Общие сведения о таблицах

Таблицы — это неотъемлемая часть любой базы данных, так как именно в них содержатся все сведения и данные. Например, база данных предприятия может содержать таблицу "Контакты", в которой хранятся имена всех поставщиков, их адреса электронной почты и номера телефонов. В этой статье приведены общие сведения о таблицах Access. Перед созданием таблиц проанализируйте свои требования и определите, какие именно таблицы могут вам понадобиться. Начальные сведения о планировании и разработке баз базы данных см. в статье Основные сведения о создании баз данных.

В этой статье

Обзор

Добавление таблицы в базу данных Access на компьютере

Сохранение таблицы

Обзор

Обычно реляционная база данных, такая как Access, состоит из нескольких таблиц. В хорошо спроектированной базе данных в каждой таблице хранятся сведения о конкретном объекте, например о сотрудниках или товарах. Таблица состоит из записей (строк) и полей (столбцов). Поля, в свою очередь, содержат различные типы данных: текст, числа, даты и гиперссылки.

Таблица "Заказчики" с записями и полями в Access

  1. Запись. Содержит конкретные данные, например информацию об определенном работнике или продукте.

  2. Поле. Содержит данные об одном аспекте элемента таблицы, например имя или адрес электронной почты.

  3. Значение поля. Каждая запись содержит значение поля, например Contoso, Ltd. или proverka@example.com.

Свойства таблиц и полей

Характеристики и поведение таблиц и полей определяются с помощью свойств. Свойства таблицы задаются на странице свойств. Например, с помощью свойства Режим по умолчанию можно указать способ отображения таблицы по умолчанию. Свойство поля определяет особенности его поведения. Свойства полей также можно настроить в конструкторе с помощью области Свойства поля. Каждое поле имеет свой тип данных, определяющий вид хранящихся в нем сведений. Например, тип данных может быть текстовым или денежным.

Отношения между таблицами

Хотя в каждой таблице базы данных хранятся данные об определенном объекте, таблицы в реляционной базе данных, такой как Access, хранят данные о связанных объектах. Ниже приведен пример содержимого базы данных.

  • Таблица клиентов, содержащая сведения о клиентах компании и их адреса.

  • Таблица продаваемых товаров, включающая цены и изображения каждого из них.

  • Таблица заказов, служащая для отслеживания заказов клиентов.

Связать данные, которые хранятся в разных таблицах, можно с помощью связей. Связь — это логическое отношение между двумя таблицами, основанное на их общих полях.

Ключи

Поля, формирующие связь между таблицами, называются ключами. Ключ обычно состоит из одного поля, однако может включать и несколько. Есть два вида ключей.

  • Первичный ключ. В таблице может быть только один первичный ключ. Он состоит из одного или нескольких полей, однозначно определяющих каждую запись в таблице. Access автоматически предоставляет уникальный идентификационный номер, который служит в качестве первичного ключа. Подробнее об этом читайте в статье Добавление и изменение первичного ключа таблицы.

  • Внешний ключ. В таблице может быть один или несколько внешних ключей. Внешний ключ содержит значения, соответствующие значениям первичного ключа другой таблицы. Например, в таблице "Заказы" каждый заказ может включать код заказчика, соответствующий определенной записи в таблице клиентов. Поле "Код заказчика" является внешним ключом таблицы "Заказы".

Соответствие значений между полями ключей является основой связи между таблицами. С помощью связи между таблицами можно комбинировать данные из связанных таблиц. Предположим, есть таблицы "Заказчики" и "Заказы". В таблице "Заказчики" каждая запись идентифицируется полем первичного ключа — "Код".

Чтобы связать каждый заказ с клиентом, вы можете добавить в таблицу "Заказы" поле внешнего ключа, соответствующее полю "Код" в таблице "Заказчики", а затем создать связь между этими двумя ключами. При добавлении записи в таблицу "Заказы" можно было бы использовать значение кода клиента из таблицы "Заказчики". При просмотре каких-либо данных о клиенте, сделавшем заказ, связь позволяла бы определить, какие данные из таблицы "Заказчики" соответствуют тем или иным записям в таблице "Заказы".

