Экспорт данных в Word

Из базы данных Microsoft Office Access 2007 данные можно экспортировать в документ Microsoft Office Word 2007 с помощью мастера экспорта. В этой статье объясняется, как использовать мастер экспорта и сохранить параметры экспорта в виде спецификации для дальнейшего использования.

В этой статье

Экспорт данных в Word: основы

Экспорт данных в Word

Понять, как Microsoft Access экспортирует объектов в Word

К началу страницы

Экспорт данных в Word: основы

Можно экспортировать в Office Word 2007 таблицу, запрос, форму или отчет. При экспорте объекта с помощью мастера экспорта Office Access 2007 создает копию данных этого объекта в файле Microsoft Word формата RTF. Отображаемые поля и записи таблиц, запросов и форм экспортируются в документ Word в виде таблицы. Мастер экспортирует данные отчета и их представление, пытаясь обеспечить как можно более точное соответствие документа Word отчету.

  • Запуск операции в Access    Для экспорта данных из Access в Word необходимо открыть приложение Access. В приложении Word нет средства импорта данных из базы данных Access. Можно также сохранить базу данных или таблицу Access в виде документа Word с помощью команды Сохранить как в приложении Access.

  • Объекты для экспорта    Можно экспортировать таблицу, запрос, форму или отчет. Можно также экспортировать отдельные записи, выбранные в определенном представлении. Нельзя экспортировать макросы и модули. При экспорте формы или таблицы с подчиненными формами или таблицами экспортируется только главная форма или таблица. Все подчиненные формы и подтаблицы следует экспортировать в Word отдельно. При экспорте отчета, напротив, все подчиненные формы и отчеты экспортируются вместе с главным отчетом.

  • Результат операции    Мастер экспорта всегда экспортирует форматированные данные. Это означает, что экспортируются только видимые в объекте или представлении поля и записи, а также параметры формата отображения. Столбцы и записи, скрытые из-за применения фильтра, не экспортируются. Макет отчета при экспорте сохраняется.

  • Слияние с имеющимся документом    При экспорте данных из приложения Access в документ Word всегда создается новый файл Word. Если требуется вставить данные в имеющийся документ Word, необходимо сначала экспортировать данные из Access в новый документ Word, а затем скопировать их из нового документа и вставить в имеющийся документ. Можно также скопировать строки непосредственно из таблицы, запроса, формы или отчета Access и вставить их в имеющийся документ.

К началу страницы

Экспорт данных в Word

Процесс экспорта данных в документ Word включает следующие основные этапы:

  • подготовку исходных данных к экспорту. На этом этапе необходимо убедиться, что данные не содержат ошибок, а также решить, экспортировать все данные в исходной таблице или их часть;

  • запуск мастера экспорта;

  • при необходимости — сохранение параметров в виде спецификации экспорта для дальнейшего использования.

В следующих разделах описано, как выполнить каждую из этих задач.

Подготовка к экспорту

  1. Откройте исходную базу данных.

  2. В области навигации выделите объект, содержащий данные, которые необходимо экспортировать.

    Экспортировать можно таблицу, запрос, форму или отчет.

  3. Просмотрите исходные данные, чтобы убедиться в отсутствии индикаторов ошибок (треугольники зеленого цвета) или значений ошибок, таких как #Число!.

    Убедитесь, что устранить ошибки, прежде чем экспортировать данные в Word. В противном случае — вы увидите, что такие значения будут заменены со значением null.

  4. Если конечный документ Word существует и открыт, закройте его перед выполнением операции. Перед перезаписью файла мастер запрашивает подтверждение.

    Примечание : Добавление данных в существующий документ Word невозможно.

  5. Если требуется экспортировать только часть таблицы, запроса или формы, откройте нужный объект в базе данных и выделите записи для экспорта.

Экспорт данных

  1. На вкладке Внешние данные в группе Экспорт нажмите кнопку Word. Изображение кнопки

    Примечание : Команды группы Экспорт доступны только для открытой базы данных.

  2. В мастере экспорта укажите имя конечного файла.

  3. Мастер всегда экспортирует форматированные данные. Если требуется просмотреть документ Word после завершения операции экспорта, установите флажок Открыть целевой файл после завершения операции экспорта.

  4. Если записи для экспорта были выделены до запуска операции, можно установить флажок Экспортировать только выбранные записи. Если же требуется экспортировать все записи в представлении, флажок следует оставить снятым.

    Примечание : Если записи не выделены, этот флажок недоступен (отображается затененным).

  5. Нажмите кнопку ОК.

  6. Если конечный документ уже существует, отображается диалоговое окно, в котором нужно нажать кнопку Да, чтобы перезаписать файл. Чтобы изменить имя конечного файла, нажмите кнопку Нет. Затем снова нажмите кнопку ОК.

