Экспорт данных в текстовый файл

Экспорт данных в текстовый файл

Важно :  Данная статья переведена с помощью машинного перевода, см. Отказ от ответственности. Используйте английский вариант этой статьи, который находится здесь, в качестве справочного материала.

В этой статье подробно объясняется, как экспортировать данные в текстовом формате с помощью мастера экспорта в Microsoft Office Access 2007. Здесь также описано, как сохранить сведения экспорта в виде спецификации для дальнейшего использования.

Предполагаемое действие:

Общие сведения об экспорте текстовых файлов

Экспорт данных в текстовый файл

Поиск отсутствующих или неправильных значений в текстовом файле

Общие понятия об экспорте текстовых файлов

Данные из Office Access 2007 можно экспортировать в разных форматах, включая Microsoft Office Excel 2007, Microsoft Office Word 2007 и списки Windows SharePoint Services 3.0. Однако иногда требуется экспортировать данные в формат другой программы, который не поддерживается Access. В случае если в другой программе поддерживаются текстовые (TXT) файлы, можно экспортировать данные в текстовом формате, а затем открыть полученный файл с помощью второй программы.

Возможен экспорт таблиц, запросов, форм и отчетов в текстовые файлы. Можно также экспортировать выделенную часть объекта в режиме таблицы. При экспорте таблиц и запросов можно экспортировать весь объект или только данные без какого-либо дополнительного форматирования.

По завершении операции создается текстовый файл (*.txt). Если форматирование не учитывается, имеется возможность создать текстовый файл с разделителями или текстовый файл с полями фиксированного размера. Если экспортируются форматированные данные, будет экспортирован файл, организация которого приблизительно соответствует макету исходного объекта.

Ниже кратко описаны типы текстовых файлов, создаваемые мастером экспорта.

  • Файлы с разделителями    В файле с разделителями каждая запись отображается в отдельной строке, а поля разделяются одним знаком, который называется разделителем. Это может быть любой знак, не используемый в значениях полей, например запятая или точка с запятой.

    1,Company A,Anna,Bedecs,Owner
    2,Company C,Thomas,Axen,Purchasing Rep
    3,Company D,Christina,Lee,Purchasing Mgr.
    4,Company E,Martin,O’Donnell,Owner
    5,Company F,Francisco,Pérez-Olaeta,Purchasing Mgr.
    6,Company G,Ming-Yang,Xie,Owner
    7,Company H,Elizabeth,Andersen,Purchasing Rep
    8,Company I,Sven,Mortensen,Purchasing Mgr.
    9,Company J,Roland,Wacker,Purchasing Mgr.
    10,Company K,Peter,Krschne,Purchasing Mgr.
    11,Company L,John,Edwards,Purchasing Mgr.
    12,Company M,Andre,Ludo,Purchasing Rep
    13,Company N,Carlos,Grilo,Purchasing Rep

    Создание файла с разделителями возможно, только когда экспортируется неформатированное содержимое таблицы или запроса. Файл с разделителями содержит все записи и поля базового объекта. Скрытые столбцы и строки, не отобранные фильтром, экспортируются вместе со всеми другими данными.

  • Файл с полями фиксированной ширины    В файле с полями фиксированной ширины каждая запись отображается в отдельной строке и ширина каждого поля остается постоянной во всех записях. Другими словами, длина первого поля каждой записи, например, всегда должна составлять 7 знаков, длина второго —12 знаков и т. д. Если фактические значения поля изменяются от записи к записи, к значениям, которые не достигают требуемой ширины, в конце будут добавлены пробелы.

    1   Company A   Anna       Bedecs         Owner            
    2 Company C Thomas Axen Purchasing Rep
    3 Company D Christina Lee Purchasing Mgr.
    4 Company E Martin O’Donnell Owner
    5 Company F Francisco Pérez-Olaeta Purchasing Mgr.
    6 Company G Ming-Yang Xie Owner
    7 Company H Elizabeth Andersen Purchasing Rep
    8 Company I Sven Mortensen Purchasing Mgr.
    9 Company J Roland Wacker Purchasing Mgr.
    10 Company K Peter Krschne Purchasing Mgr.
    11 Company L John Edwards Purchasing Mgr.
    12 Company M Andre Ludo Purchasing Rep
    13 Company N Carlos Grilo Purchasing Rep

    Файл с полями фиксированной ширины может быть создан только во время экспорта неформатированного содержимого таблицы или запроса. Файл с полями фиксированной ширины содержит все записи и поля базового объекта. Скрытые столбцы и строки, не отобранные фильтром, экспортируются вместе со всеми другими данными.