Связь между таблицами Access в окне "Схема данных"
  1. Первичный ключ определяется по значку ключа рядом с именем поля.

  2. Внешний ключ определяется по отсутствию значка ключа.

Преимущества использования связей

Раздельное хранение данных в связанных таблицах обеспечивает указанные ниже преимущества.

  • Согласованность   . Поскольку каждый элемент данных заносится только один раз в одну таблицу, вероятность появления неоднозначных или несогласованных данных снижается. Например, имя клиента будет храниться только в таблице клиентов, а не в нескольких записях в таблице заказов, которые могут стать несогласованными.

  • Эффективность   . Хранение данных в одном месте позволяет сэкономить место на диске. Кроме того, данные из небольших таблиц извлекаются быстрее, чем из больших. Наконец, если не хранить данные по различным темам в разных таблицах, возникают пустые значения, указывающие на отсутствие данных, или избыточные данные, что может привести к неэффективному использованию места и снижению производительности.

  • Простота   . Структуру базы данных легче понять, если данные по различным темам находятся в разных таблицах.

К началу страницы

Добавление таблицы в базу данных Access на компьютере

Создавать новую таблицу имеет смысл в том случае, если появился новый источник данных, не относящийся ни к одной из существующих таблиц. Есть несколько способов добавить таблицу в базу данных Access: создать новую базу данных, вставить таблицу в существующую базу данных, импортировать таблицу из другого источника данных, такого как книга Microsoft Office Excel, документ Microsoft Office Word, текстовый файл, веб-служба или другая база данных, либо связать таблицу с этим источником данных. При создании новой пустой базы данных в нее автоматически вставляется таблица, в которую можно ввести данные, чтобы задать значения полей.

Подробнее о добавлении поля в таблицу читайте в статье Добавление поля в таблицу.

Создание таблицы в новой базе данных на компьютере

  1. На вкладке Файл выберите команду Создать, а затем — пункт Пустая база данных рабочего стола.

  2. В поле Файл введите имя файла новой базы данных.

  3. Чтобы сохранить базу данных в другом месте, щелкните значок папки.

  4. Нажмите кнопку Создать.

Откроется новая база данных с новой таблицей под названием "Таблица1". Переименуйте ее, исходя из типа данных, которые она содержит.

Создание таблицы в существующей базе данных

  1. На вкладке Файл выберите пункт Открыть. Если нужная база данных находится в списке Последние, выберите ее. Если же ее нет в списке, то выберите один из параметров обзора, чтобы найти ее.

  2. На вкладке Создание нажмите кнопку Таблица.

Будет добавлена новая таблица, которая откроется в режиме таблицы.

К началу страницы

Внешние данные

Можно создавать связи с различными внешними источниками данных, такими как другие базы данных, текстовые файлы и книги Excel. Access может использовать связи с внешними данными, как если бы они были таблицами. В зависимости от внешнего источника данных и способа создания связи можно изменять данные в связанной таблице и создавать отношения с ней. Однако изменять структуру внешних данных с помощью связи нельзя.

Использование импорта или связи для создания таблицы

Создать таблицу можно путем импорта данных, хранящихся в другом месте (на листе Excel, в списке Windows SharePoint Services, файле XML, другой базе данных Access, папке Microsoft Outlook и т. д.), или создания связи с ними.

При импорте данных создается их копия в новой таблице текущей базы данных. Последующие изменения, вносимые в исходные данные, не будут влиять на импортированные данные, и наоборот. После подключения к источнику и импорта данных можно использовать импортированные данные без подключения к источнику. В структуру импортированной таблицы можно вносить изменения.

Когда осуществляется связывание с данными, в текущей базе данных создается связанная таблица, обеспечивающая динамическое подключение к данным, хранящимся в другом месте. Изменения данных в связанной таблице отражаются в источнике, а изменения в источнике — в связанной таблице. Для работы со связанной таблицей необходимо подключение к источнику данных. Изменить структуру связанной таблицы нельзя.

Примечание: Нельзя изменять данные на листе Excel с помощью связанной таблицы. В качестве обходного способа можно импортировать исходные данные в базу данных Access, а затем создать связь с базой данных из Excel. Подробнее о создании связи с Access из Excel читайте в справке Excel.

