Экспорт контактов в адресную книгу Outlook

И Access, и Outlook являются превосходными программами для управления личными и бизнес-контактами. Поэтому может потребоваться экспортировать контакты из Access в Outlook. Однако прямой экспорт данных Access 2007 в формат Outlook невозможен, как и прямой импорт таблицы из базы данных Access 2007 в Outlook 2007. К счастью, можно легко экспортировать таблицу или запрос Access в текстовый файл, а затем импортировать их в Outlook 2007.

Дополнительные сведения об обратной процедуре (импорт контактов Outlook в Access) см. в статье Импорт контактов из адресной книги Outlook.

Шаг 1. Экспорт контактных данных Access в формате текстового файла

  1. В области навигации Access щелкните правой кнопкой мыши таблицу или запрос, содержащие контактные данные, которые необходимо экспортировать, наведите указатель мыши на пункт Экспорт, а затем щелкните Текстовый файл.

  2. В диалоговом окне Экспорт — Текстовый файл обратите внимание на предлагаемое имя файла и его расположение. Чтобы принять значения по умолчанию, нажмите кнопку ОК; чтобы задать другое расположение файла, нажмите кнопку Обзор и выберите нужную папку, а затем нажмите кнопку ОК. Все флажки в разделе Укажите параметры экспорта должны быть сняты.

  3. В диалоговом окне мастера экспорта текста убедитесь, что задан параметр с разделителями и нажмите кнопку Далее.

  4. На следующей странице мастера выберите разделитель Табуляция, а затем установите флажок Включить имена полей в первой строке.

  5. На следующей странице мастера нажмите кнопку Готово.

  6. Нажмите кнопку Закрыть без сохранения шагов экспорта и закройте Access.

Далее нужно будет импортировать текстовый файл в Outlook. Перед продолжением рекомендуется выбрать папку Outlook для импорта контактов. Если контакты нужно импортировать в новую папку Outlook, необходимо создать ее перед выполнением описанных ниже действий.

Шаг 2. Импорт текстового файла в приложение Outlook

  1. В меню ФайлOutlook 2007 выберите команду Импорт и экспорт.

  2. В диалоговом окне Мастер импорта и экспорта выберите пункт Импорт из другой программы или файла, а затем нажмите кнопку Далее.

  3. Выберите пункт Значения, разделенные табуляцией (Windows), а затем нажмите кнопку Далее.

  4. В диалоговом окне Импорт файла нажмите кнопку Обзор, найдите TXT-файл, созданный в первом действии, и дважды щелкните его.

  5. Если папка назначения в Outlook уже содержит контакты, может возникнуть ситуация, когда некоторые из импортируемых файлов являются дубликатами имеющихся. В разделе Параметры выберите способ обработки дубликатов в Outlook.

    • Если импортируемые контакты более полные или актуальные, чем уже имеющиеся в Outlook, выберите пункт Заменять дубликаты при импорте.

    • Если неизвестно, какие из контактов более полные и актуальные, и требуется импортировать все контакты независимо от того, являются ли некоторые из них дубликатами, выберите пункт Разрешить создание дубликатов. После импорта можно проверить контакты в Outlook и удалить ненужные.

    • Если контакты в Outlook более полные и актуальные, чем импортируемые, выберите пункт Не импортировать дубликаты.

  6. Нажмите кнопку Далее.

  7. В списке папок выберите папку контактов, в которую нужно импортировать сведения о контактах, а затем нажмите кнопку Далее.

  8. Чтобы проверить или изменить способ сохранения контактов в папке Outlook, нажмите кнопку Соответствие полей. Это действие выполнять не обязательно, но оно гарантирует добавление импортируемых данных в правильные поля Outlook.

    Примечание : Если кнопка Сопоставление настраиваемых полей недоступна, в разделе Будут выполнены следующие действия установите флажок возле операции импорта.

    Дополнительная справка по сопоставлению настраиваемых полей

    1. В диалоговом окне Сопоставление полей ознакомьтесь с сопоставлением по умолчанию в списке Кому справа.

      Примечание : Чтобы отобразить дополнительные поля в списке Кому, щелкните знак плюса (+) возле поля. Например, чтобы отобразить поля Имя и Фамилия, щелкните знак плюса (+) возле пункта Имя.

    2. Если соответствие полей правильное, нажмите кнопку Отмена для возврата к мастеру импорта файла. В противном случае измените соответствие полей, выполнив описанные ниже действия.

      • Чтобы сопоставить поле в текстовом файле с полем в папке назначения Outlook, перетащите его из левой части списка (От) в соответствующее поле в правой части списка (Кому).

      • Чтобы не выполнять сопоставление для поля, перетащите его из правой части списка (Кому) в левую (От).

      • Чтобы удалить все сопоставление, нажмите кнопку Сброс.

      • Чтобы восстановить исходное сопоставление, нажмите кнопку По умолчанию.

        Чтобы просмотреть дополнительные записи в списке От, нажмите кнопку Назад или Далее.

    3. Завершив сопоставление полей, нажмите кнопку ОК.

      Примечание : Если первая строка импортируемого текстового файла не содержит имена полей, она будет интерпретироваться как строка с именами полей и не будет импортирована как строка с данными. Чтобы обеспечить импорт всех данных текстового файла, задайте параметр включения имен полей в первой строке текстового файла при его экспорте из Access.

  9. Нажмите кнопку Готово.

К началу страницы

Совершенствование навыков
Перейти к обучению
Первоочередный доступ к новым возможностям
Присоединиться к программе предварительной оценки Office

Были ли сведения полезными?

Спасибо за ваш отзыв!

Благодарим за отзыв! Возможно, будет полезно связать вас с одним из наших специалистов службы поддержки Office.

×