  • Форматированные файлы    В форматированном файле дефисы (-) и вертикальные черты (|) служат для организации содержимого в сетке. Записи отображаются как строки, поля — как столбцы. Имена полей отображаются в первой строке.

    --------------------------------------------
    | ID | E-mail Address |
    --------------------------------------------
    | 1 | nancy@northwindtraders.com |
    --------------------------------------------
    | 2 | andrew@northwindtraders.com |
    --------------------------------------------
    | 3 | jan@northwindtraders.com |
    --------------------------------------------
    | 4 | mariya@northwindtraders.com |
    --------------------------------------------
    | 5 | steven@northwindtraders.com |
    --------------------------------------------
    | 6 | michael@northwindtraders.com |
    --------------------------------------------
    | 7 | robert@northwindtraders.com |
    --------------------------------------------
    | 8 | laura@northwindtraders.com |
    --------------------------------------------
    | 9 | anne@northwindtraders.com |
    --------------------------------------------

    Создание форматированного файла возможно только в случае экспорта данных таблиц, запроса, формы или отчета с форматированием. В форматированном файле содержатся только записи и поля, включенные в исходный объект или отображаемые в текущем режиме. Скрытые столбцы и строки, не отобранные фильтром, не экспортируются.

К началу страницы

Экспорт данных в текстовый файл

Процесс экспорта данных в виде текста состоит из следующих основных этапов.

  • Открытие и просмотр исходной базы данных

  • Запуск мастера

  • Сохраните параметры экспорта и проверьте текстовый файл

Следующие пошаговые инструкции поясняют, как выполнить каждую из этих задач.

Открытие и просмотр исходной базы данных

  1. Откройте исходную базу данных в приложении Access.

  2. В области переходов выберите объект, в котором содержатся данные для экспорта. Это может быть таблица, запрос, форма или отчет.

    Примечание : В процессе одной операции можно экспортировать только один объект базы данных. Если экспортируется форма или таблица, которая содержит подчиненные формы или таблицы, будет экспортирована только основная форма или таблица. Для каждой подчиненной формы или таблицы, которую необходимо представить в виде текстового файла, следует повторить операцию экспорта. С другой стороны, если экспортируется отчет, включенные в него подчиненные формы и отчеты экспортируются вместе с основным отчетом.

  3. Просмотрите исходные данные, чтобы убедиться, что в них нет индикаторов или значений ошибок.

    Если данные содержат ошибки, их необходимо исправить перед экспортом данных. В противном случае в текстовом файле появятся пустые значения.

  4. Если исходным объектом является таблица или запрос, решите, нужно ли вместе с данными экспортировать форматирование объекта.

    От этого зависит тип создаваемого текстового файла, количество экспортируемых данных и формат вывода данных. В следующей таблице представлены результаты экспорта форматированных и неформатированных данных.

Экспорт с форматированием

Исходный объект

Получаемый тип файла

Поля и записи

Форматирование 

Нет

Таблица или запрос.

Файл с разделителями или файл с полями фиксированной ширины

Экспортируются все поля и записи базового объекта.

Во время операции экспорта параметры свойства Формат (Format) не учитываются.

Для полей подстановки экспортируются только значения кодов подстановки.

Да

Таблица, запрос, форма или отчет.

Форматированный файл

Экспортируются только поля и записи, отображаемые в текущем режиме для исходного объекта.

Мастер учитывает значение свойства Формат (Format) каждого столбца.

Форматирование текста не учитывается.

Для полей подстановки экспортируются значения подстановки.

В текстовом файле гиперссылки могут быть обрезаны.

  1. Чтобы экспортировать только часть таблицы, запроса или формы, откройте объект в режиме таблицы и выделите только нужные записи.

К началу страницы

Запуск мастера экспорта

  1. В области переходов щелкните правой кнопкой мыши исходный объект, выделите в контекстном меню пункт Экспорт и выберите команду текстовый файл Изображение кнопки .

    -или-

    Дважды щелкните исходный объект, чтобы его открыть (например, в режиме таблицы или в режиме формы), затем на вкладке Внешние данные в группе Экспорт нажмите кнопку Текстовый файл.

    Откроется диалоговое окно Экспорт - Текстовый файл.

