Перейти к основному контенту
Office

Использование трехэтапного рабочего процесса

Примечание: Мы стараемся как можно оперативнее обеспечивать вас актуальными справочными материалами на вашем языке. Эта страница переведена автоматически, поэтому ее текст может содержать неточности и грамматические ошибки. Для нас важно, чтобы эта статья была вам полезна. Просим вас уделить пару секунд и сообщить, помогла ли она вам, с помощью кнопок внизу страницы. Для удобства также приводим ссылку на оригинал (на английском языке).

Трехэтапный рабочий процесс отслеживает состояние элемента списка с помощью трех состояний (фазы). Его можно использовать для управления бизнес-процессами, в которых организации требуется отслеживать большое количество вопросов или элементов, таких как проблем поддержки клиентов, потенциальных покупателей и задачи проекта. Например три состояния задачи проекта может быть, не запущен, выполняется и Готово.

В этой статье

Принципы работы трехэтапного рабочего процесса

Настройка списка для трехэтапного рабочего процесса

Создание списка отслеживания вопросов для трехэтапного рабочего процесса

Создание настраиваемого списка для трехэтапного рабочего процесса

Индивидуальная установка настраиваемого списка для трехэтапного рабочего процесса

Добавление трехэтапного рабочего процесса в список

Запуск трехэтапного рабочего процесса для элемента вручную

Выполнение задачи рабочего процесса в трехэтапного рабочего процесса

Принципы работы трехэтапного рабочего процесса

Трехэтапный рабочий процесс поддерживает бизнес-процессами, в которых организации требуется отслеживать состояние проблемы или элемент через три состояния и два переходы между состояний. С каждой смене состояния рабочего процесса задача назначается человека и отправляет его оповещения о задаче по электронной почте. После завершения этой задачи рабочего процесса обновления состояния необходимого элемента и по ходу следующего состояния. Трехэтапный рабочий процесс выполняется с помощью шаблона списка Отслеживание вопросов . Его можно использовать с любым списком, предназначенной для хранения столбца выбора с тремя и более значениями. Значения в этом столбце выбора роль возможные состояния отслеживает рабочий процесс.

Список может содержать более одного столбца выбора и выбор столбцов могут иметь более трех значений. Тем не менее Трехэтапный рабочий процесс можно настроить только использовать один из Выбор столбцов и только три значения в столбце выбранного. При добавлении трехэтапного рабочего процесса в список или библиотеку, выберите вариант столбец и предоставляют три значения по столбцу. Как работать с столбцы в списке, читайте в статье Создание столбца списка или библиотеки и Удаление столбца в списке или библиотеке.

Трехэтапный рабочий процесс можно использовать для управления бизнес-процессами, в которых организации требуется отслеживать большое количество вопросов или элементов, таких как проблем поддержки клиентов, потенциальных покупателей и задачи проекта. Например сотрудники малых событии планирования компании могут использовать списка отслеживания вопросов и настроенной трехэтапного рабочего процесса для управления задачами, многие связанные с события, что они планирования. Трехэтапный рабочий процесс отслеживает задач планирования мероприятий с помощью трех состояний: активных, готовых для просмотраи завершения. Все задачи подготовки события, связанные с определенного события скомпилированные списка отслеживания вопросов, который был создан для этого события и помечены как активные. Координатор событий назначает отдельные задачи со своими коллегами и затем трехэтапного рабочего процесса по эти элементы для начала работы над задачей событий.

