Экспорт данных Access в документ Word

Важно :  Данная статья переведена с помощью машинного перевода, см. Отказ от ответственности. Используйте английский вариант этой статьи, который находится здесь, в качестве справочного материала.

Чтобы экспортировать данные из базы данных Microsoft Access 2010Microsoft Word 2010 документ, воспользуйтесь мастером экспорта в Access 2010. В этой статье рассматриваются операции экспорта, объясняется, как использовать мастер экспорта и показано, как вы можете повторно использовать параметр экспорта, сохранив его.

В этой статье

Общие сведения

Экспорт данных Access в Word

Отображение значений доступа при экспорте в Word

Общие сведения

Что происходит с экспортированными данными

При использовании мастера экспорта для экспорта данных из базы данных Access в документ Word 2010 Access создает копию данные в файл формата RTF Microsoft Word (*.rtf). Однако при экспорте копирует только видимых полей и записей из таблиц, запросов и форм Access и отображает их в таблицу в документ Word. Если у вас есть все скрытые поля и записи с помощью примененные фильтры, мастер экспорта не экспортировать данные. При экспорте отчета, данные и его структуры будут скопированы в напоминать исходного формата отчета.

Примечание : Не удается сохранить базу данных Access или таблице как документ Word с помощью команды « Сохранить как » в приложении Access.

Какие типы данных можно экспортировать

Вы можете экспортировать данные из Access таблицы, запроса, формы или отчета. Вы также можете экспортировать отдельных записей в представлении. При экспорте формы или таблицы, содержащей подчиненные формы и подтаблицы экспортируется в основной форме или таблице. У вас есть повтор операции экспорта для каждой подчиненной формы и подтаблицы, который требуется просмотреть в приложении Word. С другой стороны при экспорте отчета, подчиненные формы и отчеты, которые содержатся в отчете экспортируются, вместе с главный отчет. Невозможно экспортировать макросы и модули.

Экспорт данных в документ Word

При первом экспорте данных Access с помощью мастера экспорта данные отправляются в новый документ Word. Чтобы переместить их в другой документ Word, необходимо выделить и скопировать данные, а затем вставить их в нужный документ.

К началу страницы

Экспорт данных Access в Word

  1. Откройте исходную базу данных.

  2. В области навигации выделите объект, содержащий данные, которые необходимо экспортировать.

    Экспортировать можно таблицу, запрос, форму или отчет.

  3. Просмотрите исходные данные, чтобы убедиться в отсутствии индикаторов ошибок (треугольники зеленого цвета) или значений ошибок, таких как #Число!.

    Важно : Замена любые неразрешенные значения ошибки в источнике данных со значением null в документе Word.

  4. Если необходимо экспортировать только некоторые данные из объекта, выберите нужные записи.

  5. На вкладке Внешние данные в группе Экспорт выберите пункт Дополнительно, а затем — Word.

    Примечание : Команды Экспорт доступны только в том случае, если база данных открыта, а объект выбран.

  6. В мастере экспорта укажите имя целевого файла.

  7. Мастер всегда экспортирует форматированные данные. Если требуется просмотреть документ Word после завершения операции экспорта, установите флажок Открыть целевой файл после завершения операции экспорта.

  8. Если записи для экспорта были выделены до запуска операции, можно установить флажок Экспортировать только выбранные записи. Если же требуется экспортировать все записи в представлении, флажок следует оставить снятым.

    Примечание : Если записи не выделены, этот флажок недоступен (отображается затененным).

  9. Нажмите кнопку ОК.

  10. Если целевой документ существует, будет предложено нажать кнопку Да, чтобы перезаписать файл. Чтобы изменить имя целевого файла, нажмите кнопку Нет, а затем снова нажмите кнопку ОК.

Access выполнит экспорт данных и откроет целевой документ в программе Word в соответствии с параметрами экспорта, указанными в мастере. Кроме того, на последней странице мастера будет отображено состояние операции. Если нужно сохранить параметры импорта для повторного использования в будущем, выполните описанные ниже действия.

