Перейти к основному контенту
Office
Использование средства чтения с экрана для доступа к базам данных в классическом приложении Excel

Использование средства чтения с экрана для доступа к базам данных в классическом приложении Excel

Символ чтения вслух с надписью "Содержимое средства чтения с экрана". Этот раздел посвящен использованию средства чтения с экрана в Office

Эта статья предназначена для людей с нарушениями зрения, использующих программы чтения с экрана совместно с продуктами Office. Она входит в набор содержимого Специальные возможности Office. Более общие справочные сведения см. на домашней странице службы поддержки Office.

Используйте Access с клавиатурой и средством чтения с экрана для импорта листа Excel, чтобы Access или связать базу данных Access рабочего стола с Excel листом. Мы протестированы с помощью экранного диктора, JAWS и НВДА, но могут работать с другими программами чтения с экрана, если они следуют стандартным стандартам и методам специальных возможностей.

Примечания: 

В этом разделе

Подготовка листа Excel к импорту или связыванию

Прежде чем присоединять данные из листа ExcelAccess, просмотрите лист и решите, каким образом вы хотите импортировать данные из нее.

  • Решите, хотите ли вы связать или импортировать весь лист или только его часть. Если вы хотите, чтобы Access только часть листа, вы можете определить именованный диапазон, включающий только те ячейки, которые вы хотите перенести. Инструкции можно найти с помощью средства чтения с экрана для присвоения имени ячейке или диапазону данных в Excel.

  • Убедитесь в том, что лист Excel имеет формат "Плоский файл", чтобы мастер мог легко обрабатывать данные в нем. Например, исправьте возможные значения ошибки, удалите ненужные пустые столбцы и строки и убедитесь, что каждый столбец имеет один и тот же тип данных в каждой строке. Более подробную информацию о том, как подготовиться к импорту или связыванию, можно найти в статье Подготовка листа, подготовка данных Excel и Устранение неполадок с отсутствующими или неверными значениями в книге Excel.

Подготовка целевой базы данных Access для импорта

Прежде чем импортировать данные из листа Excel, убедитесь в том, что база данных Access назначения готова для импорта и хотите выбрать способ хранения импортированных данных.

  • Убедитесь в том, что Целевая база данных Access не доступна только для чтения, а также в том, что у вас есть разрешения на внесение изменений в базу данных.

  • Решите, хотите ли вы сохранить данные в новой или существующей таблице:

    • Если вы хотите сохранить данные в новой таблице, Access создаст таблицу и добавит импортированные данные в эту таблицу. Если таблица с указанным именем уже существует, Access перезапишет содержимое таблицы импортированными данными.

    • Если вы решите добавить данные в существующую таблицу, строки на листе Excel будут добавлены в указанную таблицу.

  • Если вы решили добавить Excel данные в существующую таблицу Access, убедитесь в том, что параметры структуры и полей исходных данных в Excel совпадают с теми, которые есть в конечной таблице Access. Чтобы открыть таблицу Access в конструкторе для проверки, нажмите клавиши ALT + H, W, D. Проверьте таблицу с помощью контрольного списка в разделе Подготовка конечной базы данных, шаг 2, при импорте или связывание с данными в книге Excel.

Импорт данных

При импорте данных Access создает копию данных в новой или существующей таблице без изменения исходного листа Excel.

Примечание: Возможно, вам потребуется коллега, чтобы помочь вам в действии 9 выбрать поле, которое вы хотите изменить.

  1. Закройте исходную книгу Excel, если она открыта.

  2. Откройте базу данных назначения Access, в которой будут храниться импортированные данные.

    Совет: Если вы хотите создать новую пустую базу данных, нажмите клавиши ALT + ф, н, д.

  3. Чтобы открыть диалоговое окно Внешние данные — электронная таблица Excel , выполните одно из указанных ниже действий в зависимости от того, какая версия Access используется.

    • В Office 365 версии подписки или Access 2019 нажмите клавиши ALT + X, N, 1, then, F и X.

    • В Access 2016 илиAccess 2013 нажмите клавиши ALT + X, чтобы перейти на вкладку Внешние данные . Нажимайте клавишу TAB, пока не дойдете до пункта импорт & группу ссылок , нажимайте клавишу Стрелка вправо, пока не услышите "Excel", а затем нажмите клавишу ВВОД.

    Откроется диалоговое окно Внешние данные — электронная таблица Excel .

  4. В диалоговом окне Внешние данные — электронная таблица Excel выполните одно из указанных ниже действий, чтобы указать файл Excel, содержащий данные, которые нужно импортировать.

    • Чтобы переместить фокус на текстовое поле имя файла , нажмите клавишу F, а затем вставьте или введите путь к файлу Excel.

