Экспорт таблицы или запроса на сайт SharePoint

Экспорт таблицы или запроса на сайт SharePoint

Если вам нужно на время или насовсем переместить некоторые данные Access на сайт SharePoint, вы можете экспортировать их из базы данных Access на сайт. При экспорте данных Access создает копию выбранного объекта базы данных (таблицы или запроса) и сохраняет ее в виде списка. Важно помнить, что в экспортированном списке не будут отражаться изменения, внесенные в исходную таблицу или запрос после операции экспорта.

В этой статье

Распространенные сценарии экспорта данных на сайт SharePoint

Экспорт таблицы или запроса на сайт SharePoint

Что еще важно знать об экспорте?

Как типы данных Windows SharePoint Services соотносятся с типами данных Access?

Распространенные сценарии экспорта данных на сайт SharePoint

Таблицы или запросы могут экспортироваться на сайт SharePoint по целому ряду причин, например:

  • Вы только начинаете работу с Windows SharePoint Services и осознаете, что для всех будет проще, если некоторые таблицы базы данных будут существовать также в виде списков SharePoint. Если вам нужно поделиться данными с коллегами, работать со списками SharePoint будет проще, чем в базе данных. И начинающим пользователям проще просматривать и редактировать списки. К тому же, вы получаете доступ к таким возможностям SharePoint, как получение уведомления при изменении списка, назначение и координирование связанных со списком задач и работа в автономном режиме.

  • Вам нужно обеспечить регулярный обмен данными между Access и сайтом SharePoint, но данные сейчас хранятся в Access. Для просмотра и редактирования последних данных (в Access или на сайте SharePoint) вам сначала необходимо экспортировать их в виде списка, а затем установить с ними связь из базы данных Access.

  • Вы можете создавать ежедневные и еженедельные отчеты о состоянии с помощью запросов в базе данных Access, а также регулярно публиковать результаты на одном из сайтов.

В этой статье описаны действия по экспорту данных в SharePoint в виде списка. Сведения о связывании списка SharePoint с Access см. в статье Импорт данных из списка или связывание данных со списком SharePoint.

Экспорт таблицы или запроса на сайт SharePoint

Экспортировать данные на сайт SharePoint проще всего с помощью мастера экспорта на сайт SharePoint. После запуска мастера вы можете сохранить настройки (сведения, указанные во время работы мастера) в виде спецификации экспорта. Благодаря этому вы затем можете снова выполнить операцию экспорта, не указывая сведения повторно. В приведенных здесь инструкциях объясняется, как подготовиться к экспорту, экспортировать данные и сохранить настройки в виде спецификации.

Подготовка операции

  1. Найдите базу данных, содержащую таблицу или запрос, который нужно экспортировать.

    При экспорте запроса строки и столбцы его результатов экспортируются как элементы и столбцы списка. Форму или отчет нельзя экспортировать в SharePoint.

    Примечание : Экспортировать можно только один объект за раз.

  2. Укажите сайт SharePoint, на котором хотите создать список.

    Допустимый адрес сайта начинается с http:// или https://, после чего указываются имя сервера и путь к конкретному сайту на сервере. Например, вот так выглядит допустимый адрес:

    https://contoso/AnalysisTeam

  3. Проверьте, если ли у вас необходимые разрешения для создания списка на сайте SharePoint. Если не уверены насчет разрешений, обратитесь к администратору сервера.

    При экспорте создается новый список, имя которого совпадает с именем исходного объекта из Access. Если на сайте SharePoint уже есть список с таким именем, вам предлагается указать другое имя для нового списка.

    Примечание : Вы не можете ни перезаписать существующий список, ни добавить в него данные.

  4. Просмотрите поля в исходной таблице или запросе.

    В таблице ниже поясняются правила экспорта определенных элементов и указывается, нужно ли в некоторых случаях выполнять дополнительные действия.

    Элемент

    Действие

    Поля и записи

    Экспортируются все поля и записи таблицы или запроса, в том числе скрытые поля. Во время экспорта настройки фильтра игнорируются.

