Обновление данных в базе данных

Примечание: Мы стараемся как можно оперативнее обеспечивать вас актуальными справочными материалами на вашем языке. Эта страница переведена автоматически, поэтому ее текст может содержать неточности и грамматические ошибки. Для нас важно, чтобы эта статья была вам полезна. Просим вас уделить пару секунд и сообщить, помогла ли она вам, с помощью кнопок внизу страницы. Для удобства также приводим ссылку на оригинал (на английском языке).

В этой статье объясняется, как обновить существующие данные. _з0з_ предоставляет ряд инструментов для обновления существующих записей, включая таблицы, формы, запросы и поиск и замена.

Помните, что обновление данных не тот же процесс, что и ввод новых данных. Сведения о вводе новых данных в базу данных см. в статье Добавление в базу данных одной или нескольких записей.

В этой статье

Влияние структуры базы данных на обновление

Влияние типов данных на обновление

Влияние свойств полей таблицы на обновление

Обновление данных с помощью формы

Обновление данных с помощью таблицы

Изменение существующих данных с помощью запроса на обновление

Использование запроса на добавление для добавления записей в таблицы

Использование каскадных обновлений для изменения первичных и внешних значений ключа

Влияние структуры базы данных на обновление

Ознакомьтесь с этим разделом, если вы не знакомы с концепциями реляционных баз данных. Большие обновления намного проще выполнять, если вы понимаете основные принципы проектирования баз данных.

База данных Access не является файлом в том же смысле, что и документ _з0з_ , или _з1з_ный набор слайдов. Вместо этого типичная база данных Access представляет собой коллекцию таблиц, а также набор объектов, созданных на основе этих таблиц (формы, отчеты, запросы и т. д.).

Кроме того, эти объекты должны соответствовать набору принципов проектирования, иначе база данных будет работать неправильно или не полностью. В свою очередь принципы разработки повлияют на способ ввода данных. Обратите внимание на эти факты об объектах базы данных и проектировании, как вы пройдете.

  • При наличии нескольких исключений (например, типа списка, называемого списком значений) Access сохраняет все данные в одной или нескольких таблицах. Количество таблиц зависит от структуры и сложности базы данных. Хотя вы можете просматривать или обновлять данные в форме, отчете или результатах, возвращенных запросом, данные сохраняются только в таблицах.

  • Каждая таблица должна хранить данные для одной проблемы, категории или цели. Например, таблица сведений о бизнес-контакте не должна содержать данные о продажах. Если это так, то Поиск правильных сведений может оказаться сложной, если это невозможно.

  • Каждое поле в таблице должно принимать только один тип данных. Например, не следует сохранять заметки в наборе полей, чтобы принимать числа. При попытке ввести текст в таком поле будет отображено сообщение об ошибке.

  • С одним исключением поля в записи должны принимать только одно значение. Например, правильно разработанная база данных не позволит вводить в поле адреса больше одного адреса. Это в отличие от _з0з_, которое по умолчанию позволяет указать любое количество имен, адресов или изображений в одной ячейке, если только вы не задаете в ячейке ограниченные типы данных.

    Но _з0з_ также предоставляет новую функцию, называемую многозначным полем. Многозначные поля используются для добавления нескольких фрагментов данных в одну запись, а также для создания списков, которые принимают несколько значений. Например, можно прикрепить к записи базы данных текстовый файл, _з1з_ный набор слайдов и любое количество изображений. Кроме того, можно создать список имен и выбрать нужное количество имен. Использование многозначных полей может показаться нарушением правил структуры базы данных, так как в этом случае вы можете хранить более одного фрагмента данных для каждого поля таблицы, но на самом деле это не так, так как Access применяет правила "за кадром", сохраняя данные в специальных скрытых таблицах.

Ниже приведены ссылки на статьи с дополнительными сведениями о темах и функциях, описанных в этом разделе.

К началу страницы

Влияние типов данных на обновление

Ознакомьтесь с этим разделом, если вы не знакомы с концепциями реляционных баз данных. Большие обновления намного проще выполнять, если вы понимаете основные принципы проектирования баз данных.

При проектировании таблицы базы данных выбирается тип данных для каждого поля в этой таблице — процесс, который позволяет обеспечить более точную ввод данных. Например, предположим, что вы указали числовой тип данных для поля, так как вам нужно вычислить показатели продаж. Если кто-то попытается ввести текст в это поле, появится сообщение об ошибке, и пользователь не сможет сохранить измененную запись, что поможет защитить свои данные.

Как просмотреть типы данных

Теперь в Access предусмотрено два способа просмотра типов данных для поля таблицы. С помощью команд на вкладке Таблица можно открыть таблицу в режиме конструктора. В приведенных ниже инструкциях объясняется, как использовать обе методики.

Просмотр типов данных с помощью команд на вкладке "Таблица"

  1. В области навигации дважды щелкните таблицу, которую вы хотите использовать.

  2. Щелкните поле, которое вы хотите проанализировать.

  3. На вкладке Таблица в группе тип данных и форматирование щелкните стрелку вниз в списке тип данных, чтобы просмотреть набор типов данных для поля.

Просмотр типов данных в конструкторе

  • В области навигации щелкните таблицу правой кнопкой мыши и выберите в контекстном меню команду Конструктор.

    Access откроет таблицу в бланке, а в верхней части бланка появится имя и тип данных каждого поля таблицы.

    Поля в режиме конструктора

Тип данных для каждого поля таблицы предоставляет первый уровень контроля над тем, что вы можете и не может вводить в поле. В некоторых случаях при задании типа данных вы не вводите никаких сведений. В приведенной ниже таблице указаны типы данных, которые _з0з_ предоставляются, и объясняется, как они влияют на ввод данных.

Тип данных

Влияние на ввод данных

Text (Текст)

Текстовые поля принимают текстовые или числовые символы, в том числе списки с разделителями. Текстовое поле принимает меньшее количество знаков, чем поле MEMO — от 0 до 255 знаков. В некоторых случаях можно использовать функции преобразования для выполнения вычислений с данными в текстовом поле.

