Добавление и редактирование данных

Копирование данных из Excel

Примечание: Мы стараемся как можно оперативнее обеспечивать вас актуальными справочными материалами на вашем языке. Эта страница переведена автоматически, поэтому ее текст может содержать неточности и грамматические ошибки. Для нас важно, чтобы эта статья была вам полезна. Просим вас уделить пару секунд и сообщить, помогла ли она вам, с помощью кнопок внизу страницы. Для удобства также приводим ссылку на оригинал (на английском языке).

Браузер не поддерживает видео. Установите Microsoft Silverlight, Adobe Flash Player или Internet Explorer 9.

Воспользуйтесь улучшенными функциями редактирования, эффективными запросами и полезными функциями отчетов в Access, скопировав данные из электронной таблицы Excel. Данные можно вставить в существующую или в новую пустую таблицу.

Чтобы копирование данных прошло без проблем, они должны быть согласованы и правильно структурированы.

Очистка данных

  • Все данные в столбце должны быть одного типа и иметь одинаковый формат. Например, все номера телефонов должны включать код города, но не префикс страны, все адреса должны включать название города и области или края, но не название страны, а все цены должны включать копейки, даже если цена равна 0,00.

  • Удалите все подзаголовки, строки итогов и примечаний, а также пустые строки.

    Примечание: При необходимости вы сможете добавить их позднее с помощью запросов, а также функций группирования и подведения итогов в отчетах Access.

    Если вы вставляете данные в существующую таблицу Access, в электронной таблице должно быть такое же количество столбцов, что и в таблице Access, и они должны следовать в том же порядке. (Если же вы планируете создать таблицу Access для этих данных, имена и порядок столбцов могут быть любыми.)

    Совет: Для каждого отдельного элемента информации рекомендуется использовать собственный столбец. Например, разнесите по разным столбцам имя и фамилию либо, если указывается адрес, название улицы и номер дома, город, область или край и почтовый индекс.

Добавление данных Excel в новую таблицу

  1. Выделите и скопируйте в Excel данные, которые нужно добавить в таблицу.

  2. В Access на вкладке Главная нажмите кнопку Вставить.

  3. Чтобы указать, содержит ли первая строка заголовки столбцов, выберите Да или Нет.

  4. При необходимости переименуйте таблицу и поля.

Добавление данных Excel в существующую таблицу

  1. Выделите и скопируйте в Excel данные, которые нужно добавить в таблицу.

  2. В приложении Access откройте таблицу, в которую нужно вставить данные.

  3. В конце таблицы выберите пустую строку.

  4. На вкладке Главная нажмите кнопку Вставить и выберите пункт Добавить следующую.

При копировании данных Excel в базу данных Access исходные данные в Excel не изменяются.

Вам нужны дополнительные возможности?

Перемещение данных из Excel в Access

Обучение работе с Excel

Обучение работе с Outlook

Возможно, вы храните в Excel списки данных, например контактов.

Если списком становится трудно управлять в Excel, его можно перенести в Access, чтобы использовать функции запросов и отчетов этого приложения.

Один из вариантов — просто скопировать данные Excel и вставить их в Access — в существующую или в новую таблицу. Вот как это сделать.

Сначала может понадобиться произвести очистку данных в Excel. Таблицы Access требуют строгой структуры данных, что позволяет повысить их точность.

Данные в каждом столбце должны быть одного типа, например текстового или числового.

Удалите все подзаголовки, строки итогов или пустые строки. Их можно будет восстановить позже с помощью функций группирования и подведения итогов в запросах и отчетах Access.

Если вы собираетесь вставить данные в существующую таблицу Access, данные Excel должны содержать такое же количество столбцов, что и в таблице Access, и они должны следовать в том же порядке.

Чтобы обеспечить соответствие, может потребоваться добавить пустые столбцы в том или ином месте электронной таблицы Excel.

Если вы создаете таблицу в Access для копируемых данных, то можете отформатировать электронную таблицу Excel так, как считаете нужным.

Например, желательно разделить имена и фамилии на отдельные столбцы.

Точно так же будет лучше поступить и с адресами.

Когда данные будут готовы, выделите их

и скопируйте в буфер обмена.

Если вы создаете таблицу в Access специально для этих данных, просто щелкните правой кнопкой мыши в области навигации и выберите пункт Вставить.

Если копируемые данные содержат заголовки столбцов, выберите Да. В противном случае выберите Нет.

Таблица будет создана в Access, и вы можете приступать к работе с ней.

Если вы добавляете данные в существующую таблицу, дважды щелкните ее в Access.

В конце таблицы щелкните звездочку в пустой строке, чтобы выделить ее, а затем на вкладке «Главная» щелкните стрелку вниз под кнопкой «Вставить» и выберите пункт Добавить следующую.

Если столбцы данных Excel не соответствуют столбцам в таблице Access, возможно, придется повторить попытку несколько раз.

Если при вставке возникают проблемы, тщательно проверьте тип данных каждого столбца в таблице Access.

Для этого перейдите на вкладку Поля и щелкните столбец. Тип данных столбца показан в этом поле. Данные, которые вы пытаетесь вставить в столбец, должны иметь именно этот тип.

Вставив данные, вы можете начинать работать с ними в Access. Так как данные копируются, исходные данные в Excel не изменяются.

Совершенствование навыков работы с Office
Перейти к обучению
Первоочередный доступ к новым возможностям
Присоединиться к программе предварительной оценки Office

Были ли сведения полезными?

Спасибо за ваш отзыв!

Благодарим за отзыв! Возможно, будет полезно связать вас с одним из наших специалистов службы поддержки Office.

×