Включение и настройка управления версиями для библиотеки SharePoint

Примечание: Мы стараемся как можно оперативнее обеспечивать вас актуальными справочными материалами на вашем языке. Эта страница переведена автоматически, поэтому ее текст может содержать неточности и грамматические ошибки. Для нас важно, чтобы эта статья была вам полезна. Просим вас уделить пару секунд и сообщить, помогла ли она вам, с помощью кнопок внизу страницы. Для удобства также приводим ссылку на оригинал (на английском языке).

Одно из множества решений, которое необходимо внести при настройке библиотеки. Сохранять версии каждого элемента или файла при каждом его изменении? Если да, то сколько версий? Требуется только для отслеживания основных версий, а также основных и дополнительных версий? Вы хотите, чтобы все пользователи сайта видели все черновые версии или были видны только отправителю и людям с разрешениями на проектирование или полный доступ? Решение, которое вы вносите в каждом из этих случаев, зависит от типа и важности элементов и файлов в библиотеках, назначения каждого элемента или файла, потребностей вашей группы пользователей и уровня безопасности, которые необходимо поддерживать.

В этой статье

Зачем нужно управление версиями

Параметры управления версиями: принципы работы

Включение управления версиями в библиотеке

Удаление управления версиями из библиотеки

Видео: Включение управления версиями в библиотеке

Зачем нужно управление версиями

Когда управление версиями включено в библиотеках, вы можете отследить и управлять сведениями по мере их развития. При необходимости вы можете просмотреть более ранние версии и восстановить их. Это очень удобно, например, если файл поврежден или когда люди понимают, что более ранние версии файла могут быть более точными, чем более поздние. Некоторые организации сохраняют несколько версий файлов по юридическим соображениям или для целей аудита. По умолчанию управление версиями отключено. Чтобы включить и реализовать эти решения, необходимо иметь разрешения на полный доступ или проектирование.

Кроме того, вы можете зафиксировать как основные, так и дополнительные версии файла. Это полезно, например, если вы хотите узнать, как будет развиваться юридическое мнение, или что стоит за новую программу, которая в настоящее время находится на стадии разработки. Основная версия может сообщать о том, что документ готов для ознакомления с широкой аудиторией, в то время как вспомогательная версия (черновик) — это незавершенное рабочее состояние, которое еще не готово для широкого круга.

Основной номер версии, который был изменен с момента последней основной версии и определяется целым числом, таким как 2,0 основные версии, обычно отображаются для всех пользователей, имеющих доступ к библиотеке. Дополнительный номер версии, В которой имелись только небольшие изменения, начиная с последней основной версии. Он определяется десятичным числом, например 2,1. Как правило, дополнительные версии отображаются только тем пользователям, которые изменяют изменения и имеют разрешение на полный доступ или проектирование. Однако можно настроить библиотеку, чтобы разрешить всем пользователям сайта просматривать все доступные Черновики.

Примечание:  Основные и дополнительные версии предусмотрены только для библиотек, но не для списков.

К началу страницы

Параметры управления версиями: принципы работы

Диалоговое окно " Параметры управления версиями " содержит четыре основных раздела, некоторые из которых не связаны с версиями. Для каждого раздела требуется решение при настройке библиотеки. Разумеется, если у вас есть необходимые разрешения, вы можете изменить параметры позднее.

  • Раздел утверждение контента   . Используйте этот раздел, чтобы решить, требуется ли утверждение контента для элементов, отправляемых в библиотеку.

  • Раздел "журнал версий документов   ". В этом разделе можно выбрать различные варианты управления версиями, доступные вам. В приведенной ниже таблице перечислены все параметры и их влияние на выбор.

Значение

Описание

Без управления версиями

Только текущая версия элемента или файла доступна для пользователей сайта. Это значение по умолчанию

Создание основных версий

Версии создаются и сохраняются для каждой основной версии. Дополнительные версии не создаются и не поддерживаются.

Создание основных и вспомогательных (черновых) версий

При возврате файла создаются и отправляются как основные, так и дополнительные версии. Пользователь, работающий с файлом, должен указать, является ли файл основной или дополнительной версией.

Хранить следующее количество основных версий

Если установлен флажок для этого параметра, число под ним указывает, сколько основных версий сохраняется в библиотеке. Если, например, это число равно 25, самая старая версия удаляется при создании версии 26С. После этого доступны только версии 2-26. Вы можете легко управлять библиотекой, если не удается быстро определить количество версий. Однако если важно сохранять каждую версию или большое количество версий, применяйте очень большое ограничение или не заполняйте никаких ограничений.

Хранить черновики для следующего числа основных версий

Если выбран этот параметр, число в поле определяет количество сохраняемых черновых версий. Например, вы можете сохранить 25 основных версий, но вам нужны только черновики для последних пяти версий. Если у вас нет юридического или другого особого требования, вам, вероятно, не нужно сохранять все черновики для всех основных версий.

  • Раздел «Безопасность черновиков   ». Используйте этот раздел, чтобы определить, кто должен просматривать черновики в библиотеке. Можно разрешить всем пользователям, у которых есть разрешение на чтение библиотеки, просмотреть их, или ограничить доступ только теми пользователями, которые могут изменять элементы или только его автор, а также пользователей, которые могут утверждать элементы. Если вы решите ограничить просмотр, только указанные зрители смогут просматривать дополнительные версии (черновики). Другие пользователи видят только основные версии.