Memo

В поле этого типа можно вводить большие объемы текста и числовые данные. Кроме того, если в конструкторе баз данных для поля задается поддержка форматированного текста, вы можете применить форматирование, которое обычно находится в программах для работы с текстовыми редакторами, например _з0з_. Например, вы можете применять различные шрифты и их размеры к определенным символам в тексте, а затем делать их полужирным шрифтом, курсивом и т. д. Кроме того, можно добавить в данные теги языка гипертекстовой разМетки (HTML).

Дополнительные сведения об использовании форматированного текста в поле MEMO см. в статье Форматирование данных в строках и столбцах.

Как и текстовые поля, можно также выполнять функции преобразования для данных в поле MEMO.

Числовой

В поле этого типа можно вводить только числа, а также выполнять вычисления над значениями в числовом поле.

Дата и время

В поле этого типа можно вводить только даты и время. В зависимости от того, как конструктор базы данных определяет поле, могут возникнуть следующие условия:

  • Если конструктор базы данных задает маску ввода для поля (последовательность литеральных и заполнителей, которая появляется при выборе поля), необходимо ввести данные в пробелах и формате, который обеспечивает маска. Например, если вы видите маску, например МММ_ДД_ИИИИ, необходимо ввести дату в соответствующем формате (например, 11 2006 октября). Вы не можете ввести полное название месяца (например, Июль) или двузначное значение года.

  • Если для управления вводом даты или времени конструктор не создавал маску ввода, вы можете ввести значение, используя любой допустимый формат даты или времени. Например, вы можете ввести 11 октября. 2006, 10/11/06 или 11 октября 2006 г.

  • Конструктор баз данных может применить к полю формат отображения. В этом случае, если отсутствует маска ввода, вы можете ввести значение в любом формате, но Access выведет даты в соответствии с форматом отображения. Например, можно ввести 10/11/2006, но формат отображения можно настроить таким образом, чтобы он выводит значение 11 октября 2006.

    Дополнительные сведения о масках ввода см. в статье Форматирование данных в строках и столбцах.

Деньги

В поле этого типа можно вводить только значения денежных единиц. Кроме того, вам не нужно вручную вводить обозначение денежной единицы. По умолчанию Access применяет обозначение денежной единицы (¥, а, $ и т. д.), указанные в региональных параметрах Windows.

Счетчик

Вы не можете вводить или изменять данные в полях этого типа в любое время. Access увеличивает значения поля счетчика при добавлении новой записи в таблицу.

Логический

При выборе поля, для которого задан этот тип данных, в зависимости от того, как вы отформатируете поле, в Access отображается либо флажок, либо раскрывающийся список. Если вы отформатируете поле для вывода списка, вы можете выбрать значение Да или нет, Истина или ложь, а также включить или Отключить в списке, в зависимости от формата, примененного к полю. Вы не можете вводить значения в списке или изменять значения в нем непосредственно из формы или таблицы.

Объект OLE

Этот тип полей используется для отображения данных из файла, созданного в другой программе. Например, в поле объекта OLE можно отобразить текстовый файл, диаграмму Excel или колоду слайдов PowerPoint.

Вложения обеспечивают более быстрый и удобный способ просмотра данных из других программ. Дополнительные сведения см. в описании записи вложения ниже в этой таблице.

Гиперссылка

В поле можно ввести любые данные, а в веб-адресе будет указана программа Access. Например, при вводе значения в поле приложение Access выводит текст в виде URL-адреса, например: http://www. йоур_текст. com. Если вводится действительный веб-адрес, ваша ссылка будет работать, в противном случае ваша ссылка приведет к появлению сообщения об ошибке. Кроме того, редактирование существующих гиперссылок может оказаться сложной задачей, так как щелчок мышью по полю гиперссылки запускает веб-браузер и осуществляет переход на сайт, указанный в ссылке. Чтобы изменить поле гиперссылки, выберите смежное поле, с помощью клавиши TAB или клавиш со стрелками переместите фокус на поле гиперссылки, а затем нажмите клавишу F2, чтобы разрешить редактирование.

Вложение

В поле этого типа можно вкладывать данные из других программ, но вводить текст или числовые данные в другом виде невозможно.

Сведения об использовании поля вложения см. в статье Вложение файлов и изображений в записи базы данных.

Мастер подстановок

Мастер подСтановок не является типом данных. Вместо этого вы можете использовать мастер для создания двух типов раскрывающихся списков: списки значений и поля подстановок. В списке значений используется список с разделителями, введенный вручную при использовании мастера подСтановок. Эти значения могут быть независимыми от любых других данных или объектов в базе данных.

В отличие от этого, поле подстановки использует запрос для извлечения данных из одной или нескольких таблиц в базе данных или в другом расположении, например на сервере под управлением _з0з_. Поле подстановки затем отображает данные в раскрывающемся списке. По умолчанию мастер подСтановок задает для поля таблицы тип данных "Числовой".

С полями подстановки можно работать непосредственно в таблицах, а также в формах и отчетах. По умолчанию значения в поле подстановки отображаются в типе элемента управления "список" с названием поля со списком, который содержит стрелку раскрывающегося списка: _з0з_. В зависимости от того, как конструктор баз данных настроил поле подСтановки и поле со списком, вы можете изменить элементы списка и добавить элементы в список. Для этого конструктор баз данных должен установить свойство для поля подстановки (свойство называется ограничением " список", и разработчик должен ее отключить).

Если не удается напрямую изменить значения в списке подстановки, необходимо добавить или изменить данные в готовом списке значений или в таблице, которая служит источником для поля подСтановки. Дополнительные сведения о том, как это сделать, см. в разделе "изменение элементов в поле подстановки" статьи Добавление в базу данных одной или нескольких записей.