Создание таблицы с помощью импорта внешних данных или связи с ними

  1. На вкладке Внешние данные в группе Импорт и связи выберите один из доступных источников данных.

  2. Следуйте инструкциям в появляющихся диалоговых окнах.

    Будет создана таблица, имя которой появится в области навигации.

Совет: Можно также импортировать данные из списка или связать таблицу со списком SharePoint. Подробнее об этом в статье Импорт данных из списка SharePoint или создание связи с ними.

К началу страницы

Создание таблицы с использованием веб-службы

В базе данных можно создать таблицу, подключенную к данным на веб-сайте с интерфейсом веб-службы.

Примечание: Таблицы веб-служб доступны только для чтения.

  1. На вкладке Внешние данные в группе Импорт и связи нажмите кнопку Дополнительно и выберите команду Службы данных.

  2. Если нужное подключение уже установлено, перейдите к действию 5, в противном случае — к следующему действию.

  3. Нажмите кнопку Установить новое подключение.

  4. Выберите нужный файл подключения и нажмите кнопку ОК.

  5. В диалоговом окне Создание связи с данными веб-службы разверните нужное подключение.

  6. Выберите таблицу, связь с которой требуется создать. Ее поля отобразятся в правой части диалогового окна.

  7. Можно ввести имя связанной таблицы в поле Укажите имя ссылки. Access будет выводить это имя связанной таблицы в области навигации.

  8. Нажмите кнопку ОК. Будет создана связанная таблица.

К началу страницы

Определение свойств таблицы базы данных на компьютере

Свойства можно задать как для всей таблицы, так и для конкретных записей.

  1. Выберите таблицу, для которой требуется задать свойства.

  2. На вкладке Главная в группе Представления нажмите кнопку Представление и выберите пункт Конструктор.

  3. На вкладке "Конструктор" в группе "Показать или скрыть" выберите пункт "Страница свойств".

    Группа "Показать или скрыть" на вкладке "Конструктор" в Access .

  4. На странице свойств откройте вкладку Общие.

  5. Щелкните поле слева от свойства, которое требуется задать, а затем введите параметр свойства. Чтобы просмотреть список свойств таблицы, выберите пункт Доступные свойства таблицы.

  6. Чтобы сохранить изменения, нажмите клавиши CTRL+S.

    Свойство таблицы

    Задача

    Представления на веб-сайте SharePoint

    Укажите, должны ли представления, основанные на таблице, отображаться на сайте SharePoint.

    Примечание: Действие этого параметра зависит от значения свойства базы данных Отображать все представления на сайте SharePoint.

    Развернутая подтаблица

    Укажите, следует ли развертывать все подтаблицы при открытии таблицы.

    Высота подтаблицы

    Выполните одно из указанных ниже действий.

    • Чтобы в окне подтаблицы отображались все строки, оставьте значение 0.

    • Чтобы задать высоту подтаблицы, введите нужное значение.

    Ориентация

    Укажите направление отображения данных в соответствии с направлением письма (слева направо или справа налево).

    Описание

    Укажите описание таблицы, которое будет появляться в качестве всплывающей подсказки для этой таблицы.

    Режим по умолчанию

    Укажите режим открытия таблицы, используемый по умолчанию (Режим таблицы, Сводная таблица или Сводная диаграмма).

    Правило проверки

    Введите выражение, которое должно быть истинно при добавлении или изменении любой записи.

    Сообщение об ошибке

    Введите сообщение, отображаемое в том случае, если запись не соответствует выражению в свойстве Правило проверки.

    Фильтр

    Определите условия отображения строк в режиме таблицы.

    Порядок сортировки

    Выберите одно или несколько полей, чтобы задать порядок сортировки по умолчанию для строк в режиме таблицы.

    Имя подтаблицы

    Укажите, должна ли подтаблица отображаться в режиме таблицы. Если да, укажите таблицу или запрос, из которых подтаблица должна получать строки.

    Подчиненные поля

    Укажите поля в таблице или запросе, используемые в подтаблице и соответствующие свойству Основные поля, заданному для таблицы.

    Основные поля

    Укажите поля таблицы, соответствующие свойству Подчиненные поля, заданному для таблицы.