При запуске рабочего процесса, она создана задача для указанного пользователя. Когда участник группы получает задачи, он выполняет работы, необходимые для завершения задачи. Это может быть работы, которое должно состояться за пределами списка или сайта, где находится список отслеживания вопросов. Например если участник группы получает задачу рабочего процесса, чтобы разработать план поставку продуктов, он контакты поставку продуктов компании и затем работает с ними, чтобы разработать план. При черновик плана поставку продуктов, участник группы помечает задачи рабочего процесса или ее как завершенную. На этом этапе рабочего процесса обновления состояния задачи события отслеживания вопросов список активных из готовых для просмотраи создает второй задачи для координатора событий для анализа поставку продуктов плана. После координатор событий просматривает и утверждает плане поставку продуктов, она помечает свой рабочий процесс задачу как завершенную и обновляет состояние задачи из готовых для просмотра , чтобы завершитьрабочий процесс.

Примечание: Рабочий процесс участник может выполнить задачу рабочего процесса в трехэтапного рабочего процесса двумя способами. Участник может изменить задачи рабочего процесса, чтобы пометить как завершенную или участника можно изменить состояние рабочего процесса элемента в списке (если этого участника есть разрешение на изменение этого списка). Если участник вручную обновляет состояние рабочего процесса элемента в списке, завершения задачи рабочего процесса. Если участник редактирует задачи рабочего процесса, чтобы пометить как завершенную, статус рабочего процесса элемента в списке обновляется до завершения.

Действия трехэтапного рабочего процесса в предыдущем примере выполняются процесс подписаться.

Блок-схема примера трехэтапного рабочего процесса

К началу страницы

Настройка списка для трехэтапного рабочего процесса

Прежде чем можно будет использовать трехэтапного рабочего процесса, необходимо настроить список для использования рабочего процесса. Этот список должен содержать элементы, которые вы собираетесь отслеживать и управлять ими с помощью рабочего процесса. Шаблон списка Отслеживание вопросов работает с Трехэтапный рабочий процесс. Однако также можно создать настраиваемый список для использования с этих рабочих процессов. При создании настраиваемого списка для трехэтапного рабочего процесса, необходимо убедиться, что список содержит хотя бы один столбец выбора , содержащее значения трех и более для выбора. При настройке Трехэтапный рабочий процесс для использования со списком необходимо указать Выбор столбец, содержащий значения состояния, которые будут отслеживать рабочий процесс.

К началу страницы

Создание списка отслеживания вопросов для трехэтапного рабочего процесса

По умолчанию Трехэтапный рабочий процесс можно использовать с любым списком, созданным на основе шаблона списка Отслеживание вопросов .

  1. В меню Действия сайта выберите команду Просмотреть весь контент сайта.

  2. На странице весь контент сайта нажмите кнопку Создать.

  3. В диалоговом окне Создание нажмите кнопку Отслеживание вопросови введите имя для списка. Имя списка является обязательным.

    Примечание: Имя списка появится в верхней части страницы списка, станет частью веб-адрес страницы списка и отображаются в элементах навигации, которые помогают пользователям найти и открыть список.

  4. Если вы хотите предоставить описание списка или указать, если ссылка в список отображается на панели быстрого запуска, по умолчанию используется значение Да, нажмите кнопку Дополнительные параметры.

    • В поле Описание введите текст, описывающий цель создания списка. Делать это необязательно.

    • Чтобы добавить ссылку на список на панель быстрого запуска, в разделе Навигация щелкните Да.

  5. В нижней части диалогового окна создания нажмите кнопку Создать.

К началу страницы

Создание настраиваемого списка для трехэтапного рабочего процесса

Если вы хотите Создание настраиваемого списка для трехэтапного рабочего процесса, необходимо добавить хотя бы один столбец выбора , содержащий как минимум три значения состояния, которые будут отслеживать рабочий процесс.

  1. В меню Действия сайта выберите команду Просмотреть весь контент сайта.

  2. На странице весь контент сайта нажмите кнопку Создать.

  3. В диалоговом окне Создание щелкните Настраиваемый списоки введите имя для списка. Имя списка является обязательным.

    Примечание: Имя списка появится в верхней части страницы списка, станет частью веб-адрес страницы списка и отображаются в элементах навигации, которые помогают пользователям найти и открыть список.

