Экспорт данных в Excel

С помощью мастера экспорта можно экспортировать данные из базы данных Access в файл формата, распознаваемого приложением Excel. В этой статье описаны процедуры подготовки и экспорта данных в Excel, а также приведены рекомендации по поиску и устранению типичных неполадок, которые могут при этом возникнуть.

В этой статье

Экспорт данных в Excel: основы

Подготовка к операции экспорта

Выполнение экспорта

Сохранение спецификации экспорта

Запуск сохраненной операции экспорта

Устранение неполадок с отсутствующими и неверными значениями

Экспорт данных в Excel: основы

При экспорте данных в Excel приложение Access создает копию выбранных данных, а затем сохраняет их в файле, который можно открыть в Excel. Если данные требуется копировать из Access в Excel достаточно часто, можно сохранить параметры операции экспорта для повторного использования и даже запланировать ее автоматический запуск через определенные интервалы времени.

Стандартные сценарии экспорта данных в Excel

  • В отделе или рабочей группе для работы с данными используется как Access, так и Excel. Данные хранятся в базах данных Access, но для анализа и распространения его результатов используется Excel. Группа выполняет экспорт данных в Excel по мере необходимости, но этот процесс требуется сделать более эффективным.

  • Вы используете Access, но ваш руководитель предпочитает работать с данными в Excel. Вам приходится регулярно копировать данные в Excel, но вам хотелось бы автоматизировать этот процесс ради экономии времени.

Об экспорте данных в Excel

  • В приложении Access нет команды "Сохранить как” с возможностью сохранения данных в формате Excel. Чтобы скопировать данные в Excel, необходимо воспользоваться функций экспорта, описанной в этой статье, либо скопировать данные Access в буфер обмена, а затем вставить их в таблицу Excel.

  • Можно экспортировать таблицу, запрос, форму или отчет, а также отдельные записи в представлении.

  • Microsoft Excel содержит команды для импорта данных из базы данных Access. С помощью этой команды вместо команды Экспорт в Access; Однако команда Импорт Excel только можно импортировать таблицы или запросы. Для получения дополнительных сведений обратитесь к статье Справка по Excel подключение к внешним данным (импорт).

  • Экспортировать макросы и модули нельзя. При экспорте формы, отчета или таблицы с подчиненными формами, отчетами или таблицами экспортируется только главная форма, отчет или таблица. Все подчиненные формы, отчеты и таблицы следует экспортировать в Excel отдельно.

  • В ходе операции экспорта можно экспортировать лишь один объект базы данных. Однако после нескольких операций экспорта можно выполнить в Excel слияние нескольких листов.

К началу документа

Подготовка к операции экспорта

Перед выполнением процедуры экспорта, рекомендуется установить для просмотра данных, который вы хотите экспортировать, чтобы убедиться в том, что он не содержит все индикаторы или значения ошибок. Если указаны какие-то ошибки, попробуйте устранить их до экспортировать данные в Excel. В противном случае могут возникнуть проблемы в ходе операции экспорта, а значения null может быть вставлен ячеек на листе Excel. Дополнительные сведения о проблемах, которые могут возникнуть при экспорте в Excel обратитесь к разделу Устранение неполадок с отсутствующими и неверными значениями.

Если исходным объектом является таблица или запрос, определите, как требуется экспортировать данные: с сохранением форматирования или без него. Выбранный способ экспорта влияет на два аспекта целевого файла: объем экспортируемых данных и формат их отображения. В приведенной ниже таблице представлены результаты экспорта форматированных и неформатированных данных.

Экспорт

Исходный объект

Поля и записи

Форматирование

Без форматирования

Таблица или запрос

Примечание : Формы и отчеты невозможно экспортировать без форматирования.

Экспортируются все поля и записи базового объекта.

Параметры свойства формат учитываются в ходе операции.

В случае полей подстановки экспортируются только значения кодов подстановки.

Содержимое полей гиперссылок экспортируются в виде столбца текста, в котором ссылки отображаются в формате отображаемый_текст #address #.

С форматированием

Таблица, запрос, отчет или форма

Экспортируются только поля и записи, отображаемые в текущем представлении или объекте. Фильтрованные записи, скрытые столбцы таблицы, а также не отображаемые в форме или отчете поля не экспортируются.

В мастере соблюдаются параметры свойства формат

В случае полей подстановки экспортируются значения подстановки.

При экспорте полей гиперссылок значения экспортируются в виде гиперссылок.

При экспорте полей форматированного текста текст экспортируется без форматирования.

  1. Выберите целевую книгу и ее формат. Имейте в виду, что отчеты можно экспортировать только в более старом формате XLS (но не в формате XLSX).

    В процессе экспорта Access предлагает указать имя конечной книги. В приведенной ниже таблице представлена сводка случаев создания новой книги или перезаписи имеющейся.