Наконец, когда вы создаете поле подСтановки, вы можете настроить его для поддержки нескольких значений. После этого в итоговом списке отображается флажок рядом с каждым элементом списка, и вы можете выбрать или очистить столько элементов, сколько необходимо. На рисунке показан типичный Многозначный список:

Список с флажками

Сведения о создании многозначных полей подстановки и использовании результирующих списков см. в статьях Использование списка, в котором хранится несколько значений и направляющихся для многозначных полей.

К началу страницы

Влияние свойств полей таблицы на обновление

Ознакомьтесь с этим разделом, если вы не знакомы с концепциями реляционных баз данных. Невозможно выполнять большие обновления, если вы не знаете, как свойства, заданные для полей таблицы, влияют на обновление.

При проектировании базы данных обычно начнем с создания одной или нескольких таблиц. Вы решаете, какие типы данных будут храниться в каждой таблице, задавайте первичные ключи — поля, которые однозначно определяют каждую запись (строку) для каждой таблицы, и создают связи между таблицами.

В ходе этого процесса вы задаете свойства для полей в каждой таблице. Например, можно сделать так, чтобы текстовое поле приняло не более 50 знаков, и вы можете задать числовое поле, которое будет принимать только значения денежных единиц.

Большинство свойств полей можно задать в режиме конструктора. Однако некоторые свойства также можно задать с помощью команд в группах на ленте (часть _з0з_. Например, вы можете задать визуальные форматы для текстовых и MEMO полей с помощью команд в группе Шрифт на вкладке Главная. Дополнительные сведения об использовании этих команд см. в статье Форматирование данных в строках и столбцах.

Здесь вы узнаете, как задать или изменить свойства поля таблицы.

Теперь в Access доступны два способа просмотра свойств поля таблицы — вы можете использовать команды на вкладке Таблица или открыть таблицу в конструкторе. В приведенных ниже инструкциях объясняется, как использовать обе методики.

Просмотр свойств таблицы с помощью команд на вкладке "Таблица"

  1. В области навигации дважды щелкните таблицу, которую вы хотите использовать.

  2. Откройте вкладку Таблица и воспользуйтесь командами в группе тип данных и форматирование, чтобы просмотреть свойства каждого поля таблицы.

Просмотр свойств таблицы в конструкторе

  1. В области навигации щелкните таблицу правой кнопкой мыши и выберите пункт конструктор.

    Access откроет таблицу в бланке запроса.

  2. В нижней части сетки в разделе Свойства поля откройте вкладку Общие, если она еще не выбрана.

    -или-

    Чтобы просмотреть свойства поля подстановки, откройте вкладку Подстановка.

    Поле подстановок — это поле таблицы, которое использует либо жестко заданный список значений, либо запрос, извлекающий значения из одной или нескольких таблиц в базе данных. По умолчанию в поле подстановки эти значения отображаются в виде списка. В зависимости от того, как конструктор баз данных определяет поле подстановки, вы можете выбрать один или несколько элементов из этого списка.

    Поля подСтановок часто запутать новых пользователей Access, так как список элементов отображается в одном расположении (в списке, созданном с помощью данных в поле подстановки), но данные могут находиться в другом расположении (таблице, содержащей данные). Помните, что при обновлении данных в поле подстановки необходимо обновить исходную таблицу (второе расположение). Невозможно обновить поле подСтановки из списка.

В приведенной ниже таблице перечислены свойства таблицы, которые имеют наибольшее воздействие на ввод данных и объясняются их воздействие.

Свойство

Расположение в сетке конструктора таблиц

Возможные значения

Поведение при попытке ввода данных

Размер поля

Вкладка Общие

0-255

Ограничение числа знаков применяется только к полям, для которых задан тип данных "текст". При попытке ввести больше указанного количества знаков поле вырезает их.

Обязательный

Вкладка Общие

Логический

Если это свойство включено, то в этом свойстве вводится значение в поле, и Access не позволяет сохранять новые данные до тех пор, пока не будет заполнено поле. Если этот параметр отключен, поле будет принимать значения NULL, что означает, что поле может оставаться пустым.

Примечание: Значение NULL не является таким же, как ноль. Ноль — это цифра, и Access может использовать его в вычислениях. NULL — отсутствующее, неопределенное или неизвестное значение.

Разрешение строк нулевой длины

Вкладка Общие

Логический

При включении можно вводить пустые строки — строки, которые не содержат знаков. Чтобы создать строку нулевой длины, введите пару двойных кавычек без пробела ("") и нажмите клавишу ВВОД.

Индексированное

Вкладка Общие

Логический

При индексировании поля таблицы Access не допускает добавления совпадающих значений.

Маска ввода

Вкладка Общие

ПредОпределенные или пользовательские наборы литеральных и подстановочных знаков

Маска ввода заставляет вводить данные в предварительно определенном формате. Маски отображаются при выборе поля в таблице или элементе управления в форме. Например, предположим, что вы настроили поле даты и видите этот набор символов: МММ-дд-гггг. Этот набор знаков называется маской ввода. Она заставляет вводить значения месяцев в виде трех аббревиатур, например, в поле "OCT", а значение года — в виде четырех цифр, а не двух. Поэтому, если вы видите эту маску, введите дату, например OCT-15-2006.

Примечание: Помните, что маски ввода определяют способ ввода данных, а не способ их отображения. Например, вы можете ввести дату в формате OCT-15-2006, но Access может хранить это значение в 10152006 (то есть без знаков форматирования). Затем при просмотре даты в таблице, форме или отчете может отображаться режим отображения в формате 10/15/2006.

Дополнительные сведения о создании и использовании масок ввода см. в статье Форматирование данных в строках и столбцах.

Тип элемента управления

Вкладка "Подстановка"

Значения зависят от типа данных, установленного для поля

Для текстовых и числовых полей можно выбрать текстовое поле, поле со списком или поле со списком. Для полей с полями "Да" и "нет" можно выбрать элемент управления "флажок", "текстовое поле" или "поле со списком".