  4. Если вы хотите предоставить описание списка или указать, если ссылка в список отображается на панели быстрого запуска, по умолчанию используется значение Да, нажмите кнопку Дополнительные параметры.

  5. В поле Описание введите текст, описывающий цель создания списка. Делать это необязательно.

  6. Чтобы добавить ссылку на список на панель быстрого запуска, в разделе Навигация щелкните Да.

  7. В нижней части диалогового окна создания нажмите кнопку Создать.

К началу страницы

Индивидуальная установка настраиваемого списка для трехэтапного рабочего процесса

  1. Из настраиваемого списка на ленте вкладку список и нажмите кнопку Параметры списка.

  2. В разделе столбцынажмите кнопку Создать столбец.

  3. В разделе имя и введите в поле имя столбцавведите имя столбца, который вы хотите использовать для указания значения состояния рабочего процесса.

  4. В разделе тип данных этого столбцавыберите Выбор (меню).

  5. В разделе Дополнительные параметры столбца в поле Описаниевведите описание необязательно для столбца.

  6. В разделе Требовать, чтобы этот столбец обязательно содержал данныенажмите кнопку Да.

  7. В поле со списком в разделе Введите каждый вариант в отдельной строкевведите трех и более выбора значения, которые можно использовать для данного столбца. Эти значения станут состояния рабочего процесса.

  8. В разделе способ предоставления вариантоввыберите Раскрывающееся меню или Переключатели.

  9. В разделе Разрешить варианты «Заполнения»нажмите кнопку Нет.

  10. Укажите, следует ли конкретное значение по умолчанию для данного столбца или если вы хотите добавить в представление по умолчанию для списка.

  11. Нажмите кнопку ОК.

К началу страницы

Добавление трехэтапного рабочего процесса в список

Прежде чем использовать ее для элементов в этом списке, необходимо добавить Трехэтапный рабочий процесс со списком. При добавлении трехэтапного рабочего процесса в список укажите, какой столбец в списке содержит состояние значения, которые необходимо отслеживать рабочего процесса. Можно также указать информацию о нужно возникать каждой стадии рабочего процесса. Например можно указать тему и текст для оповещений по электронной почте, получаемых получателям задач.

Трехэтапный рабочий процесс включен по умолчанию для большинства типов сайтов. Тем не менее администратора семейства веб-сайтов можно отключить. Если трехэтапного рабочего процесса не поддерживается, обратитесь к администратору семейства сайтов.

Важно: Необходимо иметь разрешение на управление списками, Добавление рабочего процесса в список.

  1. Откройте список, к которому вы хотите добавить Трехэтапный рабочий процесс. Из настраиваемого списка на ленте вкладку список и нажмите кнопку Параметры спискаили нажмите кнопку Параметры для типа библиотеки, при открытии. Например, в библиотеке документов щелкните Параметры библиотеки документов.

  2. В разделе разрешения и управлениевыберите пункт Параметры рабочих процессов.

    Если уже были добавлены рабочие процессы для этого списка, библиотеки или типа контента, это действие позволяет перейти непосредственно на странице Изменение параметров рабочего процесса, и вам нужно нажмите кнопку Добавить рабочий процесс , чтобы перейти на странице Добавление рабочего процесса. Если рабочие процессы не были добавлены для этого списка, библиотеки или типа контента, этот шаг позволяет перейти непосредственно на странице Добавление рабочего процесса.

  3. Если уже существует рабочего процесса для списка, на странице Изменение параметров рабочего процесса, нажмите кнопку Добавить рабочий процесс.

  4. На странице Добавление рабочего процесса в разделе рабочий процесс щелкните Трехэтапный рабочий процесс в разделе Выбор шаблона рабочего процесса.

  5. В разделе имя введите уникальное имя рабочего процесса.

  6. В разделе Список задач укажите список задач для данного рабочего процесса.

