Использование слияния для создания конвертов

Использование слияния для создания конвертов

Важно :  Данная статья переведена с помощью машинного перевода, см. Отказ от ответственности. Используйте английский вариант этой статьи, который находится здесь, в качестве справочного материала.

Если вам нужно отправить письма людям из списка рассылки, вы можете создать конверты с адресами с помощью слияния. Каждый конверт будет содержать адрес из списка рассылки. Вы также можете создать и напечатать конверты без использования слияния.

Примечания : 

Три файла в процессе слияния почты: основной документ, а также список рассылки, который создает наборы писем или сообщений электронной почты, конвертов либо наклеек.

Для создания и печати конвертов с помощью слияния нужны следующие документы:

  • Основной документ
    этот документ содержит текст и рисунки (эмблему или изображение, например), идентичны для каждой версии объединенные конверта. Обратный адрес на конверте показан пример идентичных содержимого.

  • Список рассылки
    этот документ с адресами для печати на конвертах.

Объединение этих двух документов, выполнив указанные ниже вы получите свой конверты для групповой рассылки.

Шаг 1. Настройка списка рассылки

Список рассылки — это источник данных. Он может быть электронной таблицей Excel, каталогом контактов Outlook, базой данных Access или списком адресов Office. В списке рассылки хранятся записи, из которых Word извлекает данные для печати адресов на конвертах.

Советы

  • Если у вас еще нет списка рассылки, вы можете создать его во время слияния. Перед началом слияния соберите все списки адресов и добавьте их в источник данных.

  • Если вы используете электронную таблицу Excel, отформатируйте столбец с почтовыми индексами как текст, чтобы не потерять нули в записях. Дополнительные сведения см. в статье Форматирование чисел, дат и других значений слияния в Excel.

  • Если вы хотите использовать контакты Outlook, убедитесь, что Outlook является почтовой программой по умолчанию.

Шаг 2. Проверка макета конверта

Перед началом слияния нужно подготовить конверты. Рекомендуется сначала проверить печать на небольшой партии конвертов.

Примечание : Если вы хорошо знаете, как печатать конверты на вашем принтере, вы можете перейти к шагу 3.

  1. В Word выберите пункты Файл > Создать > Пустой документ.

  2. На вкладке Рассылки в группе Создать выберите Конверты.

    Печать конвертов

  3. В поле Адрес получателя введите Пример адреса для проверки того, как будут выглядеть напечатанные конверты.

    Поле адреса получателя конверта

    Примечание : Пример адреса не будет выводиться при слиянии.

  4. В поле Обратный адрес введите свой обратный адрес.

    Поле "Обратный адрес"

  5. Выберите Параметры > Параметры конверта и сделайте следующее:

    • В раскрывающемся списке Размер конверта выберите нужное значение или пункт Нестандартный размер.

      Вкладка "Параметры конверта" для настройки размера конверта и шрифтов адресов

      Примечание : Если вы выбрали Нестандартный размер, введите размеры конверта в поля Ширина и Высота. Настроив параметры, нажмите кнопку ОК.

    • В разделах Адрес получателя и Обратный адрес выберите шрифт и задайте смещение адреса слева и сверху.

      Примечание : Просмотрите макет конверта и внесите необходимые исправления.

  6. На вкладкеПараметры печати проверьте способ подачи, загрузите конверт так, как показано на рисунке, а затем нажмите кнопку ОК.

    Примечание : Ваш принтер отправляет приложению Word сведения о том, как конверт должен быть загружен в принтер. Эти сведения появляются в разделе Способ подачи.

    Схема способов подачи для подачи конверта в принтер

  7. Нажмите кнопку Печать, а затем выберите Да, чтобы сохранить обратный адрес как адрес по умолчанию.

    Примечание : Если конверт распечатан правильно, вы можете переходить к следующему шагу. В противном случае вернитесь к шагу 5 и измените макет конверта или параметры подачи.

Шаг 3. Запуск слияния

  1. На вкладке Рассылки в группе Начало слияния выберите команды Начать слияние и Конверты.

    Меню "Начать слияние"

  2. В диалоговом окне Параметры конверта настройте конверт, выбрав параметры, как описано в разделе Шаг 2. Проверка макета конверта, а затем нажмите кнопку ОК.

    Примечание : Word создаст документ с адресом, который по размеру соответствует конверту.

  3. Вы также можете добавить в него обратный адрес или логотип.

  4. Выберите Файл > Сохранить, а затем введите имя файла.

Шаг 4. Связывание списка рассылки с основным документом

Теперь нужно открыть источник данных для списка рассылки.

  1. На вкладке Рассылки в группе Начало слияния нажмите кнопку Выбрать получателей и выберите нужную команду.

    Команда "Ввести новый список"

  2. Выполните одно из указанных ниже действий.

    • Если у вас нет списка рассылки, выберите Ввести новый список и создайте его.

      Или

    • Если список рассылки хранится в виде электронной таблицы Excel, базы данных Access или файла данных другого типа, щелкните Использовать существующий список. Перейдите к списку и нажмите кнопку Открыть.

      Или

    • Если вы используете контакты Outlook, щелкните Выбрать из контактов Outlook.

  3. В меню Файл выберите команду Сохранить.

Изменение списка рассылки

Если нужно напечатать конверты для всех пользователей в списке, перейдите к разделу Шаг 5. Добавление блока адреса на конверт. Если вы хотите напечатать конверты только для пользователей, которые, скажем, живут рядом с местом проведения мероприятия, отфильтруйте значения по почтовому индексу. Подробнее о фильтрации см. в статье Сортировка и фильтрация данных для слияния.