  2. В диалоговом окне Экспорт - Текстовый файл оставьте или измените имя, предлагаемое для текстового файла.

  3. Если экспортируется таблица или запрос и требуется экспортировать данные с форматированием и разметкой, установите флажок Экспортировать данные с макетом и форматированием. Если экспортируется форма или отчет, этот флажок всегда установлен, но затенен.

    Примечание : Если первый флажок не установлен, второй и третий флажки будут недоступны.

  4. Чтобы просмотреть конечный текстовый файл после завершения операции экспорта, установите флажок Открыть целевой файл после завершения операции экспорта.

  5. Если источником является объект в режиме таблицы и перед запуском операции экспорта в открытой таблице выбраны несколько записей, можно установить флажок Экспортировать только выбранные записи. Однако если требуется экспортировать все записи, которые представлены в режиме таблицы, его устанавливать не следует.

    Примечание : Данный флажок недоступен (затенен), если ни одна из записей в исходной таблице не выделена или источником не является объект в режиме таблицы.

  6. Нажмите кнопку ОК.

  7. Если текстовый файл с именем, заданным на шаге 2, уже существует, предлагается заменить этот файл. Нажмите кнопку Да, чтобы заменить данный файл, или кнопку Нет, чтобы вернуться в диалоговое окно Экспорт - Текстовый файл и указать другое имя.

    Важно : Добавление данных в существующий текстовый файл невозможно.

  8. Если данные экспортируются с форматированием и разметкой, будет предложено выбрать кодировку для сохранения файла. Оставьте параметр по умолчанию или выберите другой и нажмите кнопку ОК

    Данные будут экспортированы, и на последней странице мастера будут приведены сведения о состоянии. Для продолжения перейдите к разделу Сохранение спецификации и просмотр текстового файла.

  9. Если данные экспортируются без форматирования и макета, отображается мастер экспорта текста и предлагается выбрать тип текстового файла, который требуется создать. Установите переключатель с разделителями или с полями фиксированной ширины и нажмите кнопку Далее.

    При выборе обычно учитывают систему, которая будет работать с экспортированными файлами. Некоторые программы обрабатывают файлы с разделителями, другие могут обрабатывать файлы и с разделителями, и с полями фиксированной ширины. Если пользователю нужно просмотреть данные, файл с полями фиксированной ширины может быть удобнее для восприятия, чем файл с разделителями.

  10. В зависимости от сделанного выбора выполните действия, перечисленные в одном из следующих разделов.

    • Файл с разделителями   

      • В области Разделитель полей выберите или введите знак, который будет использоваться для разделения полей.

      • Чтобы включить в текстовый файл имена полей, установите флажок Включить имена полей в первой строке.

      • В списке Ограничитель текста выберите ограничитель текста (знак, который ставится до и после текстовых значений). Если в исходных данных содержатся поля, одновременно допускающие несколько значений, и в качестве знака-разделителя выбрана точка с запятой, выбор ограничителя текста очень важен. Заключение списка значений в одинарные или двойные кавычки помогает сохранять значения списка вместе.

    • Файл с полями фиксированной ширины   

      • Просмотрите и определите положение вертикальных линий, разделяющих поля. При необходимости воспользуйтесь прокруткой вправо, чтобы просмотреть все поля.

  11. На последней странице мастера измените, если нужно, имя текстового файла и путь к нему и нажмите кнопку Далее.

  12. Нажмите кнопку Готово. Данные будут экспортированы, и на последней странице мастера будут выведены сведения о состоянии операции экспорта.

К началу страницы

Сохранение спецификации и просмотр текстового файла

  1. На последней странице мастера экспорта установите флажок Сохранить шаги экспорта.

    Появится набор дополнительных элементов управления.

  2. В диалоговом окне Сохранить как введите имя для спецификации экспорта.

  3. При необходимости введите описание в поле Описание.

  4. Нажмите кнопку Сохранить экспорт.

    -или-

    Для выполнения операции через постоянные интервалы времени (например еженедельно или ежемесячно) установите флажок Создать задачу Outlook и нажмите кнопку Сохранить экспорт. Будет создана задача Microsoft Office Outlook 2007, которая позволит в дальнейшем выполнять спецификацию по указанным датам.

Если не создать задачу Outlook, Access сохраняет спецификацию. Если вы решите создать задачу Outlook, Access отображает диалоговое окно экспорта имя - задача. Перейдите к следующим шагам для получения сведений с помощью этого диалогового окна.