Access выполнит экспорт данных и откроет конечный документ в программе Word, в зависимости от параметров экспорта, указанных в мастере. Кроме того, на последней странице мастера будет отображено состояние операции. Если нужно сохранить параметры импорта, выполните описанные ниже действия.

Сохранение параметров экспорта

  1. На последней странице мастера экспорта установите флажок Сохранить шаги экспорта.

    Появится набор дополнительных элементов управления.

  2. В диалоговом окне Сохранить как введите имя для спецификации экспорта.

  3. При необходимости введите описание в поле Описание.

  4. Нажмите кнопку Сохранить экспорт.

    -или-

    Для выполнения операции через постоянные интервалы времени (например еженедельно или ежемесячно) установите флажок Создать задачу Outlook и нажмите кнопку Сохранить экспорт. Будет создана задача Microsoft Office Outlook 2007, которая позволит в дальнейшем выполнять спецификацию по указанным датам.

Если не создать задачу Outlook, Access сохраняет спецификацию. Если вы решите создать задачу Outlook, Access отображает диалоговое окно экспорта имя - задача. Перейдите к следующим шагам для получения сведений с помощью этого диалогового окна.

Примечание : Если приложение Outlook не установлено, в Access при нажатии кнопки Сохранить экспорт отображается сообщение об ошибке. Если приложение Outlook не настроено, в Access открывается мастер настройки Outlook. Следуйте его инструкциям.

Создание задачи Outlook

  1. В диалоговое окно экспорта имя - задача в приложении Outlook просмотрите и измените параметры задачи, такие как Срок и напоминание.

    Чтобы сделать задачу повторяющейся, установите флажок Повторение. На рисунке показан планировщик задач и некоторые часто используемые параметры.

    Планировщик заданий Outlook

    Дополнительные сведения о планировании задач Outlook см. в статье Планирование импорта или экспорта.

  2. Закончив настройку, нажмите кнопку Сохранить и закрыть.

Выполнение сохраненной задачи

  1. В области переходов Outlook выберите пункт Задачи и дважды щелкните задачу, которую нужно выполнить.

  2. На вкладке Задача в группе Microsoft Office Access щелкните Выполнить экспорт Изображение кнопки .

  3. Откройте текстовый файл и проверьте его содержимое.

    Сведения о поиске отсутствующих и неверных значений см. в следующем разделе.

К началу страницы

Общие сведения об экспорте объектов Access в Word

В следующей таблице описано, как Access экспортирует разные объекты и значения в Word. Возможно, это поможет определить причину неполадки, если операция экспорта будет выполняться не так, как ожидается.

Товар

Факторы экспорта

Имена полей

При экспорте таблиц, запросов и форм имена полей помещаются в первую строку таблицы в документе Word. В случае экспорта отчета расположение имен полей зависит от макета отчета.

Поля, одновременно допускающие несколько значений

Поле, одновременно допускающее несколько значений, экспортируется из Access в один столбец в Word. Значения разделяются запятыми (,).

Рисунки, объекты и вложения

Все графические элементы,  такие как эмблемы, содержимое полей объектов OLE и вложения, которые содержатся в исходных данных,  не экспортируются.

Графики

Объекты Microsoft Graph не экспортируются.

Работа с выражениями

Выражения не экспортируются в документ Word. Экспортируются только результаты выражений.

Подчиненные формы и подтаблицы

При экспорте формы или таблицы экспортируется только главная форма или таблица. Для всех подчиненных форм и подтаблиц необходимо повторно выполнять операцию экспорта.


К началу страницы

Примечания : 

  • Отказ от ответственности относительно машинного перевода. Данная статья была переведена с помощью компьютерной системы без участия человека. Microsoft предлагает эти машинные переводы, чтобы помочь пользователям, которые не знают английского языка, ознакомиться с материалами о продуктах, услугах и технологиях Microsoft. Поскольку статья была переведена с использованием машинного перевода, она может содержать лексические,синтаксические и грамматические ошибки.

  • Используйте английский вариант этой статьи, который находится здесь, в качестве справочного материала. Вместе с другими участниками сообщества Майкрософт вы можете улучшить эту статью с помощью Community Translation Framework (CTF). Просто наведите указатель мыши на предложение в статье и выберите команду "УЛУЧШИТЬ ПЕРЕВОД" в мини-приложении CTF. Для получения дополнительных сведений о CTF щелкните здесь. Используя CTF, вы соглашаетесь с нашими условиями предоставления услуг.

Совершенствование навыков
Перейти к обучению
Первоочередный доступ к новым возможностям
Присоединиться к программе предварительной оценки Office

Были ли сведения полезными?

Спасибо за ваш отзыв!

Благодарим за отзыв! Возможно, будет полезно связать вас с одним из наших специалистов службы поддержки Office.

×