Примечание: Если выбрано значение, отличное от поля списка или поля со списком, остальные свойства на вкладке Подстановка будут скрыты.

Тип источника строк

Вкладка "Подстановка"

Список полей со
списком
значений таблицы или запроса

Если для свойства displaying ( элемент управления ) задано значение " список" или "поле со списком", то для этого свойства можно задать значение Таблица/запрос, список значений или список полей. В свою очередь, это свойство управляет типом значения, которое можно использовать в свойстве Источник строк. Просмотр следующего элемента.

Источник строк

Вкладка "Подстановка"

Зависят от свойства " тип источника строк ".

Если для свойства тип источника строк задано значение Таблица или запрос, это поле свойства может содержать имя таблицы или запроса. Если задать для свойства значение список, это свойство содержит список значений, разделенных точками с запятой (;). Если для свойства тип источника строк задано значение список полей, это свойство содержит имя таблицы, запроса или инструкции языка SQL.

Список "ограничить"

Вкладка "Подстановка"

Логический

Если задано значение Да, Access находит совпадающие значения по мере ввода пользователем текста в поле со списком. Другими словами, параметр "Да" позволяет сделать текст более упреждающим. Параметр "Да" также запрещает пользователям редактировать элементы в списке непосредственно из элемента управления "список" или "поле со списком". Вместо этого пользователи должны изменить элементы в поле свойства Источник строк или в случае полей подстановки, отредактируйте элементы таблицы, содержащие исходные данные для поля подстановки. Дополнительные сведения об использовании полей подстановки см. в разделе "изменение элементов в поле подстановки" статьи Добавление в базу данных одной или нескольких записей.

Разрешить изменение списка значений

Вкладка "Подстановка"

Логический

Включение или отключение команды " изменить элементы списка " для списков значений, но не для полей подстановки. Чтобы включить эту команду для полей подстановки, введите допустимое имя формы в свойстве элемент списка изменить форму . В контекстном меню, которое открывается при щелчке правой кнопкой мыши элемента управления списка или поля со списком, отображается команда "Разрешить изменение списка значений". При выполнении команды откроется диалоговое окно изменение элементов списка. Кроме того, если вы задали имя формы в поле свойства формы изменить элементы списка, Access запустит форму, а не диалоговое окно.

Команду " изменить элементы списка " можно выполнить в списках и элементах управления "поле со списком", расположенных в формах, а также в элементах управления ComboBox, расположенных в таблицах и результирующих наборах запросов. Формы должны быть открыты в режиме конструктора или режиме просмотра; таблицы и результирующие набори запросов должны быть открыты в режиме таблицы.

Форма изменения элементов списка

Вкладка "Подстановка"

Имя формы для ввода данных

Если указать имя формы для ввода данных в этом свойстве таблицы, эта форма будет открываться при запуске пользователем команды изменить элементы списка. В противном случае при запуске команды отображается диалоговое окно изменение элементов списка.

Дополнительные сведения о проектировании таблиц базы данных и настройке свойств см. в указанных ниже статьях.

  • Основные принципы проектирования баз данных , такие как планирование базы данных, проектирование данных и нормализация — процесс разделения данных на связанные таблицы и удаление избыточных данных.

  • Создание таблиц в базе данных в этом разделе объясняется, как создавать таблицы, добавлять первичные ключи (поля, которые однозначно определяют каждую строку или запись в таблице) и как задавать типы данных и свойства таблиц.

К началу страницы

Обновление данных с помощью формы

Форма используется для обновления небольших объемов данных. В этом случае "Малый" означает любое количество записей, которые вы хотите обновить вручную. Формы обеспечивают простой, быстрый и более точный способ изменения и обновления небольших объемов данных.

Способ использования формы для изменения данных зависит от структуры формы. Форма может содержать любое количество элементов управления , таких как списки, текстовые поля, кнопки и таблицы , которые выглядят как листы Excel. В свою очередь, каждый из элементов управления в форме считывает данные из поля базовой таблицы или записывает их в него. Действия, выполняемые с заданным элементом управления, зависят от типа данных для поля базовой таблицы, всех свойств этого поля и, возможно, для нескольких свойств, которые конструктор баз данных задает для каждого элемента управления. Дополнительные сведения о том, как типы данных и свойства полей влияют на ввод данных, см. в статье как типы данных влияют на способ ввода данных и как свойства полей таблицы влияют на способ ввода данныхранее.

В следующих разделах объясняется, как использовать наиболее распространенные элементы управления вводом данных. Если у вас возникли вопросы о конкретной базе данных, обратитесь к системному администратору или конструктору баз данных.

Добавление и редактирование текста в текстовом поле

В Access имеется один текстовый элемент управления для работы с текстовыми и полями MEMO. Как правило, вы можете определить, является ли базовое поле текстом или заметками с помощью размера элемента управления, который обычно соответствует размеру поля базовой таблицы. Например, при привязке элемента управления к текстовому полю, которое не может содержать более 50 знаков, нужно соответствующим образом изменить размер элемента управления. В отличие от этого, при привязке элемента управления к полю MEMO можно изменить размер элемента управления так, чтобы он отображал один или два абзаца текста без прокрутки.

Кроме того, вы можете задать поле MEMO для поддержки форматированного текста. Затем можно применить к тексту различные шрифты, размеры, стили и цвета.

Редактирование текста в текстовом поле

  • Поместите курсор в текстовое поле и измените данные. Помните, что вы не можете выполнять вычисления над числами в текстовом или поле MEMO.

Применение форматированного текста

Примечание: Эти действия можно выполнить, только когда текстовое поле связано с полем MEMO. Инструкции см. в разделе Просмотр свойств поля таблицыранее в этой статье.

  1. Откройте таблицу в режиме таблицы и выберите поле MEMO. Как правило, вы можете найти поле с именем "Примечания", "Заметки" или "Описание".

  2. На вкладке Главная в группе Шрифт используйте кнопки и меню для форматирования текста.