Сохранение и использование параметров экспорта с помощью Outlook

Примечание : Необходимо иметь Microsoft Outlook 2010 установки для создания задачи для настройки повторяющегося экспорта.

Может быть полезным для создания задачи в Outlook 2010, если вы хотите выполнение экспорта интервалы обычные или повторяющейся. Тем не менее если не создать задачу, по-прежнему сохраняет спецификацию.

  1. На последней странице мастера экспорта установите флажок Сохранить шаги экспорта.

    Появится набор дополнительных элементов управления.

  2. В окне Сохранить как примите имя, предложенное для спецификациb экспорта, или введите другое имя.

  3. При необходимости введите описание в поле Описание.

  4. Чтобы запускать операцию экспорта через определенные интервалы времени, например еженедельно или ежемесячно, установите флажок Создать задачу Outlook. При этом будет создана задача Outlook, с помощью которой можно будет выполнять экспорт в будущем.

  5. Нажмите кнопку Сохранить экспорт.

Если приложение Outlook не установлено, в Access при нажатии кнопки Сохранить экспорт отобразится сообщение об ошибке.

Примечание : Если приложение Outlook настроено неправильно, откроется мастер запуска Microsoft Outlook 2010. Следуйте инструкциям мастера, чтобы настроить Outlook.

Создание задачи Outlook

Чтобы создать задачу Outlook, выберите диалоговое окно экспорта имя - задача в Outlook.

  1. Просмотрите и измените параметры задачи, такие как дата начала срок и напоминание.

    Чтобы сделать задачу экспорта повторяющимся событием, выберите пункт Повторение.

  2. Нажмите кнопку Сохранить и закрыть.

Выполнение сохраненной задачи

  1. В области навигации Outlook щелкните элемент Задачи и дважды щелкните задачу, которую нужно выполнить.

  2. На вкладке Задача в группе Microsoft Access нажмите кнопку Выполнить экспорт.

  3. В диалоговом окне Экспорт данных из Microsoft Access нажмите кнопку ОК.

  4. Закройте диалоговое окно задачи экспорта.

К началу страницы

Вид значений Access после экспорта в Word

Если при экспорте возникли проблемы, приведенная ниже таблица поможет определить, как Access экспортирует различные значения в Word.

Элемент Access

Экспорт результатов в Word

Имена полей

Имена полей для данных, экспортированных из таблиц, форм и запросов, появляются в первой строке таблицы в документе Word. В случае экспорта отчета расположение имен полей в Word зависит от макета отчета.

Многозначные поля

Поля, которые поддерживают несколько значений, экспортируются в Word в один столбец. Значения разделяются запятыми (,).

Рисунки, объекты и вложения

Графические элементы, такие как эмблемы, данные в полях объектов OLE и вложения, которые содержатся в исходных данных, не экспортируются.

Графики

Объекты Microsoft Graph не экспортируются.

Выражения

Выражения не экспортируются, экспортируются только результаты выражений.

Подчиненные формы и подтаблицы

Экспортируется только основная форма или таблица данных, но не подчиненные формы или таблицы данных. Каждую подчиненную форму или таблицу данных необходимо экспортировать отдельно. За исключением экспорта отчета данные и их структура копируются в формате, близком к формату отчета Access.

К началу страницы

Примечание : Отказ от ответственности относительно машинного перевода. Данная статья была переведена с помощью компьютерной системы без участия человека. Microsoft предлагает эти машинные переводы, чтобы помочь пользователям, которые не знают английского языка, ознакомиться с материалами о продуктах, услугах и технологиях Microsoft. Поскольку статья была переведена с использованием машинного перевода, она может содержать лексические,синтаксические и грамматические ошибки.

Совершенствование навыков
Перейти к обучению
Первоочередный доступ к новым возможностям
Присоединиться к программе предварительной оценки Office

Были ли сведения полезными?

Спасибо за ваш отзыв!

Благодарим за отзыв! Возможно, будет полезно связать вас с одним из наших специалистов службы поддержки Office.

×