Экспорт данных в текстовый файл

Экспорт данных в текстовый файл

В этой статье объясняется, как экспортировать текстовые файлы с помощью мастера Microsoft Access.

В этой статье

Общие сведения об экспорте текстовых файлов

Экспорт данных в текстовый файл

Что еще важно знать об экспорте

Решение проблем, связанных с отсутствующими и неверными значениями в текстовом файле

Общие сведения об экспорте текстовых файлов

Данные из Access можно экспортировать в разные форматы, включая Excel, Word и списки SharePoint. Однако иногда требуется экспортировать данные в программу, формат которой не поддерживается Access. Если в ней поддерживаются текстовые (TXT) файлы, можно экспортировать данные в текстовый формат, а затем открыть полученный файл с помощью второй программы.

В текстовые файлы можно экспортировать таблицы, запросы, формы и отчеты. Вы также можете экспортировать выделенную часть объекта в режиме таблицы. При экспорте таблиц и запросов можно экспортировать весь объект или только данные без какого-либо дополнительного форматирования.

По завершении операции создается текстовый (TXT) файл. Если форматирование не учитывается, можно создать текстовый файл с разделителями или текстовый файл с полями фиксированного размера. Если вы экспортируете форматированные данные, Access попытается воссоздать макет исходного объекта.

Мастер экспорта создает текстовые файлы следующих типов:

  • Файлы с разделителями.    В таких файлах каждая запись располагается на отдельной строке, а поля отделяются друг от друга одним символом (разделителем). Разделителем может служить любой знак, который не используется в значениях полей, например запятая или точка с запятой.

    1,Company A,Anna,Bedecs,Owner
    2,Company C,Thomas,Axen,Purchasing Rep
    3,Company D,Christina,Lee,Purchasing Mgr.
    4,Company E,Martin,O’Donnell,Owner
    5,Company F,Francisco,Pérez-Olaeta,Purchasing Mgr.
    6,Company G,Ming-Yang,Xie,Owner
    7,Company H,Elizabeth,Andersen,Purchasing Rep
    8,Company I,Sven,Mortensen,Purchasing Mgr.
    9,Company J,Roland,Wacker,Purchasing Mgr.
    10,Company K,Peter,Krschne,Purchasing Mgr.
    11,Company L,John,Edwards,Purchasing Mgr.
    12,Company M,Andre,Ludo,Purchasing Rep
    13,Company N,Carlos,Grilo,Purchasing Rep

    Создать файл с разделителями можно только в том случае, если экспортируется неформатированное содержимое таблицы или запроса. Файл с разделителями содержит все записи и поля базового объекта. Скрытые столбцы и отфильтрованные строки экспортируются вместе со всеми другими данными.

  • Файлы с полями фиксированного размера.    В таком файле каждая запись отображается в отдельной строке, а ширина каждого поля является постоянной для всех записей. Другими словами, длина первого поля каждой записи, например, всегда должна составлять 7 знаков, длина второго —12 знаков и т. д. Если фактические значения поля различаются от записи к записи, к значениям, длина которых меньше требуемой ширины, в конце будут добавлены пробелы.

    1   Company A   Anna       Bedecs         Owner            
    2 Company C Thomas Axen Purchasing Rep
    3 Company D Christina Lee Purchasing Mgr.
    4 Company E Martin O’Donnell Owner
    5 Company F Francisco Pérez-Olaeta Purchasing Mgr.
    6 Company G Ming-Yang Xie Owner
    7 Company H Elizabeth Andersen Purchasing Rep
    8 Company I Sven Mortensen Purchasing Mgr.
    9 Company J Roland Wacker Purchasing Mgr.
    10 Company K Peter Krschne Purchasing Mgr.
    11 Company L John Edwards Purchasing Mgr.
    12 Company M Andre Ludo Purchasing Rep
    13 Company N Carlos Grilo Purchasing Rep

    Создать файл с полями фиксированного размера можно только в том случае, если экспортируется неформатированное содержимое таблицы или запроса. Такой файл содержит все записи и поля базового объекта. Скрытые столбцы и отфильтрованные строки экспортируются вместе со всеми другими данными.

  • Форматированные файлы   . В форматированном файле содержимое представлено в виде сетки с помощью дефисов (-) и вертикальных черт (|). Записи представлены как строки, а поля — как столбцы. Имена полей отображаются в первой строке.