    Вы можете применять различные шрифты и размеры, выделять текст полужирным шрифтом или курсивом, изменять цвета и т. д.

К началу страницы

Обновление данных с помощью таблицы

Для изменения данных можно работать непосредственно в режиме таблицы (сетке строк и столбцов, как и на листе Excel). Вы можете изменять данные в таблицах, результирующих наборах запросов и формах, которые отображают таблицы.

Обычно таблицы данных используются в том случае, если нужно изменить только небольшое количество записей или частей одной записи. Если вы знакомы с Excel, таблицы не должны быть понятны, и вы можете вносить изменения без глубоких знаний, таких как возможность создавать и выполнять запросы.

При продолжении помните эти факты.

  • Вам не нужно явным образом сохранять изменения. Access зафиксирует их в таблице при перемещении курсора в новое поле в той же строке или при перемещении указателя на другую строку.

  • По умолчанию поля в базе данных Access должны принимать определенный тип данных, например текст или числа. Необходимо ввести тип данных, который поле принимает. В этом случае Access выведет сообщение об ошибке.

  • В поле может быть применена маска ввода. Маска ввода — это набор символов литерала и заполнителей, которые позволяют вводить данные в определенном формате. Например, маска ввода для почтового индекса может требовать вводить данные, которые соответствует формату для французского языка, в то время как маска ввода для телефонного номера может требовать ввода чисел в немецком формате.

    Дополнительные сведения о масках ввода см. в статье Форматирование данных в строках и столбцах.

  • За исключением вложений и многозначных списков в большинстве полей можно вводить только одно значение. Если вы не знаете, принимает ли поле вложения, обратитесь к разработчику базы данных или системному администратору. Вы всегда можете определить многозначный список, так как в Access отображается флажок рядом с каждым элементом списка.

Изменение данных в режиме таблицы

  1. В области навигации дважды щелкните таблицу или запрос, содержащие данные, которые вы хотите изменить.

    По умолчанию приложение Access откроет таблицу или запрос в режиме таблицы — сетку, напоминающую лист Excel.

  2. Щелкните или поместите фокус на первое поле, которое вы хотите изменить, и измените данные.

  3. Чтобы перейти к следующему полю, нажмите клавишу TAB, используйте один из клавиш со стрелками или щелкните следующее поле.

    При нажатии клавиши TAB по умолчанию Access использует региональные параметры Windows, чтобы определить, перемещается ли курсор влево или вправо. Если на компьютере настроено использование языка, который читается слева направо, курсор перемещается вправо при нажатии клавиши TAB. Если на компьютере задан язык, который читается справа налево, курсор перемещается влево.

Применение форматированного текста к данным в поле MEMO

  1. Открыв таблицу или результат запроса в режиме таблицы, выберите поле MEMO.

    Как правило, вы можете найти поле с именем "Примечания", "Заметки" или "Описание". Если вы по-прежнему не можете найти поле MEMO, см. инструкции в статье Свойства представления таблицы, приведенные выше.

  2. На вкладке Главная в группе Шрифт используйте кнопки и меню для форматирования текста.

    Вы можете применять различные шрифты и размеры, выделять текст полужирным шрифтом или курсивом, изменять цвета и т. д.

К началу страницы

Изменение существующих данных с помощью запроса на обновление

С помощью запросов на обновление можно добавить, изменить или удалить часть одной или нескольких существующих записей (но не все). Запросы на обновление можно представить как мощное диалоговое окно " найти и заменить ". Вы вводите условие отбора (грубое значение строки поиска) и условие обновления (самый грубый эквивалент строки замены). В отличие от диалогового окна запросы на обновление могут принимать несколько условий, позволять обновлять большое количество записей за один проход и разрешать изменять записи в нескольких таблицах.

Помните, что вы не можете использовать запросы Update для добавления целых записей. Для этого используется запрос на добавление.

Дополнительные сведения см. в статье Добавление записей в таблицу с помощью запроса на добавление.

Примечание: Самый надежный способ использовать запрос на обновление — это создать запрос на выборку, который проверяет условия отбора. Например, предположим, что вы хотите обновить ряд полей "да/нет" с " нет" на "Да" для данного клиента. Для этого в запрос на выборку добавляются условия, пока не будут возвращены все нужные записи для этого клиента. Если вы уверены, что у вас есть нужные записи, вы можете преобразовать запрос на выборку в запрос на обновление, ввести условия обновления, а затем выполнить запрос для обновления выбранных значений. В этом разделе объясняется, как создать запрос на выборку, а затем преобразовать его в запрос на обновление.

Создание запроса на выборку

  1. Откройте базу данных, содержащую записи, которые нужно обновить.

  2. На вкладке Создать в группе Другое нажмите кнопку Конструктор запросов.

    Откроется конструктор запросов, откроется вкладка конструктор и появится диалоговое окно Отображение таблицы.

  3. Выберите таблицу или таблицы с записями, которые вы хотите обновить, и нажмите кнопку Добавить, а затем — кнопку Закрыть.

    Таблица или таблицы отображаются в виде одного или нескольких окон в верхней части бланка запроса, а в Windows перечислены все поля в каждой таблице. На следующем рисунке показан конструктор запросов с обычной таблицей.

    Таблица в конструкторе запросов

  4. Дважды щелкните поля, которые вы хотите обновить. Выбранные поля отображаются в строке полей в нижней части конструктора запросов.

    Вы можете добавить одно поле таблицы в столбец в нижней части или быстро добавить все поля таблицы, дважды щелкнув звездочку (*) в верхней части списка полей таблицы. На следующем рисунке показан конструктор запросов со всеми добавленными полями.

    Запрос со всеми добавленными полями таблицы

  5. При необходимости можно ввести одно или несколько условий в строке Условие отбора бланка. В приведенной ниже таблице представлены некоторые примеры условий, а также результаты их применения.

Условие

Результат

> 234

Возвращает все числа больше 234. Чтобы найти все числа меньше 234, используйте условие < 234.

