Шаблоны списков, доступные в Microsoft Office SharePoint Server 2007

Список — это набор данных, к которым членам группы предоставлен общий доступ. Например, можно создать лист подписки для события или отслеживать события группы на календаре.

В этой статье

Обзор

Способы работы со списками

Типы списков

При создании узла Microsoft Office SharePoint Server 2007 автоматически создается несколько типов списков. В эти создаваемые по умолчанию списки входят доска обсуждений и календарь.

Эти списки можно настраивать и добавлять в них элементы. Кроме того, можно создавать дополнительные списки из уже доступных шаблонов списков и создавать пользовательские списки, содержащие только необходимые настройки и столбцы.

Для просмотра списка существует несколько способов. Например, на одной странице можно разместить представление, содержащее все задачи, а на другой — представление, отражающее только те задачи, которые должны быть выполнены сегодня. Для упорядочения элементов списка можно также использовать папки. Например, можно отразить только текущие события из календаря на домашней странице, и создать визуальное представление — сходное с настенным календарем — на другой странице.

Если на узле SharePoint требуется использовать данные из электронной таблицы, можно импортировать эту таблицу и создать новый список, включающий ее столбцы и данные.

Если на компьютере установлены приложения для работы с базами данных, например Microsoft Office Access 2007, а обозреватель поддерживает элементы управления Microsoft ActiveX, можно интегрировать данные списка со средствами базы данных, такими как запросы, объединения и отчеты.

Списки можно также отображать в веб-часть страниц узла. Веб-части — это своего рода блоки, совокупность которых составляет веб-узел. Их можно использовать для добавления элементов непосредственно из списка на страницу веб-частей. Кроме того, можно также открыть список и работать с ним непосредственно. Например, список по умолчанию Извещения отображается в веб-части на домашней странице веб-узла группы, но можно щелкнуть заголовок списка, чтобы открыть его для работы на отдельной странице.

В начало страницы

Способы работы со списками

Ниже приведены некоторые способы работы со списками, которые упрощают управление информацией в процессе коллективной работы.

  • Отслеживание версий и истории изменений     Можно отслеживать версии элементов списка, чтобы знать, как они изменялись от версии к версии, а также кем были произведены изменения. Если в новой версии допущены ошибки, можно восстановить предыдущую версию элемента. Отслеживание истории списка особенно важно, если требуется отслеживать развитие списка.

    История версий списка

  • Необходимость утверждения     Существует возможность запретить просмотр неутвержденных элементов списков. В этом случае неутвержденные элементы остаются в состоянии ожидания до их утверждения или отклонения пользователем, имеющим права на их утверждение. Однако можно задать группы пользователей, которые могут просматривать элемент списка до его утверждения.

  • Интеграция электронной почты со списком     Если на узле доступны входящие или исходящие сообщения электронной почты, можно воспользоваться преимуществами средств электронной почты для списков. Некоторые списки, например календари, можно настроить таким образом, чтобы пользователи могли добавлять в них содержимое посредством отправки сообщения электронной почты. Другие списки, например список задач, могут быть настроены на отправку сообщений электронной почты пользователям, которым назначен элемент списка. Некоторые другие типы списков также можно настроить на получение сообщений электронной почты.

  • Назначение прав     Участников списка можно наделить правами на просмотр и изменение только созданных ими элементов списка или всех элементов в списке. Пользователи с правами на управление списками могут просматривать и изменять все элементы списка. Можно также применить определенные уровни разрешений для конкретного элемента списка, например, в случаях, когда элемент содержит конфиденциальные сведения.

  • Создание и управление представлениями     Группа может создавать различные представления одного списка. Содержимое списка при этом не изменяется, но элементы упорядочиваются или фильтруются по определенным признакам, чтобы пользователи могли найти наиболее важную информацию.

  • Использование формул и вычисляемых значений     Формулы и вычисляемые значения используются для динамического обновления данных в столбцах списка. Операции могут включать в себя данные из нескольких других столбцов списка, а также системные функции, такие как [сегодня], для отображения текущей даты. Например, можно задать намеченную дату по умолчанию через семь дней после текущей.

  • Получение уведомлений об изменениях     Теперь в списках и представлениях Office SharePoint Server 2007 используется технология RSS, что дает возможность участникам рабочей группы автоматически получать обновления. Технология RSS позволяет пользователям получать и просматривать по RSS-каналам данные об обновлениях списков или новости и другую информацию. Кроме того, можно создать оповещения по электронной почте, уведомляющие об изменениях в списках или о добавлении новых элементов. Оповещения являются удобным способом отслеживания важных изменений.