    Вложения

    Если исходный объект содержит несколько столбцов вложений, необходимо удалить их все, кроме одного. Это связано с тем, что список SharePoint поддерживает только один столбец вложений. Если в исходном объекте несколько таких столбцов, Access отображает сообщение, в котором вам предлагается перед началом операции удалить все столбцы вложений, кроме одного. Чтобы обойти эту проблему, скопируйте все дополнительные столбцы вложений в другие объекты Access, а затем экспортируйте их в другие списки SharePoint.

    Поля подстановки с одним или несколькими значениями

    Отображаемые значения однозначных полей подстановки экспортируются в список SharePoint в виде полей выбора раскрывающегося меню. Если исходное поле поддерживает несколько значений, в списке SharePoint создается поле выбора, допускающее выбор нескольких значений.

    Примечание : Поле выбора в списке SharePoint не может содержать больше одного столбца. Если исходное поле подстановки содержит несколько столбцов, значения из них объединяются в один столбец.

    Вычисляемые поля запроса

    Результаты вычисляемых столбцов копируются в поле, тип данных которого зависит от типа данных вычисляемого результата. Само выражение не копируется.

    Поля объектов OLE

    При экспорте поля объектов OLE игнорируются.

  5. Если исходная база данных Access еще не открыта, откройте ее и следуйте указанным ниже инструкциям.

Экспорт данных

  1. Расположение мастера экспорта на сайт SharePoint зависит от используемой версии Access. Выполните действия, которые соответствуют вашей версии Access.

    • Если вы используете Access 2016, Access 2013 или Access 2010, на вкладке Внешние данные в группе Экспорт нажмите кнопку Дополнительно и в раскрывающемся списке выберите пункт Список SharePoint.

    • Если вы используете Access 2007, на вкладке Внешние данные в группе Экспорт нажмите кнопку Список SharePoint.

  2. Откроется мастер Экспорт — Сайт SharePoint.

    Укажите сайт SharePoint для экспорта таблицы или запроса Access.

  3. В поле Укажите сайт SharePoint введите адрес целевого сайта.

  4. В поле Укажите имя нового списка введите имя нового списка.

    Если имя исходного объекта в базе данных совпадает с именем уже имеющегося на сайте SharePoint списка, укажите другое имя.

  5. При желании введите описание нового списка в поле Описание, а затем установите флажок Открыть список по окончании экспорта.

  6. Нажмите кнопку ОК, чтобы начать экспорт.

  7. Access создает список на сайте SharePoint и отображает состояние операции на последней странице мастера. По окончании операции экспорта вы можете закрыть мастер или сохранить свои действия в виде спецификации.

    Во время экспорта SharePoint подбирает тип данных для каждого столбца, ориентируясь на соответствующее исходное поле. Список сопоставления типов данных Access и Windows SharePoint Services при экспорте данных, а также сведения о том, какие поля экспортируются для каждого из типов, см. в разделе Как типы данных Windows SharePoint Services соотносятся с типами данных Access? далее в этой статье.

Что еще важно знать об экспорте?

Как типы данных Windows SharePoint Services соотносятся с типами данных Access?

В таблице ниже показано, как при экспорте таблицы или запроса Access определяет тип данных столбцов в экспортированном списке.

Тип данных Access

Тип данных Windows SharePoint Services

Значения свойств полей по умолчанию

Примечания

Текст

Однострочный текст

Имя столбца   : отражает значение Имя поля в Access.

Описание   : отражает значение Описание в Access.

Обязательное   : отражает значение Обязательное поле в Access.

Максимальное число знаков   : отражает значение Размер поля в Access.

Значение по умолчанию   : отражает значение Значение по умолчанию в Access, если это не выражение. В противном случае остается пустым.

Добавить в представление по умолчанию   : Да

Поле MEMO или длинный текст

Многострочный текст

Имя столбца   : отражает значение Имя поля в Access.

Описание   : отражает значение Описание в Access.

Обязательное   : отражает значение Обязательное поле в Access.

Число отображаемых строк   : 5

Добавить в представление по умолчанию   : Да

Число

Число

Имя столбца   : отражает значение Имя поля в Access.

Описание   : отражает значение Описание в Access.

Обязательное   : отражает значение Обязательное поле в Access.