    • Чтобы найти файл, нажмите клавишу R. Откроется диалоговое окно " Открытие файла ". Перейдите к нужному файлу и нажмите клавишу ВВОД, чтобы выбрать его в файле.

  5. Чтобы указать способ хранения импортированных данных, выполните одно из указанных ниже действий.

    • Если вы хотите сохранить данные в новой таблице, нажмите клавишу ВВОД, чтобы перейти к нужному источнику данных в новую таблицу в текущей базе данных , а затем выберите нужный вариант. Позднее будет предложено указать имя этой таблицы.

    • Если вы хотите добавить данные в существующую таблицу, нажмите клавишу A, чтобы перейти к ней, и выберите команду Добавить копию записей в параметр Таблица . Чтобы выделить таблицу, нажмите клавишу TAB один раз. Фокус переместится на список таблицы. Нажмите клавиши Alt + стрелка вниз, чтобы развернуть список, нажимайте клавишу Стрелка вверх или вниз, пока не услышите название нужной таблицы, а затем нажмите клавишу ВВОД, чтобы выбрать его. Этот параметр недоступен, если база данных не содержит таблиц.

  6. Нажимайте клавишу TAB, пока не дойдете до кнопки ОК , а затем нажмите клавишу ВВОД. Запустится Мастер импорта электронной таблицы .

    Совет: Если средство чтения с экрана не читается в окнах мастера автоматически, нажмите клавиши SR + W.

  7. Если у исходной книги Excel только один лист без диапазонов, вы можете перейти к следующему шагу. Если книга состоит из нескольких листов или именованных диапазонов, выполните одно из указанных ниже действий, чтобы выбрать лист или диапазон, который нужно импортировать.

    • Чтобы выделить лист, нажмите клавиши ALT + W, а затем, удерживая клавишу TAB, нажимайте клавишу Стрелка вниз, пока не услышите нужный лист, а затем нажмите клавишу ВВОД, чтобы выбрать его.

    • Чтобы выделить именованный диапазон, нажмите клавиши ALT + R, один раз клавишу TAB, нажимайте клавишу Стрелка вниз, пока не услышите нужный диапазон, а затем нажмите клавишу ВВОД, чтобы выбрать его.

    Откроется следующее окно мастера.

  8. Если первая строка исходного листа или диапазона содержат имена полей, нажмите клавишу I, чтобы перейти к первой строке с параметрами заголовки столбцов , и выберите Первая строка. Нажмите клавишу ВВОД, чтобы переместить фокус на следующее окно мастера.

    Если вы добавляете данные в существующую таблицу, перейдите к шагу 11.

  9. В окне нового мастера вы можете указать сведения о каждом импортируемом поле, если это необходимо. Выделено первое поле на листе или в диапазоне. Здесь доступны перечисленные ниже возможности

    • Чтобы изменить имя текущего поля, нажмите клавиши ALT + M и введите новое имя.

    • Чтобы изменить тип данных поля, нажмите клавиши ALT + T. Фокус переместится в список тип данных . Чтобы развернуть список, нажмите клавиши Alt + стрелка вниз. Нажимайте клавишу Стрелка вниз, пока не услышите нужное значение, а затем нажмите клавишу TAB один раз.

    • Чтобы изменить, является ли поле индексированным, нажмите клавиши ALT + I. Вы услышите текущее значение. Чтобы развернуть список, нажмите клавиши Alt + стрелка вниз. Нажимайте клавишу Стрелка вниз, пока не услышите нужное значение, а затем нажмите клавишу TAB один раз.

    • Если вы не хотите импортировать текущее поле, нажмите клавиши ALT + S, чтобы перейти к полю "не импортировать поле ".

    Чтобы выбрать другое поле, нажимайте клавишу F6, пока не услышите фразу "область", а затем задайте коллегу, чтобы можно было выбрать нужное поле. Измените поля, как описано выше. Когда все будет готово, нажмите клавишу ВВОД, чтобы перейти в окно следующего мастера.

  10. Добавьте первичный ключ для новой таблицы. Первичный ключ определяет записи в таблице, чтобы можно было быстрее получать данные. Выполните одно из указанных ниже действий.

    • Чтобы позволить Access добавить первичный ключ, нажмите клавишу A.

    • Чтобы выбрать собственный первичный ключ, нажмите клавишу C. Чтобы определить используемые клавиши, нажмите клавишу TAB один раз. Фокус переместится в список ключей. Чтобы развернуть список, нажмите клавиши Alt + стрелка вниз. Нажимайте клавишу со стрелкой вверх или вниз, пока не услышите нужный вам клавишу.

    • Если вы не хотите использовать первичные ключи, нажмите клавишу O.