Целевая книга

Исходный объект

Экспортируемые данные

Результат

Не существует

Таблица, запрос, отчет или форма

Данные с форматированием или без него

В ходе операции экспорта создается книга.

Существует

Таблица или запрос

Данные без форматирования

Файл не перезаписывается. В книгу добавляется новый лист, которому присваивается имя объекта, из которого экспортируются данные. Если лист с таким именем уже существует, Access предлагает либо заменить содержимое соответствующего листа, либо указать другое имя нового листа.

Существует

Таблица, запрос, отчет или форма

Данные с форматированием

Файл перезаписывается экспортируемыми данными. Все имеющиеся листы удаляются, и создается новый лист с именем экспортируемого объекта. Данные листа Excel наследуют параметры форматирования исходного объекта.

Данные всегда добавляются в новый лист. Невозможно добавить данные в имеющийся лист или именованный диапазон.

К началу документа

Выполнение экспорта

  1. Если целевая книга Excel открыта, закройте ее перед выполнением операции.

  2. На панели навигации исходной базы данных выберите объект, который требуется экспортировать.

    Экспорт только части данных

    Если объектом является таблица, запрос или форма и требуется экспортировать только часть данных, откройте объект в режиме таблицы и выберите необходимые записи.

    Чтобы открыть форму в режиме таблицы:   

    1. Чтобы открыть форму, дважды щелкните ее.

    2. Щелкните форму правой кнопкой мыши, а затем щелкните элемент Режим таблицы. Если он недоступен, выполните действия, описанные ниже.

      1. Выберите пункт Режим конструктора.

      2. Нажмите клавишу F4, чтобы отобразить панель задач "Страница свойств".

      3. В раскрывающемся списке в верхней части этой панели выберите пункт Форма.

      4. На вкладке "Формат" панели "Страница свойств" установите значение Да для свойства Режим таблицы.

      5. На вкладке Конструктор в группе Представления выберите пункт Режим таблицы.

        Примечание : Часть отчета экспортировать нельзя. Однако можно выбрать или открыть таблицу или запрос, на которых основан отчет, и затем экспортировать часть данных в этот объект.

  3. На вкладке Внешние данные в группе Экспорт нажмите кнопку Microsoft Excel.

  4. В диалоговом окне Экспорт - Электронная таблица Excel просмотрите предлагаемые имена файлов рабочей книги Excel (Access использует имена исходных объектов). При необходимости имя файла можно изменить.

  5. В поле Формат файла выберите нужный формат файла.

  6. Если вы экспортируете таблицы или запроса, а вы хотите экспортировать форматирование данных, выберите команду экспортировать данные с форматированием и макет. Для получения дополнительных сведений обратитесь к разделу Подготовка к операции экспорта.

    Примечание : При экспорте формы или отчета этот флажок установлен по умолчанию и недоступен для изменения.

  7. Чтобы просмотреть конечный файл Excel после завершения операции экспорта, установите флажок Открыть целевой файл после завершения операции экспорта.

    Если исходный объект был открыт и одна или несколько записей для экспорта выделены до запуска операции, можно установить флажок Экспортировать только выбранные записи. Если требуется экспортировать все отображаемые записи, этот флажок необходимо снять.

    Примечание : Если записи не выделены, этот флажок недоступен (неактивен).

  8. Нажмите кнопку ОК.

    Если в ходе экспорта возникает ошибка, в Access отображается сообщение с описанием ее причины. В противном случае приложение Access экспортирует данные и в соответствии с параметрами, выбранными на этапе 7, открывает либо не открывает целевую книгу в Excel. Затем в Access открывается диалоговое окно, в котором можно создать спецификацию со сведениями об экспорте.

К началу документа

Сохранение спецификации экспорта

  1. Нажмите кнопку Да, чтобы сохранить сведения об операции экспорта для дальнейшего использования.

    Сохранение сведений позволяет выполнять операцию повторно без использования мастера.

  2. В диалоговом окне Сохранить как введите имя для спецификации экспорта. При необходимости введите описание в поле Описание.

  3. Если на компьютере установлено приложение Outlook и необходимо выполнять экспорт через определенные промежутки времени, например еженедельно или ежемесячно, установите флажок Создать задачу Outlook.

    В результате в Outlook будет создана задача экспорта, которую можно запустить, нажав в Outlook соответствующую кнопку.

  4. Нажмите кнопку Сохранить экспорт.

    Из Access будет запущено приложение Outlook, если оно установлено.

    Примечание : Если приложение Outlook не установлено, в Access появится сообщение об ошибке. Если оно не настроено должным образом, в Access откроется мастер запуска Outlook. Для настройки приложения Outlook следуйте инструкциям мастера.

    В приложении Outlook просмотрите и измените параметры задачи, такие как Срок и Напоминание.

