Включение и настройка уникальных идентификаторов документов

Примечание: Мы стараемся как можно оперативнее обеспечивать вас актуальными справочными материалами на вашем языке. Эта страница переведена автоматически, поэтому ее текст может содержать неточности и грамматические ошибки. Для нас важно, чтобы эта статья была вам полезна. Просим вас уделить пару секунд и сообщить, помогла ли она вам, с помощью кнопок внизу страницы. Для удобства также приводим ссылку на оригинал (на английском языке).

Идентификаторы документов могут помочь в документе или запись управления. Включите службу Идентификаторов документов для сайта для добавления Идентификаторов документов для каждого файла на сайте.

В этой статье

Обзор

Перемещение файлов с помощью идентификатора документа

Активация, включение и настройка идентификаторов документов

Активация функции идентификаторов документов для семейства веб-сайтов

Включение и настройка использования идентификаторов документов в семействе веб-сайтов

Общие сведения

Обеспечивая простой способ отслеживания элементов независимо от их расположения, идентификаторы документов облегчают управление документами. Например, если договор был перемещен из библиотеки документов одного сайта в библиотеку документов другого, его было бы легче найти по идентификатору. Идентификаторы назначаются полученным документам автоматически и сопровождают элемент в течение всего его жизненного цикла. Такие идентификаторы могут назначаться и наборам документов.

Отслеживание элементов по идентификаторам документов

После первого включения службы идентификаторов документов новым документам в семействе веб-сайтов новые идентификаторы назначаются автоматически. Чтобы назначить идентификаторы документам, уже хранящимся в семействе веб-сайтов, будет запланировано задание таймера.

Кроме того, когда эта служба включена, к типам контента "Документ" и "Набор документов" автоматически добавляется новый столбец "Идентификатор документа", который показывает назначенный данному элементу идентификатор.

Прежде чем использовать функцию Идентификаторов документов в системе управления контентом, необходимо сначала включить ее для каждого семейства веб-сайтов, которые находятся документы в.

Перемещение файлов с помощью идентификатора документа

В SharePoint Online Идентификаторов документов обычно перемещать с файлом. Однако если узел назначения не включена служба Идентификаторов документов, документ больше не будут иметь идентификатор документа.

Единственный способ сохранения Идентификаторов документов по сайтам для SharePoint Server является использование странице администрирования контент и структура сайта в Параметрах сайта при перемещении документов.

Дополнительные сведения о контентом и структурой сайта узнать в статье Работа с контентом и структурой сайта.

Копирование файлов с помощью идентификатора документа

При внесении копию файла, назначается новый идентификатор документа будет создана копия. К примеру загруженные из одного сайта и отправить на другой файл является копии. Тем не менее если конечный не включена служба Идентификаторов документов, копия не будет идентификатор документа.

Активация, включение и настройка идентификаторов документов

Чтобы начать использовать идентификаторы документов для отслеживания документов или записей, необходимо выполнить двухэтапную процедуру.

Активация функции идентификаторов документов для семейства веб-сайтов

Примечание:  Включить функцию идентификаторов документов может только администратор семейства веб-сайтов.

  1. Перейдите к семейству веб-сайтов верхнего уровня.

  2. В меню Действия сайта выберите пункт Параметры сайта.

  3. В разделе «Администрирование семейства веб-сайтов» щелкните ссылку Возможности семейства веб-сайтов.

  4. Нажмите кнопку Активировать рядом с пунктом «Служба идентификаторов документов». Функция будет активирована для текущего семейства веб-сайтов, что подтверждает соответствующий значок.

Включение и настройка использования идентификаторов документов в семействе веб-сайтов

После включения функции идентификаторов документов для любого данного семейства веб-сайтов всем документам этого семейства автоматически назначается идентификатор. Следует учитывать, что в зависимости от количества документов в данном семействе веб-сайтов эта процедура может занять определенное время.

Примечание:  Включить и настроить функцию идентификаторов документов может только администратор семейства веб-сайтов.

  1. Перейдите к семейству веб-сайтов верхнего уровня.

  2. В меню Действия сайта выберите пункт Параметры сайта.

  3. В разделе «Администрирование семейства веб-сайтов» выберите пункт Параметры идентификаторов документов.

  4. Убедитесь, что на странице параметров идентификаторов документов в разделе "Присвоение идентификаторов документам" установлен флажок Присвоение идентификаторов документам.

Примечание: После первого включения службы идентификаторов документов для семейства веб-сайтов будет показано следующее сообщение: "Запланировано, что настройка функции идентификаторов документов будет выполнена автоматическим процессом". Это означает, что за назначение идентификаторов всем документам семейства веб-сайтов отвечает задание таймера. Время, которое займет этот процесс, зависит от количества таких документов.

  1. Чтобы настроить пользовательскую строку символов или цифр, которая автоматически добавляется в начало каждого идентификатора документа, введите эту строку в разделе Начинать идентификаторы…

  2. Если требуется автоматически добавить префикс ко всем существующим идентификаторам документов в семействе веб-сайтов, установите флажок Сброс всех идентификаторов документов…

  3. В разделах "Область поиска документов по идентификаторам" выберите сайты, которые будут использоваться как области поиска по идентификаторам.

  4. Нажмите кнопку ОК.

    Примечание:  Как упоминалось выше, после включения службы идентификаторов документов для любого данного семейства веб-сайтов к типам контента "Документ" и "Набор документов" на уровне семейства веб-сайтов добавляется новый столбец "Идентификатор документа", который используется для отображения назначенного элементу идентификатора.

К началу страницы

Совершенствование навыков работы с Office
Перейти к обучению
Первоочередный доступ к новым возможностям
Присоединиться к программе предварительной оценки Office

Были ли сведения полезными?

Спасибо за ваш отзыв!

Благодарим за отзыв! Возможно, будет полезно связать вас с одним из наших специалистов службы поддержки Office.

×