Где сохранять документы: в OneDrive для бизнеса или на сайте группы?

Где сохранять документы: в OneDrive для бизнеса или на сайте группы?

Примечание: Мы стараемся как можно оперативнее обеспечивать вас актуальными справочными материалами на вашем языке. Эта страница переведена автоматически, поэтому ее текст может содержать неточности и грамматические ошибки. Для нас важно, чтобы эта статья была вам полезна. Просим вас уделить пару секунд и сообщить, помогла ли она вам, с помощью кнопок внизу страницы. Для удобства также приводим ссылку на оригинал (на английском языке).

Это позволяет сохранять все документы в _з0з_. Ссылка на библиотеку _з1з_ всегда находится в верхней части страницы, готова к отправке или созданию документа из OneDrive для бизнеса. Однако необходимо подумать о том, кто может получить доступ к документам, которые вы сохраняете в _з2з_. Если документ — это совместная работа, связанная с проектом, лучше всего использовать сохранение на сайте группы.

В чем разница между _з0з_ и сайтом группы _з1з_

_з0з_ — это место, где можно хранить файлы с компьютера в облаке и получать к ним доступ с любого устройства или предоставлять к ним доступ другим пользователям. В составе _з1з_ или _з2з__з3з_ позволяет вам обновлять файлы и обмениваться ими в любом месте, а также работать с документами Office одновременно с другими пользователями.

На сайте группы SharePoint пользователи могут совместно работать с файлами и делиться идеями. Он создан для двустороннего общения между участниками группы. В SharePoint можно вести любые библиотеки документов, списки задач, календари, описания рабочих процессов, вики-библиотеки и т. д. Все это призвано способствовать общению и совместной работе группы.

Если у вас _з0з_ и сайт группы _з1з_ , ваши файлы хранятся в облаке. Вы можете синхронизировать либо _з2з_ или _з3з_ на своем компьютере. Дополнительные сведения см. в статье Синхронизация файлов OneDrive для бизнеса и Синхронизация файлов SharePoint .

Когда следует сохранять документы в _з0з_

  • Вы не планируете предоставлять общий доступ к ним.
    Документы, которые вы поместите в _з0з_ , будут личными до тех пор, пока вы не поделитесь ими. Это делает _з1з_ наилучшим вариантом для черновиков документов или персональных документов, которые никто не должен видеть.

  • Вы планируете предоставить общий доступ к отдельным файлам c ограничениями по объему и жизненному циклу.
    Например, вы пишете статью для блога, не связанную с проектом, и хотите, чтобы некоторые из ваших коллег просмотрели ее перед публикацией. В этом случае ваши коллеги будут использовать документ только один раз и им не нужны сведения о его расположении и дополнительная информация. Им потребуется только ссылка на него, а также разрешение на изменение.

  • Вы не можете определить, где именно на существующем сайте группы следует сохранить документ, но не считаете, что характер документа требует создания нового раздела.

Когда следует сохранять документы в библиотеке сайта группы

  • Вы хотите, чтобы члены рабочей группы воспринимали их как документы, имеющие отношение к текущему проекту.

  • Вы хотите распространить разрешения на доступ и владение документом на большое количество людей. Если документ имеет важное значение для успеха проекта, полезно будет назначить других пользователей, которые смогут контролировать происходящее на сайте помимо вас.

  • Вы хотите предоставлять разрешения на основе разрешений сайта, а не отдельных документов. Пользователи, имеющие доступ к сайту группы, также имеют доступ к документам, хранящимся на сайте.

  • В библиотеке сайта группы уже хранятся и другие связанные с проектом документы, и все другие пользователи ожидают найти данные по проекту именно там.

  • Вы хотите создать рабочий процесс регистрации документов, назначающий документ другому пользователю.

Если у вас мало предприятия, идеально Настройте хранение файлов и общий доступ для совместного использования _з0з_ и сайта группы _з1з_ . Ознакомьтесь с учебником по настройке сайта группы. В этом учебнике приведены инструкции по продвижения сайта группы , чтобы участники группы могли быстро перемещаться между своей папкой _з2з_ и сайтом группы _з3з_ .

Перемещение документов из _з0з_ на сайты групп

Иногда отдельные документы увеличиваются на важность и соотносятся с проектом. В этом случае имеет смысл скопировать файлы из OneDrive для бизнеса на сайт группы.

Устранение неполадок при перемещении документов из _з0з_

При перемещении документов из _з0з_ в библиотеку сайта группы необходимо учитывать следующие моменты.

  • Инструкции по копированию и перемещению файлов могут различаться в разных версиях _з0з_ и _з1з_. Дополнительные сведения см. в статье перемещение или копирование папки, файла или ссылки в библиотеке документов.

  • Гиперссылки на исходный документ перестанут работать, так как документ был удален в _з0з_. Вы можете предоставить доступ к документу, который вы переместили на сайт группы, чтобы предоставить участникам сайта обновленную, работающую ссылку.

  • Если какие-либо пользователи были подписаны на оригинал документа, ссылки на него в их каналах новостей перестанут работать. Чтобы восстановить эту связь, пользователям потребуется снова подписаться на документ в его новом расположении.

  • Возможно, вам потребуется заменить исходный документ в _з0з_ на новый, который просто содержит ссылку на новый файл, и сообщает о новом расположении.

Совершенствование навыков работы с Office
Перейти к обучению
Первоочередный доступ к новым возможностям
Присоединиться к программе предварительной оценки Office

Были ли сведения полезными?

Спасибо за ваш отзыв!

Благодарим за отзыв! Возможно, будет полезно связать вас с одним из наших специалистов службы поддержки Office.

×