  • Предоставление общего доступа к данным списка с помощью приложений для работы с базами данных     Если на компьютере установлена программа для работы с базами данных, например Microsoft Office Access 2007, можно экспортировать и импортировать данные с узла и на узел, а также связывать таблицы в базе данных со списками SharePoint. При работе с данными списка в базе данных можно анализировать эти данные с помощью запросов, объединений и отчетов.

    Необходимо согласованно использовать списки на веб-узлах.     Если ваша группа работает с несколькими типами списков, обеспечить их согласованность помогут тип содержимого, столбцы узла и шаблоны. Эти функции обеспечивают эффективное многократное использование параметров настройки и структуры списка. Например, можно создать тип содержимого для обращения в службу поддержки с указанием определенных столбцов (например, контактного лица заказчика) и бизнес-процессов для данного типа содержимого. Другой пример заключается в создании столбца узла для названий отделов с раскрывающимся списком отделов. Этот столбец можно использовать в нескольких списках, чтобы в каждом из них названия отделов отображались одинаково.

    Ссылки на дополнительные сведения о типах содержимого, столбцах узла и шаблонах списков см. в разделе См. также.

  • Работа с элементами списка с помощью приложения электронной почты     Использование приложения электронной почты, совместимого с Office SharePoint Server 2007, позволяет работать с данными списка в любое время в любом месте. Например, с помощью Microsoft Office Outlook 2007 можно просматривать и обновлять на узле задачи, контакты и доски обсуждений.

  • Задание целевой аудитории содержимого     Элементы списка Microsoft Office SharePoint Server 2007 могут быть опубликованы и видимы только для пользователей, являющихся участниками определенной группы. Для этого используются веб-части, такие как веб-часть «Запрос содержимого», использующие данные о выборе целевой аудитории для фильтрации содержимого списков в зависимости от пользователя. Для использования этой возможности необходимо предварительно настроить сам список при помощи столбца Выбор целевой аудитории.

В начало страницы

Типы списков

Используемый тип списка определяется типом сведений, предоставляемых в общий доступ.

Извещения     Список «Извещения» используется для предоставления в общий доступ новостей, а также для использования напоминаний. Список «Извещения» поддерживает расширенные возможности форматирования, включая рисунки, гиперссылки и форматированный текст.

Контакты      Список «Контакты» используется для хранения сведений о людях или группах, с которыми ведется работа. При использовании приложения электронной почты или приложения управления контактами, совместимого с Office SharePoint Server 2007, просматривать и обновлять контакты на узле SharePoint можно из другого приложения. Например, можно обновить список всех поставщиков организации из Office Outlook 2007. Список «Контакты» не позволяет управлять пользователями узла, но он может быть использован для хранения и предоставления в общий доступ контактов для организации, например списка внешних поставщиков.

Доски обсуждений     Список «Доски обсуждений» используется для записи и хранения обсуждений группы в одном месте и в формате, аналогичном группам новостей. Если администратор узла настроил функцию приема списками сообщений электронной почты, то доски обсуждений смогут хранить обсуждения, ведущиеся по электронной почте, из большинства популярных приложений электронной почты. Например, можно создать доску обсуждений для выпуска нового товара. При использовании приложений электронной почты, совместимых с Office SharePoint Server 2007, можно просматривать и обновлять доску обсуждений одновременно с работой в таком приложении.

Ссылки     Список «Ссылки» применяется для хранения ссылок Интернета, ссылок на внутреннюю сеть компании и другие ресурсы. Например, можно создать список ссылок на веб-узлы заказчиков.

Календарь     Список «Календарь» используется для отслеживания всех рабочих событий группы и особых ситуаций, таких как выходные дни в компании. Список «Календарь» предоставляет визуальные представления событий группы, аналогичные настольному или настенному календарю, включая собрания, неофициальные встречи и события протяженностью в полный рабочий день. Этот вид списков также позволяет отслеживать этапы работы группы, такие как сроки сдачи работ или даты выпуска продуктов, не относящиеся к определенному временному интервалу. При использовании приложения электронной почты или календаря, совместимого с Office SharePoint Server 2007, можно просматривать и обновлять календарь на узле SharePoint из другого приложения. Например, можно сравнить и обновить календарь на узле SharePoint с датами в календаре Office Outlook 2007 при помощи их одновременного просмотра или наложения друг на друга в Office Outlook 2007.