    Чтобы переместить Последнее окно мастера, нажмите клавишу ВВОД.

  11. Откроется Последнее окно мастера. Фокус находится в поле Импорт в таблицу , и вы услышите текущее имя целевой таблицы. Если вы хотите изменить имя таблицы, введите новое имя и нажмите клавишу ВВОД, чтобы завершить импорт.

    Примечание: Если вы услышите оповещение о том, что таблица уже существует, и хотите перезаписать существующую таблицу импортированными данными, нажмите клавишу Y. Если вы хотите переименовать таблицу, нажмите клавишу N. Нажмите клавиши ALT + I, чтобы переместить фокус обратно на поле Импорт в таблицу , введите другое имя таблицы и нажмите клавишу ВВОД.

  12. Если импорт полностью или частично завершился, Access отображает состояние импорта. Access также предлагает сохранить шаги импорта, чтобы быстро повторить их без мастера импорта. Чтобы выбрать этот параметр, нажмите клавиши ALT + V. Чтобы присвоить имя шагам импорта, нажмите клавиши ALT + A и введите имя для операции импорта. Чтобы сохранить шаги импорта, нажмите клавиши ALT + S.

    Если импорт завершится сбоем, вы услышите сообщение "произошла ошибка при попытке импорта файла", а затем — имя файла. Нажмите клавишу ВВОД, чтобы закрыть оповещение.

Создание связи с данными в Excel

С помощью мастера связи с электронной таблицей можно создать ссылку на данные из Access базы данных в Excel, чтобы использовать инструменты запроса и создания отчетов в Access, не требуя сохранять копию Excel данных в базе данных.

При связывании с Excel листом или именованным диапазоном Access создает новую таблицу, связанную с исходными ячейками. Любые изменения, внесенные в исходные ячейки в Excel, отображаются в связанной таблице в Access. Однако вы не можете изменить содержимое соответствующей таблицы в Access. Если вы хотите добавить, изменить или удалить данные, необходимо внести изменения в файл исходного Excel.

База данных может содержать несколько связанных таблиц.

Запуск мастера связи с электронной таблицей

В Access существует два способа выбора Excel книги, на которую вы хотите добавить ссылку, и запустите Мастер связи с электронной таблицей. Вы можете либо открыть книгу Excel в Access, либо воспользоваться диалоговым окном Внешние данные — электронная таблица Excel .

Открытие книги Excel в Access

  1. Откройте базу данных Access, в которой вы хотите создать ссылку.

  2. Нажмите клавиши ALT + ф, O, чтобы перейти в меню Open (открыть ).

  3. Чтобы найти книгу, нажмите клавишу O. Откроется диалоговое окно " Открыть " в Windows.

  4. Чтобы изменить тип файла, нажимайте клавишу TAB, пока не услышите фразу "файлы типа, Microsoft Access", а затем нажмите клавиши Alt + стрелка вниз. Нажимайте клавишу Стрелка вверх, пока не услышите фразу "все файлы", а затем нажмите клавишу ВВОД.

  5. Найдите нужную книгу, а затем нажмите клавишу ВВОД, чтобы выбрать ее, и запустите Мастер связи с электронной таблицей.

Использование диалогового окна «Внешние данные — электронная таблица Excel»

  1. Откройте базу данных Access, в которой вы хотите создать ссылку.

    Совет: Если вы не хотите связываться с существующей базой данных, нажмите клавиши ALT + F, N, L, чтобы создать новую пустую базу данных.

  2. Чтобы открыть диалоговое окно Внешние данные — электронная таблица Excel , выполните одно из указанных ниже действий в зависимости от того, какая версия Access используется.

    • В версии подписки на Office 365 или Access 2019 нажмите клавиши ALT + X, N, 1, затем F и X.

    • В Access 2016 или Access 2013 нажмите клавиши ALT + X, чтобы перейти на вкладку Внешние данные . Нажимайте клавишу TAB, пока не дойдете до пункта импорт & группу ссылок , нажимайте клавишу Стрелка вправо, пока не услышите "Excel", а затем нажмите клавишу ВВОД.

    Откроется диалоговое окно Внешние данные — электронная таблица Excel .

  3. В диалоговом окне Внешние данные — электронная таблица Excel выполните одно из указанных ниже действий, чтобы указать файл Excel, на который нужно создать ссылку.

    • Чтобы переместить фокус на текстовое поле имя файла , нажмите клавишу F, а затем вставьте или введите путь к файлу Excel.

    • Чтобы найти файл, нажмите клавишу R. Откроется диалоговое окно " Открытие файла ". Перейдите к нужному файлу и нажмите клавишу ВВОД, чтобы выбрать его в файле.