>= "Новосибирск"

Возвращает все записи от Новосибирск до конца алфавита.

Between #02.02.2006# And #01.12.2006#

Возвращает даты от 2 до 1 февраля 2006 г. (ANSI-89). Если в базе данных используются подстановочные знаки ANSI-92, вместо знаков решетки используйте одинарные кавычки ('). Пример: Between "2/2/2006" and "12/1/2006"

Not "Германия"

Находит все записи, в которых содержимое поля не соответствует значению "Германия". Согласно этому условию будут найдены записи, содержащие дополнительный текст, кроме слова "Германия", например "Германия (евро)" или "Европа (Германия)".

Not "Т*"

Находит все записи, кроме тех, которые начинаются с буквы "Т". Если в базе данных применяется набор подстановочных знаков ANSI-92, используйте знак процента (%) вместо знака звездочки.

Not "*т"

Находит все записи, которые не оканчиваются буквой "т". Если в базе данных применяются подстановочные знаки ANSI-92, используйте знак процента (%) вместо звездочки.

In(Канада,Великобритания)

Находит все записи в списке со словами "Канада" или "Великобритания".

Like "[А-Г]*"

В текстовом поле выполняется поиск всех записей, которые начинаются с букв С A по D. Если в базе данных используется набор подстановочных знаков ANSI-92, вместо звездочки используйте знак процента (%).

Like "*ар*"

Находит все записи, которые содержат сочетание букв "ар". Если в базе данных применяются подстановочные знаки ANSI-92, используйте знак процента (%) вместо звездочки.

Like "Григорий Верны?"

Находит все записи, начинающиеся с имени "Григорий" и содержащие вторую строку из 6 букв, из которых 5 букв составляют начало фамилии "Верны", а последняя буква неизвестна. Если в базе данных применяется набор подстановочных знаков ANSI-92, используйте вместо вопросительного знака знак подчеркивания (_).

#02.02.2006#

Находит все записи для 2 февраля 2006 г. Если в базе данных используются подстановочные знаки ANSI-92, необходимо заключить дату в одинарные кавычки вместо знаков решетки ('2.2.2006').

< Date() - 30

Возвращает все даты, которые более чем на 30 дней раньше текущей даты.

Date()

Возвращает все записи, содержащие текущую дату.

Between Date( ) And DateAdd("M", 3, Date( ))

Возвращает все записи с датой, которая находится между текущей датой и датой, которая на 3 месяца позже текущей.

Is Null

Возвращает все записи, содержащие пустое (незаполненное или неопределенное) значение.

Is Not Null

Возвращает все записи, содержащие непустое значение.

""

Возвращает все записи, содержащие строку нулевой длины. Такие строки обычно используются, когда поле обязательно должно иметь значение, но это значение еще неизвестно. Например, поле может содержать номер факса, но некоторые заказчики могут не иметь устройств факсимильной связи. В этом случае вместо номера факса можно ввести пару двойных кавычек без пробела между ними ("").

  1. На вкладке Конструктор в группе Результаты нажмите кнопку Выполнить.

    Убедитесь, что запрос вернул только те записи, которые вы хотите обновить. При необходимости вы можете выбрать ненужные поля и нажать клавишу DELETE, чтобы удалить их, вы можете перетащить дополнительные поля в бланк запроса, а затем изменить условия, пока не будут выполнены соответствующие результаты.

  2. Перейдите к следующему шагу.

Обновление записей

  1. На вкладке Конструктор в группе Тип запроса нажмите кнопку Обновить.

    Запрос на выборку будет изменен на запрос на обновление. Access добавит строку Обновление в нижнюю часть конструктора запросов.

    Запрос на обновление с одним условием обновления

  2. Найдите поле, содержащее данные, которые вы хотите изменить, и введите выражение (чтобы изменить данные) в строке Обновление для этого поля.

    В приведенной ниже таблице представлены примеры выражений и соответствующие им результаты изменения данных.

Выражение

Результат

"Продавец"

В поле типа "Текстовый" заменяет текстовое значение строкой "Продавец".

#8/10/06 #

В поле типа "Дата/время" изменяет значение даты на 10 августа 2006 г.

Да

В поле типа "Да/Нет" изменяет значение Нет на Да.

"PN" & [ИнвНомер]

Добавляет буквы "PN" к началу каждого указанного инвентарного номера.

[Цена] * [Количество]

Перемножает значения полей с именами "Цена" и "Количество".

[СтоимостьДоставки] * 1,5

Увеличивает значения в поле "СтоимостьДоставки" на 50 процентов.

DSum("[Количество] * [Цена]",
"Заказано", "[КодТовара]=" &  [КодТовара])

Если значения ProductID в текущей таблице соответствуют значениям ProductID в таблице "сведения о заказе", это выражение обновляет суммы продаж, умножая значения в поле "количество" на значения в поле UnitPrice.

Right([Индекс], 5)

Усекает крайние левые символы в текстовой или числовой строке, оставляя пять правых символов.

IIf(IsNull([Цена]), 0, [Цена])

Преобразует нулевое (неизвестное или неопределенное) значение в нулевое (0) в поле с именем UnitPrice.

  1. На вкладке Конструктор в группе Результаты нажмите кнопку Выполнить.

    Появится оповещение. На следующем рисунке показано сообщение:

    Предупреждающее сообщение запроса на обновление

  2. Нажмите кнопку Да, чтобы выполнить запрос.

    Примечание: Вы можете отключить предупредительные сообщения. Для этого нажмите кнопку Microsoft Office_з0з_, выберите пункт Параметры Access, щелкните Дополнительно и в разделе Подтверждение снимите флажок запросы на изменение.

  3. Чтобы просмотреть результаты запроса на обновление, на вкладке " Главная " или " конструктор " в группе " представления " нажмите кнопку " вид ", а затем выберите пункт режим таблицы. Также можно нажать кнопку режим таблицы, расположенную в строке состояния Access.