    --------------------------------------------
    | ID | E-mail Address |
    --------------------------------------------
    | 1 | nancy@northwindtraders.com |
    --------------------------------------------
    | 2 | andrew@northwindtraders.com |
    --------------------------------------------
    | 3 | jan@northwindtraders.com |
    --------------------------------------------
    | 4 | mariya@northwindtraders.com |
    --------------------------------------------
    | 5 | steven@northwindtraders.com |
    --------------------------------------------
    | 6 | michael@northwindtraders.com |
    --------------------------------------------
    | 7 | robert@northwindtraders.com |
    --------------------------------------------
    | 8 | laura@northwindtraders.com |
    --------------------------------------------
    | 9 | anne@northwindtraders.com |
    --------------------------------------------

    Создание форматированного файла возможно только в случае экспорта данных таблицы, запроса, формы или отчета с форматированием. В форматированном файле содержатся только записи и поля, включенные в исходный объект или отображаемые в текущем представлении. Скрытые столбцы и отфильтрованные строки не экспортируются.

К началу страницы

Экспорт данных в текстовый файл

Процесс экспорта данных в текстовый файл включает следующие основные этапы:

  • Открытие и просмотр исходной базы данных

  • Запуск мастера

  • Сохранение параметров экспорта и просмотр текстового файла

Ниже описано, как выполнить каждое из этих действий.

Открытие и просмотр исходной базы данных

  1. Откройте исходную базу данных в Access.

  2. В области навигации выберите объект с данными, которые вы хотите экспортировать. Экспортировать можно таблицу, запрос, форму или отчет.

    Примечание : В ходе одной операции можно экспортировать только один объект базы данных. При экспорте формы или таблицы с подчиненными формами или подтаблицами экспортируется только основная форма или таблица. Все подчиненные формы и подтаблицы следует экспортировать в текстовый файл отдельно. При экспорте отчета, напротив, все подчиненные формы и вложенные отчеты экспортируются вместе с главным отчетом.

  3. Просмотрите исходные данные, чтобы убедиться, что в них нет индикаторов или значений ошибок.

    Если данные содержат ошибки, их необходимо исправить перед экспортом. В противном случае в текстовом файле появятся значения NULL.

  4. Если исходным объектом является таблица или запрос, решите, нужно ли вместе с данными экспортировать форматирование объекта.

    От этого зависит тип создаваемого текстового файла, объем экспортируемых данных и формат вывода данных. В таблице ниже представлены результаты экспорта форматированных и неформатированных данных.

    Экспорт с форматированием

    Исходный объект

    Получаемый тип файла

    Поля и записи

    Форматирование

    Нет

    Таблица или запрос.

    Файл с разделителями или с полями фиксированного размера.

    Экспортируются все поля и записи базового объекта.

    Параметры свойства Формат пропускаются в ходе экспорта.

    Для полей подстановки экспортируются только значения кодов подстановки.

    Да

    Таблица, запрос, отчет или форма.

    Форматированный файл.

    Экспортируются только поля и записи, отображаемые в текущем представлении или исходном объекте.

    В мастере соблюдаются параметры свойства Формат для каждого столбца.

    Форматирование текста не учитывается.

    Для полей подстановки экспортируются значения подстановки.

    В текстовом файле гиперссылки могут быть обрезаны.

  5. Чтобы экспортировать только часть таблицы, запроса или формы, откройте объект в режиме таблицы и выделите только нужные записи.

К началу страницы

Запуск мастера экспорта

  1. В области навигации Access щелкните правой кнопкой мыши исходный объект, выберите команду Экспорт и пункт Текстовый файл. Чтобы запустить мастер Экспорт – Текстовый файл, можно также выделить исходный объект в области навигации, а затем на вкладке Внешние данные в группе Экспорт нажать кнопку Текстовый файл.

    Откроется диалоговое окно Экспорт — Текстовый файл.

    Выберите параметры экспорта в диалоговом окне "Экспорт – Текстовый файл".

  2. В диалоговом окне Экспорт — Текстовый файл оставьте или измените имя, предлагаемое для текстового файла.

  3. Если экспортируется таблица или запрос и вы хотите экспортировать данные с форматированием и разметкой, установите флажок Экспортировать данные с макетом и форматированием. Если экспортируется форма или отчет, этот флажок всегда установлен, но затенен.

    Примечание : Если первый флажок не установлен, второй и третий флажки будут недоступны.

  4. Чтобы просмотреть конечный текстовый файл после экспорта, установите флажок Открыть целевой файл после завершения операции экспорта.

  5. Если источником является объект в режиме таблицы и перед запуском экспорта вы выбрали несколько записей в открытой таблице, можно установить флажок Экспортировать только выбранные записи. Однако если вы хотите экспортировать все записи, которые представлены в режиме таблицы, его устанавливать не следует.

    Примечание : Этот флажок недоступен (затенен), если ни одна из записей в исходной таблице не выделена или источником не является объект в режиме таблицы.

  6. Нажмите кнопку ОК.

  7. Если текстовый файл с именем, заданным на шаге 2, уже существует, предлагается заменить его. Нажмите кнопку Да, чтобы заменить файл, или кнопку Нет, чтобы вернуться в диалоговое окно Экспорт — Текстовый файл и указать другое имя.

