имена и адреса выглядят так, как нужно.

    Совет:  Чтобы перейти в начало списка, нажмите кнопку Первая  Кнопка "Первая запись" в результатах слияния , а для перехода в конец списка — кнопку Последняя  Кнопка "Последняя запись" в результатах слияния .

  2. Щелкните Найти и объединить > Печать документов.

    В разделе Слияние почты в Word на вкладке рассылки в группе Завершение нажмите кнопку завершить и объединить и выберите нужный вариант.

Шаг 6. Сохранение персонализированного письма

При сохранении документа для слияния он остается подключенным к списку рассылки, что позволяет использовать его для следующей массовой рассылки.


Повторное использование документа слияния

  • Откройте документ слияния и нажмите кнопку Да, когда Word спросит, нужно ли сохранить подключение.


Изменение адресов в документе слияния

  • Откройте документ слияния и нажмите кнопку Изменить список получателей для сортировки, фильтрации и выбора определенных адресов.

Дополнительные сведения

Перед началом слияния подготовьте письмо. Например, если вы сообщаете о предстоящем мероприятии, укажите его название, дату, время и место. Эти сведения будут важны для всех получателей вашего письма.

  1. На вкладке Рассылки в группе Начало слияния выберите команды Начать слияние и Письма.

    бланки

  2. Введите текст письма, которое вы хотите отправить, в Word.

Список рассылки — это источник данных. Он может быть электронной таблицей Excel, каталогом контактов Outlook, базой данных Access или списком адресов Office. Список содержит записи, которые Word использует для получения информации при создании писем.

Советы

  • Если у вас еще нет списка рассылки, вы можете создать его во время слияния. Перед началом слияния соберите все записи и добавьте их в источник данных.

  • Если вы используете электронную таблицу Excel, убедитесь, что столбец для почтового индекса имеет текстовый формат, чтобы не потерять нули.

  • Если вы хотите использовать контакты Outlook, убедитесь, что Outlook является почтовой программой, используемой по умолчанию. Для этого откройте Почту Apple и выберите Параметры в меню Почта. На вкладке Основные в разделе Почтовый клиент по умолчанию выберите Microsoft Outlook.

  • Чтобы использовать контакты Apple, убедитесь, что по умолчанию используется Почта Apple.

  • В качестве источника данных для слияния можно использовать базу данных FileMake Pro.

  1. На вкладке Рассылки нажмите кнопку Выбрать получателей и выберите нужную команду.

    На вкладке "Рассылки" выделена кнопка "Выбрать получателей" со списком параметров

    Выберите

    Чтобы

    Ввести новый список

    Создать новый список адресов при настройке слияния

    Использовать существующий список

    Использовать электронную таблицу Excel или другой файл данных в качестве списка адресов

    Выбрать из контактов Outlook

    Выбрать имена напрямую из списка контактов Outlook

    Контакты Apple

    Выбрать имена напрямую из адресной книги Apple

    FileMaker Pro

    Импортировать данные из базы данных FileMaker Pro

  2. Если вы выбрали Ввести новый список, сделайте следующее:

    1. В диалоговом окне Изменить поля спискаWord автоматически создает поля для некоторых основных сведений, таких как имя, фамилия и адрес. Если вы хотите добавить новое поле, например поле сообщения, сделайте это сейчас, чтобы заполнить его во время ввода записей. В разделе Новое имя поля введите имя поля, а затем щелкните знак "плюс" (+).

      Совет:  Чтобы изменить порядок полей, выберите поле, которое вы хотите переместить, а затем нажимайте стрелки вверх или вниз.

    2. Когда все поля будут настроены так, как нужно, нажмите кнопку Создать для создания списка.

  3. Если вы выбрали Использовать существующий список, сделайте следующее:

    1. Перейдите к нужному файлу и нажмите кнопку Открыть.

    2. Если вы открываете электронную таблицу Excel, в диалоговом окне Открыть книгу выберите нужный лист и оставьте поле Диапазон ячеек пустым, чтобы использовать весь лист, или введите в нем диапазон ячеек с данными, которые нужно использовать, и нажмите кнопку ОК.

  4. Если вы щелкнули Выбрать из контактов Outlook или Контакты Apple, сделайте следующее:

    1. Щелкните Отфильтровать получателей, чтобы выбрать нужных получателей.

    2. Для контактов Outlook в диалоговом окне Отбор записей рядом с полем Выводить получателей составных документов по выберите элемент Заполнение записи. В списке контактов выберите нужные контакты и нажмите кнопку ОК.

    3. Для контактов Apple в диалоговом окне Отбор записей в группе Контакты Apple выберите нужную группу и нажмите кнопку ОК.

    4. При использовании базы данных FileMaker Pro выберите ее файл в диалоговом окне Выберите базу данных FileMaker Pro, которую необходимо использовать в качестве источника данных и нажмите кнопку Открыть.

  1. На вкладке Рассылки щелкните Вставить поле слияния и выберите поле, которое нужно добавить.

    На вкладке "Рассылки" выделена команда "Вставить поле слияния"

    Продолжайте добавлять поля, пока не введете всю нужную информацию.

  2. Отформатируйте поля в письме, как требуется. Например, вставьте пробел между полями имени и фамилии и нажмите клавишу RETURN, чтобы поле адреса начиналось с новой строки.

    Совет: Чтобы удалить получателей или отсортировать их список, на вкладке Рассылки щелкните команду Отфильтровать получателей, затем выберите элемент Сортировка записей или Отбор записей. Закончив, нажмите кнопку ОК.

  1. На вкладке Рассылки щелкните Просмотреть результаты, чтобы посмотреть, как будут выглядеть письма. Используйте стрелки влево и вправо на вкладке Рассылки для перехода между письмами.

    На вкладке "Рассылки" выделена команда "Просмотреть результаты"

  2. Чтобы внести дополнительные изменения в форматирование, еще раз нажмите Просмотреть результаты, чтобы добавить или удалить поля слияния.

  3. Если письма выглядят так, как нужно, на вкладке Рассылки выберите Завершить и объединить > Печать документов, чтобы завершить слияние.

    На вкладке "Рассылки" выделена кнопка "Найти и объединить" с параметром "Напечатать документы"

    Совет: Если вы хотите просмотреть и обновить каждое письмо по отдельности, на вкладке Рассылки выберите Завершить и объединить > Изменить отдельные документы. Закончив, выберите Файл > Печать, чтобы напечатать письма.

При сохранении документа для слияния он остается подключенным к списку рассылки, что позволяет использовать его для следующей массовой рассылки.

Повторное использование документа слияния

  • Откройте документ слияния и нажмите кнопку Да, когда Word спросит, нужно ли сохранить подключение.

Изменение адресов в документе слияния

  • Откройте документ слияния и нажмите кнопку Изменить список получателей для сортировки, фильтрации и выбора определенных адресов.

Совершенствование навыков работы с Office
Перейти к обучению
Первоочередный доступ к новым возможностям
Присоединиться к программе предварительной оценки Office

Были ли сведения полезными?

Спасибо за ваш отзыв!

Благодарим за отзыв! Возможно, будет полезно связать вас с одним из наших специалистов службы поддержки Office.

×