Перейти к основному контенту
Office

Использование шаблона отслеживания ресурсов Access

Примечание: Мы стараемся как можно оперативнее обеспечивать вас актуальными справочными материалами на вашем языке. Эта страница переведена автоматически, поэтому ее текст может содержать неточности и грамматические ошибки. Для нас важно, чтобы эта статья была вам полезна. Просим вас уделить пару секунд и сообщить, помогла ли она вам, с помощью кнопок внизу страницы. Для удобства также приводим ссылку на оригинал (на английском языке).

С помощью шаблона отслеживания ресурсов можно отслеживать компьютеры, Офисное оборудование и т. д. Эта версия популярного шаблона Access также позволяет искать сведения о ресурсах, отображать и скрывать столбцы, отправлять сообщения электронной почты и адреса владельцев ресурсов.

Хотите просмотреть видео об использовании этого шаблона? Ознакомьтесь с этой статьей, используя шаблон базы данных "Отслеживание активов".

Примечание: Шаблон базы данных отслеживания активов обновлен за последние несколько лет. Эти инструкции относятся к последней версии шаблона, который можно скачать. Если приведенные ниже действия не соответствуют искомому, вероятно, вы используете более раннюю версию шаблона.

Приступая к работе

В этой статье мы рассмотрим основные этапы использования шаблона отслеживания активов.

Подготовка базы данных к использованию

  • При первом открытии базы данных Access отображает форму приветствия. Чтобы эта форма не отображалась при следующем открытии базы данных, снимите флажок Показывать приветствие при открытии базы данных .

    Закройте форму приветствия, чтобы приступить к работе с базой данных.

  • Чтобы убедиться в том, что все содержимое базы данных включено, на панели сообщений нажмите кнопку включить это содержимое.

    Дополнительные сведения о том, как включить содержимое базы данных, см. в статье решение о том, следует ли доверять базе данных.

Отображение и скрытие отмененных ресурсов

Отмененные активы — это элементы, которые имеют дату списания на текущую дату или до нее. Ресурсы могут быть отключены, если они устарели, повреждены или не используются иным образом. На форме "список активов" можно отобразить или скрыть отмененные активы.

  • В форме " список ресурсов " установите или снимите флажок Показать снятые флажки.

Поиск актива или контакта

С помощью поля " Быстрый поиск " можно быстро найти ресурс в форме " список активов " и контакт в форме " список контактов ".

  • Введите текст, который вы хотите найти, в поле Быстрый поиск , а затем нажмите клавишу ВВОД.

    В списке отображаются только те записи, которые содержат искомый текст. Чтобы вернуться к полному списку, нажмите кнопку очистить текущий поиск. (Это X внутри поля поиска.)

Фильтрация списка ресурсов

В форме " список активов " можно отфильтровать список ресурсов и сохранить избранные фильтры для использования в будущем.

  1. Примените фильтры, щелкнув форму правой кнопкой мыши и выбрав нужные фильтры.

  2. Нажмите кнопку сохранить фильтр.

  3. В форме сведения о фильтре введите имя и описание фильтра, а затем нажмите кнопку Закрыть.

  4. С помощью поля Фильтр избранного примените сохраненный фильтр или щелкните (очистить фильтр) , чтобы удалить фильтр.

Отображение и скрытие столбцов

В формах « список ресурсов » и « список контактов » некоторые поля (столбцы) скрыты по умолчанию. Чтобы изменить отображаемые поля, выполните указанные ниже действия.

  1. Нажмите кнопку Показать или скрыть поля.

  2. В диалоговом окне Отображение столбцов установите флажок рядом с каждым столбцом, который нужно отобразить. Снимите флажок, чтобы скрыть столбец.

Отображение сведений о ресурсе или контакте

Форма сведений о ресурсе и форма сведений о контакте позволяют просматривать и вводить дополнительные сведения о товаре. Чтобы отобразить сведения об активе или форме сведений о контакте :

  • На форме список ресурсов или списке контактов нажмите кнопку Открыть рядом с элементом, который вы хотите отобразить.

Добавление рисунка

В форме сведения о ресурсе и в форме сведения о контакте можно добавлять рисунки и другие вложения.

  • В области рисунок в форме сведения о ресурсе щелкните ссылку Добавление или удаление вложений.

    Под рамкой рисунка в форме сведения о контакте щелкните Изменить рисунок.

  • В диалоговом окне вложения нажмите кнопку Добавить.

  • В диалоговом окне Выбор файла перейдите к папке, содержащей файл.

  • Выберите файл, который вы хотите добавить, и нажмите кнопку Открыть.

  • В диалоговом окне вложения нажмите кнопку ОК.

Примечание: Для каждого элемента можно вложить несколько файлов, включая различные типы файлов, например документы или электронные таблицы.

Добавление контактов из Microsoft Outlook

Если вы используете Microsoft Outlook, вы можете добавлять в нее контакты или владельцев ресурсов, не вводя их заново.

  1. В форме " список контактов " выберите Добавить из Outlook.

  2. В диалоговом окне Выбор имен для добавления выберите имена, которые вы хотите добавить в базу данных.

  3. Нажмите кнопку Добавить, а затем — кнопку ОК.

Отображение карты адреса контакта

Если в форме " сведения о контакте " введен почтовый адрес контакта, можно отобразить его карту.

  • Нажмите кнопку сопоставить этот адрес.

Отображение отчетов

Отслеживание активов включает в себя несколько отчетов, в том числе все активы, сведения о ресурсах, прекращение поддержки, адресную книгуи многое другое. Чтобы отобразить отчет, выполните указанные ниже действия.

  • В области навигации в разделе отчетыдважды щелкните отчет, который вы хотите отобразить.

Вы можете создавать собственные настраиваемые отчеты. Дополнительные сведения см. в статье Создание простого отчета.

Изменение базы данных отслеживания активов

Вы можете настроить базу данных учета активов, добавив новое поле в таблицу «ресурсы», а затем добавив его в форму « список ресурсов », в форму сведений о активе и в отчет о ресурсе .

Добавление поля в таблицу "ресурсы"

  1. Закройте все открытые вкладки.

  2. В области навигации дважды щелкните таблицу " ресурсы ".

  3. ПроКрутите экран вправо до тех пор, пока не увидите столбец с именем Добавить новое поле. Дважды щелкните заголовок столбца и введите имя поля.

При первом вводе данных в столбец Access задает тип данных.

Добавление поля в форму или отчет

После того как поле добавлено в таблицу, вы можете добавить его в форму или отчет.

  1. В области навигации щелкните форму или отчет правой кнопкой мыши и выберите пункт режим макета.

  2. На вкладке Конструктор в группе Сервис выберите пункт Добавить существующие поля.

  3. Перетащите нужное поле из списка полей в форму или отчет.

Совершенствование навыков работы с Office
Перейти к обучению
Первоочередный доступ к новым возможностям
Присоединиться к программе предварительной оценки Office

Были ли сведения полезными?

Спасибо за ваш отзыв!

Благодарим за отзыв! Возможно, будет полезно связать вас с одним из наших специалистов службы поддержки Office.

×