    Фильтр при загрузке

    Укажите, необходимо ли автоматически применять условия фильтра, заданные с помощью свойства Фильтр (если присвоено значение Да), при открытии таблицы в режиме таблицы.

    Сортировка при загрузке

    Укажите, необходимо ли автоматически применять условия сортировки, заданные с помощью свойства Порядок сортировки (если присвоено значение Да), при открытии таблицы в режиме таблицы.

    Совет: Если в поле свойства недостаточно места для ввода или изменения значения, нажмите клавиши SHIFT+F2, чтобы открыть поле Область ввода. Если при назначении выражению свойства Правило проверки требуется помощь, щелкните значок Кнопка "Построитель" рядом с полем свойства Правило проверки, чтобы открыть построитель выражений.

К началу страницы

Добавление поля в таблицу базы данных Access на компьютере

Все элементы данных, которые необходимо отслеживать, хранятся в отдельных полях. Например, в таблице контактов можно создать поля "Имя", "Фамилия", "Телефон" и "Адрес", а в таблице товаров — поля "Название товара", "Код товара" и "Цена".

Прежде чем создавать поля, разделите данные на минимальные полезные элементы. Потом вам будет намного проще объединить данные, чем разделить их. Например, вместо поля "Полное имя" лучше создать отдельные поля "Имя" и "Фамилия". Благодаря этому вам будет проще искать и сортировать данные по имени, фамилии или их сочетанию. Если вы собираетесь создавать отчет, выполнять сортировку, поиск или вычисления по элементу данных, выделите его в отдельное поле.

Для поля можно задать свойства, определяющие его вид и поведение.

Чтобы создать поле в Access, можно ввести данные в новый столбец в режиме таблицы. В таком случае приложение Access автоматически назначает полю тип данных на основе введенного значения. Если введенное значение не имеет определенного типа данных, Access выбирает текстовый тип, но при необходимости его можно изменить.

Добавление поля путем ввода данных

Чтобы при создании новой или открытии существующей таблицы в режиме таблицы добавить в нее поле, введите данные в столбец таблицы Добавить поле.

Таблица со столбцом "Добавить поле" в Access

1. Введите данные в пустой столбец Добавить поле.

Чтобы добавить поле, выполните указанные ниже действия.

  1. Создайте или откройте таблицу в режиме таблицы.

  2. Введите имя создаваемого поля в столбец Добавить поле. Используйте описательное имя, которое поможет идентифицировать тип данных поля.

  3. Введите данные в новое поле.

К началу страницы

Задание свойств поля

Для поля можно задать свойства, определяющие его вид и поведение.

Например, с помощью свойств поля можно:

  • изменить вид данных в поле;

  • предотвратить ввод неправильных данных в поле;

  • задать для поля значение по умолчанию;

  • ускорить поиск и сортировку по полю.

Некоторые свойства поля можно задать в режиме таблицы, однако для доступа ко всем свойствам и их настройки необходимо использовать конструктор.

Задание свойств поля в режиме таблицы

В режиме таблицы можно переименовать поле, изменить его тип, свойство Формат и некоторые другие свойства.

  • Чтобы открыть таблицу в режиме таблицы, выполните указанные ниже действия.    В области навигации щелкните таблицу правой кнопкой мыши и выберите в контекстном меню команду Режим таблицы.

  • Чтобы переименовать поле, выполните следующие действия.    Когда вы добавляете поле путем ввода данных в режиме таблицы, Access автоматически присваивает ему универсальное имя. Первому новому полю назначается имя "Поле1", второму — "Поле2" и т. д. По умолчанию имя поля используется в качестве его метки везде, где поле отображается (например, в заголовке столбца таблицы). Если вы присвоите полям описательные имена, вам будет легче просматривать и изменять записи.

  • Щелкните правой кнопкой мыши заголовок поля, которое требуется переименовать (например, "Поле1").

  • В контекстном меню выберите пункт Переименовать столбец.

  • Введите новое имя в заголовок поля.

Имена полей могут содержать до 64 символов (цифр или букв), включая пробелы.

Изменение типа данных поля

При создании поля путем ввода данных в режиме таблицы приложение Access анализирует данные, чтобы определить подходящий тип данных для поля. Например, если ввести значение 01.01.2006, Access распознает его как дату и назначит полю тип даты-времени. Если Access не может однозначно определить тип данных, по умолчанию полю назначается текстовый тип.