    Примечание: При выполнении запроса в результирующем наборе могут отсутствовать некоторые поля. Если запрос содержит поля, которые не обновляются, Access удалит эти поля по умолчанию. Например, вы можете включить в запрос поля ИДЕНТИФИКАТОРов из двух таблиц, чтобы обеспечить их возврат и работу с правильными записями. Если вы не обновите эти поля, Access удалит их.

К началу страницы

Использование запроса на добавление для добавления записей в таблицы

Одним из наиболее часто используемых запросов на добавление является добавление группы записей из одной или нескольких таблиц в исходной базе данных в одну или несколько таблиц в целевой базе данных. Например, предположим, что вы получили новых клиентов и базу данных, содержащую таблицу с информацией об этих клиентах. Чтобы не вводить новые данные вручную, вы можете добавить их в нужную таблицу или таблицы в базе данных. Кроме того, вы можете использовать запросы на добавление в указанных ниже статьях.

  • Добавление записей на основе условий. Например, может потребоваться добавить только имена и адреса клиентов с невыполненными заказами.

  • Добавьте записи, если в другой таблице нет полей в одной таблице. Например, предположим, что таблица "клиенты" содержит 11 полей, а поля в таблице "клиенты" в другой базе данных соответствуют 9 из 11 полей. С помощью запроса на добавление можно добавить только данные в совпадающие поля и пропустить другие.

Процедура создания запроса на добавление для добавления данных из одной базы данных в другую состоит из следующих основных этапов:

  • Откройте исходную базу данных (базу данных, содержащую записи, которые вы хотите добавить) и создайте запрос на выборку, возвращающий только те записи, которые вы хотите добавить.

  • ПреОбразуйте запрос на выборку в запрос на добавление.

  • Добавьте конечные таблицы и поля в запрос на добавление. Если вы добавляете записи в другую базу данных, сначала откройте ее, а затем выберите нужные таблицы.

  • Чтобы добавить записи, выполните запрос.

Примечание: Создавайте резервные копии данных, прежде чем приступать к работе. Если вы сделаете ошибку, вы можете удалить добавленные записи из целевой таблицы, но вручную удалить большое количество записей может занять много времени. Резервное копирование с помощью руки поможет вам устранить ошибки с меньшим временем.

Создание запроса на выборку

  1. Откройте исходную базу данных — базу данных, содержащую записи, которые вы хотите добавить.

  2. На вкладке <ui>Создать</ui> в группе <ui>Другое</ui> нажмите кнопку <ui>Конструктор запросов</ui>.

    Откроется сетка конструктор запросов, и отобразится диалоговое окно " Отображение таблицы ".

  3. Выберите таблицу, содержащую записи, которые нужно добавить, нажмите кнопку Добавить, а затем — Закрыть.

    Таблица появится в виде окна в верхней части бланка запроса. В окне перечислены все поля таблицы. На этом рисунке показана типичная таблица в конструкторе запросов:

    Таблица в конструкторе запросов

  4. Перетащите поля, которые требуется добавить, из таблицы в строку поле в нижней части бланка запроса.

    В нижней части каждого столбца можно добавить одно поле таблицы. Чтобы быстро добавить все поля, щелкните звездочку (* ) в верхней части списка полей таблицы. На этом рисунке показан конструктор запросов с несколькими добавленными полями таблицы.

    Запрос с тремя полями в бланке

    На этом рисунке показан конструктор со всеми добавленными полями:

    Запрос со всеми добавленными табличными полями

  5. На вкладке Конструктор в группе Результаты нажмите кнопку Выполнить.

    Убедитесь, что запрос возвратил записи, которые вы хотите добавить. При необходимости вы можете снять флажок " Показывать " или нажать клавишу DELETE, чтобы удалить ненужные поля. Кроме того, вы можете перетащить дополнительные поля в бланк запроса, пока не получите нужные результаты.

  6. Перейдите к следующим действиям.

Преобразование запроса в запрос на добавление

  1. На вкладке Разработка в группе Тип запроса выберите команду Добавить.

    Откроется диалоговое окно Добавление.

  2. На этом этапе вы можете добавлять записи из одной таблицы в другую в той же базе данных или добавлять записи в таблицу другой базы данных.

    • Добавление записей в таблицу в той же базе данных

      1. В диалоговом окне Добавление установите переключатель Текущая база данных (если она еще не выбрана) и выберите целевую таблицу из списка имя таблицы.

      2. Нажмите кнопку ОК.

        В шаге 4 предыдущего раздела вы добавили часть или все поля из исходной таблицы в бланк запроса. Если во время этого этапа вы добавили всю таблицу, Access добавит в нее всю конечную таблицу, как показано ниже.

        Запрос на добавление со всеми полями из двух таблиц

        -или-

        Если вы добавили отдельные поля в шаге 4 в предыдущем разделе, а имена полей в исходной и конечной таблицах совпадают, Access автоматически добавляет имена конечных полей в строку " Добавить в ", как показано ниже.

        Запрос на добавление с совпадающими полями

        -или-

        Если вы добавили отдельные поля, а некоторые или все имена в исходной и целевой таблицах не совпадают, Access оставляет несовпадающие поля в строке " Добавить в" в пустом виде. Щелкните каждое пустое поле и выберите в списке нужное поле, как показано ниже.

        Выбор конечных полей для запроса на добавление

      3. Чтобы просмотреть изменения, нажмите кнопку вид.

      4. Чтобы добавить записи, вернитесь в режим конструктора и нажмите кнопку выполнить.

    • Добавление записей в таблицу в другой базе данных

      1. В диалоговом окне Добавление установите переключатель в другой базе данных.

      2. В поле имя файла введите расположение и имя целевой базы данных.

      3. В поле имя таблицы введите имя целевой таблицы, а затем нажмите кнопку ОК.

        -или-

        Нажмите кнопку Обзор и используйте второе диалоговое окно " Добавление ", чтобы найти конечную базу данных. После того как вы обнаружите конечную базу данных, нажмите кнопку ОК. Второе диалоговое окно закроется. В первом диалоговом окне в поле имя таблицы введите имя целевой таблицы, а затем нажмите кнопку ОК.