  4. Нажмите клавиши ALT + L, чтобы перейти к источнику данных, и выберите ссылку на него, создав параметр связанной таблицы, и нажмите клавишу ВВОД. Запустится Мастер связи с электронной таблицей .

Создание ссылки на данные Excel с помощью мастера связывания электронной таблицы

Мастер связи с электронной таблицей поможет вам пройти процесс связывания. Просто выберите нужные параметры и попросите Excel данные, связанные с базой данных, без времени.

Совет: Если средство чтения с экрана не читается в окнах мастера автоматически, нажмите клавиши SR + W.

  1. Если у исходной книги Excel только один лист без диапазонов, вы можете перейти к следующему шагу. Если книга состоит из нескольких листов или именованных диапазонов, выполните одно из указанных ниже действий, чтобы выбрать лист или диапазон.

    • Чтобы выделить лист, нажмите клавиши ALT + W, а затем, удерживая клавишу TAB, нажимайте клавишу Стрелка вниз, пока не услышите нужный лист, а затем нажмите клавишу ВВОД, чтобы выбрать его.

    • Чтобы выделить диапазон, нажмите клавиши ALT + R, один раз клавишу TAB, нажимайте клавишу Стрелка вниз, пока не услышите нужный диапазон, а затем нажмите клавишу ВВОД, чтобы выбрать его.

    Откроется следующее окно мастера.

  2. Если первая строка исходного листа или диапазона содержат имена полей, нажмите клавишу I, чтобы перейти к первой строке с параметрами заголовки столбцов , и выберите Первая строка. Нажмите клавишу ВВОД, чтобы переместить фокус на следующее окно мастера.

  3. Откроется Последнее окно мастера. Фокус находится в поле имя связанной таблицы , и вы услышите текущее имя связанной таблицы. Если вы хотите изменить имя таблицы, введите новое имя таблицы и нажмите клавишу ВВОД, чтобы завершить импорт.

    Примечание: Если вы услышите оповещение о том, что таблица уже существует, и хотите перезаписать существующую таблицу импортированными данными, нажмите клавишу Y. Если вы хотите переименовать целевую таблицу, нажмите клавишу N. Нажмите клавиши ALT + I, чтобы переместить фокус обратно на поле Импорт в таблицу , введите другое имя таблицы и нажмите клавишу ВВОД.

  4. Если связывание прошло успешно, вы услышите фразу "Завершено связывание таблицы с файлом" и Excel именем файла. Нажмите клавишу ВВОД, чтобы завершить работу с уведомлением. Перейдите к связанной таблице и просмотрите ее содержимое. Сведения об устранении неполадок можно найти в статье Устранение неполадок #Num! и других неверных значений в связанной таблицеИмпорт или связывание с данными в книге Excel.

    Если связывание завершилось сбоем, проверьте исходный файл Excel и выберите контрольный список в разделе Подготовка конечной базы данных, шаг 2, Импорт или связывание с данными в книге Excel.

См. также

Создание таблиц в классических базах данных Access с помощью средства чтения с экрана

Создание запросов в классических базах данных Access с помощью средства чтения с экрана

Создание форм в классической базе данных Access с помощью средства чтения с экрана

Использование средства чтения с экрана для экспорта таблицы Access в текстовый файл

Сочетания клавиш в Access

Просмотр и Навигация в Access с помощью средства чтения с экрана

Техническая поддержка пользователей с ограниченными возможностями

Корпорация Майкрософт стремится к тому, чтобы все наши клиенты получали наилучшие продукты и обслуживание. Если у вас ограниченные возможности или вас интересуют вопросы, связанные со специальными возможностями, обратитесь в службу Microsoft Disability Answer Desk для получения технической поддержки. Специалисты Microsoft Disability Answer Desk знакомы со многими популярными специальными возможностями и могут оказывать поддержку на английском, испанском, французском языках, а также на американском жестовом языке. Перейдите на сайт Microsoft Disability Answer Desk, чтобы узнать контактные сведения для вашего региона.

Если вы представитель государственного учреждения или коммерческой организации, обратитесь в службу Disability Answer Desk для предприятий.

Примечание:  Эта страница переведена автоматически, поэтому ее текст может содержать неточности и грамматические ошибки. Для нас важно, чтобы эта статья была вам полезна. Была ли информация полезной? Для удобства также приводим ссылку на оригинал (на английском языке).

Совершенствование навыков работы с Office
Перейти к обучению
Первоочередный доступ к новым возможностям
Присоединиться к программе предварительной оценки Office

Были ли сведения полезными?

Спасибо за ваш отзыв!

Благодарим за отзыв! Возможно, будет полезно связать вас с одним из наших специалистов службы поддержки Office.

×