Примечание : Если приложение Outlook не установлено, в Access при нажатии кнопки Сохранить экспорт отображается сообщение об ошибке. Если приложение Outlook не настроено, в Access открывается мастер настройки Outlook. Следуйте его инструкциям.

Создание задачи Outlook

  1. В диалоговое окно экспорта имя - задача в приложении Outlook просмотрите и измените параметры задачи, такие как Срок и напоминание.

    Чтобы сделать задачу повторяющейся, установите флажок Повторение. На рисунке показан планировщик задач и некоторые часто используемые параметры.

    Планировщик заданий Outlook

    Сведения о планировании задач Outlook см. в статье Планирование операции импорта или экспорта.

  2. Закончив настройку, нажмите кнопку Сохранить и закрыть.

Выполнение сохраненной задачи

  1. В области переходов Outlook выберите пункт Задачи и дважды щелкните задачу, которую нужно выполнить.

  2. На вкладке Задача в группе Надстройка Microsoft Office Access Outlook на панели инструментов нажмите кнопку Выполнить экспорт Изображение кнопки .

  3. Откройте текстовый файл и проверьте его содержимое.

    Сведения о поиске отсутствующих и неверных значений см. в следующем разделе.

К началу страницы

Поиск отсутствующих или неправильных значений в текстовом файле

В приведенной ниже таблице описываются различные способы устранения типичных ошибок.

Совет : Если отсутствует всего несколько значений, восстановите их в файле Office Excel 2007. В противном случае исправьте исходный объект в базе данных Access и повторите операцию экспорта.

Проблема

Описание

Отсутствуют имена файлов

В файле с полями фиксированной ширины отсутствуют имена файлов. Добавьте их в текстовый файл вручную. В файл с разделителями имена полей будут включены, если в мастере установить флажок Имена полей в первой строке.

Отображение полей, одновременно допускающих несколько значений

По умолчанию поля, предусматривающие поддержку нескольких значений, экспортируются как список значений, разделенных точками с запятой (;) и заключенных в двойные кавычки (""). Если в качестве разделителя полей задана точка с запятой и если значение ограничителя текста изменено на Нет, может показаться, что каждое значение в списке, состоящем из нескольких значений, принадлежит отдельному полю. Измените параметры разделителя и повторите операцию экспорта или вручную заключите в двойные кавычки значения поля, одновременно допускающего несколько значений, в текстовом файле.

Отсутствуют рисунки, объекты и вложения

Графические элементы (такие как эмблема, содержимое полей OLE-объектов и вложения, являющиеся частью исходных данных) не экспортируются.

Отсутствуют диаграммы

Во время экспорта формы или отчета, содержащего объект Microsoft Graph, объект диаграммы не экспортируется.

Отсутствуют выражения

Выражение, используемое для вычисления значений, не экспортируется в текстовый файл. Экспортируются только результаты выражений. После завершения операции экспорта добавьте формулу в текстовый файл вручную.

Отсутствуют подчиненные формы и подтаблицы

Во время экспорта формы или таблицы экспортируется только основная форма. Повторите операцию экспорта для каждой необходимой подчиненной формы и подтаблицы.

В логических полях отображаются значения 1 и 0

В процессе экспорта данных в файл с разделителями или с полями фиксированной ширины значения в логических полях отображаются как 1 («Истина» или «Да») и 0 («Ложь» или «Нет»). В текстовом файле выполните операцию поиска и замены, чтобы исправить значения.

Пустые значения

Проверьте исходный файл, чтобы узнать, правильно ли отображается соответствующее значение в исходном поле. Если отображается ошибочное или неподдерживаемое значение, исправьте источник и повторите попытку экспорта.

К началу страницы

Примечание : Отказ от ответственности относительно машинного перевода. Данная статья была переведена с помощью компьютерной системы без участия человека. Microsoft предлагает эти машинные переводы, чтобы помочь пользователям, которые не знают английского языка, ознакомиться с материалами о продуктах, услугах и технологиях Microsoft. Поскольку статья была переведена с использованием машинного перевода, она может содержать лексические,синтаксические и грамматические ошибки.

Совершенствование навыков
Перейти к обучению
Первоочередный доступ к новым возможностям
Присоединиться к программе предварительной оценки Office

Были ли сведения полезными?

Спасибо за ваш отзыв!

Благодарим за отзыв! Возможно, будет полезно связать вас с одним из наших специалистов службы поддержки Office.

×