Задачи     Список «Задачи» используется для отслеживания сведений о проектах и других событиях на выполнение для группы. Можно назначать задачи людям, а также отслеживать состояние и процент готовности по мере продвижения задачи к завершению. При использовании приложения электронной почты или приложения управления задачами, совместимого с Office SharePoint Server 2007, можно просматривать и обновлять контакты на узле SharePoint в другом приложении. Например, можно создать список «Задачи» для процесса распределения бюджета организации, а затем просматривать и обновлять его в Office Outlook 2007 вместе с другими задачами.

Задачи проекта     Список «Задачи проекта» используется для хранения сведений о задачах в визуальном представлении или представлении Ганта с индикаторами выполнения. по Этот вид списков позволяет отслеживать состояние выполнения задач и процент готовности по мере их продвижения к завершению. При использовании приложения электронной почты или приложения управления задачами, совместимого с Office SharePoint Server 2007, можно просматривать и обновлять задачи проекта на узле SharePoint в другом приложении. Например, можно создать список задач на узле SharePoint для назначения работы по созданию учебных руководств, а затем отслеживать процесс работы с помощью Office Outlook 2007.

Отслеживание вопросов     Список «Отслеживание вопросов» используется для хранения сведений об определенных вопросах, таких как вопросы поддержки, а также для отслеживания прогресса их выполнения. Можно идентифицировать вопросы, распределять их по категориям и связывать друг с другом. Например, можно создать список «Отслеживание вопросов» для управления проблемами и решениями службы поддержки. Можно также комментировать вопросы при их редактировании, создавая историю комментариев без изменения оригинального описания вопроса. Например, представитель службы поддержки может записывать каждый шаг, предпринятый для разрешения проблемы. Можно также использовать список «Отслеживание вопросов» совместно с трехэтапным рабочим процессом для упрощения управления разрешением вопросов и отслеживания состояния проектов.

Опрос     Список «Опрос» используется для сбора и обработки отзывов, например опроса удовлетворенности сотрудников. Доступно несколько различных способов создания вопросов и ответов и просмотра откликов. Если на компьютере установлена приложение для работы с электронными таблицами или базами данных, совместимое с Microsoft Windows SharePoint Services (версии 3) или Microsoft Windows SharePoint Services 2.0, можно экспортировать результаты для последующего анализа.

Настраиваемый     Несмотря на то, что настроить можно любой список, иногда желательно начать с создания настраиваемого списка, а затем изменить только необходимые параметры. Если на компьютере установлено приложение для работы с электронными таблицами, совместимое с Microsoft Windows SharePoint Services (версии 3) или Windows SharePoint Services 2.0, а также Microsoft Internet Explorer и Microsoft Windows, то можно также создать список, основанный на электронной таблице. Например, можно импортировать список из Microsoft Office Excel 2007, предназначенный для хранения и управления контрактами с поставщиками.

Кроме того, можно с легкостью интегрировать и использовать сведения бизнес-приложений, таких как SAP, Siebel и Microsoft SQL Server, с узлом Office SharePoint Server 2007 при помощи добавления в список Office SharePoint Server 2007 столбцов «Бизнес-данных». Это позволяет создавать списки элементов, в которых столбцы Office SharePoint Server 2007 сочетаются со столбцами других внешних бизнес-приложений.

Языки и переводчики     Список «Языки и переводчики» используется совместно с рабочим процессом управления переводом в многоязыковой библиотеке. Этот рабочий процесс использует список для назначения задач по переводу для переводчика с каждого языка, указанного в списке. Можно создать этот список вручную или автоматически при добавлении рабочего процесса управления переводом в многоязыковую библиотеку.

Список ключевых индикаторов производительности (KPI)     Список ключевых индикаторов производительности позволяет быстро оценивать степень достижения измеряемых целей. Список ключевых индикаторов производительности можно настроить на отслеживание производительности с помощью одного из четырех видов источников данных: данные, введенные вручную, данные из списка SharePoint, данные из книг Microsoft Office Excel или данные от служб анализа — компонента Microsoft SQL Server 2005. После создания списка ключевых индикаторов производительности любой пользователь, обладающий правами на его просмотр, может использовать его для отображения состояния индикаторов на цифровой панели.

Совершенствование навыков
Перейти к обучению
Первоочередный доступ к новым возможностям
Присоединиться к программе предварительной оценки Office

Были ли сведения полезными?

Спасибо за ваш отзыв!

Благодарим за отзыв! Возможно, будет полезно связать вас с одним из наших специалистов службы поддержки Office.

×