Минимум   : пусто

Максимум   : пусто

В таблице ниже показано, как определяется свойство Число знаков после запятой в зависимости от свойства Число десятичных знаков в Access.

Параметр Access    

Параметр Windows SharePoint Services    

Авто

Автоматически

0–5

0–5

6–15

5

Значение по умолчанию   : отражает значение Значение по умолчанию в Access, если это не выражение. В противном случае остается пустым.

Добавить в представление по умолчанию   : Да

Показывать в процентах   : Да, если для свойства Формат выбрано значение Процент.

Дата/время

Дата и время

Имя столбца   : отражает значение Имя поля в Access.

Описание   : отражает значение Описание в Access.

Обязательное   : отражает значение Обязательное поле в Access.

Формат даты и времени   : значение Только дата, если для поля Формат выбрано значение Краткий формат даты. В противном случае значение Дата и время.

Тип календаря   : значение Летоисчисление хиджры, если установлен флажок Использовать летоисчисление хиджры. В противном случае значение Григорианский.

В таблице ниже показано, как определяется свойство Значение по умолчанию в зависимости от свойства Значение по умолчанию в Access.

Параметр Access    

Параметр Windows SharePoint Services    

=Date()

Сегодняшняя дата

Конкретная дата в поле

Конкретная дата в поле

Добавить в представление по умолчанию   : Да

Валюта

Валюта

Имя столбца   : отражает значение Имя поля в Access.

Описание   : отражает значение Описание в Access.

Обязательное   : отражает значение Обязательное поле в Access.

Минимум   : пусто

Максимум   : пусто

В таблице ниже показано, как определяется свойство Число знаков после запятой в зависимости от свойства Число десятичных знаков в Access.

Параметр Access    

Параметр Windows SharePoint Services    

Авто

Автоматически

0–5

0–5

6–15

5

Значение по умолчанию   : отражает значение Значение по умолчанию в Access, если это не выражение. В противном случае остается пустым.

Добавить в представление по умолчанию   : Да

Тип валюты   : отражает значение свойства Формат в Access.

Счетчик

Число

Имя столбца   : отражает значение Имя поля в Access.

Описание   : отражает значение Описание в Access.

Обязательное   : отражает значение Обязательное поле в Access.

Минимум   : пусто

Максимум   : пусто

Число знаков после запятой   : Автоматически

Добавить в представление по умолчанию   : Да

Счетчик, если для свойства "Размер поля" выбрано значение "Код репликации"

Однострочный текст

Имя столбца   : отражает значение Имя поля в Access.

Описание   : отражает значение Описание в Access.

Обязательное   : отражает значение Обязательное поле в Access.

Максимальное число знаков   : 38

Значение по умолчанию   : пусто

Добавить в представление по умолчанию   : Да

Да/Нет

Да/Нет

Имя столбца   : отражает значение Имя поля в Access.

Описание   : отражает значение Описание в Access.

Значение по умолчанию   : отражает значение Значение по умолчанию в Access, если это не выражение. В противном случае остается пустым.

Добавить в представление по умолчанию   : Да

Объект OLE

Поле не экспортируется

Гиперссылка

Гиперссылка

Имя столбца   : отражает значение Имя поля в Access.

Описание   : отражает значение Описание в Access.

Обязательное   : отражает значение Обязательное поле в Access.

Форматировать URL-адрес как   : Гиперссылка

Добавить в представление по умолчанию   : Да

Вложение

Вложение

Имя столбца   : отражает значение Имя поля в Access.

Описание   : отражает значение Описание в Access.

Обязательное   : отражает значение Обязательное поле в Access.

Добавить в представление по умолчанию   : Да

Многозначные поля

Выбор

Имя столбца   : отражает значение Имя поля в Access.

Описание   : отражает значение Описание в Access.

Обязательное   : отражает значение Обязательное поле в Access.

Добавить в представление по умолчанию   : Да

К началу страницы

Совершенствование навыков
Перейти к обучению
Первоочередный доступ к новым возможностям
Присоединиться к программе предварительной оценки Office

Были ли сведения полезными?

Спасибо за ваш отзыв!

Благодарим за отзыв! Возможно, будет полезно связать вас с одним из наших специалистов службы поддержки Office.

×