Начало работы с Группами Office 365 в Outlook

Примечание: Мы стараемся как можно оперативнее обеспечивать вас актуальными справочными материалами на вашем языке. Эта страница переведена автоматически, поэтому ее текст может содержать неточности и грамматические ошибки. Для нас важно, чтобы эта статья была вам полезна. Просим вас уделить пару секунд и сообщить, помогла ли она вам, с помощью кнопок внизу страницы. Для удобства также приводим ссылку на оригинал (на английском языке).

Вы слышали о группах Office 365 и о том, как их можно использовать в Outlook, но, возможно, вы не знаете, как начать работу. В этой статье мы рассмотрим несколько основных действий по началу работы с группами Office 365 в Outlook. Мы также передаем вам ссылки на более глубокое содержимое, когда будете готовы.

Если вы не знаете, какие группы есть, вы можете сначала посетить страницу сведения о группах Office 365 .

Чтобы максимально эффективно использовать Office 365 из групп в Outlook, необходимо иметь план Office 365, который поддерживает Exchange Online и SharePoint Online, например бизнес премиум, E3 или с ошибкой.

Примечание: Для использования групп Office 365 в Outlook 2016 необходимо использовать Outlook в режиме кэширования Exchange. Дополнительные сведения см. в статье Включение режима кэшированИя Exchange.

Щелкните раздел внизу, чтобы узнать, как начать использовать ту или иную функцию.

Прежде всего потребуется создать группу. В Outlook 2016 это сделать очень просто. Вот как выглядит этот процесс:

  1. Нажмите кнопку Создать группу в разделе "Группы" на ленте. Если вы используете Outlook в Интернете, а не классическую версию, щелкните стрелку раскрывающегося списка Создать и выберите Группа.

    Страница сведений "Новая группа" в Outlook
  2. Присвойте группе имя.

  3. Настройте параметры конфиденциальности. По умолчанию группы являются частными. Это означает, что они могут быть просмотрены только участниками группы и требуют разрешения владельца группы для присоединения. ОбщеДоступные группы можно просматривать и объединять любым сотрудником вашей организации. Ни один из этих параметров не предоставляет свои группы пользователям за преголовками Организации, если только вы не пригласили их в качестве гостей.

    Совет: По умолчанию группы являются частными при создании с помощью Outlook в Интернете. В ближайшие месяцы они будут закрыты по умолчанию при создании с помощью любого из приложений Outlook.

  4. Решите, следует ли подписываться новыми участниками группы (Дополнительные параметры ). Участники, которые подпишитеся к группе, получат копии всех сообщений группы в их личной папке "Входящие". Участники, которые только что присоединились, должны посетить общую папку "Входящие" группы, чтобы принять участие в групповых беседах.

Другие действия

  • Сведения о том, как создать группу, см. в статье Создание группы в Outlook.

  • Дополнительные сведения о том, как присоединиться к группе, см. в статье Присоединение к группе в Outlook.

  • Дополнительные сведения о том, как прекратить прием сообщений группы в папке "Входящие" или выйти из группы, не отображаются в Outlook.

После создания группы вы можете добавить в нее участников. Для добавления участников:

  1. Перейдите в группу в Outlook 2016, найдя ее в области навигации слева. Она должна быть указана под вашим почтовым ящиком в разделе Группы.

  2. Открыв группу, нажмите кнопку Добавить участников на ленте. Если вы используете Outlook в Интернете, щелкните надпись с количеством участников группы в верхней правой части окна, а затем выберите Добавить участников.

    Введите имена или адреса электронной почты пользователей, которых вы хотите добавить в группу, и нажмите кнопку "ОК".
  3. Введите в поле имя или электронный адрес пользователя, которого вы хотите добавить. После этого нажмите кнопку "ОК". Каждый участник получит сообщение электронной почты со ссылками на содержимое группы.

    Совет: Если вы хотите сразу добавить всех участников списка рассылки, просто введите его имя.

Другие действия

Обычно участники группы Office 365 в Outlook общаются, используя общий почтовый ящик. В нем можно читать сообщения и отвечать на них, а также просматривать журнал сообщений и выполнять в нем поиск, чтобы узнать, что обсуждалось ранее. Общий почтовый ящик напоминает личные почтовые ящики, с которыми знакомы пользователи Outlook 2016. Каждая беседа выводится отдельно в списке сообщений в левой части экрана. При щелчке она открывается в области чтения.

Беседы происходят в общем почтовом ящике группы Office 365.