    Чтобы сделать задачу повторяющейся, установите флажок Повторение и задайте параметры.

  5. Нажмите кнопку Сохранить и закрыть.

К началу документа

Запуск сохраненной операции экспорта

  1. В области навигации Outlook выберите пункт Задачи и дважды щелкните задачу, которую нужно выполнить.

  2. На вкладке Задача в группе Microsoft Office Access выберите пункт Выполнить импорт.

  3. Откройте целевую книгу в Excel и проверьте, скопированы ли данные в нужные ячейки.

    Если в процессе экспорта данные без форматирования копировались в имеющуюся книгу, она может содержать несколько листов. Найдите нужный лист и просмотрите ячейки.

К началу документа

Решение проблем, связанных с отсутствующими и неверными значениями

В приведенной ниже таблице описаны различные способы устранения типичных ошибок.

Совет : Если отсутствует всего несколько значений, введите их в книгу Excel самостоятельно, в противном случае исправьте исходный объект в базе данных Access и повторите экспорт.

Источник проблемы

Описание и решение

Вычисляемые поля

Экспортируются результаты вычисляемых полей; выражения, на основе которых производится вычисление, не экспортируются.

Многозначные поля

Многозначные поля экспортируются в виде списка значений, разделенных точками с запятой (;).

Рисунки, объекты и вложения

Графические элементы (например, эмблемы, содержимое полей объектов OLE и вложения, которые содержатся в исходных данных) не экспортируются. Их следует добавить на лист вручную после завершения операции экспорта.

График

При экспорте формы или отчета, содержащих объект Microsoft Graph, он не экспортируется.

Данные в неверном столбце

Значения Null на целевом листе иногда заменяются данными, которые должны находиться в следующем столбце.

Отсутствующие значения даты

Значения дат, предшествующих 1 января 1900 г., не экспортируются. Соответствующие ячейки на листе содержат значения Null.

Отсутствующие выражения

Выражения, которые используются для вычислений, не экспортируются в Excel. Экспортируются только результаты вычислений. Формулу следует добавить в рабочий лист Excel вручную после завершения операции экспорта.

Отсутствующие подчиненные формы, отчеты и таблицы

При экспорте формы, отчета или таблицы экспортируется только главная форма, отчет или таблица. Необходимо повторить операцию экспорта для всех подчиненных форм, отчетов и таблиц, которые требуется экспортировать.

Отсутствующие или неправильно отформатированные столбцы

Если ни один из столбцов на конечном листе не отформатирован, повторите операцию экспорта, установив флажок Экспортировать данные с макетом и форматированием в мастере. Если же только некоторые столбцы имеют форматирование, отличное от исходного, выполните нужные действия в Excel вручную.

Форматирование столбца в Excel

  1. Откройте целевую книгу Excel и перейдите на лист с экспортированными данными.

  2. Щелкните нужный столбец или выделенный диапазон ячеек правой кнопкой мыши и выберите пункт Формат ячеек.

  3. На вкладке Число в группе Числовые форматы выберите нужный формат, например Текстовый, Числовой, Дата или Время.

  4. Нажмите кнопку ОК.

Значение "#" в столбце

Значение # может содержаться в столбце, который соответствует логическому полю формы. Это может быть результатом запуска операции экспорта из области переходов или режима формы. Чтобы устранить эту ошибку, откройте форму в режиме таблицы, прежде чем экспортировать данные.

Индикаторы или значения ошибки

Проверьте ячейки на наличие индикаторов ошибки (треугольников зеленого цвета в углу ячеек) или значений ошибки (строк, которые начинаются со знака #, а не с нужных данных).

К началу документа

Примечания : 

  • Отказ от ответственности относительно машинного перевода. Данная статья была переведена с помощью компьютерной системы без участия человека. Microsoft предлагает эти машинные переводы, чтобы помочь пользователям, которые не знают английского языка, ознакомиться с материалами о продуктах, услугах и технологиях Microsoft. Поскольку статья была переведена с использованием машинного перевода, она может содержать лексические,синтаксические и грамматические ошибки.

  • Используйте английский вариант этой статьи, который находится здесь, в качестве справочного материала. Вместе с другими участниками сообщества Майкрософт вы можете улучшить эту статью с помощью Community Translation Framework (CTF). Просто наведите указатель мыши на предложение в статье и выберите команду "УЛУЧШИТЬ ПЕРЕВОД" в мини-приложении CTF. Для получения дополнительных сведений о CTF щелкните здесь. Используя CTF, вы соглашаетесь с нашими условиями предоставления услуг.

Совершенствование навыков
Перейти к обучению
Первоочередный доступ к новым возможностям
Присоединиться к программе предварительной оценки Office

Были ли сведения полезными?

Спасибо за ваш отзыв!

Благодарим за отзыв! Возможно, будет полезно связать вас с одним из наших специалистов службы поддержки Office.

×