Архивация элементов вручную

Архивация элементов вручную

Примечание: Мы стараемся как можно оперативнее обеспечивать вас актуальными справочными материалами на вашем языке. Эта страница переведена автоматически, поэтому ее текст может содержать неточности и грамматические ошибки. Для нас важно, чтобы эта статья была вам полезна. Просим вас уделить пару секунд и сообщить, помогла ли она вам, с помощью кнопок внизу страницы. Для удобства также приводим ссылку на оригинал (на английском языке).

Размер вашего почтового ящика Outlook достаточно велик, поэтому не следует опасаться того, что в ближайшем будущем вы перестанете получать электронные письма из-за его заполнения. Чтобы предупредить заполнение почтового ящика, старые элементы, которые вы желаете сохранить, можно перенести в архив, отдельный файл данных Outlook (.pst), который можно открыть из Outlook в любой момент.

Примечание: Если вы включили учетную запись Exchange Server, а в вашей организации используется серверный Архив Microsoft Exchange Server, то команда " Архивировать " и ее функция не отображаются ни в одной учетной записи в профиле Outlook. Администратор сети также может отключить эту функцию.

По умолчанию Outlook автоматически архивирует элементы с равным интервалом. Дополнительные сведения см. в статье Автоматическая архивация старых элементов.

Элементы также можно архивировать вручную в любой момент. В этом случае вы можете определить, какие элементы нужно архивировать, где их хранить и насколько давними они должны быть, чтобы подлежать архивации.

  1. Выполните одну из указанных ниже процедур.

    • В _з0з_ выберите файл > сведения > средства очистки > Архив.


      Команда "Архивировать"

    • В Outlook 2016: выберите пункты Файл > Сведения > Инструменты > Удалять старые элементы.

      Удаление старых элементов

    Совет: Архивация и автоархивация могут быть недоступны, если ваш почтовый профиль подключается к Exchange Server. Также возможно, что политики хранения почты вашей организации переопределяют настройки автоархивации. Для получения дополнительных сведений обратитесь к системному администратору.

  2. Выберите параметр Архивировать эту папку и все вложенные папки и укажите папку, которую необходимо архивировать.

  3. Введите дату в поле Архивировать элементы, созданные до.

    Диалоговое окно ''Архивация''

  4. Можно создать несколько PST-файлов, если нужно архивировать некоторые папки, используя другие параметры. Например, элементы в папке "Отправленные" может потребоваться хранить дольше, чем элементы в папке "Входящие".

  5. Чтобы архивировать отдельные элементы, которые исключены из автоматической архивации, установите флажок Включить элементы с флажком "Не автоархивировать". При этом исключение из автоархивации для таких элементов отменено не будет, а действие флажка Не автоархивировать будет отменено только для этого архива.

  6. Нажмите .

Отключение автоархивации

Чтобы выполнять архивацию только вручную, необходимо отключить автоархивацию.

  1. Щелкните Файл > Параметры > Дополнительно.

  2. В разделе Автоархивация нажмите кнопку Настройка автоархивации.

  3. Снимите флажок Автоархивация каждые n дней.

По умолчанию старые элементы Outlook автоматически архивируются с постоянным интервалом. Дополнительные сведения об автоархивации см. в статье Создание резервной копии и удаление элементов с помощьюавтоархивации.

Кроме того, вы можете вручную архивировать и архивировать элементы, а также автоАрхивацию или замену. Архивация вручную обеспечивает гибкие возможности и позволяет точно указать, какие папки включаются в архив, а какой архивный файл данных Outlook (PST) используется.

Чтобы архивировать элементы Outlook вручную, выполните указанные ниже действия.

  1. Перейдите на вкладку Файл.

  2. Нажмите инструменты очистки.

  3. Нажмите кнопку Архивация.

  4. Выберите параметр Архивировать эту папку и все вложенные папки, а затем щелкните папку, которую вы хотите архивировать. В этот ручной архив включаются все вложенные папки, которые входят в выбранную папку.

  5. Введите дату в поле Архивировать элементы, созданные до.

    Диалоговое окно ''Архивация''

  6. Если вы не хотите использовать файл или расположение по умолчанию, в разделе архивный файл нажмите кнопку Обзор, чтобы указать новый файл или расположение. Найдите нужный файл или введите его имя, а затем нажмите кнопку ОК. Расположение конечного файла появится в диалоговом окне файл архива.

  7. Установите флажок включить элементы с установленным флажком "не автоархивировать", чтобы включить все элементы, которые могут быть помечены по отдельности, чтобы исключить их из автоматической архивации. Этот параметр не удаляет исключение из этих элементов, а не игнорирует флажок не Автоархивация только для этого архива.

Отключение автоархивации

Если вы хотите архивировать только вручную, необходимо отключить автоАрхивацию. Выполните указанные ниже действия.

  1. Откройте вкладку Файл.

  2. Нажмите кнопку Параметры.

  3. На вкладке Дополнительно в группе Автоархивация нажмите кнопку Параметры автоархивации.

  4. Снимите флажок Автоархивация каждые n дней.

АвтоАрхивация, включенная по умолчанию, автоматически перемещает старые элементы в архив с запланированными интервалами. Однако вы можете вручную архивировать и архивировать элементы в указанном расположении.

Примечание: Параметры автоархивации _з0з_ можно настроить. Вместо резервного копирования или архивации элементов вручную может оказаться, что автоАрхивация может соответствовать вашим потребностям. Дополнительные сведения см. в разделе использование автоархивации для архивации и удаления элементов.

  1. В меню файл выберите команду Архивировать.

  2. Выберите параметр Архивировать эту папку и все вложенные папки, а затем укажите дату в поле Архивировать элементы с датой по сравнению с.

    Архивные папки в списке папок

  3. В разделе архивный файл нажмите кнопку Обзор, чтобы указать новый файл или расположение, если вы не хотите использовать файл или расположение по умолчанию.

  4. Установите флажок Добавить элементы с установленным флажком "не автоархивировать", если вы хотите переопределить предыдущее значение, чтобы отключить автоматическое архивирование определенных элементов. Если вы захотите заархивировать эти элементы вручную во время этой процедуры, эти элементы будут снова подвергаться параметру Отключить автоархивацию, пока вы не Переопределите этот параметр вручную.

  5. Нажмите кнопку ОК.

Примечание: Outlook автоматически создает другой архивный файл для элементов в указанной папке и в указанном расположении.

Совершенствование навыков работы с Office
Перейти к обучению
Первоочередный доступ к новым возможностям
Присоединиться к программе предварительной оценки Office

Были ли сведения полезными?

Спасибо за ваш отзыв!

Благодарим за отзыв! Возможно, будет полезно связать вас с одним из наших специалистов службы поддержки Office.

×