    Примечания: 

    • Список задач по умолчанию можно использовать или создать новую. Если вы используете список задач по умолчанию, участникам рабочего процесса смогут найти и легко просматривать свои задачи рабочего процесса с помощью представления Мои задачи из списка задач.

    • Создайте новый список задач, если задачи этого рабочего процесса позволяют обнаружить секретные или конфиденциальные данные, которые требуется хранить отдельно от общего списка задач.

    • Создайте новый список задач ли организации много рабочих или включает многих задач рабочих процессов. В этом случае нужно создать списков задач для каждого рабочего процесса.

  7. В разделе Список "Журнал" выберите список журналов для этого рабочего процесса. Журнал в списке отображаются все события, возникающие при выполнении каждого экземпляра рабочего процесса.

    Список журнала по умолчанию можно использовать или создать новый. Если у вашей организации есть много рабочих процессов, может потребоваться создать отдельный журнал для каждого рабочего процесса.

  8. В разделе Параметры запуска выполните одно из указанных ниже действий.

    • Если вы хотите разрешить рабочий процесс запускается вручную, установите флажок Разрешить этот рабочий процесс на запуск вручную, прошедшего проверку подлинности пользователя с разрешениями принять участие . Если вы хотите необходимы дополнительные разрешения на запуск рабочего процесса, установите флажок требуют управление списками разрешения, чтобы запустить рабочий процесс .

    • Если вы хотите рабочего процесса для автоматического запуска при создании новых элементов, установите флажок запускать этот рабочий процесс при создании нового элемента .

  9. Нажмите кнопку Далее.

  10. Состояния рабочего процесса в разделе, выберите поле «Выбор»выберите столбец выбора из списка, который содержит значения, которые вы хотите использовать для штатов в рабочем процессе, затем выберите нужные значений столбцов Начальное состояние, состояние среднегои Конечное состояние рабочего процесса.

  11. В двух разделах Укажите, что должно происходить при запуске рабочего процесса (параметры первую задачу в рабочем процессе), а затем Укажите, что должно произойти при переходе рабочего процесса в промежуточное состояние (параметры для второй задачи в рабочем процессе) Укажите следующие сведения:

    Сведения о задаче

Описание задачи:

Введите любые сведения, которые вы хотите включить в поле Описание задачи. Если вы установите флажок Включить поля со списком , поля, выбранного добавляется в конец сообщения. Если вы установите флажок Вставить ссылку на элемент списка , ссылку на элемент списка включается в описание.

Выполнения задачи даты:

Если требуется указать срок для задачи, установите флажок Включить поля со списком и выберите столбец даты из списка, который содержит сведения о дате, который вы хотите использовать для даты выполнения.

Исполнитель задачи:

Чтобы назначить задачу пользователю, который указан в списке, нажмите кнопку Включить поля со спискоми выберите столбец из списка, который содержит сведения о пользователе, который вы хотите использовать. Когда рабочий процесс запускается, первый задача назначена человека, чье имя появится в этом столбце для элемента рабочего процесса.

Чтобы назначить эту задачу во всех экземплярах этот рабочий процесс человека, указанный, выберите команду Настройкаи введите или выберите имя человека, которому нужно назначить задачу.

  1. Установите флажок Отправить сообщение электронной почты , если вы хотите получать оповещения по электронной почте об их задачах участникам рабочего процесса.

    Примечание: Если нужно, чтобы убедиться в том, что участникам рабочего процесса получать оповещения по электронной почте и напоминания о своих задач рабочего процесса после запуска рабочих процессов, обратитесь к администратору семейства сайтов, убедитесь, что включено электронной почты для вашего сайта.

    Сведения сообщения электронной почты

Задача

Введите имя человека, которому вы хотите оповещения о задаче рабочего процесса для отправки по электронной почте. Если вы хотите отправить сообщение электронной почты на владелец задачи, установите флажок Включить задачи Кому назначено .