    Важно : Добавить данные в существующий текстовый файл невозможно.

  8. Если вы экспортируете данные с форматированием и разметкой, будет предложено выбрать кодировку для сохранения файла. Оставьте значение по умолчанию или выберите другое и нажмите кнопку ОК.

    Access экспортирует данные и выведет сведения о состоянии на последней странице мастера.

  9. Если данные экспортируются без форматирования и разметки, запускается мастер экспорта текста, в котором предлагается выбрать тип текстового файла. Установите переключатель с разделителями или фиксированная ширина полей и нажмите кнопку Далее.

    При выборе нужно учитывать, какая программа будет работать с экспортированными файлами. Некоторые программы обрабатывают файлы с разделителями, другие поддерживают файлы и с разделителями, и с полями фиксированного размера. Если данные будут просматриваться пользователями, файл с полями фиксированного размера может быть удобнее для восприятия, чем файл с разделителями.

  10. В зависимости от выбранного формата выполните действия, перечисленные в одном из следующих разделов:

    • Файл с разделителями    

      • В области Разделитель полей выберите или введите знак, который будет использоваться для разделения полей (табуляция, точка с запятой, запятая, пробел или другой).

      • Чтобы включить в текстовый файл имена полей, установите флажок Включить имена полей в первой строке.

      • В списке Ограничитель текста выберите ограничитель текста (знак, который ставится до и после текстовых значений). Если в исходных данных есть многозначные поля, а в качестве разделителя выбрана точка с запятой, выбор ограничителя текста очень важен. Заключение списка значений в одинарные или двойные кавычки помогает им оставаться вместе.

    • Файл с полями фиксированного размера    

      • Переместите в нужное положение вертикальные линии, разделяющие поля. При необходимости воспользуйтесь прокруткой вправо, чтобы просмотреть все поля.

  11. На последней странице мастера измените, если нужно, имя текстового файла и путь к нему, а затем нажмите кнопку Далее.

  12. Нажмите кнопку Готово. Access экспортирует данные и выведет сведения о состоянии экспорта на последней странице мастера.

К началу страницы

Что еще важно знать об экспорте

К началу страницы

Решение проблем, связанных с отсутствующими и неверными значениями в текстовом файле

В приведенной ниже таблице описаны различные способы устранения типичных ошибок.

Совет : Если отсутствует всего несколько значений, введите их в файл самостоятельно, в противном случае исправьте исходный объект в базе данных Access и повторите экспорт.

Проблема

Описание

Отсутствуют имена полей

В файлах с полями фиксированного размера нет имен полей. Их можно добавить в текстовый файл вручную. В файл с разделителями имена полей будут включены, если в мастере установить флажок Включить имена полей в первой строке.

Отображение многозначных полей

По умолчанию многозначные поля экспортируются в виде списка значений, разделенных точками с запятой (;) и заключенных в двойные кавычки (""). Если в качестве разделителя полей задана точка с запятой и если значение ограничителя текста изменено на Нет, может показаться, что каждое значение в списке, состоящем из нескольких значений, относится к отдельному полю. Измените параметры разделителя и повторите экспорт или вручную заключите в двойные кавычки значения многозначных полей в текстовом файле.

Отсутствуют рисунки, объекты и вложения

Графические элементы, такие как логотипы, данные в полях объектов OLE и вложения, не экспортируются.

Отсутствует граф

При экспорте формы или отчета, содержащих объект Microsoft Graph, он не экспортируется.

Отсутствуют выражения

Выражения, используемые для вычисления значений, не экспортируются в текстовый файл. Экспортируются только их результаты. После завершения экспорта добавьте формулу в текстовый файл вручную.

Отсутствуют подчиненные формы и подтаблицы

При экспорте формы или таблицы экспортируется только основная форма или таблица. Необходимо повторить экспорт для всех подчиненных форм и подтаблиц.

В логических полях отображаются значения 1 и 0

При экспорте данных в файл с разделителями или с полями фиксированного размера значения в логических полях отображаются как 1 ("Истина" или "Да") и 0 ("Ложь" или "Нет"). В текстовом файле выполните поиск и замену, чтобы исправить значения.

Значения NULL

Проверьте исходный файл, чтобы узнать, правильно ли отображается соответствующее значение в исходном поле. Если вы видите ошибку или неподдерживаемое значение, исправьте источник и повторите попытку экспорта.

К началу страницы

Совершенствование навыков
Перейти к обучению
Первоочередный доступ к новым возможностям
Присоединиться к программе предварительной оценки Office

Были ли сведения полезными?

Спасибо за ваш отзыв!

Благодарим за отзыв! Возможно, будет полезно связать вас с одним из наших специалистов службы поддержки Office.

×