Совет: Беседы в группе Office 365 в Outlook выводятся в виде одной записи, которую вы просматриваете в противоположность потоку отдельных сообщений. Если вы хотите, чтобы они отображались как отдельные сообщения, следуйте указаниям группы, и вы получите отдельные сообщения в своей папке "Входящие".

Теперь, когда ваша группа создана, давайте начнем новую беседу. Вы можете опубликовать новое сообщение, открыв общую папку "Входящие" для группы, а затем щелкнув создать беседу на ленте. Кроме того, вы можете просто отправить сообщение электронной почты псевдониму группы. Все участники группы смогут прочитать новое сообщение, которое вы опубликовали, и участники группы получат копию своего сообщения в своей папке "Входящие".

Другие действия

В каждой группе Office 365 есть библиотека общих файлов, в которой можно хранить документы, книги, презентации и другие файлы практически любого типа, а также делиться ими и совместно работать над ними.

Чтобы получить доступ к библиотеке файлов, откройте группу в Outlook (в области навигации слева) и нажмите кнопку Файлы на ленте. Библиотека файлов откроется в браузере. В ней можно создавать новые файлы, добавлять файлы с компьютера и делать практически все то же, что и в библиотеке документов SharePoint. Подумайте, какие типы файлов могут быть полезны для группы. Это необязательно должны быть файлы Microsoft Office: вы также можете делиться PDF-файлами, фотографиями и файлами практически любого другого типа.

Откройте раздел "Файлы" в группе Office 365, чтобы увидеть список хранящихся в ней файлов и папок.

Чтобы скачать или удалить файл, выберите его, и эти команды появятся на панели инструментов вверху.

Другие действия

Для каждой группы Office 365 создается собственная общая записная книжка OneNote, в которой можно собирать идеи, хранить справочные материалы и совместно работать над контентом.

Перейдите в группу в OneNote 2016, найдя ее в области навигации слева. В Outlook в Интернете можно открыть ее, щелкнув плитку "Люди". Нажмите кнопку Записная книжка на ленте, чтобы открыть общую записную книжку для группы.

Сбор заметок и идей в общей записной книжке OneNote

В первый раз общая записная книжка группы открывается в OneNote Online. Вы можете внести изменения в браузере или, если у вас есть OneNote 2016, нажать кнопку Редактировать в OneNote на ленте. Записная книжка, открытая в OneNote 2016, будет синхронизироваться со списком открытых записных книжек в OneNote 2016, и вы сможете открывать ее непосредственно из OneNote, не переходя к группе.

Откройте записную книжку группы и подумайте, какие сведения будет полезно собирать в ней. Например, в ней может быть раздел, в который добавляются статьи из Интернета, важные для вашей команды, и комментарии к ним.

Примечание: Записную книжку группы также можно использовать на смартфоне или планшете через OneNote для iOS или Android.

Другие действия

Скорее всего, у вашей группы есть события, собрания, вехи и другие важные даты, которые хорошо было бы добавить в общий календарь. В каждой группе Office 365 есть общий календарь, доступный всем участникам для просмотра и изменения.

Работа с календарем группы ничем не отличается от работы с личным календарем. Если нажать кнопку "Календарь" в области навигации, вы увидите свой личный календарь, а также общие календари всех групп, участником которых вы являетесь. Вы можете установить флажки для нужных календарей и вывести их рядом и с наложением.

Пример календаря группы с цветовым выделением для обозначения разных групп

В общий календарь можно добавлять элементы точно так же, как в личный, но при этом все другие участники группы получат приглашения и смогут добавить событие в собственные календари. Попробуйте добавить в общий календарь предстоящие собрания и мероприятия, в которых участвует ваша группа.

Другие действия

Итак, группа создана и настроена. Что еще можно сделать?

Дополнительные сведения

Возникли вопросы?

Задайте их в сообществе Майкрософт, посвященном Группам Microsoft Office 365.

Обратная связь

Дайан Последнее обновление этой статьи: 18 апреля 2018 г . в результате вашего предложения. Если вы нашли его полезными, а особенно, если вы не сделали этого, щелкните элементы управления обратной связью ниже и оставьте конструктиве комментарии, чтобы мы могли продолжать совершенствовать его. Испытание!

Совершенствование навыков работы с Office
Перейти к обучению
Первоочередный доступ к новым возможностям
Присоединиться к программе предварительной оценки Office

Были ли сведения полезными?

Спасибо за ваш отзыв!

Благодарим за отзыв! Возможно, будет полезно связать вас с одним из наших специалистов службы поддержки Office.

×