Совет : С помощью фильтрации можно также отфильтровать контакты, у которых нет почтового адреса, чтобы не тратить на них конверты.

Чтобы создать конверты только для определенных пользователей, сделайте следующее:

  1. Нажмите кнопку Изменить список получателей.

    Снимок экрана с вкладкой "Рассылки" в Word, на которой выделена кнопка "Изменить список получателей".

  2. Установите флажки для имен пользователей, которые должны получить письмо.

    Выбор строк при помощи установки флажков

    Вы также можете отсортировать и отфильтровать список, чтобы облегчить поиск имен и адресов.

Шаг 5. Добавление блока адреса на конверт

Блок адреса — это поле слияния (заполнитель), которое обозначает место на конверте, где будут печататься адреса.

Примечание : Блок адреса удобнее добавлять, если включить отображение знаков абзаца (¶). Для этого нажмите клавиши CTRL+SHIFT+8 или кнопку Показать или скрыть ¶ на вкладке Главная.

  1. Поместите курсор туда, куда нужно добавить блок адреса. Если включены знаки абзаца, щелкните сразу после знака абзаца (¶) в середине конверта.

  2. На вкладке Рассылки в группе Составление документа и вставка полей нажмите кнопку Блок адреса.

    Вставка поля слияния "Блок адреса"

  3. В диалоговом окне Вставка блока адреса выберите формат имени получателей для конвертов.

    Параметры блока адреса

    Примечание : В разделе Просмотр нажимайте кнопки Вперед Кнопка "Следующая запись" в результатах слияния или Назад Кнопка "Предыдущая запись" в результатах слияния для перехода по записям в источнике данных и просмотра их адресов.

  4. Нажмите кнопку ОК.

  5. Выберите Файл > Сохранить для сохранения документа слияния.

Проверка имен полей слияния

Убедитесь, что Word добавляет имена и адреса из списка рассылки в правильные места.

  1. На вкладке Рассылки в группе Составление документа и вставка полей нажмите кнопку Подбор полей.

  2. В левом столбце окна Подбор полей указаны имена полей, которые Word использует в блоке адреса. В правом столбце вы можете сопоставить с этими полями поля из источника данных. Убедитесь, что имена полей, которые показаны слева, совпадают с именами столбцов для записей в списке рассылки, чтобы данные отображались в нужных местах конверта.

    Диалоговое окно «Подбор полей»
  3. Выполните одно из указанных ниже действий.

    • Если все имена полей соответствуют заголовкам столбцов, не нужно ничего делать.

      Или

    • Если для имени поля, которое должно быть сопоставлено с заголовком столбца, указано (нет соответствия), щелкните стрелку раскрывающегося списка и выберите имя поля в источнике данных. При необходимости повторите это действие.

  4. Нажмите кнопку ОК.

Этап 6. Предварительный просмотр и печать конвертов

Выполните окончательную проверку перед выводом конвертов на печать.

  1. Нажмите кнопку Просмотреть результаты, а затем нажимайте кнопки Далее Кнопка "Следующая запись" в результатах слияния или Назад Кнопка "Предыдущая запись" в результатах слияния , чтобы убедиться, что имена и адреса выглядят так, как нужно.

    Снимок экрана с вкладкой "Рассылки" в Word, на которой показана группа "Просмотр результатов".

    Совет :  Чтобы перейти в начало списка, нажмите кнопку Первая Кнопка "Первая запись" в результатах слияния , а чтобы перейти в конец списка, нажмите Последняя Кнопка "Последняя запись" в результатах слияния .

  2. Щелкните Найти и объединить > Печать документов.

    Снимок экрана с вкладкой "Рассылки" в Word, на которой выделена кнопка "Завершить и объединить" и ее параметры.

Шаг 7. Сохранение документа с конвертами

При сохранении документа для слияния он остается подключенным к списку рассылки, что позволяет использовать его для следующей массовой рассылки.

Повторное использование документа слияния

  • Откройте документ слияния и нажмите кнопку Да, когда Word спросит, нужно ли сохранить подключение.

Изменение адресов в документе слияния

  • Для сортировки, фильтрации и выбора определенных адресов откройте документ с конвертами и нажмите кнопку Изменить список получателей.

Дополнительные сведения

Остались вопросы о слиянии в Word?

Задайте вопрос на форме сообщества, посвященном Word

Помогите нам улучшить Word

У вас есть предложения о можно улучшению слияния (или любые другие функции) Word? Если Да, посетите страницу Голосовой пользователю Word и сообщите нам!

Примечание : Отказ от ответственности относительно машинного перевода. Данная статья была переведена с помощью компьютерной системы без участия человека. Microsoft предлагает эти машинные переводы, чтобы помочь пользователям, которые не знают английского языка, ознакомиться с материалами о продуктах, услугах и технологиях Microsoft. Поскольку статья была переведена с использованием машинного перевода, она может содержать лексические,синтаксические и грамматические ошибки.

Совершенствование навыков
Перейти к обучению
Первоочередный доступ к новым возможностям
Присоединиться к программе предварительной оценки Office

Были ли сведения полезными?

Спасибо за ваш отзыв!

Благодарим за отзыв! Возможно, будет полезно связать вас с одним из наших специалистов службы поддержки Office.

×