  • Требуется раздел   "извлечь". В этом разделе можно указать, должны ли пользователи извлекать файлы, прежде чем они смогут вносить в них изменения.

К началу страницы

Включение управления версиями в библиотеке

  1. Перейдите в библиотеку, в которой планируете работать. Если имя библиотеки не отображается на панели быстрого запуска, щелкните все содержимое сайта, а затем выберите имя библиотеки.

  2. На ленте в группе Работа с библиотекой откройте вкладку Библиотека.

  3. Нажмите кнопку Параметры библиотеки_з0з_.

  4. На странице " Параметры библиотеки " в разделе Общие параметры выберите пункт Параметры управления версиями. Откроется диалоговое окно Параметры управления версиями.

  5. В разделе Журнал версий документов выберите один из следующих вариантов:

    • Создание основных версий: при выборе этого значения можно ограничить количество основных версий.

    • Создавайте основные и вспомогательные (черновые) версии, если выбрать этот вариант, вы можете ограничить как количество основных версий, так и количество версий, для которых требуется сохранить черновики.

  6. НеОбязательно: Ограничьте количество версий, которые вы хотите сохранить.

    • Установите флажок сохранять следующее количество основных версий, если нужно ограничить количество версий, сохраняемых в библиотеке. В противном случае не выбирайте его. В поле, расположенном непосредственно под флажком, введите число версий, которые вы хотите сохранить.

    • Установите флажок сохранять черновики для следующего числа основных версий, если нужно ограничить количество сохраняемых черновиков. Этот параметр доступен только в том случае, если выбран параметр Создание основных и дополнительных (черновиков) версий. В поле, расположенном непосредственно под флажком, введите количество версий, для которых требуется хранить Черновики.

  7. НеОбязательно: Определите, каким пользователям разрешено просматривать элементы черновика в библиотеке документов. В разделе Безопасность черновиков выберите один из указанных ниже вариантов.

    • Любой пользователь, который может читать элементы. Выберите этот параметр, чтобы разрешить доступ к сайту всем пользователям, у которых есть разрешения на чтение. Этот параметр доступен в том случае, если в разделе " Журнал версий документов " выбрано значение "создать основные и вспомогательные (черновые) версии ".

    • Только пользователи, которые могут изменять элементы. Выберите этот параметр, чтобы ограничить просмотр черновиков теми, у кого есть разрешение на изменение. Этот параметр доступен в том случае, если в разделе "журнал версий документов " выбрано значение "создать основные и вспомогательные (черновые) версии ".

    • Только пользователи, которые могут утверждать элементы (и автора элемента). Выберите этот параметр, чтобы ограничить просмотр только оригинальным автором элемента и теми, у кого есть разрешение утверждать элементы в библиотеке. Этот параметр доступен, если для раздела утверждение контента задано значение Да.

  8. НеОбязательно: Определите, нужно ли запрашивать извлечение в этой библиотеке. По умолчанию это не требуется. Если вы хотите изменить значение по умолчанию, выберите Да в разделе требовать извлечения.

  9. Нажмите кнопку ОК, чтобы закрыть диалоговое окно и вернуться на страницу Параметры библиотеки документов.

К началу страницы

Удаление управления версиями из библиотеки

После этого вы можете определить управление версиями для библиотеки, когда это не требуется. Если у вас есть полный доступ или разрешения, вы можете удалить управление версиями из библиотеки.

  1. Перейдите в библиотеку, в которой планируете работать. Если имя библиотеки не отображается на панели быстрого запуска, щелкните все содержимое сайта, а затем выберите имя библиотеки.

  2. На ленте в группе Работа с библиотекой откройте вкладку Библиотека.

  3. Нажмите кнопку Параметры библиотеки_з0з_.

  4. На странице " Параметры библиотеки " в разделе Общие параметры выберите пункт Параметры управления версиями.

  5. В разделе " Журнал версий документов " диалогового окна " Параметры управления версиями " выберите вариант без управления версиями. При этом будут удалены все записи, созданные ранее в этом разделе.

  6. Нажмите кнопку ОК, чтобы закрыть диалоговое окно и вернуться на страницу Параметры библиотеки документов.

К началу страницы

Видео: Включение управления версиями в библиотеке

В этом видеоролике вы узнаете, как включить и настроить управление версиями в библиотеке. Кроме того, вы также увидите, как другие параметры, такие как обязательное извлечение или обязательное утверждение, влияют на то, как ведет Управление версиями в библиотеке.

Браузер не поддерживает видео. Установите Microsoft Silverlight, Adobe Flash Player или Internet Explorer 9.

К началу страницы

Совершенствование навыков работы с Office
Перейти к обучению
Первоочередный доступ к новым возможностям
Присоединиться к программе предварительной оценки Office

Были ли сведения полезными?

Спасибо за ваш отзыв!

Благодарим за отзыв! Возможно, будет полезно связать вас с одним из наших специалистов службы поддержки Office.

×