Экспорт бизнес-записей из Диспетчера контактов

Важно :  Данная статья переведена с помощью машинного перевода, см. Отказ от ответственности. Используйте английский вариант этой статьи, который находится здесь, в качестве справочного материала.

Данные Диспетчера контактов для Outlook хранятся на сервере SQL Server в виде BCM-файла но их можно экспортировать в несколько форматов. Например, иногда возникает необходимость экспортировать бизнес-информацию для использования в интегрированной программе учета или для удобства переноса данных на другой компьютер. Настройки, внесенные в базу данных, можно экспортировать вместе с бизнес-данными или без них. Формат файла BCMX используется только для настроек.

В этой статье описаны возможные способы экспорта бизнес-данных и кратко рассматриваются некоторые причины, по которым он может потребоваться.

В этой статье

Общее представление об экспорте данных

Экспорт данных

Что происходит при экспорте настроек?

Экспорт элементов товаров и услуг

Экспорт отчета в Excel для дальнейшего анализа

Общее представление об экспорте данных

В процессе экспорта Диспетчер контактов для Outlook создает копию данных, выбранных в текущей базе данных Диспетчера контактов, и сохраняет эту копию в файл, который в дальнейшем вы можете импортировать в другую базу данных. При экспорте данные из текущей базы данных не удаляются. Вы можете ограничить объем экспортируемых данных с помощью фильтрации или же экспортировать все записи партнеров, бизнес-контактов, элементов журнала обращений и списки элементы продуктов и услуг.

Бизнес-данные можно экспортировать в один из следующих форматов файлов:

  • Данные Диспетчера контактов (BCM). Этот формат может включать все бизнес-данные, например записи партнеров, бизнес-контакты, возможности, бизнес-проекты и их журналы обращений. Также он включает элементы товаров и услуг и все настройки, которые вы сделали. Формат BCM — единственный формат, в который можно экспортировать записи партнеров и бизнес-контактов вместе с вашими настройками. Экспортируйте данные в формат BCM, если нужно использовать информацию на другом компьютере, на котором установлен Диспетчер контактов для Outlook.

  • Настройки Диспетчера контактов (BCMX). Файлы этого типа включают заданные пользователями поля, настраиваемые формы (или типы записей), макеты и отчеты. Используйте этот формат, если вы хотите экспортировать только настройки, сделанные в Диспетчере контактов для Outlook. Бизнес-данные не экспортируются. Вы можете выбрать этот формат для хранения уникального макета, предназначенного для быстрой настройки систем новыми сотрудниками.

  • Значения с разделителями (CSV). Этот параметр экспорта создает файл данных с разделителями-запятыми (CSV-файл), в котором хранятся экспортированные данные. Такие файлы могут читать многие программы, в том числе Microsoft Excel. Вы можете выбрать этот формат, если хотите экспортировать только данные Диспетчера контактов для Outlook без настроек или просмотреть данные в другой программе, которая читает CSV-файлы.

    Однако для формата CSV существуют ограничения. Например, в этот формат можно экспортировать только записи одного типа: либо записи партнеров и записи, основанные на них, либо записи бизнес-контактов и записи на их основе. Кроме того, в CSV-файл невозможно экспортировать элементы журнала обращений.

К началу страницы

Экспорт данных

  1. Откройте вкладку Файл.

  2. Откройте вкладку Диспетчер контактов и нажмите кнопку Импорт и экспорт.

  3. Нажмите кнопку Экспорт в файл.

  4. Выберите формат, в который вы хотите экспортировать данные, и нажмите кнопку Далее. Следуйте инструкциям ниже для выбранного формата файла.

    Примечание :  В Windows 7 и Windows Vista файлы во умолчанию экспортируются в папку Документы. В Microsoft Windows XP по умолчанию используется папка Мои документы. Если вы хотите изменить папку, нажмите кнопку Обзор.

Данные Диспетчера контактов (BCM)    

  1. В поле Файл для экспорта введите местоположение и имя файла, который будет создан при экспорте.

  2. Выберите тип экспортируемых записей.

    • Записи партнеров или типы записей на основе записи партнера. Включает всех партнеров и все записи, основанные на типе записи "Партнер", например "Магазины".

    • Записи бизнес-контактов или типы записей на основе записи бизнес-контакта. Включает все бизнес-контакты и все записи, основанные на типе записей "Бизнес-контакт", например "Идеи".

  3. Если вы хотите отфильтровать список экспортируемых записей, щелкните Фильтр. Дополнительные сведения о фильтрации записей см. в статье Фильтрация записей в Диспетчере контактов.

  4. В разделе Включить на странице Выбор местоположения файла и параметров экспорта выберите нужные параметры:

    • Все элементы журнала. Будет включен весь журнал обращений выбранных записей, в том числе возможности, журналы звонков, данные о встречах, бизнес-проекты, файлы и сообщения электронной почты.

    • Не включать сообщения электронной почты. Не включаются сообщения электронной почты из элементов журнала обращений для выбранных записей.