        Введите имя целевой таблицы, а затем нажмите кнопку ОК, чтобы закрыть диалоговое окно первого добавления.

        На шаге 4 предыдущего раздела вы добавили часть или все поля из исходной таблицы в строку поле в бланке запроса. Если во время этого этапа вы добавили всю таблицу, Access добавит в нее всю конечную таблицу, как показано ниже.

        Запрос на добавление со всеми полями из двух таблиц

        -или-

        Если вы добавили отдельные поля в шаге 4, а имена полей в исходной и конечной таблицах совпадают, Access автоматически добавляет имена конечных полей в строку " Добавить в ", как показано ниже.

        Запрос на добавление с совпадающими полями

        -или-

        Если вы добавили отдельные поля, а некоторые или все имена в исходной и целевой таблицах не совпадают, Access оставляет несовпадающие поля в строке " Добавить в" в пустом виде. Щелкните каждое пустое поле и выберите конечное поле в полученном списке, вот так:

        Выбор конечных полей для запроса на добавление

      4. Чтобы просмотреть изменения, нажмите кнопку вид.

      5. Переключитесь в режим конструктора и нажмите кнопку выполнить, чтобы добавить записи.

К началу страницы

Использование диалогового окна "Поиск и замена" для изменения данных

Диалоговое окно " найти и заменить " предоставляет еще один способ изменения маленьких объемов данных за меньшее время и с меньшим объемом усилий. В этой статье объясняется, как использовать диалоговое окно.

Дополнительные сведения об использовании диалогового окна см. в статье изменение данных с помощью диалогового окна "Поиск и замена".

К началу страницы

Использование каскадных обновлений для изменения первичных и внешних значений ключа

Иногда может потребоваться обновить значение первичного ключа. Если вы используете этот первичный ключ в качестве внешнего ключа, вы можете автоматически обновить изменения с помощью всех дочерних экземпляров внешнего ключа.

Как напоминание первичный ключ — это значение, которое однозначно определяет каждую строку (запись) в таблице базы данных. Внешний ключ — это столбец, который соответствует первичному ключу. Как правило, внешние ключи хранятся в других таблицах и позволяют создавать связи (ссылки) между данными в таблицах.

Например, предположим, что используется ИДЕНТИФИКАЦИОНный номер продукта в качестве первичного ключа. Один ИДЕНТИФИКАЦИОНный номер уникальным образом идентифицирует один продукт. Этот ИДЕНТИФИКАЦИОНный номер также используется в качестве внешнего ключа в таблице данных заказа. Таким же путем можно найти все заказы, которые включают в себя каждый продукт, так как любое время, когда кто-то помещает заказ на этот продукт, будет являться частью заказа.

Иногда изменяются эти ИДЕНТИФИКАЦИОНные номера (или другие типы первичных ключей). В этом случае вы можете изменить значение первичного ключа и сделать так, чтобы это изменение было автоматически расположиться по всем связанным дочерним записям. Это поведение можно включить, включив ссылочную целостность и каскадное обновление между двумя таблицами.

По мере необходимости помните эти правила.

  • Каскадное обновление можно включить только для полей первичный ключ с типом данных "текст" или "Числовой". Невозможно использовать каскадное обновление для полей с типом данных "Счетчик".

  • Каскадное обновление можно включить только между таблицами с отношением "один-ко-многим".

Ниже описано, как создать отношение и включить каскадное обновление для этой связи.

Создание связи

  1. На вкладке Работа с базами данных в группе Показать или скрыть выберите пункт Отношения.

  2. На вкладке конструктор в группе отношения нажмите кнопку включить таблицу.

    Откроется диалоговое окно Добавление таблицы.

  3. Откройте вкладку таблицы, выберите таблицы, которые нужно изменить, нажмите кнопку Добавить, а затем — Закрыть.

    Чтобы выбрать несколько таблиц, можно нажать клавишу SHIFT или добавить каждую таблицу по отдельности. Выберите только таблицы на сторонах отношения "один" и "многие".

  4. В окне " схема данных" перетащите первичный ключ из таблицы на стороне отношения "один" и поместите его в поле внешнего ключа таблицы на стороне отношения "многие".

    Откроется диалоговое окно изменение связей. На приведенном ниже рисунке показано диалоговое окно.

    Диалоговое окно «Изменение связей»

  5. Установите флажок обеспечение целостности данных и нажмите кнопку создать.

  6. Перейдите к следующему набору шагов.

Включение каскадных обновлений в первичных ключах

  1. Если вы не выполнили действия, описанные в предыдущем разделе, откройте базу данных, содержащую отношение, которое вы хотите изменить.

  2. На вкладке Работа с базами данных в группе Показать или скрыть выберите пункт Отношения.

    Откроется окно схема данных, в котором отображаются соединения (отображенные в виде соединительных линий) между таблицами в базе. На приведенном ниже рисунке показана типичная связь.

    Отношения между двумя таблицами

  3. Щелкните правой кнопкой мыши линию соединения между родительской и дочерней таблицами и выберите команду изменить связь.

    Откроется диалоговое окно изменение связей. На приведенном ниже рисунке показано диалоговое окно.

    Диалоговое окно «Изменение связей» с существующим отношением

  4. Выберите каскадное обновление связанных полей, убедитесь, что установлен флажок обеспечение целостности данных и нажмите кнопку ОК.

Дополнительные сведения о создании связей см. в статье. Ознакомьтесь с приведенными ниже статьями.

К началу страницы

Совершенствование навыков работы с Office
Перейти к обучению
Первоочередный доступ к новым возможностям
Присоединиться к программе предварительной оценки Office

Были ли сведения полезными?

Спасибо за ваш отзыв!

Благодарим за отзыв! Возможно, будет полезно связать вас с одним из наших специалистов службы поддержки Office.

×