Тип данных поля определяет, какие другие его свойства вы можете задать. Например, свойство Только добавление можно задать только для поля с типом данных "Гиперссылка" или "Поле МЕМО".

Иногда тип данных поля требуется изменить вручную. Например, предположим, что есть номера комнат, напоминающие даты (например, 10.2001). Если ввести значение 10.2001 в новое поле в режиме таблицы, функция автоматического определения типа данных выберет для поля тип данных "Дата и время". Поскольку номера комнат являются не датами, а метками, для них должен быть установлен тип данных "Текст". Чтобы изменить тип данных поля, выполните указанные ниже действия.

  1. Откройте вкладку Режим таблицы.

  2. В списке Тип данных в группе Форматирование и тип данных выберите нужный тип данных.

    Изображение группы "Тип данных и форматирование" на ленте Access

Изменение формата поля

Кроме определения типа данных нового поля Access может задать для него значение свойства Формат, зависящее от введенных данных. Например, если ввести значение 10:50, Access выберет тип данных "Дата и время" и присвоит свойству Формат значение "Средний формат времени". Чтобы вручную изменить значение свойства Формат, сделайте следующее.

  1. На ленте откройте вкладку Режим таблицы.

  2. В списке Формат в группе Форматирование и тип данных выберите нужный формат.

    Примечание: Для полей некоторых типов (например, текстовых) список Формат может быть недоступен.

Задание других свойств поля

  1. В режиме таблицы щелкните поле, для которого нужно задать свойство.

  2. На вкладке Режим таблицы в группе Форматирование и тип данных выберите нужные свойства.

    Изображение группы "Тип данных и форматирование" на ленте Access

К началу страницы

Задание свойств полей

Задавать свойства полей таблицы можно в конструкторе.

  • Чтобы открыть таблицу в конструкторе, выполните следующие действия.    В области навигации щелкните правой кнопкой мыши нужную таблицу и в контекстном меню выберите пункт Конструктор.

  • Чтобы изменить тип данных поля, выполните следующие действия.    Найдите имя поля, для которого требуется задать тип данных, щелкните поле Тип данных и выберите в списке нужный пункт.

  • Чтобы задать другие свойства поля, выполните следующие действия.    На бланке таблицы выберите поле, для которого хотите задать свойства. В области Свойства поля введите параметры для каждого из свойств. Чтобы сохранить изменения, нажмите клавиши CTRL+S.

    Примечание:  настраиваемые свойства зависят от типа данных поля.

К началу страницы

Сохранение таблицы

После создания или изменения таблицы в базе данных на компьютере следует сохранить ее структуру. При первом сохранении таблице необходимо присвоить имя, описывающее содержащиеся в ней данные. Можно использовать до 64 знаков (букв или цифр), включая пробелы. Например, вы можете назвать таблицу "Клиенты", "Перечень запасных частей" или "Товары".

Access предоставляет вам гибкие возможности при именовании таблиц, однако есть и некоторые ограничения. Имя может сдержать до 64 знаков, включать любое сочетание букв, цифр, пробелов и специальных символов, за исключением точек (.), восклицательных знаков (!), квадратных скобок ([]), начального пробела, начального знака равенства (=) или непечатаемых символов, таких как возврат каретки. Кроме того, имя не должно содержать следующие символы: ` / \ : ; * ? " ' < > | # <TAB> { } % ~ &.

Совет: Договоритесь о том, по какому принципу будете называть объекты в базе данных, и следуйте этим правилам.

  1. На панели быстрого доступа нажмите кнопку Сохранить или нажмите клавиши CTRL+S.

  2. Если вы сохраняете таблицу в первый раз, введите ее имя и нажмите кнопку ОК.

К началу страницы

Совершенствование навыков работы с Office
Перейти к обучению
Первоочередный доступ к новым возможностям
Присоединиться к программе предварительной оценки Office

Были ли сведения полезными?

Спасибо за ваш отзыв!

Благодарим за отзыв! Возможно, будет полезно связать вас с одним из наших специалистов службы поддержки Office.

×