Что такое сайт центра документов?

Что такое сайт центра документов?

Примечание: Мы стараемся как можно оперативнее обеспечивать вас актуальными справочными материалами на вашем языке. Эта страница переведена автоматически, поэтому ее текст может содержать неточности и грамматические ошибки. Для нас важно, чтобы эта статья была вам полезна. Просим вас уделить пару секунд и сообщить, помогла ли она вам, с помощью кнопок внизу страницы. Для удобства также приводим ссылку на оригинал (на английском языке).

SharePoint предлагает широкие возможности для управления содержимым. Если у вас есть большой объем файлов для управления, рекомендуется использовать шаблон сайта "Центр документов". Этот шаблон оптимизирован для крупномасштабного управления документами. Это позволяет сэкономить время и повысить эффективность работы. В шаблон включаются версии, идентификаторы документов, наборы документов, Навигация по метаданным и типы контента.

Сайт центра документов поддерживается в обоих из следующих сценариев.

  • Среда разработки.    В среде разработки центра документов пользователи создают и изменяют тысячи документов или файлов мультимедиа, которые хранятся в центральном репозитории.

  • Архив контента.    В архиве контента (например, в базе знаний) пользователи хранят и просматривают документы.

В этой статье рассказывается о функциях в шаблоне сайта центра документов.

Сведения о том, как создать центр документов, см. в разделе Использование шаблонов для создания различных типов сайтов SharePoint

Общие сведения о сайте центра документов

Шаблон сайта "Центр документов" содержит возможности, упрощающие и повышающие эффективность создания и управления большими наборами документов. В большинстве случаев владелец сайта может добавлять каждую из этих функций отдельно. Шаблон сайта "Центр документов" автоматически включает Рекомендуемые функции управления документами. Эти возможности кратко описаны в приведенных ниже разделах.

Сайт центра документов можно использовать в качестве среды для разработки или в архиве содержимого. В среде разработки пользователи часто изменяют файлы в и изменяют и создают структуры папок для этих файлов. Управление версиями включено, а более ранние версии каждого документа сохраняются. Кроме того, рабочие процессы могут управлять жизненным циклом документов.

В этом случае очень небольшой объем разработки в архиве содержимого. Пользователи только просматривать или отправлять документы. Шаблон сайта "Центр документов" поддерживает создание типа архивов контента, называемого "архивы базы знаний". Обычно базы знаний содержат отдельные версии документов, и сайт может масштабироваться до миллиона файлов. В типичном сценарии, например в центре технической поддержки для большой организации, тысячи людей могут получить доступ к содержимому, в первую очередь, для его чтения. Только часть загружает новое содержимое на сайт.

Ниже описаны некоторые функции SharePoint, которые можно разместить на сайте центра документов. Помимо этих возможностей некоторые организации настраивают внешний вид и навигацию в центре документов. Добавление настраиваемых веб-частей.

Управляемые метаданные — это система, которая присваивает определенные термины документам в SharePoint. Эти термины затем можно использовать для классификации документов. Кроме того, с помощью метаданных можно создавать эффективные средства навигации, позволяющие пользователям быстро находить нужные элементы.

Например, предположим, что в вашей компании есть база знаний, содержащая статьи, которые помогают пользователям устранять проблемы с продуктами. Вы можете создать термины метаданных, позволяющие пользователям фильтровать сведения по продукту, по типу проблемы или другим свойствам.

На сайте центра документов каждый фрагмент содержимого получает уникальный идентификатор, который не связан с расположением документа, например URL-ссылкой. Это означает, что при перемещении или переименовании документа идентификатор остается прежним. Идентификатор можно использовать для создания постоянной ссылки на документ и минимизации неработающих ссылок.

На сайте центра документов автоматически включаются версии. Это означает, что вы автоматически обладаете журналом всех версий файла. Например, в процессе рассмотрения документов это означает, что у вас есть запись всех обновлений, которые были введены в ходе цикла анализа. Вы можете следить за обновлениями, ответчиками контактов и т. д. Кроме того, если проблема возникает с текущей версией статьи, вы можете быстро вернуться к последней известной версии.

Тип контента — это определенный тип контента, а также группа параметров для содержимого. Когда кто-то создает документ определенного типа контента, он автоматически получает все соответствующие параметры для этого типа контента. В центре документов может быть набор типов контента — различных типов документов, видео, шаблонов и т. д.

Организатор контента не включается автоматически на сайт центра документов, но многие пользователи его добавляют. Организатор контента — это функция SharePoint, позволяющая управлять всей Организацией и структурой элементов. Используя метаданные или типы контента, организатор контента может автоматически перенаправлять документы и другие элементы в определенные расположения. Например, в базе знаний Организатор контента может автоматически перенаправлять все новые отправки в специальную библиотеку, собирающую статьи для определенного продукта.

Совершенствование навыков работы с Office
Перейти к обучению
Первоочередный доступ к новым возможностям
Присоединиться к программе предварительной оценки Office

Были ли сведения полезными?

Спасибо за ваш отзыв!

Благодарим за отзыв! Возможно, будет полезно связать вас с одним из наших специалистов службы поддержки Office.

×