    • Продукты. Включаются все элементы продуктов и услуг, которые есть в базе данных.

      Совет : Если элемент товара или услуги добавлен в запись возможности, которая связана с записью партнера или бизнес-контакта, он включается в экспортированные записи. Установите этот флажок, если вы хотите экспортировать весь список товаров и услуг организации.

  5. Нажмите кнопку Экспорт, а затем нажмите кнопку Да при появлении запроса.

  6. Если возникнут ошибки, нажмите кнопку Просмотр журнала, чтобы ознакомиться с ними. В противном случае нажмите кнопку Готово.

    Совет : Вы также можете экспортировать записи в формат BCM-файла из рабочая область. Откройте вкладку, содержащую записи, которые вы хотите экспортировать, щелкните правой кнопкой мыши нужные записи и нажмите кнопку Экспорт. Выполните указания мастера экспорта бизнес-данных.

Настройки Диспетчера контактов (BCMX)    

  1. Введите местоположение и имя файла, который будет создан при экспорте.

  2. Нажмите кнопку Экспорт, а затем нажмите кнопку Да при появлении запроса.

  3. Нажмите кнопку Готово.

    Сведения о том, как импортировать настройки из BCMX-файла, см. в статье Импорт данных в Диспетчер контактов.

Значения с разделителями (CSV)    

  1. Введите местоположение и имя файла, который будет создан при экспорте.

  2. Выберите один из следующих вариантов:

    • Бизнес-контакты и подтипы. Включает все бизнес-контакты и все записи, основанные на типе записей "Бизнес-контакт", например "Идеи".

    • Записи партнеров и подтипы. Включает всех партнеров и все записи, основанные на типе записи "Партнер".

  3. Если вы хотите отфильтровать список экспортируемых записей, щелкните Фильтр. Дополнительные сведения о фильтрации записей см. в статье Фильтрация записей в Диспетчере контактов.

  4. Нажмите кнопку Далее, а затем нажмите кнопку Да при появлении запроса на экспорт CSV-файла.

  5. Нажмите кнопку Готово, чтобы закрыть мастер.

Примечания : 

  • Для просмотра ошибок и исключений нажмите кнопку Просмотр журнала. Если в этих сообщениях указано на ошибки, которые необходимо устранить, устраните их в экспортируемом файле и повторите попытку.

  • Не рекомендуется экспортировать бизнес-данные разных стран и регионов мира, так как структуры данных и их типы невозможно преобразовать.

К началу страницы

Что происходит при экспорте настроек?

При экспорте настроек в BCMX-файле сохраняются все пользовательские отчеты, макеты форм, типы записей и пользовательские поля, которые вы создали в Диспетчер контактов для Outlook.

В результате большинства настроек в базе данных назначения существующие параметры перезаписываются, хотя есть исключения. Дополнительные сведения о влиянии импорта настроек на базу данных см. в статье Импорт данных в Диспетчер контактов.

К началу страницы

Экспорт элементов товаров и услуг

Вы можете экспортировать информацию об элементах товаров и услуг вместе с другими записями. Однако невозможно экспортировать списки элементов продуктов и услуг отдельно.

Если вы хотите экспортировать только эти данные, необходимо создать CSV-файл с элементами товаров и услуг. Файл должен содержать по крайней мере три столбца, расположенных в следующем порядке:

  • Название товара или услуги

  • Описание

  • Цена за единицу

Вы также можете включить столбцы "Количество" и "Цена за единицу", но они не являются обязательными.

К началу страницы

Экспорт отчета в Excel для дальнейшего анализа

Вы можете экспортировать данные непосредственно из отчета в электронную таблицу Excel для дальнейшего анализа, хранения записей или архивации. Диспетчер контактов для Outlook позволяет формировать и настраивать отчеты по продажам, товарам и услугам, партнерам, бизнес-контактам, идеям, возможностям, бизнес-проектам, задачам проекта и маркетинговым действиям.

  1. В области навигации щелкните Диспетчер контактов.

  2. На ленте щелкните вкладку Отчеты.

  3. Выберите один из следующих типов отчетов и щелкните отчет, который вы хотите открыть.

  4. В группе Действия выберите Экспорт в Excel. Отчет откроется в Excel.

К началу страницы

Примечание : Отказ от ответственности относительно машинного перевода. Данная статья была переведена с помощью компьютерной системы без участия человека. Microsoft предлагает эти машинные переводы, чтобы помочь пользователям, которые не знают английского языка, ознакомиться с материалами о продуктах, услугах и технологиях Microsoft. Поскольку статья была переведена с использованием машинного перевода, она может содержать лексические,синтаксические и грамматические ошибки.

Совершенствование навыков
Перейти к обучению
Первоочередный доступ к новым возможностям
Присоединиться к программе предварительной оценки Office

Были ли сведения полезными?

Спасибо за ваш отзыв!

Благодарим за отзыв! Возможно, будет полезно связать вас с одним из наших специалистов службы поддержки Office.

×