Subject

Введите тему, которую требуется использовать для электронной почты оповещения. Если вы хотите добавить заголовок задачи в строке темы сообщения электронной почты, установите флажок Использовать название задачи .

Текст

Введите сведения, которые должны отображаться в тексте сообщения электронной почты оповещения. Установите флажок Вставить ссылку на элемент в списке , если вы хотите включить в сообщение ссылки для элемента списка.

  1. Нажмите кнопку ОК.

К началу страницы

Запуск трехэтапного рабочего процесса для элемента вручную

Трехэтапный рабочий процесс сначала необходимо добавить в список, чтобы сделать его доступным для использования на элементы в этом списке. Просмотр предыдущих разделах для получения дополнительных сведений.

Трехэтапный рабочий процесс можно настроить на автоматический запуск при добавлении новых элементов в список или его можно настроить, чтобы разрешить пользователям, имеющим отдельные разрешения на запуск рабочего процесса вручную. Некоторые бизнес-процессы возможным оба параметра.

Запуск трехэтапного рабочего процесса в элементе списка вручную, выполните указанные ниже действия. Необходимо иметь разрешение на изменение элементов списка. Некоторые бизнес-процессы может потребоваться иметь разрешение на управление списками.

Примечание: Если вы хотите убедиться, что участникам рабочего процесса получать оповещения по электронной почте и напоминания о своих задач рабочего процесса после запуска рабочего процесса, обратитесь к администратору семейства сайтов убедитесь, что включено электронной почты для вашего сайта.

  1. Откройте список, содержащий элемент, на который вы хотите запустить Трехэтапный рабочий процесс.

  2. Наведите указатель на элемент, на который вы хотите запустить рабочий процесс, щелкните появившуюся стрелку и выберите команду рабочие процессы.

    Примечание: Команда рабочие процессы доступна только в том случае, если элемент располагается в список или библиотеку, содержащую хотя бы один рабочий процесс, связанный с ним.

  3. В меню Действия сайта выберите команду Просмотреть весь контент сайта.

  4. В разделе Запуск нового рабочего процессащелкните имя Трехэтапный рабочий процесс, который вы хотите начать.

    Рабочий процесс запустится немедленно.

К началу страницы

Выполнение задачи рабочего процесса в трехэтапного рабочего процесса

Для выполнения задачи рабочего процесса в трехэтапного рабочего процесса, необходимо иметь по крайней мере разрешение на изменение элементов для задачи, которые перечислены которых записаны задачи рабочего процесса.

  1. Откройте список задач для сайта и выберите Мои задачи в меню Вид , чтобы найти свою задачу рабочего процесса.

    Примечание: Если рабочий процесс не использует список задач по умолчанию, свою задачу рабочего процесса может не отображаться в списке задач . Чтобы найти свою задачу рабочего процесса, перейдите к списку или библиотеке, где хранится элемент рабочего процесса. Наведите указатель на название элемента, который вы хотите завершить, щелкните появившуюся стрелку и выберите команду рабочие процессы. На странице '' состояние рабочего процесса в разделе Выполняющиеся рабочиещелкните имя рабочего процесса, в которой вы являетесь участником. В области задачНайдите свою задачу рабочего процесса.

  2. Откройте список, содержащий элемент, на который требуется пометить как завершенную.

  3. Наведите указатель на название задачи, чтобы завершить, щелкните появившуюся стрелку и выберите команду Изменить элемент.

  4. В диалоговом окне задачи введите или выберите данные, запрашиваемые для завершения задачи, а затем нажмите кнопку Сохранить.

К началу страницы

Совершенствование навыков работы с Office
Перейти к обучению
Первоочередный доступ к новым возможностям
Присоединиться к программе предварительной оценки Office

Были ли сведения полезными?

Спасибо за ваш отзыв!

Благодарим за отзыв! Возможно, будет полезно связать вас с одним из наших специалистов службы поддержки Office.

×